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Art. 4 DPCM
1. (omissis), le pubbliche amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare, il compito di:
a) predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all’art. 5 del presente decreto, che deve essere adottato dalle pubbliche amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 ai sensi dell’art. 2, comma 1, lettera c), del presente decreto;
b) proporre i tempi, le modalita’ e le misure organizzative e tecniche di cui all’art. 3, comma 1, lettera d), del presente decreto;
c) predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici d’intesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il responsabile della sicurezza dei dati personali di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, e nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste dal regolamento di attuazione emanato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318, in attuazione dell’art. 15, comma 2, della citata legge n. 675/1996.
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Art. 5 DPCM (omissis)
3. Il manuale di gestione è reso pubblico dalle pubbliche amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 secondo le modalità previste dai singoli ordinamenti. Esso può altresì essere reso accessibile al pubblico per via telematica ovvero su supporto informatico o cartaceo.
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Introduzione
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art. 3 DPCM
Le pubbliche amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 perseguono, ciascuna nell’ambito del proprio ordinamento, nel tempo tecnico necessario, e comunque entro i termini indicati dall’art. 21 del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998, i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo e funzionale:
(omissis)
d) la definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalita’ e delle misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998.
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Piano di sicurezza dei documenti informatici
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Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
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Articolo 53 DPR
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni e’ effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
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Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e relative modalità di trattamento
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Legge 7 agosto 1990, n. 241 Art 24
1. Il diritto di accesso è escluso per i documenti coperti da segreto di Stato ai sensi dell'articolo 12 della legge 24 ottobre 1977, n.
801, nonché nei casi di segreto o di divieto di divulgazione altrimenti previsti dall'ordinamento.
2. Il Governo è autorizzato ad emanare, ai sensi del comma 2 dell'articolo 17 della legge 23 agosto 1988, n. 400, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della presente legge, uno o più decreti intesi a disciplinare le modalità di esercizio del diritto di accesso e gli altri casi di esclusione del diritto di accesso in relazione alla esigenza di salvaguardare:
a) la sicurezza, la difesa nazionale e le relazioni internazionali;
b) la politica monetaria e valutaria;
c) l'ordine pubblico e la prevenzione e repressione della criminalità;
d) la riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese, garantendo peraltro agli interessati la visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi, la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridici.
3. Con i decreti di cui al comma 2 sono altresì stabilite norme particolari per assicurare che l'accesso ai dati raccolti mediante strumenti informatici avvenga nel rispetto delle esigenze di cui al medesimo comma 2.
4. Le singole amministrazioni hanno l'obbligo di individuare, con uno o più regolamenti da emanarsi entro i sei mesi successivi, le categorie di documenti da esse formati o comunque rientranti nella loro disponibilità sottratti all'accesso per le esigenze di cui al comma 2.
(omissis)
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Il Sistema di classificazione dei documenti
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DPR 27 giugno 1992 n. 352
Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241 (2), recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
Art. 8 - Disciplina dei casi di esclusione. –
Le singole amministrazioni provvedono all'emanazione dei regolamenti di cui all'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241 (4), con l'osservanza dei criteri fissati nel presente articolo.
1. 2. I documenti non possono essere sottratti all'accesso se non quando essi siano suscettibili di recare un pregiudizio concreto agli interessi indicati nell'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 (4). I documenti contenenti informazioni connesse a tali interessi sono considerati segreti solo nell'ambito e nei limiti di tale connessione. A tale fine, le
amministrazioni fissano, per ogni categoria di documenti, anche l'eventuale periodo di tempo per il quale essi sono sottratti all'accesso.
3. In ogni caso i documenti non possono essere sottratti all'accesso ove sia sufficiente far ricorso al potere di differimento.
4. Le categorie di cui all'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241 (4), riguardano tipologie di atti individuati con criteri di omogeneità indipendentemente dalla loro denominazione specifica.
