24/09/13 Soluzioni di Riuso
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Soluzione RIUSO220
“JESYRE WorkFlow SUAP” proposta da “Provincia di Grosseto”
Sezione 1 - Amministrazione proponente e soluzione proposta Tipologia di Amministrazione proponente: Provincia
Regione dell'amministrazione: Toscana
Ambito/i amministrativo/i interessato/i: Contabilità e patrimonio Dematerializzazione Nome: Aldo
Cognome: Vigetti
Posizione nell'Ente: responsabile dei sistemi informativi Telefono: 0564 484148
Email: a.vigetti@provincia.grosseto.it
Altre ammin. che utilizzano la soluzione: Comune di Capalbio, Comune di Gavorrano, Comune di Monte Argentario
Tipologie di amministrazioni più idonee a riutilizzare la soluzione: comuni piccoli comuni grandi comunità montane Servizi Implementati
Nome Tracciabilità delle pratica Destinazione per i cittadini
Al comune cittadino è data la possibilità di consultare solo i dati non sensibili delle pratiche, ai sensi della legge 675/96, pubblicati su una pagina del portale SUAP di Grosseto dotata anche di funzionalità di ricerca per tipo di attività, comune, nome pratica ecc. A tal proposito il gestionale è dotato di plug-in di comunicazione tra il portale SUAP ed il gestionale stesso in modo da rendere consultabile, e solo consultabile, lo stato della pratica.
Nome Visualizzazione delle stato di avanzamento delle pratiche Destinazione per le imprese
L’utente che ha attivato una pratica presso uno degli sportelli SUAP, ne può visualizzare lo stato di avanzamento direttamente sulla Home Page del portale SUAP della Provincia di Grosseto autentificatosi tramite una username ed una password, fornite dal sistema di gestione delle pratiche.
Nome Gestione telematica delle richieste di parere Destinazione per l'amministrazione
Sfruttando l'infrastruttura di cooperazione applicativa (CART) implementata dalla Regione Toscana, il sistema è in grado di inviare telematicamente richieste di parere ad enti terzi e di ricevere le espressioni di parere provenienti da tali enti. Il sistema permette inoltre agli enti terzi di prendere visione delle richieste di parere a loro destinate e di scaricare, grazie al servizio per l'upload dei files (vedi servizio 5), i documenti relativi alla pratica.
Nome Upload dei documenti Destinazione per l'amministrazione
Nella schermata riassuntiva e nelle maschere per la gestione degli endoprocedimenti e delle richieste di integrazione è possibile aprire un popup per uplodare i documenti rispettivamente alla pratica, al parere ed alla richiesta di integrazione. Poiché l’upload di files di dimensioni superiori ad 1 Mb potrebbe causare un notevole rallentamento del sistema, sono stati implementati due strumenti per l’esecuzione di tale operazione: uno strumento di upload standard (che consente anche di allegare e modificare un nome ed una descrizione ad un file) ed il "Dav Explorer".
Quest’ultimo è un software che sfrutta il protocollo WebDav o DAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning), estensione del protocollo HTTP/1.1, che permette di gestire il contenuto di una directory di un server remoto.
Nome Istruttoria della pratica SUAP Destinazione per l'amministrazione
Il sistema è stato sviluppato come ausilio per la gestione telematica delle pratiche avviate dagli Sportelli Unici e permette un controllo digitale della pratica e dei suoi endoprocedimenti. Effettuato il login, l’operatore SUAP accede ad una finestra riepilogativa riportante:La lista delle pratiche attive in scadenza;La lista delle pratiche attive non in scadenza;La lista della pratiche sospese (ovvero le pratiche che gli utenti hanno deciso di ritirare);La lista delle news relative al gestionale (visibile solo al primo login);Un header dal quale è possibile accedere ai vari strumenti disponibili (ricerca delle pratiche, sistema per il calcolo delle statistiche,Indirizzario) oppure attivare una nuova pratica cliccando sul bottone "Nuova pratica". L'inserimento delle anagrafiche degli utenti, delle imprese e dei tecnici sono viene facilitato da maschere di ricerca e da strumenti di controllo dui dati sensibili (come codice fiscale e partita iva). Essendo fondamentale, dal punto di vista amministrativo, il rispetto dei tempi necessari per il rilascio dell’autorizzazione unica, si è reso necessario un modulo per il calcolo delle date in grado di gestire le scadenze previste nell’iter di una pratica. Nel conteggio dei giorni vengono anche
considerati i tempi di sospensione dovuti ad una richiesta di integrazione o al ritiro, da parte dell’utente, della pratica. Questo strumento ha reso possibile la realizzazione di un sistema per la gestione degli avvisi e di un sistema per la elaborazione delle statistiche (vedi servizi 2 e 3).
