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A. Integrazione del sistema documentale
La struttura dell’organizzazione documentale del SGI è stata descritta nel paragrafo VIII.A, da essa si è partita per iniziare lo sviluppo.
Per tutta la serie di motivi e di scelte esposti nel capitolo VIII, l’integrazione non ha né potuto né voluto prescindere dal materiale esistente, già rodato e funzionante ed entrato ormai a far parte del Know How dello Stabilimento; conseguentemente lo spirito di fondo che ha guidato il progetto è stato quello di non creare un sistema integrato ex- novo, ma di modellarlo su quanto esistente.
Di questo si è dovuto tener conto in tutte le scelte riguardanti la pianificazione del sistema documentale.
1. Creazione “Tabella di Integrazione”
Allo STAP LI ci si è subito trovati a dover prendere una decisione strategica: realizzare prima il nuovo Manuale o le nuove procedure?
Il Manuale e le Procedure di un sistema di gestione sono sempre strettamente correlati tra di loro. Il loro contenuto potrà essere più o meno dettagliato, sintetico o schematico, ma in ogni caso dovrà essere tale che nell’insieme si abbia una descrizione completa di tutto. In oltre tra i due c’è un continuo e reciproco richiamo, che obbliga nella redazione di uno di tenere conto dei contenuti dell’altro.
La decisione, non è banale, in quanto condiziona lo svolgimento di tutto il prosieguo del lavoro.
Per effettuare la scelta si è tenuto conto del fatto che l’attuale Manuale Qualità ISO 9001:2000 dello STAP LI
5è una recente rivisitazione critica di precedenti manuali (manuale versione ISO 9002 Certificato nel 96 e revisionato nel 2000 per il passaggio del Sistema alla gestione informatica), parallelamente al quale non tutte le procedure di Sistema sono state riviste. Ciò è dovuto al fatto che la Direzione dello Stabilimento, nel
5 Questo è il Manuale del SGQ che il candidato ha trovato al momento dell’avvio dello stage.
momento del passaggio dalle precedenti norme alle ISO 9001:2000, ha effettuato la scelta strategica di avviare in tempi brevi la gestione della qualità secondo i concetti delle VISION 2000. Ciò ha richiesto ai responsabili della gestione del Sistema Qualità dello Stabilimento uno sforzo iniziale consistente per l’immediata stesura dell’attuale Manuale del Sistema Qualità, per la mappatura e la descrizione dei processi e per l’individuazione dei relativi indicatori. Accanto a queste attività hanno cercato, in una prima fase, di revisionare solo alcune procedure (quelle strettamente necessarie per garantire la coerenza del Sistema) attendendo un secondo momento per revisionare le altre ed arrivare ad una descrizione di tutte le attività per processo. Da ciò risulta che l’attuale Manuale ISO 9001:2000 a volte ha un contenuto che si sovrappone con le procedure del Sistema Qualità, che non sono ancora completamente revisionate
6. Questo problema non si riscontra per il Sistema Ambientale, dove Manuale e Procedure sono perfettamente allineate, in quanto redatte contemporaneamente e direttamente su supporto informatico.
In conclusione:
• i manuali attualmente esistenti (del Sistema Qualità ed del Sistema Ambiente) hanno una storia evolutiva diversa ed un livello di approfondimento diverso (ha un contenuto più descrittivo quello della Qualità e più sintetico quello Ambientale);
• le procedure dei tre Sistemi hanno, praticamente, tutte lo stesso livello di approfondimento.
La scelta definitiva, tenendo conto delle esigenza dello STAP LI, dei vincoli imposti dalla natura dei documenti e dalle condizioni attuali in cui essi si trovano, è stata quindi:
integrare prima le procedure e di conseguenza in un secondo momento il manuale.
Una volta create le nuove procedure, si potrà valutare quanto in profondità esse siano andate nella descrizione del Sistema e quanto dettagliato o sintetico dovrà essere il nuovo manuale.
In ogni caso quest’ultimo non dovrà diventare una semplice “tabella” di richiamo alle procedure, ma mantenere, la funzione di coordinamento e di chiara illustrazione (verso
6 La maggior parte delle procedure dell’attuale SGQ sono provenienti da semplici revisioni di quelle nate contestualmente al primo manuale ISO 9002, e da ciò nasce la sovrapposizione col nuovo Manuale.
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il Cliente esterno di volta in volta individuato) del Sistema Integrato adottato dall’Azienda.
Per la realizzazione delle nuove procedure, i vincoli iniziali sono stati pertanto : 1. le prescrizioni delle norme;
2. i documenti esistenti per i tre sistemi (che, per i motivi precisati, talvolta hanno livello descrittivo diverso);
3. un contenuto sufficientemente descrittivo ma tale, comunque, da permettere la realizzazione di un manuale integrato sintetico ed essenziale.
Le prescrizioni dettate dalle norme di cui si è dovuto tenere conto sono state le seguenti.
La ISO 9001:2000 obbliga il SGQ ad avere almeno le seguenti procedure:
• Tenuta sotto controllo dei documenti;
• Tenuta sotto controllo delle registrazioni relative alla qualità;
• Verifiche ispettive interne;
• Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi;
• Azioni correttive;
• Azioni preventive.
La ISO 14001:1996 obbliga il SGA ad avere almeno le seguenti procedure:
• Aspetti ambientali;
• Prescrizioni legali;
• Formazione e sensibilizzazione e competenze;
• Comunicazione;
• Controllo della documentazione;
• Controllo operativo;
• Preparazione alle emergenze e risposta;
• Sorveglianza e misurazione;
• Conformità alle leggi;
• Non conformità, azioni correttive e preventive;
• Registrazioni;
• Audit del sistema di gestione ambientale
La OHSAS 18001:1999 obbliga il SGS
7ad avere almeno le seguenti procedure:
• Disposizioni legali e altro genere;
• Consultazione e comunicazione;
• Controllo documenti e dati;
• Controllo operativo;
• Misura prestazioni e monitoraggio;
• Taratura e manutenzione;
• Infortuni, incidenti, non conformità, azioni correttive e preventive
Dall’insieme delle condizioni dettate dalla situazione aziendale e dalle prescrizioni delle norme, è nata una “Tabella di Integrazione” (Tabella 1)con la quale si è pianificata la successiva creazione di tutte le procedure.