5. Nell'ambito dei criteri di cui ai commi 2, 3 e 4, i documenti amministrativi possono essere sottratti all'accesso:
a) quando, al di fuori delle ipotesi disciplinate dall'art. 12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801 (5), dalla loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa nazionale, nonché all'esercizio della sovranità nazionale e alla continuità e alla correttezza delle relazioni internazionali, con particolare riferimento alle ipotesi previste nei trattati e nelle relative leggi di attuazione;
b) quando possa arrecarsi pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e di attuazione della politica monetaria e valutaria;
c) quando i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla tutela dell'ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della criminalità con particolare riferimento alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione e alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, nonché all'attività di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini;
d) quando i documenti riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono. Deve comunque essere garantita ai richiedenti la visione degli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro stessi interessi giuridici.
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Modalita'di produzione e conservazione delle registrazioni
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Art. 8 DPCM
1. Fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di protocollo.
2. Delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica;
così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato.
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Abilitazioni per l'accesso documentale
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Art. 63 DPR
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.
2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Articolo 61 DPR
individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
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La Registrazione di protocollo
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Art. 53 DPR
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni e’ effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti gia’ soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 nonche’ le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
La segnatura di protocollo
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Art. 55 DPR
Segnatura di protocollo
1. La segnatura di protocollo e’ l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
2. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento e’ assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili gia’ al momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento e’ indirizzato ad altre amministrazioni ed e’ formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di
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protocollo puo’ includere tutte le informazioni di registrazione del documento.
L'amministrazione che riceve il documento informatico puo’ utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorita’ per l’informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Art. 57
Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo e’ progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione e’ innovata ogni anno solare.
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Art. 19 DPCM
Informazioni da includere nella segnatura di protocollo
1. Oltre alle informazioni specificate all’art. 9 le informazioni minime previste comprendono:
a) l’oggetto;
b) il mittente;
c) il destinatario o i destinatari.
2. Nella segnatura di un documento protocollato in uscita da una Amministrazione possono essere specificate opzionalmente una o piu’ delle seguenti informazioni:
a) indicazione della persona o dell’ufficio all’interno della struttura destinataria a cui si presume verra’ affidato il trattamento del documento;
b) indice di classificazione;
c) identificazione degli allegati;
d) informazioni sul procedimento e sul trattamento.
3. Qualora due o piu’ amministrazioni stabiliscano di scambiarsi informazioni non previste tra quelle definite al comma precedente, le stesse possono estendere il file di cui al comma 1 dell'art. 18, nel rispetto delle indicazioni tecniche stabilite dall’Autorita’ per l’informatica, includendo le informazioni specifiche stabilite di comune accordo.
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Art. 9 DPCM
Formato della segnatura di protocollo
1. Le informazioni apposte o associate al documento mediante la operazione di segnatura di cui all’art. 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998 sono espresse nel seguente formato:
a) codice identificativo dell’amministrazione;
b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;
c) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni di cui art. 18 secondo comma del presente decreto;
d) progressivo di protocollo secondo il formato specificato all’art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998.
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Art. 18 DPCM
Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi
1. I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) 1.0 (raccomandazione W3C 10 febbraio 1998), compatibile con un file DTD (Document Type Definition) reso disponibile attraverso il sito internet di cui all’art. 11, comma 3 del presente decreto. Il file contiene le informazioni minime di cui al comma 1 del successivo art. 19. Le ulteriori informazioni definite al comma 2 del predetto articolo sono incluse nello stesso file.
2. L’Autorita’ per l’informatica definisce ed aggiorna periodicamente con apposita circolare gli standard, le modalita’ di trasmissione, il formato e le definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati; ne cura la pubblicazione attraverso il proprio sito internet.
3. Per l'utilizzo di strumenti di firma digitale o di tecnologie riferibili alla realizzazione e gestione di una PKI, si applicano le regole di interoperabilita’ definite con la circolare AIPA/CR/24 del 19 giugno 2000.
La classificazione dei documenti.
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Requisiti di sicurezza del sistema documentale e del sistema di protocollo informatico (art. 10 della deliberazione Aipa 51/2000 ed art. 7 del DPCM)
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Articolo 9 DPR
Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni (omissis)
4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite dall'Autorita'per l'informatica nella pubblica amministrazione d'intesa con il Ministero per i beni e le attivita'culturali e, per il materiale classificato, con le amministrazioni della difesa, dell'interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
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Art. 7 DPCM
Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico
1. Il sistema operativo dell’elaboratore, su cui viene realizzato il sistema di protocollo informatico, deve assicurare:
a) l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;
c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;
d) la registrazione delle attivita’ rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne la identificazione.
