2.1 La schermata principale ... 2
2.2 BooleBox Security Suite ... 4
2.3 BooleBox File Encryptor Suite ... 5
2.4 BooleBox E-mail Encryptor Suite ... 6
3 Azienda ... 7
3.1 Creare una nuova azienda ... 7
3.2 Visualizzare e personalizzare le impostazioni di un’azienda ... 8
3.2.1 Personalizzazioni ... 8
3.2.2 Conservazione Log e File ... 10
3.2.3 Active directory ... 11
3.2.4 Password policy ... 12
3.3 Rimuovere un’azienda ... 14
3.4 Sospendere/attivare un’azienda ... 15
3.5 Visualizzare le relazioni di un’azienda ... 16
3.6 Licenze ... 17
4 Utenti ... 18
4.1 La schermata principale ... 18
4.2 Aggiungere un nuovo utente ... 19
4.3 Visualizzare i dettagli di un utente ... 20
4.4 Modificare le proprietà di un utente ... 21
4.5 Visualizzare le relazioni di un utente ... 22
4.6 Rimuovere un utente dall’azienda – licenza cloud ... 23
4.7 Rimuovere un utente – licenza On-Premises ... 24
4.8 Impostare la password di un utente ... 25
4.9 Sospendere/attivare un utente ... 26
4.10 Impostazioni avanzate ... 27
4.10.1 Notifica di accesso ... 29
4.10.2 Single Sign On ... 30
4.10.3 Verifica in due passaggi ... 30
4.10.4 Disabilita notifiche real-time ... 31
4.10.5 Raggruppamento file ricevuti ... 31
4.10.13 Svuota cestino ... 33
4.10.14 Modalità di condivisione (Mail, link, Facebook) ... 33
4.10.15 Visibilità sezioni ... 33
4.10.16 Visibilità tab ... 33
4.10.17 Editor online ... 33
4.10.18 Lingua ... 34
4.10.19 Spazio assegnato ... 34
4.10.20 Versioni da conservare ... 34
4.11 Account Funzionale ... 35
4.12 Modificare la proprietà di file e cartelle di un utente ... 36
4.13 Drive remoto ... 37
4.14 Filtri di ricerca ... 38
4.15 Associare ad un’azienda un utente esterno al dominio dopo una condivisione ... 39
4.16 Esportare i dati ... 40
5 Gruppi ... 41
5.1 La schermata principale ... 41
5.2 Creare un nuovo gruppo ... 42
5.2.1 Creare gruppi gerarchici ... 42
5.3 Visualizzare e modificare i dettagli di un gruppo ... 44
5.4 Rimuovere un gruppo ... 45
5.5 Visualizzare le relazioni di un gruppo ... 46
5.6 Filtri di ricerca ... 47
6 Impostazioni utenti ... 48
6.1 La schermata principale ... 48
6.2 Il profilo default ... 49
6.2.1 Notifica di accesso ... 49
6.2.2 Single Sign On ... 49
6.2.3 Verifica in due passaggi ... 50
6.2.4 Disabilita notifiche real-time ... 50
6.2.12 Obbligo Personal Key su condivisione pubblica ... 52
6.2.13 Modalità di condivisione (Mail, Link, Facebook) ... 53
6.2.14 Visibilità sezioni ... 53
6.2.15 Visibilità tab ... 53
6.2.16 Editor online ... 53
6.2.17 Lingua ... 54
6.2.18 Spazio assegnato ... 54
6.2.19 Versioni da conservare ... 54
6.3 Aggiungere un nuovo profilo ... 55
6.4 Visualizzare e modificare le proprietà di un profilo ... 56
6.5 Applicare a utenti e gruppi di utenti una tipologia di profilo ... 57
6.6 Rimuovere un profilo ... 58
6.7 Filtri di ricerca ... 59
7 Template condivisione ... 60
7.1 La schermata principale ... 60
7.2 Aggiungere un nuovo template di condivisione ... 61
7.2.1 Limitazioni ... 61
7.2.2 Permessi ... 63
7.2.3 Notifiche ... 63
7.3 I template di condivisione predefiniti ... 65
7.3.1 Protected View ... 65
7.3.2 View and Edit ... 66
7.3.3 View only ... 66
7.3.4 Expiry 1 day ... 66
7.3.5 Expiry 1 min ... 67
7.3.6 Notify me ... 67
7.4 Visualizzare e modificare le proprietà di un template di condivisione ... 68
7.5 Rimuovere un template di condivisione ... 69
7.6 Visualizzare le relazioni di un template di condivisione ... 71
7.7 Filtri di ricerca ... 72
8 Vault template ... 73
8.1 La schermata principale ... 73
9.3 Visualizzare e modificare le proprietà di un modello di documento ... 80
9.4 Rimuovere un modello di documento ... 81
9.5 Effettuare il download di un modello di documento ... 82
9.6 Filtri di ricerca ... 83
10 Template di accesso ... 84
10.1 La schermata principale ... 84
10.2 Creare un nuovo template di accesso ... 85
10.3 Visualizzare e modificare le proprietà di un template di accesso ... 87
10.4 Visualizzare le relazioni di un template di accesso ... 88
10.5 Rimuovere un template di accesso ... 89
11 Classificazioni ... 90
11.1 La schermata principale ... 90
11.2 Creare un nuovo progetto di classificazione ... 91
11.3 Aggiungere un nuovo tag ad una classificazione ... 93
11.4 Modificare un tag di classificazione ... 95
11.5 Archiviare un tag di una classificazione ... 96
11.6 Rimuovere un tag di una classificazione ... 97
11.7 Creare metadati ... 98
11.8 Visualizzare e modificare le proprietà di una classificazione ... 100
11.9 Archiviare una classificazione ... 101
11.10 Rimuovere una classificazione ... 102
11.11 Visualizzare le relazioni di una classificazione ... 103
11.12 Drive remoto ... 104
11.13 Filtri di ricerca ... 105
12 Data Loss Prevention ... 106
12.1 La schermata principale ... 106
12.2 Monitorare una cartella con File Encryptor ... 107 12.3 Associare una regola di cifratura a una cartella Windows monitorata
108 ...