Per la realizzazione di questa si è cercato di riadattare il più possibile la struttura procedurale esistente e non di ricrearne una nuova. Ciò è ancora un risultato della scelta iniziale fatta insieme alla Direzione dello STAP LI riguardante il tipo di integrazione da effettuare.
Le nuove procedure da realizzare saranno in parte comuni a tutti e tre i sistemi (le cui sigle avranno un codice del tipo: PCXXX), in parte comuni a due dei tre (PIXXX) e in parte dedicate ad un solo sistema (PGXXX, PAXXX, PSICUXXX).
7Sistema di gestione per la Sicurezza
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92 Procedure Nuovo Sistema Integrato: Procedure Vecchio Sistema:
Procedura SGI SGQ SGA SGS
PC01 - Gestione della Documentazione PG05A PA06 *
PC02 - Gestione dei Fornitori PG06 PA08 PSICU06 -
PSICU07 - PSICU09 PC03 - Gestione delle Non Conformità PG13A PA05 -
PA11 *
PC04 - Gestione azioni correttive e preventive PG14A PA11 * PC05 - Gestione della Verifiche Ispettive PG17A PA13 PSICU01
PC06 - Controllo apparecchiature PG11 PA10 *
PC07 - Controllo Registrazioni, analisi dati PG16A PA12 *
PC08 - Gestione della Manutenzione PG09B PA20 *
PC09 - Addestramento e requisiti del personale PG18A PA04 PSICU03
PC10 - Gestione prescrizioni legali ed altre * PA02 *
PC11 - Riesame della direzione * PA14 *
PC12 - Gestione dei rifiuti * PA18 *
PI01 - Gestione incidenti, emergenze, piano di emergenza
interno PA09 PSICU20
PI02 - Gestione rumore interno ed esterno PA19 *
PI03 - Gestione DPI PA23 PSICU02
PG09A - Pianificazione attività di produzione PG09A
PA01 – Valutazione aspetti / effetti ambientali
PA03 – Definizione obiettivi e programma ambientale PA03
PA07 - Controllo operativo PA07
PA15 – Stoccaggio, movimentazione e trasporto PA15
PA16 - Gestione scarichi idrici PA16
PA17 - Gestione delle emissioni atmosferiche PA17
PA21 - Gestione sottosuolo PA21
PA22 - Gestione amianto PA22
PSICU04 - Aree di competenza per S.S.A. PSICU04
PSICU05 – Utilizzo Auto Aziendali PSICU05
PSICU08 - Permessi di Lavoro PSICU08
PSICU10 - Gestione Ammine Aromatiche III gruppo PSICU10
PSICU13 - Revisione Valutazione dei Rischi PSICU13
PSICU15 - Visite Mediche Obbl rientri da malattia PSICU15
PSICU16 - Contr. e Manut. sulle misure di protezione PSICU16
PSICU17 - Trasm. Dati Infortuni Prof. e Near Miss PSICU17
PSICU18 - Modal. di getsi. Varizaioni Macchine PSICU18
Tabella 1 - Tabella di Integrazione
2. Creazione di alcune procedure comuni
Nel creare la “Tabella di Integrazione” si sono individuate dodici procedure comuni ai tre sistemi (PCXXX). Di queste tre sono state realizzate nel corso dello stage.
Tale scelta è stata presa di comune accordo tra le parti interessate (tesista, tutor aziendale e relatore universitario) tenendo conto che:
• scopo dello studio era l’individuazione di una possibile metodologia su cui basare l’integrazione;
• era necessario testare la metodologia scelta su alcuni documenti base.
Le procedure sviluppate sono state:
• PC01 - Gestione della Documentazione
• PC03 - Gestione delle Non Conformità
• PC05 - Gestione della Verifiche Ispettive
I passi fondamentali individuati per la realizzazione delle PC sono stati sostanzialmente quattro:
• Identificazione dei requisiti richiesti delle norme;
• Messa in evidenza di come i sistemi di gestione esistenti assolvono a tali richieste;
• Creazione della nuova procedura;
• Verifica e validazione;
Si è deciso di descrive, a titolo d’esempio, solo la realizzazione della “PC01 - Gestione della Documentazione”, poiché si è verificato che il metodo individuato è comune a tutte le procedure create e da creare.
I passi individuati sono stati così sviluppati:
• Identificazione dei requisiti richiesti dalle norme:
La ISO 9001:2000 al paragrafo 4.2.3 sostiene:
“I documenti richiesti dal sistema di gestione per la qualità devono essere tenuti
sotto controllo […]. Deve essere predisposta una procedura documentata che
stabilisca le modalità necessarie per:
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94
a) approvare i documenti […];
b) riesaminare, aggiornare (quando necessario) e riapprovare i documenti stessi;
c) assicurare che vengano identificate le modifiche[…];
d) assicurare che le pertinenti versioni dei documenti applicabili siano disponibili sui luoghi di utilizzazione;
e) assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili;
f) assicurare che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata;
g) prevenire l’uso involontario di documenti obsoleti ed […].”
La ISO 14001:1996 al paragrafo 4.4.5 sostiene:
“L’organizzazione deve stabilire e mantenere attive procedure per tenere sotto controllo tutti i documenti previsti dalla presente norma internazionale allo scopo di assicurare che:
a) possano essere localizzati;
b) siano periodicamente riesaminati, […];
c) le edizioni appropriate dei relativi documenti siano disponibili in tutti i luoghi[…];
d) i documenti obsoleti siano tempestivamente ritirati[…];
e) tutti i documenti obsoleti, […], siano adeguatamente identificati.
La documentazione deve essere leggibile, datata (con le date di revisione), e facilmente identificabile, disposta in ordine e archiviata per un tempo pre- determinato. Si devono stabilire e mantenere attive procedure e responsabilità per l’emissione e la modifica dei diversi tipi di documentazione.”
La OHSAS18001:1999 al paragrafo 4.4.5 sostiene:
L’organizzazione predisporrà e conserverà procedure per il controllo di tutti i documenti […] onde assicurare:
a) la loro localizzazione;
b) il loro riesame periodico, l’eventuale modifica e approvazione […];
c) la disponibilità di versioni aggiornate […];
d) la pronta eliminazione dei dati e documenti obsoleti […];
e) l’adeguata identificazione della documentazione […] [versione della norma tradotta in Italiano, non è ufficiale].