2. Il sistema di protocollo informatico deve consentire il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti.
3. Il sistema di protocollo informatico deve consentire il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore.
4. Le registrazioni di cui ai commi 1, lettera d), e 3 del presente articolo devono essere protette da modifiche non autorizzate.
5. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giornata lavorativa, deve essere riversato su supporti informatici non riscrivibili e deve essere conservato da soggetto diverso dal responsabile del servizio appositamente nominato da ciascuna amministrazione.
6. La Autorita’ per l'informatica nella pubblica amministrazione compila e mantiene aggiornata la lista dei sistemi operativi disponibili commercialmente che soddisfano i requisiti minimi di sicurezza e la rende pubblica sul proprio sito internet.
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Art. 17 DPCM
1. Nell’effettuare l’operazione di registrazione di protocollo dei documenti informatici l’impronta di cui all’art. 4, comma 1, lettera f), del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998 va calcolata per tutti i file inclusi nel messaggio di posta elettronica.
2. La generazione dell’impronta si effettua impiegando la funzione di hash, definita nella norma ISO/IEC 10118-3:1998, Dedicated Hash-Function 3, corrispondente alla funzione SHA-1.
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Articolo 50 (Attuazione dei sistemi)
comma 1 articolo 21, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 21, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 21, comma 3 D.P.R. 428/98
comma 4 articolo 2, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 5 articolo 2, comma 3 D.P.R. 428/98
Articolo 51 (Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni)
comma 1 articolo 20, comma 1 D.P.R. 513/97
comma 2 articolo 20, comma 2 D.P.R. 513/97
comma 3 articolo 20, comma 3 D.P.R. 513/97
Articolo 52 (Sistema di gestione informatica dei documenti)
comma 1 articolo 3 D.P.R. 428/98
Articolo 53 (Registrazione di protocollo
comma 1 articolo 4, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 4, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 4, comma 3 D.P.R. 428/98
comma 4 articolo 4, comma 4 D.P.R. 428/98
comma 5 articolo 4, comma 5 D.P.R. 428/98
Articolo 54 (Informazioni annullate o modificate)
comma 1 articolo 5 comma 1 e comma 2
D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 5 comma 1 D.P.R. 428/98
Articolo 55 (Segnatura di protocollo)
comma 1 articolo 6, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 6, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 6, comma 3 D.P.R. 428/98
comma 4 articolo 6, comma 4 D.P.R. 428/98
comma 5 articolo 6, comma 5 D.P.R. 428/98
Articolo 56 (Informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti)
comma 1 articolo 7 D.P.R. 428/98
Articolo 57 (Numero di protocollo)
comma 2 articolo 8 D.P.R. 428/98
Articolo 58 (Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema)
comma 1 articolo 9, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 9, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 9, comma 3 D.P.R. 428/98
Articolo 59 (Accesso esterno)
comma 1 articolo 10, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 10, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 10, comma 3 D.P.R. 428/98
comma 4 articolo 10, comma 4 D.P.R. 428/98
Articolo 60 (Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni)
comma 1 articolo 11, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 11, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 11, comma 4 D P.R. 428/98
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Articolo 61 (Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi)
comma 1 articolo 12, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 12, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 12, comma 3 D.P.R. 428/98
Articolo 62 (Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema)
comma 1 articolo 13, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 13, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 13, comma 3 D.P.R. 428/98
comma 4 articolo 13, comma 4 D.P.R. 428/98
Articolo 63 (Registro di emergenza)
comma 1 articolo 14, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 14, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 14, comma 3 D.P.R. 428/98
comma 4 articolo 14, comma 4 D.P.R. 428/98
comma 5 articolo 14, comma 5 D.P.R. 428/98
Articolo 64 (Sistema di gestione dei flussi documentali)
comma 1 articolo 15, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 15, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 15, comma 3 D.P.R. 428/98
comma 4 articolo 15, comma 4 D.P.R. 428/98
Articolo 65 (Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali)
comma 1 articolo 16 D.P.R. 428/98
Articolo 66 (Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali)
comma 1 articolo 17 D.P.R. 428/98
Articolo 67 (Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito)
comma 1 articolo 18, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 18, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 ----
Articolo 68 (Disposizioni per la conservazione degli archivi)
comma 1 articolo 19, comma 1 D.P.R. 428/98
