In che modo il mio club può impegnarsi a livello multigenerazionale?

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In che modo il mio club può impegnarsi a livello multigenerazionale?

Incorporare le famiglie nel vostro club

Incorporare le famiglie nel vostro Lions club è un modo eccezionale per far crescere la vostra affiliazione e portare il vostro club in una nuova direzione. Introduce il vostro club a segmenti demografici che prima era difficile raggiungere e influenzerà tutto, dai soci che entreranno a far parte del vostro club ai tipi di attività di servizio fornite dal vostro club. I Lions club che hanno adottato questo approccio all’immissione di soci si sono impreziositi e rafforzati grazie all'aggiunta di gruppi familiari.

I benefici delle famiglie in un Lions club

Ci sono benefici considerevoli per tutti i soggetti coinvolti quando si portano le famiglie nella struttura del club:

❑ Il vostro club beneficia aumentando la sua affiliazione e attirando soci più giovani.

❑ I vostri soci beneficiano dell'apporto di nuovi soci entusiasti, di attività di servizio differenti e di nuove prospettive per il vostro club.

❑ I familiari adulti beneficiano di un'attività di volontariato che si adatta ai loro stili di vita e alle loro esigenze di flessibilità, offrendo loro maggiori opportunità di trascorrere del tempo con le proprie famiglie.

❑ I familiari più giovani beneficiano dall'essere esposti all'importanza e alle gioie del volontariato in giovane età.

❑ L'intera famiglia beneficia dal trascorre più tempo insieme e dal condividere l'esperienza di volontariato.

❑ La vostra comunità beneficia dall’avere più membri coinvolti in attività mirate ad aiutare a soddisfare i bisogni della comunità.

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❑ Lions Clubs International beneficia dalla tradizione di volontariato creato attraverso i Lions club orientati sulla famiglia, che possono aiutare a far crescere i club Leo e Lions nel futuro.

Cos'è una famiglia?

Come definito dal Vanier Institute, una famiglia è:

“Qualsiasi gruppo di due o più persone che si considerano una famiglia: genitori, figli, fratelli, genitori adottivi, nonni, zie, zii, cugini, amici e chiunque altro si consideri una famiglia”.

Uno dei migliori attributi del concetto di famiglia è che comprende un'ampia gamma di famiglie, tra cui:

• Famiglia nucleare

• Coppie sposate senza figli

• Famiglia acquisita

• Coppia in pensione

• Tutore e bambino/bambini

• Nonni e nipoti

Incorporiamo il concetto di famiglia: una lista di controllo passo-passo

❑ Presentate l'idea al vostro club. Spiegate il concetto di famiglia e l'impatto che avrà sul club.

❑ Se i soci del vostro club sono favorevoli a esplorare ulteriormente l'idea, formate un comitato per comprendere tutte le questioni importanti che avranno un impatto sul club. Fissate una scadenza perché il comitato presenti i suoi risultati.

❑ Se i soci del club sono favorevoli a procedere, elencate gli obiettivi e create un piano d'azione per implementare i cambiamenti necessari all'interno del club.

❑ Dopo che le modifiche sono state apportate e il vostro club si è adattato comodamente al nuovo programma, pianificate e implementate le attività per promuovere il club a misura di famiglia.

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Da dove iniziare

Nonostante i suoi numerosi benefici, il concetto non è adatto a tutti i club. Per implementare con successo il concetto di club a misura di famiglia, tutti i soci del club devono essere d’accordo ed

entusiasti. Prima di procedere, dovete avere una comprensione di fondo ed essere pronti ad apportare le modifiche necessarie per portare le famiglie nel vostro Lions club.

Ci sono diverse questioni che richiedono attenzione prima di adottare il concetto di club a misura di famiglia. Il modulo alla fine di questa guida può aiutarvi a pianificare il vostro nuovo formato di club.

Riunioni di club: le riunioni di club dovrebbero essere modificate in modo da offrire un ambiente ospitale per le famiglie pur rimanendo produttive. Alcune considerazioni includono:

• Le riunioni del club dovranno svolgersi in un momento conveniente per il coinvolgimento delle famiglie. Il club può anche adottare una piattaforma virtuale, in modo che i soci possano accedere alla riunione da casa, se la loro agenda è fitta di impegni.