Questo lavoro d’identificazione è fondamentale per individuare quali siano i requisiti comuni alle tre norme. La procedura dovrà costituire un massimo comune denominatore di tutte le prescrizioni dettate, così da poter essere valida per tutti i sistemi.
• Messa in evidenza di come i sistemi di gestione esistenti assolvono a tali richieste;
In questa fase si esamina come i Sistemi di gestione esistenti assolvono alle prescrizioni delle norme. Essa è fondamentale per evitare che alcuni punti contemplati nei vecchi sistemi vengano a mancare nel nuovo.
Nei Sistemi attuali, dello STAP LI, i requisiti obbligatori espressi dalle norme sono ottemperati sia in una parte dedicata del manuale sia in delle procedure specifiche.
Nel SGQ dello stabilimento la parte del manuale che si occupa della gestione della documentazione è il paragrafo 4.2.3, mentre la procedura corrispondente è la PG05A.
Nel manuale del SGA è dedicato alla gestione della documentazione il paragrafo 4.4.1, la procedura corrispondente è la PA06.
Il SGS dello Stabilimento non possiede una procedure dedicata alla gestione della documentazione. La nuova procedura PC01 servirà, tra l’altro, allo scopo di completare tale sistema.
Coerentemente a quanto verrà fatto per le procedure operative che descrivono i processi, per rendere più intuitivo e veloce l’interpretazione della procedura è stato introdotto il diagramma di flusso (Figura 8).
L’utilizzo di questo strumento non deve sostituire la lettura della procedura,
bensì facilitarne l’utilizzo.
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96 Figura 8 - Diagramma di Flusso allegato alla PC01
Documenti di Riferimento:
• Iso 9000, 9001, 14001
• Linee Guida
• Leggi
• ……
Documento di Sistema:
• Manuali
• Politica di Q.S.A.
• Registrazioni
• Procedure, istruzioni, piani, comunicazioni
• ……..
Documenti tecnici di origine Esterna:
• Scheda a 16 punti
• ……
• Recepimento in:
• o REGLEG
• o REGDOC
• Eventuale distribuzione
• Archivio delle versioni separate
• Preparazione
• Verifica
• Approvazione
• Inserimento
• Recepimento
• Predisposizione per la distribuzione
XXXX-ZYYY (per i documenti applicabili)
WZXXXXXX.YYY
(per i documenti)
AA_BB.YYY (per i Registri)
XXXX-ZYYY
• Attraverso QSA
• Elettronica
• Cartacea Identificazione
Gestione Tipo Documento
Distribuzione
• Creazione della nuova procedura:
Una volta verificato il contenuto che dovrà avere il documento non resta che scrivere quest’ultima, riadattando le procedure disponibili tenendo conto dei nuovi concetti.
Esisteranno delle parti comuni a tutti i sistemi e delle parti dedicate ad alcuni di essi.
Nel caso della PC01, tipica procedura di sistema e pertanto simile per tutti e tre i sistemi, non c’è stato bisogno di effettuare questa distinzione.
• Verifica e validazione;
L’ultima fase della creazione delle nuove procedure integrate sarà la verifica e la validazione. La verifica viene effettuata generalmente con il responsabile e con coloro che dovranno in prima persona attuarla. Poiché le procedure create sono figlie di procedure già funzionanti, ne va verificata solo la compatibilità e la funzionalità.
La validazione e successiva emissione viene effettuata generalmente dal responsabile dei sistemi di gestione e dal responsabile dello stabilimento.
Il processo realizzato e testato per creare le tre procedure suddette servirà da linea guida per la creazione di tutte le procedure richiamate nella “Tabella di Integrazione” (Tabella 1).
3. Creazione del manuale
Una volta identificato il metodo per realizzare le procedure integrate si è passati allo studio del Manuale.
Abbiamo visto come tutte le norme hanno preso origine dal circolo della qualità PDCA.
Anche al manuale del sistema di gestione integrato possiamo dare una struttura simile.
Distingueremo quattro sezioni del Manuale in cui riconosceremo:
• la prima parte di “Pianificazione” del SGI;
• la seconda parte di “Attuazione e funzionamento” del SGI;
• la terza parte di “Controllo” del SGI;
• la quarta e ultima parte di “Riesame” del SGI.
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98
In ognuna di esse ci potranno essere delle sezioni dedicate a tutti i sistemi o solo ad alcuni di essi. Un’impostazione simile potrà essere utilizzata per il manuale di una qualsiasi azienda.
Per la creazione dello specifico manuale del SGI dello STAP si è predisposta una tabella di interrelazione tra i due manuali del SGQ e SGA (
Tabella 2), in cui sono indicate le parti comuni e quelle specifiche. Il nuovo manuale in oltre avrà delle parti dedicate al SGS.
Tale tabella vuole essere solo una struttura indicativa a cui rifarsi durante la redazione effettiva del manuale integrato.
Essa è nata tenendo in considerazione che il Manuale del Sistema Ambientale aveva una impostazione dettata dal PDCA e il suo sviluppo è in tutto simile a quello della ISO 14001:1996 (esiste all’interno del Manuale una tabella di correlazione tra i punti della Norme e quelli del documento); mentre il Manuale del Sistema Qualità è stato realizzato mantenendo l’esatto ordine dei paragrafi delle norma ISO 9001:2000. Con l’aiuto di tali considerazioni e della tabella di correlazione tra le due norme che si trova nella ISO 9001:2000 - Appendice A, è stata creata la seguente tabella.
In essa sono evidenziate le parti comuni ai tre Sistemi, le parti comuni solo a due di essi
e le parti dedicate a uno di essi. Le due colonne a destra ci danno la corrispondenza tra il
nuovo Manuale del SGI e i due precedenti Manuali dei SGQ e SGA.