comma 2 articolo 19, comma 2 D.P.R. 428/98
comma 3 articolo 19, comma 3 D.P.R. 428/98
Articolo 69 (Archivi storici)
comma 1 articolo 20 D.P.R. 428/98
Articolo 70 (Aggiornamenti del sistema)
comma 1 articolo 22 D.P.R. 428/98
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Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 296 del 21 dicembre 2001
4
VISTO l’articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;
VISTO l'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione;
VISTA la propria deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, con la quale, in attuazione dell'articolo 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, sono state dettate le regole tecniche per l’uso dei supporti ottici;
RITENUTO di sostituire integralmente la deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998 con altra finalizzata a dettare regole tecniche che soddisfino le esigenze connesse all’evoluzione tecnologica e nel contempo realizzino modalità semplificate ed uniformi per la conservazione e l’esibizione dei documenti su supporto ottico,
Le disposizioni della presente deliberazione si applicano, in sostituzione della deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, dal giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
ART. 1 Definizioni
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ART. 2
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ART. 5
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ART. 8
Altri supporti di memorizzazione
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deliberazione 13 dicembre 2001, n. 42, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n.
296 del 21 dicembre 2001
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L'art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, successivamente abrogato dall'art. 77, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, prevedeva che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti per finalità amministrative e probatorie, previsti dalla legislazione vigente, si intendevano soddisfatti anche se realizzati su supporto ottico, purché le procedure adottate fossero conformi a regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
Conseguentemente, l'Autorità ha emanato la deliberazione n. 15 del 28 luglio 1994 e, quindi la deliberazione sostitutiva n. 24 del 30 luglio 1998, finalizzate allo sviluppo del nuovo sistema di conservazione dei documenti, alternativo a quello tradizionale su carta, per il settore pubblico e per il settore privato.
Successivamente, per coordinare la normativa in materia, è stato emanato il testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale, all'art. 6, comma 1, prevede che le pubbliche amministrazioni e i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento sia prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Lo stesso articolo, al comma 2, conferma che gli obblighi di conservazione ed esibizione di documenti realizzati su supporto ottico secondo le regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia probatori.
A distanza di tre anni dall'emanazione della deliberazione n. 24/98, l'Autorità ha ritenuto opportuno procedere ad un riesame delle regole tecniche, per renderle meglio aderenti alla tecnologia della firma digitale e del documento informatico. In particolare, l'evoluzione tecnologica e la diffusione degli strumenti di firma digitale consentono di definire norme per la conservazione dei documenti anche su supporti non ottici, garantendo la sicurezza della procedura di conservazione e la verifica di integrità. La deliberazione amplia quindi la tipologia di supporti di memorizzazione dando facoltà, laddove non ostino altre normative, di eseguire la conservazione su supporti non ottici.
La deliberazione è accompagnata da queste note esplicative, per chiarire gli aspetti maggiormente innovativi.
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Nell'articolo 1 sono esposte le definizioni dei termini utilizzati nel contesto nell'articolato, in modo da garantire uniformità interpretativa.
Al comma 1, lettera a), dell'art. 1, il "documento" è definito come la rappresentazione di atti, fatti e dati su un supporto intelligibile direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica. Il documento è costituito da oggetti, quali testo, immagini, disegni, dati strutturati, programmi e codici operativi, filmati ed altro che, in base alla loro disposizione sul supporto, ne determinano la forma e, attraverso le relazioni che fra essi sussistono, la struttura.
Il documento si materializza su vari tipi di supporto, come ad esempio su una carta (con lo scritto, il dattiloscritto o la fotocopia), su una pellicola fotografica o cinematografica, su una microfiche, su un microfilm, su una cassetta VHS, su un nastro magnetico, su un DVD, su disco, sia esso magnetico, ottico o magneto-ottico, su una lastra o pellicola radiologica, su un tabulato, a seguito di una elaborazione elettronica e altro.
Nella deliberazione sono illustrate le caratteristiche del documento e le formalità richieste per la sua presentazione, in base alle quali esso può assolvere a finalità diverse. La tipologia di presentazione può essere analogica o digitale.