• La sede della riunione dovrà essere adatta ai bambini.

• Le riunioni tradizionali con cena non sarebbero necessariamente favorevoli alle riunioni con bambini più piccoli. Considerate qualcosa di più informale, come un tipo di pasto a buffet o una cena dove ognuno porta una pietanza.

• Le riunioni dovrebbero essere più brevi.

• Sebbene i bambini facciano parte della riunione, la loro capacità di attenzione è tale che sarà necessario avere una persona che si prenda cura di loro e organizzi attività alternative per mantenerli interessati e consentire agli adulti di portare a termine il lavoro. I soci del Leo club possono aiutare prendendosi cura dei bambini durante le riunioni.

Attività di servizio: le attività di servizio del club dovrebbero essere adatte alle famiglie. I seguenti elementi NON sono generalmente favorevoli ad attività di servizio incentrate sulla famiglia:

• Le riunioni che richiedono il coinvolgimento continuo di tutta la famiglia.

• Mescolare famiglie con bambini piccoli con agenzie comunitarie con bambini piccoli (la supervisione diventa un problema).

• Compiti fissi e ricorrenti.

• Incarichi per singole funzioni che non possono essere ripartiti.

• I progetti che durano diverse ore potrebbero non essere adatti alle famiglie con bambini piccoli.

• I progetti che prevedono una grande quantità di movimento fisico potrebbero non essere adatti a persone anziane.

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Nel considerare le attività, tenete presente quanto segue:

• È un'opportunità divertente e pratica per i bambini?

• L'esperienza offre spazio ad abilità, talenti e conoscenze?

• Il programma è flessibile? È possibile coinvolgere più di una famiglia contemporaneamente?

• La famiglia lavorerà insieme e potrà condividere l'esperienza?

• Le attività hanno un impatto diretto sulla comunità?

I progetti che funzionano VERAMENTE bene per il coinvolgimento della famiglia includono:

• Programmi per i giovani di Lions Clubs International

• Altre attività per bambini della comunità: scautismo, sport, scuole, ecc.

• Aiutare gli anziani

• Lavorare con i senzatetto

• Progetti di alfabetizzazione

• Progetti per la salvaguardia dell'ambiente

• Eventi sportivi scolastici

• Cliniche di baby sitter per adolescenti

Questi progetti sono disponibili nella maggior parte delle comunità.

Leadership: per facilitare il concetto di club a misura di famiglia, valutate l'opportunità di aggiungere un comitato il coinvolgimento delle famiglie. Questo comitato è costituito dai Lions del vostro club che sono responsabili della programmazione delle attività di servizio su misura per la famiglia, dell'organizzazione delle attività delle riunioni e dell'assistenza ai bambini durante le riunioni.

Questioni legali/assicurative: quando si coinvolgono i bambini nelle attività di servizio alla comunità, è saggio indagare sulle leggi locali sul lavoro minorile. È anche importante rivedere eventuali

responsabilità assicurative e aumentare la copertura assicurativa, se necessario. Inoltre, quando si coinvolgono bambini in attività di volontariato, è importante eseguire controlli sui precedenti degli adulti che parteciperanno alle attività con i bambini. Questo tipo di controlli richiede tempo per l'elaborazione da parte dell'organizzazione, quindi assicuratevi di avere tempo sufficiente per l'elaborazione dei controlli dei trascorsi personali in modo che nessuno venga allontanato durante il progetto di servizio. I funzionari locali dovrebbero essere consultati sulla migliore linea d'azione riguardo a come procedere.

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Responsabilità fiscali: oltre al potenziale aumento dei costi assicurativi come menzionato sopra, altre considerazioni finanziarie includono il possibile costo dell'assistenza ai bambini durante le riunioni e la modifica della struttura delle quote per offrire uno sconto alle famiglie (le quote non dovrebbero essere applicate ai figli minori).

Invio dei rapporti: la segnalazione delle attività del club sarà simile a quella già utilizzata dagli altri Lions club. Registrate quali membri della famiglia partecipano alle attività.