Tabella 2 - Tabella d’interrelazione tra i Manuali
4. Metodo individuato per la realizzazione delle Procedure e del Manuale Integrati.
Titolo Cap. Titolo SGQ SGA
Frontespizio 1 Aggiornamento del manuale
Introduzione 1 Tabelle di correlazione
2 Descrizione azienda e prodotti
Pianificazione 1 Requisiti generali 1 1 -1,1 - 3 - 4,1
2 Politica 2 5,1 - 5,3
3 Attenzione focalizzata al cliente 5,2 - 7,2,1 - 7,2,2
4 Aspetti e impatti ambientali 3,1
5 Identificazione dei pericoli, valutazione e
controllo dei rischi
6 Prescrizioni legali ed altre 3,2 2
7 Obiettivi, traguardi e piani di miglioramento 3,3 - 3,4 5,4,1 - 5,4,2 - 8,5,1 Attuazione e
funzionamento 1 Struttura e responsabilità 4,1 5,5,1 - 5,5,2
2 Risorse umane 4,2 6,2,2
3 Risorse della struttura 6,3 - 6,4
4 Comunicazione 4,3 5,5,3 - 7,2,3
5 Documentazione 4,4 4,2,1 - 4,2,2
6 Processi aziendali 4,5 - 4,6 4,1,1 - 4,1,2 - 4,2,3 - 7,3 -
7,4 - 7,5,1 - 7,5,2 - 7,5,3
7 Processi ambientali e di sicurezza 4,7
8 Processi ambientali
9 Processi di sicurezza
Controllo 1 Sorveglianza, misurazione e controllo 5,1 - 5,3 7,6 - 8,1 - 8,2,1 - 8,2,3 – 8,2,4 - 8,4
2 Soddisfazione del cliente 8,2,1
3 Verifiche ispettive interne 5,4 8,2,2
4 Gestione non conformità 5,2 8,3 - 8,5,2 - 8,5,3
5 Azioni correttive e preventive 5,2 "
Riesame 1 Analisi dei dati 3,4 - 5,1 8,4
2 Riesame della direzione 6 5,6,1 - 5,6,2 - 5,6,3
Documentazione comune Documentazione SGQ Documentazione SGA Documentazione SGA – SGS
Documentazione SGS
SGQ Sez. del Manuale del SGQ corrispondente SQA Sez. del Manuale del SGA corrispondente
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100
Il metodo individuato e adoperato per la realizzazione delle Procedure e del Manuale del SGI dello STAP LI ha seguito le seguenti fasi fondamentali:
1. studio preliminare della documentazione esistente;
2. costruzione di una tabella di pianificazione della realizzazione delle procedure da integrare, tenendo conto:
a. delle prescrizioni delle norme;
b. dei documenti esistenti per i tre sistemi;
c. di voler ottenere un contenuto sufficientemente descrittivo ,tale da permettere la realizzazione di un manuale integrato sintetico ed essenziale.
3. realizzazione delle singole Procedure pianificate, procedendo con:
a. l’identificazione dei requisiti richiesti delle norme: questo lavoro è fondamentale per individuare quali siano i requisiti comuni alle tre norme. La procedura dovrà costituire un massimo comune denominatore di tutte le prescrizioni dettate, così da poter essere valida per tutti i sistemi.;
b. la messa in evidenza di come i sistemi di gestione esistenti assolvono a tali richieste: fase fondamentale per evitare che alcuni punti contemplati nei vecchi sistemi vengano a mancare nel nuovo;
c. la creazione della nuova procedura;
d. la verifica e validazione;
4. creazione di una tabella di pianificazione della realizzazione del Manuale Integrato, che può essere organizzata nel seguente modo:
a. la prima parte di “Pianificazione” del SGI;
b. la seconda parte di “Attuazione e funzionamento” del SGI;
c. la terza parte di “Controllo” del SGI;
d. la quarta e ultima parte di “Riesame” del SGI.
In ognuna di esse ci potranno essere delle sezioni dedicate a tutti i sistemi o solo ad alcuni di essi.
5. Creazione del Manuale Integrato.
B. Il processo “Gestione delle Rilavorazioni”
La seconda parte dello stage è stata dedicata allo studio del processo “Gestione delle Rilavorazioni”.
I motivi per cui si è scelto di effettuare la descrizione di un processo sono stati fondamentalmente due:
1. completare la mappa dei processi dello Stabilimento.
2. studiare il significato ed il metodo con cui realizzare la descrizione di un processo e della sua relativa procedura operativa, restando nell’ottica del Sistema Integrato;
1. La Zona Spandenti
L’area dello Stabilimento il cui processo di lavorazione si vuole descrivere e che la procedura “Gestione delle Rilavorazioni” deve regolamentare, è la così detta Zona Spandenti (in seguito Z.SP).
Questa zona ben delimitata, è facilmente individuabile nella dalla mappa dello stabilimento (Figura 9).
Durante le normali fasi di lavorazione (descritte attraverso il diagramma di flusso dei processi dello Stabilimento - Figura 10, tra cui includiamo sia la miscelazione e il confezionamento, sia la gestione delle spedizioni che degli arrivi di prodotti da altri Stabilimenti o i rientri di prodotti imballati da Clienti), può accadere che il prodotto finale, le materie prime o gli accessori per il confezionamento presentino degli inconvenienti o debbano subire delle operazioni fuori dalle linee di produzione (ad esempio siano sotto-peso, danneggiati o da travasare). Al fine di recuperare tutto ciò che sia economicamente possibile e di smaltire regolarmente tutto ciò che non è salvabile, avvengono le lavorazioni nella Z.SP. Quando si dice economicamente s’intende dire che si tenta di salvare tutto ciò la cui lavorazione di recupero non sia più costosa dell’eventuale smaltimento.
Le principali situazioni in cui avviene una rilavorazione riguardano le seguenti
situazioni:
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102
• riempimento parziale di imballi (ad esempio al termine dell’attività di confezionamento). In questi casi gli imballi non conformi vengono inviati alla Z.SP allo scopo di riconfezionare la miscela in imballi adeguati;
• quando l’analisi del prodotto, effettuata dal CQ
8all’inizio della fase di confezionamento, indica che la miscela prodotta non è conforme alle specifiche
9
, gli imballi contenenti miscele non conformi non possono essere messe in commercio. Queste vengono mandate nella Z.SP per essere riversate nella così detta Vasca Spandenti
10;
• qualora, a completamento delle operazioni di confezionamento e/o di carico di miscela sfusa su autobotte, vi sia una rimanenza di miscela nei serbatoi, o nel caso di bonifiche
11dei serbatoi, la miscela, in essi contenuta, viene travasata in dei contenitori, che vengono trasferiti in Z.SP allo scopo di confezionare il prodotto rimanente in imballi adeguati.
