Proroga tecnica del servizio di manutenzione full risk del sistema Varian in uso nella UOC di radioterapia dell’Istituto- affidamento alla Varian Medical Systems Italia spa - IRCCS Crob

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Delibera n. 2020/00180 del 25/03/2020 Dirigente Proponente Maria Gelsomina Lauletta pag. 1/8

Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico

CENTRO DI RIFERIMENTO ONCOLOGICO DELLA BASILICATA

Rionero in Vulture (PZ)

DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE

n. 2020/00180 del 25/03/2020

al Collegio Sindacale

alla Giunta Regionale

OGGETTO

Proroga tecnica del servizio di manutenzione full risk del sistema Varian in uso nella UOC di radioterapia dell’Istituto- affidamento alla Varian Medical Systems Italia spa

Unità operativa proponente Gestione Tecnico Patrimoniale e Approvvigionamenti (UOC)

Documenti integranti il provvedimento:

Descrizione Allegato Descrizione Allegato

Dichiarazione di immediata esecutività

Destinatari dell’atto per l’esecuzione Gestione Tecnico Patrimoniale e Approvvigionamenti (UOC)

Destinatari dell’atto per conoscenza

Controllo di Gestione Gestione Economico Finanziaria

Responsabile per la prevenzione della corruzione e

della trasparenza Radioterapia (UOC)

RISERVATO ALL’UNITA’ OPERATIVA PROPONENTE (IMPUTAZIONE BUDGET) CdR

PdC At / Pa / Ce Importo €

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Delibera n. 2020/00180 del 25/03/2020 Dirigente Proponente Maria Gelsomina Lauletta pag. 2/8 La presente Deliberazione, tenuto conto delle fonti relative al la disciplina della privacy ovvero della tipologia degli atti allegati è assoggettata a:

pubblicazione integrale

pubblicazione della sola deliberazione pubblicazione del solo frontespizio

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IL DIRETTORE GENERALE

VISTA la deliberazione n.309 del 29.05.2006 avente ad oggetto “Semplificazione procedimento amministrativo”;

VISTA la deliberazione n.35 del 24.01.2012 con la quale è stata confermata la citata deliberazione n.309/2006;

RICHIAMATA la deliberazione n.455 del 05/08/2016 avente ad oggetto “Affidamento dei contratti pubblici inferiori alla soglia comunitaria Determinazioni di regolamentazione - Revoca delibera del Direttore Generale n. 621 del 24.12.2012”;

VISTA la deliberazione n.364 del 11/06/2018 avente ad oggetto “Regolamento per la predisposizione, l'adozione e la pubblicazione delle deliberazioni del direttore generale e delle determinazioni dei dirigenti dell'IRCCS CROB – Adozione”;

PREMESSO CHE

 presso l’U.O.C. di Radioterapia dell’Istituto sono attualmente utilizzati tre acceleratori lineari marca Varian modelli Clinac 2100, Clinac DHX e Trilogy oltre ad un sistema completo per la pianificazione dei trattamenti radioterapici (software TPS Eclipse) e un sistema software per la gestione dei dati clinici (Oncology Information system Aria);

 l’acceleratore Varian mod. Clinac 2100 è stato acquisito mediante leasing operativo eriscattato a seguito della Deliberazione dell’Amministratore Unico n. 87/2006;

 l’acceleratore Varian mod. Clinac DHX è stato acquisito mediante procedura di gara aggiudicata con Deliberazione dell’Amministratore Unico n.506/2004;

 l’acceleratore Varian mod. Trilogy è stato acquisito mediante procedura di gara aggiudicata con Deliberazione del Direttore Generale n.273/2009;

 con la Deliberazione n.334/2015 è stata affidata alla ditta Varian la fornitura degli upgrade hardware dell’acceleratore Clinac 2100, nonché la fornitura degli aggiornamenti alla versione 13 del software di pianificazione dei trattamenti Eclipse e del gestionale software Aria;

 in data 06/04/2016 è stata conclusa con esito positivo la verifica di conformità della su citata fornitura, giusta Deliberazione n.395/2016 di presa d’atto del verbale di verifica di conformità;

 con la Deliberazione n. 334/2015, veniva affidato alla ditta Varian il servizio di assistenza tecnica full risk sull’intero complesso di apparecchiature di cui sopra per la durata di tre anni, con scadenza al 31/12/2017;

 con la Deliberazione n.107/2019 veniva affidato alla ditta Varian il servizio di assistenza tecnica full risk sull’intero complesso di apparecchiature di cui sopra per la durata di due anni, con scadenza al 31/12/2019;