12.4 Associare una regola di cifratura a una cartella di una libreria monitorata
13.1 La schermata principale ... 117
13.2 I filtri di ricerca ... 118
13.2.1 Ricerca per operazione ... 118
13.3 Esportare i dati ... 119
13.4 Consultare i grafici ... 120
13.4.1 Grafico operazioni ... 120
13.4.2 Grafico tipo dispositivo ... 121
14 Ruoli amministrativi ... 122
14.1 La schermata principale ... 122
14.2 I ruoli amministrativi predefiniti ... 123
14.3 Creare un nuovo ruolo amministrativo ... 124
14.4 Visualizzare e modificare le proprietà di un ruolo amministrativo ... 125
14.5 Rimuovere un ruolo amministrativo ... 126
14.6 Filtri di ricerca ... 127
15 Log Amministrativi ... 128
15.1 La schermata principale ... 128
15.2 I filtri di ricerca ... 129
15.2.1 Ricerca per operazione ... 129
15.3 Esportare i dati ... 130
16 Cestino ... 131
16.1 La schermata principale ... 131
16.2 Rimuovere un elemento dal cestino ... 132
16.3 Ripristinare un elemento dal cestino ... 133
16.4 Filtri di ricerca ... 134
17 Versione certificata Common Criteria EAL2+ ... 135
1 Introduzione
Benvenuto nella sezione DASHBOARD della guida online di BooleBox. In quest’area scoprirai come gestire tutte le funzionalità amministrative della piattaforma, come ad esempio la creazione di nuove classificazioni e l’assegnazione di permessi specifici agli utenti creati (Notifica d’accesso, Single Sign On, Personal Key, proprietà di condivisione e accesso alle sezioni). All’interno della piattaforma possono essere creati i seguenti profili utente:
SUPER ADMIN (SAM) – profilo amministrativo creato automaticamente in fase di configurazione del sistema, con il potere di creare nuove aziende e nuovi utenti.
ADMIN (ADM) – profilo amministrativo creato da un admin o da un super admin, con pieni permessi all’interno dell’azienda di cui è amministratore.
ADMINISTRATIVE RESTRICTED ROLE (ADR) – profilo amministrativo creato da un admin o da un super admin, con accesso solo a particolari sezioni della dashboard in base alle scelte operate dal profilo admin o super admin.
GROUP ADMINISTRATIVE ROLE (GAR) – profilo amministrativo creato da un admin o da un super admin, con pieni permessi a riguardo del gruppo di utenti di cui è
amministratore.
USER (USR) – utente creato da un profilo admin o super admin con permessi specifici stabiliti in fase di configurazione.
GUEST (G) – utente ospite esterno alla piattaforma con cui è possibile condividere file sulla base del template di condivisione utilizzato.
Nota: l’utente guest non viene conteggiato all’interno degli utenti disponibili per la licenza acquistata e non può accedere alle classificazioni.
In alto a destra sarà sempre disponibile un’icona che consentirà di consultare la documentazione tecnica di supporto in caso di necessità.
Nota: la sezione DASHBOARD è accessibile soltanto ai profili SAM, ADM e ADR. Gli utenti SAM e ADM potranno accedere a tutte le sezioni della dashboard, mentre gli utenti ADR vi avranno accesso in accordo con i permessi definiti in fase di
creazione dell’utente.
2 App
Come attivare e gestire le app studiate e sviluppate da BooleBox per costruire una protezione personalizzata dei tuoi dati aziendali.
2.1 La schermata principale
La sezione APP disponibile nella Dashboard di BooleBox consente di scoprire, attivare e gestire le applicazioni studiate e sviluppate da BooleBox per offrirti una protezione a 360 gradi. All’interno di questa sezione, infatti, troverai tutti i prodotti che compongono la BooleSuite, per definire e valutare una soluzione modulata sulla tua realtà aziendale. La BooleSuite è suddivisa a sua volta in tre piccole suite di protezione, ciascuna dedicata a particolari contesti operanti nella maggior parte delle realtà aziendali. La schermata principale di questa sezione comprende:
L’area principale contenente le tre suite di applicazioni, meglio approfondite nei paragrafi dedicati.