• nel momento in cui, in fase di “Riesame fattibiltà prodotti imballati”
12, si valuti che le miscele richieste dal Cliente siano in quantità tali da non giustificare economicamente una nuova produzione, e che le stesse siano presenti in magazzino in confezioni diverse, in Z.SP si riconfezioneranno i prodotti negli imballi richiesti;
• quando:
o il prodotto risulta non conforme per la qualità del prodotto o dell’imballo;
o si vuole recuperare prodotto in giacenza statica
13;
vengono mandati gli imballi a Z.SP, dove si decide se è possibile utilizzare il prodotto e come. Nel caso non sia temporaneamente possibile si manda a Giacenze Statiche (area dello STAP LI), negli altri casi si provvede a smaltirlo.
8 Laboratorio in cui avviene il controllo della qualità chimico-fisiche delle miscele.
9 Di solito a causa di un insufficiente lavaggio della linea.
10 E’ un grande contenitore situato nella Z.SP in cui viene versato tutto il prodotto che non può essere riconfezionato. Quest’ultimo va a costituire un miscuglio di miscele che verrà in un secondo momento riversato in altri serbatoi e gestiti del processo “Slop”, di cui si parla in seguito.
11 La bonifica consiste nel lavaggio completo dei serbatoi.
12 Analisi di fattibilità del programma di produzione settimanale.
13 Prodotto che non può essere temporaneamente lavorato.
Dal processo di rilavorazione si hanno alcuni output tra cui:
• nuove confezioni che verranno trasferite nel Magazzino Stoccaggio prodotti imballati e normalmente commercializzate;
• un versamento nei serbatoi delle miscele ibride
14;
• un trasferimento del materiale nella zona Giacenze Statiche;
• lo smaltimento del materiale non più utilizzabile.
14 Questi costituiscono una miscela di tutti i prodotti, che verrà lavorata come descritto nel processo
“Slop”.
Figura 9- Layout dello STAP LI
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104 Figura 10 – Mappa del processo iniziale
Il reparto è uno dei punti critici dell’intero Stabilimento, per vari motivi ed in particolare:
• in esso convergono imballi e miscele da tutti le altre zone;
• le operazioni effettuate non sono mai programmate o previste e inoltre sono spesso di natura diversa. Da ciò scaturisce una gestione che deve essere il più possibile elastica e adattabile. Priorità e scelta di come operare devono essere spesso un compromesso tra le capacità lavorative, l’economicità e la disponibilità dei materiali.
• contrariamente agli altri processi non vi sono supporti informatici adeguati e le attività sono per lo più svolte manualmente (con maggiori problemi di qualità, sicurezza etc.).
A causa di questa continua variabilità e imprevedibilità, l’elasticità di comportamento
richiesta agli operatori può essere facilmente fonte di situazioni pericolose, sia per loro
che per l’ambiente. Da ciò nasce uno dei motivi che giustificano una gestione integrata
dei processi aziendali.
2. Com’era organizzata la Z.Sp.
Il primo passo fatto per poter descrivere il processo “Gestione delle Rilavorazioni” è stato lo studio di come avvenivano le lavorazioni all’interno della Z.SP. Per fare ciò si è preso contatto con il personale addetto alla zona e con i responsabili. Si è seguito sul campo le varie fasi delle operazioni.
Gli addetti a tale settore dello stabilimento sono attualmente due, essi lavorano singolarmente ognuno su uno dei turni della mattina o del pomeriggio.
All’interno della zona troviamo:
• un’area dedicata alle operazioni manuali, come travasi, apertura e chiusura delle confezioni, reimpacchettamento;
• un computer dedicato alla consultazione del sistema di gestione della produzione (SAP) ed una stampante predisposta alla realizzazione delle nuove etichette;
• la Vasca Spandenti (vedi nota 10);
Nel momento in cui, per uno dei casi precedentemente descritti, c’è bisogno di una lavorazione nella Z.SP, avviene sinteticamente che:
• il responsabile del settore o un suo addetto o identifica la situazione anomala;
o compila un allegato cartaceo, in cui specifica le confezioni da trasferire nella zona, e, se è il caso, precisa le operazioni che dovranno subire.
o inoltra una copia di tale allegato alla ditta che si occupa della movimentazione del magazzino;
• l’operatore alla movimentazione trasferisce le confezioni e l’allegato nella Z.SP;
• l’addetto alla Z.SP:
o riceve e verifica le confezioni;
o esegue le lavorazioni (secondo le specifiche, se ricevute, altrimenti secondo la sua esperienza e le esigenze del magazzino prodotti finiti). In caso di problemi comunica con il responsabile del reparto che ha richiesto la lavorazione;
o compila le parti dell’allegato che gli competono;
o prepara gli eventuali nuovi prodotti per essere trasferiti;
o porta l’allegato al responsabile (ciò avviene uno o due volte al giorno);
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106
• l’addetto alla movimentazione trasferisce le nuove confezioni;
• il responsabile del reparto che ha richiesto la lavorazione:
o riceve l’allegato;
o esegue le movimentazioni contabili;
o archivia il modulo.
3. Problemi rilevati e proposte di miglioramento
Una volta ricostruite tutte le fasi di sviluppo del processo, si è cercato di evidenziare quali fossero i problemi e le relative cause, e come migliorarli.
I principali casi individuati sono stati:
1. contabilità del magazzino accessori:
Il sistema contabile automatico dello Stabilimento è perfettamente funzionante per quanto riguarda il carico e lo scarico degli imballi e degli accessori dal loro magazzino quando avviene una produzione regolare dalle linee di confezionamento. Il problema nasce quando le nuove confezioni escono dalla Z.SP.