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CONSIDERATO CHE:

 i tre acceleratori lineari, il software di pianificazione e il software di gestione dei dati clinici costituiscono un sistema integrato per l’esecuzione dei trattamenti radioterapici, la cui gestione in termini manutentivi deve necessariamente essere svolta da un soggetto unico, stante la stretta correlazione funzionale tra sistemi software e hardware;

 la ditta Varian ha gestito il servizio di manutenzione dei tre acceleratori e dei software senza soluzione di continuità dalla data di installazione degli stessi, e pertanto, nello specifico, detiene la piena conoscenza della consistenza degli impianti tecnologici a servizio degli acceleratori, delle modifiche obbligatorie di sicurezza e affidabilità eseguite sugli acceleratori, degli aggiornamenti obbligatori di sicurezza installati sugli applicativi software (maintenance release e service pack);

 il servizio di manutenzione di cui trattasi è caratterizzato dalle seguenti specificità:

 apparecchiature caratterizzate da un elevato contenuto tecnologico e complessità tecnica;

 necessità di fornire ricambi originali;

 necessità di fornire le modifiche hardware e software obbligatorie per garantire la sicurezza e l’affidabilità delle apparecchiature oggetto del servizio di manutenzione;

 è necessario manutenere l’intero sistema e la ditta Varian è autorizzata ad intervenire sulle apparecchiature in oggetto in quanto possiede le adeguate conoscenze tecniche e le parti originali di ricambio necessarie, in conformità alla Direttiva 93/42/CE recepita dal D.lgs. 46/97 e s.m.i., all’effettuazione degli interventi senza causare la decadenza della marcatura CE;

 data la peculiarità clinica delle apparecchiature di cui trattasi e la tipologia dei pazienti trattati nella UOC di radioterapia, è strettamente necessario che il servizio di manutenzione rispetti i seguenti requisiti: tempo di intervento on site entro 8 ore, con risoluzione definitiva dei guasti in tempi minimi, assistenza in remoto, assistenza di emergenza in loco estesa, help desk illimitato di assistenza clinica;

DATO ATTO CHE

 il Direttore della UOC di radioterapia dell’Istituto, ha chiesto alla Direzione Sanitaria dell’Istituto, con propria nota prot. 20190011942 del 18/12/2019, di sospendere le attività cliniche sull’acceleratore linac 1 (CLINAC 2100) per le motivazioni nella stessa nota evidenziate;

 la Direzione Sanitaria dell’Istituto ha autorizzato tale sospensione;

 non occorre pertanto garantire il servizio di manutenzione dell’acceleratore linac 1;

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DATO ATTO ALTRESI’ CHE:

 con la determinazione dirigenziale n. 20AB.2018/D.00107 del 26/06/2018, la SUA RB ha indetto la gara europea a procedura aperta per l’affidamento dei servizi integrati per la manutenzione delle apparecchiature elettromedicali in dotazione alle aziende del servizio sanitario regionale;

 nell’ambito di tale procedura sono stati previsti più lotti dedicati ad apparecchiature ad alta tecnologia, fra i quali il lotto A8 per l’affidamento del servizio di manutenzione del sistema Varian, prevedendo per la partecipazione a tali lotti specifici requisiti di comprova della capacità tecnica;

 con nota prot. 6730020/AB del 16/04/2019 il Dipartimento Stazione Unica Appaltante- RB, ha comunicato, relativamente alla procedura di gara espletata per l’affidamento dei servizi integrati per la manutenzione delle apparecchiature elettromedicali in dotazione alle aziende del S.S.R, che non sono pervenute offerte per 39 lotti, fra i quali il lotto A8 di cui trattasi;

 con nota prot. n. 20190011937 del 18/12/2019 questo Istituto ha segnalato alla SUA RB quale gara da inserire nella tabella gare ”nuova programmazione 2020” il servizio di manutenzione di cui trattasi;

 in data 27/02/2020 presso il Dipartimento Sanità della Regione Basilicata si è tenuta la conferenza di servizi nell’ambito della quale anche altre aziende regionali hanno manifestato interesse alla procedura di gara “servizi di gestione apparecchiature elettromedicali- lotti nuovi o infruttuosi ed. 1”

 ad oggi non risultano intraprese ulteriori procedure per l’affidamento del servizio di manutenzione delle apparecchiature incluse nei lotti deserti della procedura aperta indetta dalla SUA-RB;