Riconoscimento: come per gli altri soci del Lions club, i soci familiari del club apprezzano il

riconoscimento per il loro duro lavoro e la loro dedizione al vostro club. Tuttavia, potreste prendere in considerazione alcuni diversi tipi di riconoscimento per i membri della famiglia, tra cui:

• Certificati

• Buoni/carte sconto per ristoranti locali

• Inclusione nei materiali di pubbliche relazioni

• Pasti speciali e incontri

• Note di apprezzamento inaspettate

• Riconoscimento durante le riunioni di club

• Biglietti di auguri per le festività

• Biglietti per eventi sportivi

• Biglietti per il cinema

Tenere viva la tradizione: man mano che i soci più giovani crescono con il club e imparano l'importanza del volontariato, è importante avere un modo per continuare il loro coinvolgimento. Se il vostro club non sponsorizzasse ancora un Leo club, questa sarebbe una progressione molto naturale per i bambini più grandi. Da lì, i giovani soci possono prendere in considerazione il coinvolgimento in un Lions club universitario, un satellite di club o un club virtuale.

Apportare i cambiamenti giusti: una volta stabilito che il vostro club vorrebbe provare a istituire il concetto di club a misura di famiglia, è necessario sviluppare un piano d'azione e una tempistica per attuare i cambiamenti necessari. Una guida alla pianificazione delle azioni è inclusa in questa guida per aiutare con questo passaggio.

Fare marketing della nuova struttura del club: mentre modificate la struttura del vostro club per accogliere le famiglie, dovrete fare dei piani per promuovere questa nuova realtà nella comunità. Alcune idee per promuovere le famiglie nel vostro Lions club includono:

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• Pianificare un evento di coinvolgimento della famiglia in cui le potenziali famiglie possono interagire con i soci esistenti (vedere la sezione successiva per i dettagli sulla pianificazione).

• Parlare con insegnanti/studenti, allenatori/compagni di squadra sportiva, leader religiosi, leader della comunità, familiari, vicini e membri di altre organizzazioni e club.

• Invitare le famiglie interessate a "provare" il club partecipando a un'attività di servizio per vedere se il club è adatto a loro.

• Informare i vostri soci sul concetto di famiglia e su come invitare efficacemente nuove famiglie nel vostro Lions club.

• Scrivere un articolo o inserire un annuncio nelle newsletter dell’ente territoriale, della scuola, della chiesa e dei gruppi della comunità.

• Scrivere e distribuire comunicati stampa sui cambiamenti del club (vedere esempio alla fine di questa guida).

• Pubblicizzare le vostre attività di servizio per aumentare la sensibilizzazione sul vostro club.

Pianificazione di un evento per coinvolgere le famiglie

Un evento per coinvolgere le famiglie è un'eccezionale opportunità per introdurre nuovi membri della comunità nel vostro club e promuovere il concetto di famiglia. Simile all'organizzazione di una serata o cena per i soci, un evento per il coinvolgimento delle famiglie apre il vostro club contemporaneamente a un gran numero di persone interessate.

Fissare la data/l’ora: avrete bisogno di almeno sei settimane per pianificare correttamente, prendere gli accordi necessari e promuovere efficacemente l'evento. Quando selezionate una data, assicuratevi che non coincida con un altro evento di interesse: un luna park scolastico, un festival della comunità, ecc.

Tenete presente che i giorni del fine settimana sono particolarmente frenetici per le famiglie indaffarate di oggi, quindi considerate di organizzare un evento che abbia una durata di diverse ore in modo che le persone possano arrivare a loro piacimento. Tenere l'evento il venerdì pomeriggio o il venerdì sera presto potrebbe essere una buona alternativa per molte famiglie: non è una serata scolastica e l'evento non dovrebbe competere con le attività del fine settimana.

Trovare una sede: se il vostro club ha il suo spazio per le riunioni, dove organizzare il vostro evento non è un problema (a condizione che sia abbastanza grande da ospitare famiglie e bambini). Se invece dovete trovare uno spazio, cercate nelle sale polivalenti dei centri sociali, nelle palestre delle scuole, nelle sale per eventi sociali della chiesa, ecc. Mentre alcune strutture in affitto offrono uno sconto ai gruppi senza scopo di lucro, i fine settimana sono in genere prenotati con largo anticipo a prezzo pieno

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per feste e matrimoni. Un evento del venerdì pomeriggio/sera potrebbe essere una buona opzione per una struttura in affitto.

