I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi
Ideazione e pianificazione di un evento
Ogni evento è la realizzazione di un progetto…anzi, di un sogno.
Il vostro compito è quello di aiutare i clienti a realizzarlo, ottimizzando tempi e costi.
Intrecciando creatività e competenza offrirete un servizio qualificato nella fornitura di intrattenimenti, personale e strutture per eventi pubblici, privati e culturali.
Come Events Planner dovrete dedicare i vostri sforzi e le vostre competenze nel soddisfare tutte le esigenze, anche le più fantasiose, con cura e precisione cercando di superare voi stessi, ogni volta.
L’ideazione
Da cosa nasce l’idea di realizzare un evento?
commissione di un nuovo progetto (esempio: incarico di un’azienda per lanciare un prodotto)
porre il cliente o il suo prodotto al centro dell’attenzione
utilizzo di un’opportunità (esempio: passaggio nella zona di uno specifico spettacolo di interesse e che presenta buone opportunità tecnico-logistiche ed economiche)
offrire suggestioni e atmosfere esclusive al pubblico
creare e generare valore aggiunto ad un brand o ad un’istituzione analisi di un contesto (esempio: festa patronale di un Comune) incontro/rapporto tra enti e pubblico (esempio: raccolta fondi)
partecipazione a progetti più ampi (esempio: realizzazione uno spettacolo all’interno di una manifestazione fieristica)
Dal progetto al risultato: l’ideazione.
L’organizzazione di un evento è suddivisa in 3 macrofasi, alla base delle quali si riconduce qualsiasi operazione gestita con criteri manageriali:
ideazione e pianificazione gestione e realizzazione
controllo e valutazione (follow-up)
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi Come abbiamo visto nella precedente
lezione, nella fase iniziale di ideazione e pianificazione è necessario definire la strategia complessiva che comprende la verifica della fattibilità stessa dell’evento, soprattutto in termini di costi, sicurezza, permessi.
Definite, in maniera precisa, gli aspetti principali:
contenuto: il messaggio dev’essere chiaro e coerente con gli obiettivi o target di riferimento
o format e contenuti della manifestazione o titolo
o strategia di comunicazione e informazione etc.
logistica: modalità di realizzazione o preventivo di budget
o date e orari o sedi
o ospiti/relatori e invitati
o strumenti e servizi di supporto o gruppo di lavoro
o partnership e consulenze etc.
fattibilità: studio e analisi delle possibilità di realizzazione o efficacia = alta probabilità di raggiungere gli obiettivi o efficienza = corretto bilanciamento costi/ritorni
Per progettare un evento di successo occorre partire da alcune considerazioni iniziali sia sul committente che sull’evento in sé:
Mission & Vision: chi è il committente? cosa fa? qual è la sua linea d’azione e quali fini vuole perseguire? come immagina il suo futuro? Quali sono le politiche aziendali? In cosa eccelle? Qual è la sua storia?
Valori: quali valori si vogliono condividere? In cosa crediamo?
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi Impatto: quale ricaduta può avere su altri sistemi come territorio, turismo,
cultura?
Immagine: quale sarà l’aspetto finale?
Per rispondere a tutte queste domande dovrete porre a confronto esigenze e obiettivi scrivendo una sorta di griglia di progetto in cui identificare fabbisogni e motivazioni, sviluppare le intuizioni e gli elementi chiave, accertarvi della coerenza e della realizzazione pratica del progetto, verificare la possibilità di ottenere i risultati attesi in termini di visibilità o benefici.
Ecco un breve ripasso sui alcuni punti salienti da seguire:
stilare il profilo strategico del progetto sviluppare l’idea-progetto
definire la dimensione dell’evento e l’area d’interesse
definire i fabbisogni del committente, dei destinatari e dei soggetti interessati precisare il sistema d’offerta dell’evento
organizzare il palinsesto delle attività (contenuti) ideare il design del progetto
pianificare la comunicazione
Naturalmente la griglia di progetto che vi suggeriamo non è ancora la stesura definitiva dell’intero programma che andrà a far parte della comunicazione, interna o esterna che sia, ma sarà soltanto una prima bozza di idee e considerazioni, diciamo un brainstorming, che dovrà essere condivisa e discussa con gli eventuali partner e con i collaboratori più stretti al fine di raggiungere approvazione formale da parte del committente.
Strutturare un evento
Il primo passo nell’ideazione di un evento è un’indagine accurata sulle reali esigenze a partire dal tipo di messaggio da comunicare, dal target di riferimento e dalla zona geografica in cui si svolgerà.
Un’attenta analisi degli obiettivi ci si prefiggono attuando il “mezzo” evento e una disamina approfondita dello scenario in cui opera saranno utili per avere ben chiari tutti gli step.