Nel momento in cui giungono in Z.SP delle confezioni contenenti prodotto da rilavorare, il sistema automatico non ha ancora scaricato dal magazzino dedicato gli imballi e gli accessori (ciò avviene, come detto, solo quando il prodotto esce dalla regolare linea di confezionamento). Solo se tali contenitori, a seguito ad esempio di rabbocco, vengono sfruttati per realizzare la confezione nuova il sistema di gestione automatico contabilizzerà la loro uscita dal magazzino accessori. Negli altri casi gli imballi usati e non più utilizzabili verranno annotati dall’addetto alla Z.SP su un foglio, che in un secondo momento verrà trasferito al responsabile del magazzino per eseguire la contabilizzazione. Ciò causa un temporaneo disallineamento tra le quantità in magazzino reali e quelle teoriche, e, in caso di dimenticanza o distrazione dell’operatore o di smarrimento del foglio (che non ha una funzione ufficiale, ma solo pratica), uno scostamento concreto in fase d’inventario del magazzino. (E’ stato proprio quest’ultimo l’indicatore più efficace ad evidenziare la situazione anomala nella contabilità del magazzino accessori)
2. peso del prodotto in entrata alla Z.SP:
Il problema nasce dalla volontà di avere un’esatta dimensione della quantità di prodotto che subisce una lavorazione nella Z.SP. L’esigenza viene fuori dalla necessità di realizzare un dettagliato bilancio dei materiali che subiscono lavorazioni nella Z.SP.
3. peso del prodotto mandato a Vasca Spandenti
Tutto il prodotto che si decide di versare nella Vasca Spandenti non viene pesato, di conseguenza non si conosce quanta miscela finisce tra gli Ibridi (vedi nota 14), con conseguente ammanco nel magazzino materie prime.
4. Rintracciabilità delle confezioni in uscita dalla Z.SP
Come tutti i prodotti realizzati dalle linee di confezionamento, anche quelli uscenti dalla Z.SP dovrebbero possedere una propria “storia” delle lavorazioni subite e quindi garantire la rintracciabilità della propria produzione.
Quest’ultima costituisce uno dei cardini della Gestione per la Qualità, in quanto permette di individuare la causa che ha generato un eventuale problema sul prodotto e da essa un input per il miglioramento del processo coinvolto.
5. Garanzia di corretta esecuzione del lavoro.
Nello studio del modo di operare all’interno della Z.SP si è notato che la buona riuscita della lavorazione è totalmente affidata alla capacità ed all’esperienza dell’addetto. Pur non essendo le operazioni svolte di particolare difficoltà, ciò può creare degli inevitabili errori di lavorazione e delle difficoltà nella rintracciabilità delle operazioni effettuate.
6. Tutti gli allegati generati dalle varie lavorazioni vengono raccolti e archiviati.
Dato l’elevato numero degli stessi, risulta molto complicato il loro utilizzo ai fini di un controllo futuro.
La soluzione proposta per risolvere tali situazioni, individuata e rivista insieme ai diretti interessati, è stata così strutturata:
• è stata introdotta una fase di pesatura del prodotto in arrivo alla Z.Sp e del prodotto versato nella Vasca Spandenti.
• è stato progettato e realizzato un modulo elettronico, gestito dal sistema
informatico dello STAP LI, che sostituirà l’allegato cartaceo. Tale modulo ha
introdotto delle importanti novità:
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1. la sua compilazione e consultazione può avvenire su uno qualsiasi dei computer collegati alla rete Lan dello Stabilimento. Non sarà più necessario far girare un allegato cartaceo:
2. ogni utente del modulo sarà riconosciuto automaticamente (attraverso una procedura di riconoscimento iniziale) dal programma e potrà compilare e consultare solo i campi previsti per il suo uso;
3. il modulo, secondo il tipo di lavorazione da effettuare, prevede l’introduzione dei dati adeguati dalle persone idonee;
4. tra i dati da inserire sono stati aggiunti i valori dei pesi dei prodotti in entrata alla Z.Sp e versati nella Vasca Spandenti;
La gestione delle lavorazioni con questo modulo ha dato modo di risolvere i problemi riguardanti:
• il bilancio di materia della Z.SP;
• la comunicazione tra il responsabile della singola lavorazione e l’operatore della Z.SP;
• la rintracciabilità di chi ha ordinato la lavorazione e chi l’ha eseguita
• l’archiviazione dei vari allegati.
• è stato delegato l’operatore della Z.SP alla contabilizzazione dei prodotti realizzati e dei materiali che dovranno essere smaltiti;
• sono stati individuati dei semplici espedienti per aiutare l’operatore a non sbagliare. Ad esempio: l’etichettatura dei contenitori deve essere effettuata prima di riempirli, così da essere sicuro che il contenitore con la specifica etichetta venga riempito con la giusta miscela. Comunque l’introduzione di una serie di dispositivi di tipo poka-yoke
15potrebbe essere argomento di un più approfondito studio;
• per garantire la rintracciabilità delle operazioni effettuate sul prodotto, oltre che all’introduzione del modulo si è previsto di:
15 Termine giapponese che identifica uno strumento o una procedura a prova d'errore, che previene la creazione di difetti nel processo di gestione ordini o in quello produttivo. Lo strumento in questione deve essere in grado di rendere difficile e improbabile l'errore anche da parte di personale non particolarmente accorto. I sistemi poka - yoke possono essere applicati in diversi ambiti aziendali quali per esempio la gestione ordini o la produzione.
o limitare l’uso della stampante che si trova nella Z.SP alla sola creazione delle etichette delle confezioni prodotte nel reparto. Così che il codice identificativo della stampante, riportato sull’etichetta realizzata, evidenzi che quella confezione è stata creata nella Z.SP
16;
o utilizzare, in caso di rabbocco, miscele dello stesso tipo e provenienti dallo stesso lotto di produzione della confezione da rilavorare
17;
La creazione del modulo, e quindi la consultazione del data base, e il rispetto della procedura operativa creata saranno le principali fonti per la ricostruzione della storia delle lavorazioni che ogni singolo prodotto avrà subito nella Z.SP., Sul modulo sono indicati:
• i dati del prodotto da lavorare;
• i dati del prodotto riconfezionato;
• la data e il progressivo dell’operazione effettuata;
• l’operatore che l’ha eseguita;
Ogni parte del “modulo” viene compilata dalla persona competente a farlo (grazie all’introduzione dell’informatizzazione dello stesso). Ciò è garantito dalla procedura di riconoscimento obbligatoria, da effettuare all’inizio della compilazione. Per rintracciare il percorso che un qualsiasi prodotto ha seguito all’interno della Z.SP si partirà dal codice a barre riportato sulla sua etichetta, da cui si può ricostruire:
• quando l’etichetta è stata creata e quindi quando è avvenuta la lavorazione;
• se il prodotto è stato riconfezionato nella Z.SP. (La garanzia di quest’ultimo dato è fornita dalla presenza del codice della stampante della Z.SP).