CONSIDERATO CHE:

 nelle more dell’attivazione di una procedura della SUA-RB per l’affidamento dei servizi di manutenzione delle apparecchiature rientranti nei lotti deserti è necessario procedere alla manutenzione preventiva e correttiva del sistema di cui trattasi al fine di garantire la continuità delle attività terapeutiche;

 la complessità tecnologica dell’apparecchiatura di cui trattasi rende necessario che il personale tecnico incaricato degli interventi manutentivi abbia conoscenza completa dei sottosistemi hardware e software che costituiscono il sistema Varian di cui trattasi;

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 il personale della Varian Medical Systems Italia spa possiede le adeguate conoscenze tecniche e le parti originali di ricambio necessarie a garantire l’esecuzione degli interventi manutentivi a regola d’arte;

 la Varian Medical Systems Italia spa ha richiesto per l’esecuzione del servizio di assistenza tecnica full risk triennale dell’intero sistema di cui trattasi l’importo complessivo di € 1.376.700 oltre iva, giusta offerta n. 2017-120587 pervenuta dalla stessa ditta, ovvero € 458.900,00 oltre iva all’anno, di cui € 109.851,00 oltre iva per il servizio di manutenzione dell’acceleratore linac1;

 a seguito della decisione di sospendere il servizio di manutenzione sull’acceleratore linac 1, il costo semestrale per l’esecuzione del servizio sulla restante parte del sistema di radioterapia di cui trattasi ammonta a € 174.524,50 oltre iva.

RITENUTO di dover prorogare per sei mesi il contratto di manutenzione full risk del sistema Varian in uso nella UOC di radioterapia dell’Istituto, escludendo da tale servizio la manutenzione dell’acceleratore linac 1, nelle more che la SUA RB intraprenda una nuova procedura di gara per l’affidamento dei servizi di manutenzione delle apparecchiature di cui ai lotti deserti;

Acquisiti i pareri favorevoli del Direttore Amministrativo e del Direttore Sanitario;

D E L I B E R A

Per i motivi che si intendono espressi in premessa, che si intendono integralmente riportati:

1. DI DISPORRE, per le ragioni esposte in premessa, la proroga tecnica fino al 31 giugno 2020 del contratto in essere con la ditta Varian Medical Systems Italia spa.

2. DI DARE ATTO che con la presente proroga si mantengono inalterati i contenuti delle clausole contrattuali di cui al contratto approvato con la Deliberazione 107/2019.

3. DI IMPUTARE le spese relative al servizio di cui trattasi sul Conto Economico

“B.3.C.1) Manutenzione e riparazione alle attrezzature sanitarie e scientifiche” degli esercizi di competenza;

4. DI NOTIFICARE il presente atto alle UU.OO. riportate in frontespizio attraverso il sistema atti digitali in uso presso l’istituto per gli adempimenti seguenti.

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Il presente atto comporta oneri NON comporta oneri

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Enzo Arminio

L’Istruttore Il Dirigente

Maria Gelsomina Lauletta Il Dirigente Responsabile

Cristiana Mecca Antonio Prospero Colasurdo

Il Direttore Amministrativo Il Direttore Sanitario

Cristiana Mecca Il Direttore Scientifico Il Direttore Generale F.F.

Il presente atto è trasmesso per l’imputazione dei conseguenti costi all’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria e all'U.O.C. Controllo di Gestione

CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE

Si certifica che la presente deliberazione è pubblicata all’albo pretorio informatico dell’ Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico CROB di Rionero inVulture e che vi rimarrà per cinque giorni consecutivi. Gli allegati cartacei sono disponibili per l’eventuale consultazione agli atti di ufficio.

La stessa, ove non assoggettata al controllo regionale e ove non sia stata dichiarata immediatamente eseguibile, diviene esecutiva, ai sensi dell’art. 11, comma 11 e dell’art. 44 comma 8 della L.R. n. 39/2001, decorsi cinque giorni consecutivi dalla sua pubblicazione.

Rionero in V.re lì, 25/03/2020