Sulla base dei messaggi da trasferire e sulla scelta di quale potrebbe essere il pubblico d’interesse (non solo quello che sarà fisicamente presente all’evento ma anche quello virtuale) si darà luogo all’idea creativa che dovrà affascinare il cliente e fargli dire
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi SI! A questo punto si dà il via alla progettazione vera e propria, stilando un prospetto ufficiale di tutto ciò che occorrerà alla realizzazione pratica.
Data dell’evento: analizzate i vari calendari e, se potete, scoprite se non ci sono accavallamenti con eventi similari o nazional popolari come i Mondiali di calcio.
Luogo dell’evento: scegliete una sede che risponda ai requisiti che vi siete prefissati
Obiettivi: definite la missione e ideate la giusta strategia
Messaggio chiave: cosa volete comunicare e come volete farlo Pubblico da coinvolgere: individuate il giusto target
Scaletta degli interventi (se ce ne sono): definire l’ampiezza dei tempi Stesura di un programma chiaro e attraente
Creazione e stesura dell’invito: deve essere stuzzicante nella forma e nei contenuti e tagliato secondo l’evento e il pubblico invitato
Regia e impostazione creativa dell’evento: a volte necessita un vero e proprio storyboard
Piano di comunicazione: dev’essere efficace per far venir voglia di esserci Budget previsto: definite un’analisi attenta dei costi per non avere sorprese Timing con le principali deadline (scadenze): sarà utile fissare anche delle date in cui si controlla l’andamento del lavoro soprattutto se chi ci lavora è un nutrito gruppo di persone
Il Team e la trama delle relazioni
Durante l’ideazione e l’organizzazione di un evento si crea una vera e propria rete di relazioni. Anche l’idea più semplice può rivelarsi di difficile attuazione se non abbiamo tenuto presente tutte le relazioni che vengono a formarsi, dagli sponsor agli uffici comunali, dalle hostess al testimonial artistico.
Va da sé che il successo di un evento è dato dalla collaborazione tra le persone…
Se il Team funziona…funzionerà anche tutto il resto!
Lo stretto rapporto tra il committente e l’organizzatore dell’evento è dato dal fatto che le loro mansioni sono intrecciate sin dall’inizio.
Il committente avrà esigenze ben definite (programmazione, produzione, obiettivi, taget etc.) e decide cosa va fatto, mentre l’organizzatore decide quando va fatto, dove
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi Tutti gli altri soggetti concorrono alla buona riuscita dell’evento.
I fornitori dovranno consegnare nei modi e nei tempi pattuiti, i collaboratori dovranno attendere al meglio alle vostre aspettative, i partner, gli sponsor e i finanziatori dovranno corrispondere nelle giuste modalità quanto concordato e i media saranno il volano che permetterà all’evento di svilupparsi e di raggiungere più consensi possibili.
Eventi creativi per un successo sicuro
Sono 2 le “parole d’ordine” per organizzare un evento di successo:
FANTASIA & CREATIVITÀ!
Non è una questione di budget, bensì di immaginazione e arte dell’arrangiarsi.
Perché un evento rimane impresso?
L'evento deve colpire, emozionare, suscitare reazioni anche contrastanti, stimolare l'esperienza sensoriale, scuotere la routine del quotidiano, catturare l’attenzione e colpire la fantasia del pubblico.
La location è solitamente l'elemento che ispira il tema, ma sicuramente anche la provenienza dell'ospite d’onore, la passione per il territorio, gli aspetti culturali o artistici, un film, un quadro, un colore, un nome...tutto può essere fonte di ispirazione.
Come si fa?
La cura del dettaglio, anche in fase di ideazione, è sicuramente un grande valore aggiunto.
Un evento ben strutturato è come la sceneggiatura di uno spettacolo teatrale, con attori di talento, la scenografia e gli oggetti di scena più adatti, un disegno luci suggestivo, le musiche che creano atmosfera, i costumi curati, lo scambio emozionale con il pubblico.
Per rispondere esattamente alla richiesta del cliente dovrete documentarvi approfonditamente sui suoi gusti, interessi e passioni e da questi prendere spunto per concepire gli elementi principali, e i dettagli, che saranno il filo conduttore dell’evento.
Altro “must” da rispettare è l’impressione che susciterete negli ospiti. Utilizzate elementi che facciano la differenza come le performance artistiche inedite, atmosfere che favoriscano un crescendo di emozioni, grafiche stimolanti, colori e allestimenti inconsueti…l’arte del ricevere con eleganza, cura dei dettagli e unicità dev’essere il vostro marchio distintivo!