Conosciuta la data di lavorazione e il tipo di prodotto, attraverso il data base dei moduli, sarà possibile conoscere quali lavorazioni ha subito il prodotto e da chi sono state effettuate.
16 Prima detta stampante poteva essere utilizzata per realizzare le etichette per prodotti uscenti da un qualsiasi reparto dello Stabilimento.
17 Non sarà più possibile utilizzare per il rabbocco miscele uguali ma di lotti diversi, perché verrebbe meno la rintracciabilità delle lavorazioni.
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Una volta ricostruito il modo di lavorare all’interno della Z.SP, proposta e accettata la soluzione ai principali problemi del processo, si è passati alla rielaborazione della mappa dei processi aziendali e alla redazione della procedura operativa integrata.
4. Come è avvenuta la riorganizzazione.
Il primo passo della riorganizzazione è stato la modifica della mappa dei processi aziendali dello Stabilimento (Figura 10).
In essa è stato inserito il processo “Gestione delle Rilavorazioni”. Questo ha degli scambi di materiali, documenti e contabilità con i processi:
• in ingresso:
o 3: Pianificazione Confezionamento o 7: Confezionamento
o 11: Magazzino Materiali Ausiliari e Accessori o 12: Stoccaggio Prodotti Imballati
o 14: Stoccaggio Materie Prime e Miscele
• In uscita:
o 16: Gestione Rifiuti o 17: Slop
o 18: Giacenze Statiche
o 12: Stoccaggio Prodotti Imballati
Mentre tutti i processi che danno un input alla “Gestione delle Rilavorazioni” sono già descritti, i processi “Slop”, “Giacenze Statiche” e “Gestione dei Rifiuti” sono nati dalla presente riorganizzazione.
In particolre:
• lo “Slop” si occupa dell’utilizzo delle miscele ibride. Quest’ultime sono un
miscuglio di tutte le miscele con riutilizzi compatibili che non possono essere
utilizzate direttamente per la produzione, ma che hanno delle caratteristiche tali
da poter essere riutilizzate come materie prime. Nelle miscele ibride finiscono
ad esempio quelle piccole quantità di prodotto che non è stato riconfezionato e
che non conviene tenere in magazzino, gli oli che, all’inizio della produzione,
vengono utilizzati per lavare tutta la linea. L’utilizzo delle miscele ibride è vario,
possono essere utilizzate come base per la realizzazione di un nuovo olio (ciò
avviene solo dopo opportuna analisi della miscela ibrida e determinazione delle sua caratteristiche; comunque l’olio con esse creato sarà di bassa qualità e valore economico) o possono essere vendute all’esterno.
• Il processo “Giacenze Statiche” andrà a regolamentare la gestione di quei prodotti che per qualche motivo non sono temporaneamente utilizzabili per nessun’attività di produzione dello stabilimento (ad esempio sono prodotti che non vengono realizzati allo STAP LI).
• Il processo “Gestione dei Rifiuti” andrà a descrivere come avviene nello Stabilimento la gestione dei rifiuti. Possedendo lo STAP LI la certificazione del Sistema Ambientale, tale gestione è già ampiamente regolamentata, ma non esiste una sua descrizione per processo.
Il risultato della riorganizzazione dei processi è stata la Mappa dei Processi Attuali (Figura 11).
Frutto della riorganizzazione è stato anche la ridistribuzione di alcuni compiti e l’assegnazione della responsabilità dell’intero processo “Gestione delle Rilavorazioni”.
E’ rimastato all’operatore della Z.SP il compito e la responsabilità di completare con i giusti dati il modulo che accompagna ogni operazione svolta nel reparto. Ad esso è stato delegata la contabilità delle nuove produzioni e dei materiali mandati a smaltimento, compito che prima era affidato al responsabile del processo che attivava la lavorazione.
Sempre l’operatore della Z.SP ora ha la possibilità, se non esistono indicazioni precise,
di decidere come ricondizionare gli imballi in arrivo (questa era una pratica già adottata,
ma adesso è stata ufficializzata).
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La responsabilità del processo per quanto riguarda il reparto è assegnata ufficialmente ad UCON (responsabile del reparto Confezionamento), mentre la gestione della lavorazione è di volta in volta attribuita al responsabile del processo che l’ha attivata.
Queste modifiche e innovazioni sono state ufficializzate attraverso la creazione della procedura operativa di processo integrata: POI01 – Gestione delle Rilavorazioni
18. Al paragrafo 5.1 della stessa è descritta in generale la nuova operatività del processo e il suo diagramma di flusso (Figura 12).
Di seguito vengono riportati brani della POI01:
5.1 Descrizione del processo di Gestione delle Rilavorazioni.
18Integralmente riportata in allegato
Figura 11 – Mappa dei Processi Attuali
Il processo n° 15 “Gestione delle Rilavorazioni” definisce la gestione, all’interno dello stabilimento, delle situazioni in cui è richiesta una operazione di rilavorazione.
Quest’ultima è intesa come la riutilizzazione, fino a quanto è possibile, del prodotto e dei materiali che:
• sono usciti dalle normali fasi di produzione
• sono resi da clienti
• sono provenienti da altri stabilimenti.
Il processo è costituito da due fasi principali:
a) “Pianificazione”: fase decisionale in cui avviene:
• la verifica di tipo e quantità di materiale in entrata;
• la distinzione tra il materiale rilavorabile e non
• la scelta del tipo di ricondizionamento;
l’esecuzione, in base alle disposizioni precedenti, di una delle seguenti:
b) “Rilavorazione” del prodotto:
• si esegue la lavorazione (riconfezionamento e/o versamento a Vasca Spandenti)
• si rende il prodotto disponibile per la messa in magazzino;
c) “Gestione non rilavorabile”: quando il prodotto non può essere lavorato si procede a mandarlo, secondo il caso:
• a smaltimento (se è giudicato permanentemente non rilavorabile)
• a “Giacenze Statiche” (se è giudicato temporaneamente non lavorabile)
Il processo sarà attivato nel caso di:
• Fine olio
• Prodotti non conformi per la qualità della miscela
• Svuotamento serbatoi
• Prodotti da travasare
• Imballi danneggiati, scaduti o in Giacenza Statica.