Pianificare le attività dell'evento: poiché si tratta di un evento incentrato sulla famiglia, lunghi discorsi e testimonial non sarebbero appropriati. Un evento open-house potrebbe funzionare meglio. Considerate la possibilità di disporre di punti d’incontro attorno ai quali le famiglie possono spostarsi, ad esempio:

➢ Registrazione/informazioni generali sul club: è importante disporre di un foglio di registrazione dei partecipanti per acquisire il nome, l'indirizzo e il numero di telefono di ogni famiglia presente per riferimento futuro. Potreste anche chiedere ai partecipanti come hanno saputo dell'evento.

Tenete a disposizione la brochure e la scheda informativa del vostro club, nonché alcune pubblicazioni di Lions Clubs International (incluse alcune copie della rivista LION). È buona cosa tenere a portata di mano anche le informazioni riguardanti il concetto di famiglia e come funzionerà. Se il vostro club ha un video, può essere mostrato in questo punto d’incontro.

Assicuratevi di avere un socio affabile che sia disponibile a rispondere alle domande e sollecitare la discussione sul club.

➢ Attività di club: esponete le foto che ritraggono le attività del club (pubblicate o in stile album) con un Lions esperto che condivida aneddoti sui progetti del club, le persone che sono state aiutate dal club, ecc. Se il vostro club svolgerà nuove attività attraverso il concetto di famiglia, evidenziate quelle attività in questo punto d’incontro. Considerate la possibilità di realizzare un cartellone o un espositore che mostri il numero di persone che il vostro club ha servito nel corso degli anni.

➢ Presentazione: preparate un breve PowerPoint o una presentazione simile sul concetto di famiglia e sul vostro club. Prevedete un arco di tempo per domande e risposte.

➢ Registrazione: tenete a portata di mano le richieste di affiliazione per coloro che desiderano richiedere di associarsi all'evento. Se non sono pronti a impegnarsi in quel momento,

assicuratevi di avere il loro nome e numero per il follow-up, rispondete a tutte le domande che potrebbero avere e invitateli alla prossima riunione di club. È anche una buona idea

programmare un'attività di servizio in prossimità dell'evento per il coinvolgimento delle famiglie, in modo che le famiglie possano iscriversi per partecipare e vedere in prima persona il vostro club in azione.

➢ L'angolo dei bambini: avere una varietà di attività divertenti disponibili per i bambini, come pagine da colorare e pastelli, puzzle, blocchi, un semplice progetto manuale, ecc. Un socio del club che ama leggere ad alta voce può avere un’area specifica di storie. Se il vostro budget lo consente, prendete in considerazione l'assunzione di un intrattenitore per bambini o di un

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truccatore. Un altro suggerimento è quello di coinvolgere i bambini in un'attività di servizio, come mettere insieme cesti di cibo per le persone bisognose o qualcosa di simile. Abbiate molti volontari disponibili per supervisionare le attività.

➢ Accoglienza: chiedete a dei soci del club di stare alla porta per accogliere i partecipanti e spiegare come si sviluppa l’evento. Chiedete ad altri soci di spostarsi da un punto d’incontro a un altro per incoraggiare l'interazione, rispondere alle domande e promuovere un'atmosfera accogliente.

Rinfresco: l'ora e la durata del vostro evento determineranno la tipologia del vostro rinfresco. Se il vostro evento coincide con gli orari di un pasto, assicuratevi di avere un rinfresco sostanzioso. Se il vostro evento è un open house, assicuratevi che il cibo non richieda l'uso estensivo di utensili. Cercate se ci sono posti nella vostra comunità che potrebbero donare rinfreschi per l'evento.

Allestimento/decorazioni: quando allestite la stanza, assicuratevi di avere tavoli e sedie disponibili in posizioni strategiche per incoraggiare le famiglie a interagire l'una con l'altra. Mettete a disposizione tavoli e sedie nell'area delle attività per bambini per il massimo comfort. Considerate la possibilità di mettere a disposizione dei partecipanti dei sacchetti di plastica per portare a casa la documentazione e i progetti dei loro figli. Le decorazioni dovrebbero essere semplici e festive.