Nome Sistema di gestione degli avvisi Destinazione per l'amministrazione
La schermata iniziale a cui accedono gli operatori include tre liste di pratiche: quelle in scadenza, quelle non in scadenza e quelle sospese. La prima di queste liste evidenzia quanto sia prossima la data di scadenza grazie ad un led che cambia colore man mano che ci si avvicina alla data entro la quale dovrebbe essere rilasciata l’autorizzazione unica.
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l’autorizzazione unica.
Nome Sistema per l'elaborazione delle statistiche Destinazione per l'amministrazione
All’interno del sistema di gestione delle pratiche è stato implementato un modulo per il calcolo delle statistiche che consente di monitorare l’attività degli sportelli unici, in particolare il numero delle pratiche avviate, la loro durata media e la loro localizzazione. Il sistema fornisce un report dei dati e consente di visualizzarli graficamente con digrammi a coni o a torte o a barre o a cilindri.
Sezione 2 - Descrizione testuale della soluzione
Link alla soluzione: http://gestsuap.provincia.grosseto.it/
Secondo link alla soluzione:
Documento di riferimento: Documento Secondo documento di riferimento: n.d Descrizione
Alla base del sistema c’è un motore di workflow, basato sulle specifiche definite dal WfMC, in grado di gestire automaticamente l’iter di una pratica, suggerendo agli operatori le operazioni da compiere ad ogni passo e svolgendo autonomamente le parti meccaniche (es. riempimento dei documenti con i campi anagrafici opportuni, invio di e-mail, ecc.). Il set di regole seguite dal sistema viene definito in un diagramma di flusso il cui linguaggio di descrizione è basato su XML ed in particolare su XPDL e su BPEL (a partire dalla versione 4.0).
Le funzionalità principali sono:
FUNZIONALITÀ PER GLI OPERATORI SUAP - Gestione del flusso della pratica
- Gestione telematica delle richieste di parere ad enti terzi - Conteggio dei giorni e gestione degli allarmi
- Generazione automatica di documenti - Flussi documentali
- Statistiche
FUNZIONALITÀ PER GLI ENTI TERZI - Visualizzazione e gestione dei pareri
- Gestione telematica delle espressioni di parere - Flussi documentali
FUNZIONALITÀ PER L’IMPRESA - Invio telematico dei modelli com
- Visualizzazione stato di avanzamento della pratica FUNZIONALITÀ CITTADINO/ASSOCIAZIONE DI CATEGRIA - Tracciabilità delle pratiche
Sezione 3 - Aspetti legati all'uso della soluzione Avvio della soluzione: Gennaio 2003
N. di addetti operanti con la soluzione:: 21 operatori suap Breve descrizione del contesto organizzativo
Dal settembre 2003 al settembre 2005, Etruria Innovazione SCpA ed il Centro Servizi per l’innovazione ed il trasferimento tecnologico della Provincia di Grosseto hanno lavorato alla realizzazione di un sistema di gestione delle pratiche per gli sportelli per le attività produttive aderenti al coordinamento SUAP della Provincia di Grosseto. Nel corso di questi due anni, sono state rilasciate numerose versioni del sistema ciascuna seguita da una fase di test seguita direttamente dagli operatori SUAP. Ciò ha consentito di giungere da un lato ad una versione del sistema di gestione delle pratiche corrispondente alle esigenze degli addetti agli sportelli SUAP, delle imprese e delle associazioni di categoria e dall'altro ad un modo uniforme di lavorare e di interagire.
N. di giornate di formazione: 4 Nota sulle giornate di formazione: n.d.
N. di giornate per manutenzione evolutiva: 2 Nota sulle giornate per manutenzione evolutiva: n.d.
Formazione specifica erogata da risorse: esterne Esiste un manuale d'uso della soluzione per gli addetti? SI
La sua redazione è avvenuta a cura di risorse: esterne Disponibilità di personale dell'Ente a fornire assistenza: NO La soluzione è di completa proprietà dell'amministrazione
cedente:
SI
Indicare le componenti della soluzione Componente applicazione
Proprietà amministrazione Provincia di Grosseto
Componente modulo per la gestione documentale Proprietà amministrazione
Provincia di Grosseto
Componente modulo per l'elaborazione delle statistiche
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Proprietà amministrazione Provincia di Grosseto
Componente motore di workflow Proprietà amministrazione
Provincia di Grosseto
Componente data base Proprietà amministrazione
Provincia di Grosseto
Componente framework per la gestione della sicurezza Proprietà amministrazione
Provincia di Grosseto
Sezione 4 - Aspetti di costo della soluzione sostenuti dall'Amministrazione Costi esterni (fornitori+consulenza) per la realizzazione della
soluzione €: 79.200,00 Nota: n.d.
Costi interni per la realizzazione della soluzione (mesi/uomo): 1,00 Nota: n.d.