Vincoli alla sua esecuzione saranno:
• la disponibilità del personale
• la capacità del magazzino prodotti finiti
• la disponibilità dei materiali ausiliari e accessori
• la capacità della Vasca Spandenti
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114 Input dello stesso saranno, in funzione della singola attività, alcuni dei seguenti
processi dello stabilimento:
• 3: Pianificazione Confezionamento
• 7: Confezionamento
• 11: Magazzino Materiali Ausiliari e Accessori
• 12: Stoccaggio Prodotti Imballati
• 14: Stoccaggio Materie Prime e Miscele
Output saranno alcuni dei seguenti:
• 16: Gestione Rifiuti
• 17: Slop
• 18: Giacenze Statiche
• 12: Stoccaggio Prodotti Imballati
Le unità, che, caso per caso, potrebbero essere coinvolte nel processo, saranno:
GESAP, UPRO, UCON, GESTMAG, UMAG, CQ19
• 19 CQ - Controllo Qualità
Figura 12 – Diagramma di flusso del processo “Gestione delle Rilavorazioni”
5.1.1 Gestione prodotti colorati.
Sono esclusi completamente dal normale iter del processo i prodotti colorati. Questi, qualora siano input della “Gestione delle Rilavorazioni”, vengono sempre inviati direttamente alle Giacenze Statiche.
5. Procedure Operative Integrate.
Come detto, uno degli obiettivi dello stage era quello di realizzare una procedura operativa di processo ed in particolare di tipo integrata. Questa deve fare da linea guida per la redazione dei tutte le procedure di processo integrate che andranno a completare il SGI.
La struttura per processo della procedura è stato il risultato dello studio delle varie fasi delle lavorazioni che avvengono durante lo sviluppo dello stesso. La conclusione è stata una procedura operativa in cui per ogni tipo di lavorazione sono stati messi in evidenza:
• gli input;
• gli output;
• le risorse;
• i vincoli.
Il tutto è stato semplificato e schematizzato nel diagramma di flusso di Figura 8 e in alcuni diagrammi dedicati ad ogni sotto-processo (Figura 13).
Rendere la procedura integrata significa darle una validità ed utilizzabilità in un SGI e quindi la capacità di rispondere hai requisiti di tre sistemi: SGQ, SGA e SGS.
Per lo sviluppo della POI01 – Gestione delle Rilavorazioni si è partiti dalla creazione della procedura del SGQ. A questa bozza iniziale si sono aggiunti tutti i requisiti che il processo deve rispettare per essere valido anche per i SGA e SGS.
Estrapolando delle parti della POI01, si può evidenziare in cosa consistono questi innesti:
• GESAP - Gestione Sistemi per Approvvigionamento e Produzione.
• GESTMAG – Ditta che si occupa della movimentazione all’interno del magazzino.
• UCON - Unità Confezionamento
• UMAG - Unità Magazzino
• UPRO- Unità Produzione
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116 L’addetto alla Z.SP
• verifica con attenzione il tipo di prodotto che sta per manipolare e prende le precauzioni del caso;
questo è un richiamo al SGS.
• esegue il lavoro, adottando le seguenti indicazioni:
• riporta sulla confezione le eventuali frasi di rischio previste
richiamo al SGS
• controlla che la Vasca Spandenti sia capace di contenere il versamento prima di effettuarlo
richiamo al SGA
5.3 Emergenze
Le emergenze dovranno essere gestite secondo la procedura ambientale PA09 e quella di sicurezza PSICU20.
Figura 13 – Diagramma di un Processo descritto nella PIO01
richiamo al SGS
5.4 Gestione Vasca Spandenti
[...]
La Vasca Spandenti è dotata di allarme luminoso e sonoro che indicano il livello di “troppo pieno”.
richiamo al SGS
5.5 Gestione Rifiuti [...]
E’ necessario precisare che eventuali imballi che hanno contenuto sostanze pericolose dovranno essere gestiti separatamente dagli altri. In questi casi si dovrà procedere alla segregazione del rifiuto e, con il supporto di QHSSE20, all’adeguato smaltimento.
richiamo al SGS
Nel caso di gestione di imballi che hanno contenuto o contengono colorante è prevista una gestione distinta secondo la IA0821.
richiamo al SGA
5.6 Gestione sostanze pericolose
Nel caso in cui l’addetto si troverà a manipolare o stoccare sostanze pericolose, dovrà seguire le istruzioni operative dettate dalla IA0422.
richiamo al SGA
5.8 Sicurezza e Salute
20 QHSSE - Responsabile Funzione Qualità, Sicurezza, Ambiente
21 Procedura del SGA.
22 Procedura del SGA
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118 Nella Z.SP esiste un aspiratore, che convoglia le eventuali emissioni in ambiente esterno.
Il punto di emissione, ai fini della normativa vigente, è dichiarato come poco significativo.
Vengono periodicamente effettuate indagini ambientali volte ad escludere eventuali esposizioni a rischio chimico di aerosol d’oli.
Sulla base delle evidenze disponibili, vengono in oltre programmate le opportune indagini sanitarie.
Per le attrezzature utilizzate durante le lavorazioni e per le attività svolte è stata fatta la valutazione dei rischi ai fini del D.Lgs 626/94 , costantemente aggiornate, e sono stati individuati i necessari D.P.I. che devono utilizzare gli addetti.
richiamo al SGA e al SGS
6. Gli Indicatori
Gestire il Sistema Integrato con un miglioramento continuo, richiede l’individuazione, di indicatori. Per il processo “Gestione delle Rilavorazioni” si sono individuati i seguenti:
Questo indicatore tiene conto della quantità di miscela passata da Z.sp ed andata tra le miscele ibride. Darà le dimensioni della quantità di miscela che non può essere riutilizzata per la produzione. Una sua decrescita sarà il segnale di una buona gestione delle lavorazioni del processo.
Questo indicatore (limitato ciò che è di Responsabilità STAP LI) darà le dimensioni della percentuale dei reclami
23rispetto al totale di operazioni effettuate in Z.SP, nell’arco di un intervallo temporale. Questo indicatore dovrebbe essere sempre il più possibile prossimo allo zero.
23 Possibili reclami possono derivare da un errata lavorazione effettuata dal processo.