Promuovere l'evento: dopo avere fissato data, luogo e attività, vi consigliamo di invitare le persone a partecipare. Per farlo potete usare modi diversi:

• Iniziate chiedendo ai soci del club di elencare le famiglie che ritengono essere interessate a partecipare. Inviate degli inviti personali a quelle famiglie.

• Incoraggiate i vostri soci a spedire gli inviti alle famiglie che incontrano in tutta la comunità.

Stampate volantini di invito che i soci possono portare con sé.

• Affiggete volantini nelle aziende della zona e nelle organizzazioni a misura di famiglia.

• Chiedete alle scuole locali di includere volantini negli zaini degli studenti (spesso lo fanno per gruppi senza scopo di lucro) o chiedete di includere informazioni nella newsletter mensile della scuola.

• Pubblicate informazioni in bollettini o newsletter della comunità, della chiesa e di altre organizzazioni.

• Includete le informazioni sul sito web del vostro club.

• Acquistate uno spazio pubblicitario sul giornale locale o sui social media.

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• Inviate un comunicato stampa a giornali, televisioni e radio locali per inserire l'evento nel calendario della comunità.

• Per un ulteriore incentivo, organizzate una lotteria valida per tutte le famiglie partecipanti. Il premio potrebbe essere una cena in un ristorante locale e biglietti per il cinema per una famiglia di quattro persone (o qualche altra attività incentrata sulla famiglia). Pubblicizzate la lotteria in tutte le vostre comunicazioni riguardanti l'evento.

Dopo l’evento: rivolgetevi immediatamente alle famiglie che hanno mostrato interesse per il vostro club o si sono iscritte per partecipare a un'attività di servizio. Valutate di associare una nuova famiglia a quella di un socio esistente per aiutarla a entrare nel club, proprio come farebbe un Lions sponsor.

Linea temporale dell'evento per il coinvolgimento della famiglia

➢ Sei settimane prima: fissare data, ora e luogo; iniziare le attività di pianificazione.

➢ Cinque settimane prima: finalizzare le attività; creare bozze di materiale promozionale e inviti;

creare un elenco di inviti; creare un elenco dettagliato delle responsabilità con le scadenze.

➢ Quattro settimane prima: distribuire materiali multimediali, volantini e inviti; iniziare a creare un espositore per l'evento.

➢ Tre settimane prima: continuare a lavorare su allestimenti ed espositori per eventi; incoraggiare i soci a invitare le famiglie a partecipare; seguire i contatti con i media.

➢ Due settimane prima: riconfermare tutte le disposizioni; finalizzare tutti i dettagli.

➢ Settimana dell'evento: finire le cose dell'ultimo minuto; organizzare un evento eccezionale e di successo!

Risorse

Le seguenti risorse saranno utili man mano che il vostro club si adatterà ad invitare le famiglie nel vostro Lions club.

• Richiesta di affiliazione tascabile (ME-6B): contiene tutto il necessario per invitare nuovi soci nel vostro club.

• Guida del presidente di comitato pubbliche relazioni di club (PR710): ricca di informazioni utili sulle pubbliche relazioni e di modelli di materiali per le pubbliche relazioni.

• Guida per l'orientamento (ME-13): questa pubblicazione vi aiuterà a pianificare e condurre efficaci orientamenti per i nuovi soci.

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Modulo di pianificazione del concetto di un Lions club a misura di famiglia

Riunioni di club attualmente proposte

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Data/Ora/ __________________________________________________________________________

Luogo_______________________________________________________________________________

Formato della riunione__________________________________________________________________

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Attività di servizio___________________________________________________________________

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Leadership ____________________________________________________________________________

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Assistenza ai bambini _________________________________________________________________

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Assicurazione__________________________________________________________________________

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Questioni finanziarie ________________________________________________________________

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Marketing_____________________________________________________________________________

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Voce della guida alla pianificazione per il concetto di un Lions club a misura di famiglia

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Priorità: __________________ Tempistica: ______________________________________________

Fase ___________ Chi è responsabile _______________ Data di completamento __________________

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Voce ________________________________________________________________________________

Fase ___________ Chi è responsabile _______________ Data di completamento___________________

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Voce della guida alla pianificazione delle azioni di un Lions club a misura di famiglia

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