Costi esterni per la manutenzione della soluzione €: 15.000,00 Nota: n.d.
Costi interni per la manutenzione della soluzione (mesi/uomo): 1,00 Nota: n.d.
Sezione 5 - Benefici ottenuti dall'uso della soluzione Benefici in termini di riduzione di costi conseguiti
dall'Amministrazione n.d.
Benefici in termini di miglioramento del servizio reso a cittadini e imprese conseguiti dall'Amministrazione - riduzione delle necessità di interagire con la pubblica amministrazione
- maggiore chiarezza per l'impresa che presenta la pratica
Benefici derivanti all'amministrazione dall'elaborazione dei dati che la soluzione utilizza o genera
- utilizzo dei dati provenienti dalle statistiche relative alla durata delle pratiche al fine di monitorare e migliorare i tempi di rilascio dell'autorizzazione
- utilizzo dei dati provenienti dalle statistiche relative al numero di pratiche presentate per anno al fine di monitorare l'animazione del tessuto imprenditoriale locale
Elementi di semplificazione della procedura tradizionale introdotti dalla soluzione
La gestione in via telematica dei pareri consente uno snellimento dei tempi di rilascio dell'autorizzazione.
Altri benefici derivanti dall'utilizzo della soluzionenon ricompresi nelle tipologie prima indicate
n.d.
Sezione 6 - Aspetti legati alle tecnologie utilizzate Caratteristiche della soluzione tecnologica
Il programma è stato realizzato utilizzando una architettura che si appoggia completamente al web in modo da avere un unico applicativo e un unico database utilizzati attraverso interfacce web-based. Gli utenti possono accedere da qualunque computer dotato di connessione internet alle aree di loro competenza autenticandosi con uno username ed una password. I criteri di sicurezza si basano su una gerarchia di ruoli che consentono l’accesso alle sezioni del sistema ad essi collegate.
Alla base del sistema c’è un motore di workflow (automazione di processi dove documenti, informazioni e attività sono trasferiti tra i partecipanti secondo un predefinito set di regole, allo scopo di raggiungere un obiettivo), basato sulle specifiche definite dal WfMC, in grado di gestire automaticamente l’iter di una pratica, suggerendo agli operatori le operazioni da compiere ad ogni passo e svolgendo autonomamente le parti meccaniche (es. riempimento dei documenti con i campi anagrafici opportuni, invio di e-mail, ecc.). Il set di regole seguite dal sistema viene definito in un diagramma di flusso il cui linguaggio di descrizione è basato su XML ed in particolare su XPDL e su BPEL (a partire dalla versione 4.0).
Caratteristiche:
- Tipologia di architettura software: web-oriented
- sistema operativo: qualunque sistema operativo che supporti JDK 1.5 - ambiente di sviluppo: Eclipse 3.1
- linguaggi utilizzati per lo sviluppo dei programmi software: Java J2EE, JSP 2.0, HTML, XML, XPDL.
- librerie esterne: JaWE XPDL Editor
- protocolli di comunicazione utilizzati: HTTP,WebDav,SOAP.
- DBMS utilizzati: Oracle 10g e superiori;PostGreSQL 1.6.1.
Prerequisiti di natura tecnica (hw e sw di base) per il funzionamento della soluzione L’applicazione richiede:
- Un service provider
- Un server web che supporti ambiente JRE ed un application server che interpreti le pagine JSP 2.0
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Partners coinvolti nella realizzazione della soluzione
Il sistema è stato interamente realizzato da Realizzato da Etruria Innovazione ScpA via Banchi di Sopra 31 53100 Siena.
Quanto tempo è durato il progetto (mesi) 12 Quali sono i volumi di servizio che la soluzione gestisce?
1195 pratiche nel 2005 1059 pratiche nel 2006
990 pratiche nel primo semestre del 2007
La soluzione è integrata con altre applicazioni dell'amministrazione?
La soluzione è integrata con il Portale SUAP della Provincia di Grosseto il cui scopo è quello di fornire alle imprese tutte le informazioni relative alle pratiche SUAP:
- attivazione: downlod della modulistica ed informazioni sugli endoprocedimenti
- monitoraggio: effettuando il login con username e password forniti dal sistema di gestione delle pratiche, l'impresa può prendere visione dello stato di avanzamento delle propria pratica
Sezioni 7 - Altri aspetti vincolanti Esigenza di specifici modelli organizzativi
Al fine di garantire la gestione telematica dei pareri risulta necessaria l'esistenza di una infrastruttura di intercoperazione applicativa simile a quella implementata dalla Regione Toscana.
Necessità di accordi con Enti terzi
Al fine di garantire la gestione telematica dei pareri risulta necessaria l'esistenza di una infrastruttura di intercoperazione applicativa simile a quella implementata dalla Regione Toscana.
Dipendenza da normative regionali n.d.