Sulla sinistra, un pannello di ricerca avanzata che consente di filtrare la visualizzazione delle APP in base a una delle aziende collegate all’istanza in oggetto: di default saranno visualizzate le applicazioni acquistate e configurate per l’azienda primaria.
Più in basso, il riepilogo delle licenze totali per l’istanza in oggetto.
Cliccando in corrispondenza di una singola applicazione è possibile consultare:
Lo STATO dell’app (ATTIVA/INATTIVA).
Il numero di LICENZE AZIENDALI, ovvero il numero delle licenze relative all’istanza per una determinata applicazione assegnate all’azienda selezionata.
Il numero di LICENZE in uso, cioè quelle già utilizzate fra le licenze aziendali.
Il numero di LICENZE LIBERE, cioè quelle ancora disponibili per l’azienda selezionata.
La data di scadenza del prossimo RINNOVO.
In aggiunta, se l’applicazione è già stata acquistata, nell’area DISPONIBILE PER sarà possibile assegnare le licenze libere agli utenti facenti parte dell’azienda selezionata. A seconda delle
2.2 BooleBox Security Suite
La BooleBox Security Suite è la suite di BooleBox pensata per offrire una protezione completa che garantisca alta sicurezza e facilità di utilizzo nei contesti tipici di qualsiasi realtà
aziendale. Le applicazioni della BooleBox Security Suite, acquistabili separatamente o in blocco, sono:
SECURE FILE MANAGER – applicazione che consente di gestire, classificare e
condividere i tuoi file in totale sicurezza sfruttando la cifratura militare sempre offerta da BooleBox.
SECURE E-MAIL – applicazione che consente di inviare e ricevere e-mail cifrate con le protezioni BooleBox direttamente dall’interno della piattaforma.
SECURE PASSWORD – applicazione che consente di salvare password e record personali in una cassaforte digitale sicura.
SECURE TRANSFER – applicazione che consente di trasferire file cifrati in modo semplice e immediato.
2.3 BooleBox File Encryptor Suite
La BooleBox File Encryptor Suite è la suite di BooleBox pensata e sviluppata per integrare ai tuoi repository usuali la cifratura militare garantita da BooleBox. Le applicazioni della
BooleBox Security Suite, acquistabili separatamente o in blocco, sono:
FILE ENCRYPTOR PER WINDOWS – applicazione che consente di applicare le logiche di protezione di BooleBox sui file depositati in dischi locali e/o cartelle di rete cifrandoli automaticamente attraverso regole da impostarsi nella Dashboard.
FILE ENCRYPTOR PER ONEDRIVE E SHAREPOINT – applicazione che consente di proteggere i file presenti nel cloud storage di Microsoft, sfruttando la sicurezza della cifratura militare di BooleBox.
Nota: per maggiori informazioni a riguardo di queste due applicazioni, rivolgiti al tuo consulente e chiedi le guide ad hoc! Potrai trovare utili e dettagliate
informazioni a riguardo delle procedure di installazione, configurazione e utilizzo.
2.4 BooleBox E-mail Encryptor Suite
La BooleBox E-mail Encryptor Suite è la suite di BooleBox pensata e sviluppata per proteggere tutte le informazioni sensibili che vengono divulgate attraverso le frequenti comunicazioni via e-mail. A differenza dell’applicazione SECURE E-MAIL facente parte della BooleBox Security Suite, le app della BooleBox E-mail Encryptor Suite mirano ad integrarsi nel tuo client di posta usuale per garantirti un’elevata user experience attraverso le
interfacce a cui sei abituato. Le applicazioni della BooleBox E-mail Encryptor Suite, acquistabili separatamente o in blocco, sono:
E-MAIL ENCRYPTOR PER OUTLOOK – applicazione che consente di cifrare tutte le e- mail attraverso l’utilizzo di comode funzionalità messe a tua disposizione nella toolbar di Outlook.
E-MAIL ENCRYPTOR PER GMAIL – applicazione che consente di cifrare tutte le e-mail attraverso l’utilizzo dell’interfaccia web di GMail.
3 Azienda
Come creare, configurare e gestire all’interno della piattaforma BooleBox le aziende, ossia unità interne al proprio account attraverso cui organizzare utenti e gruppi di utenti.
3.1 Creare una nuova azienda
BooleBox Business e On-Premises consentono di configurare delle aziende secondarie all’interno della piattaforma, aggiuntive rispetto all’azienda primaria generata
automaticamente in fase di attivazione del servizio. Attraverso la configurazione delle
aziende, è possibile organizzare i propri utenti in gruppi anche completamente autonomi tra di loro, per gestire in modo semplice ed efficiente business unit, filiali geograficamente distaccate nel territorio, gruppi di competenza, società secondarie o qualsiasi suddivisione organizzativa possa risultare necessaria all’interno della propria realtà.
Per creare una nuova azienda:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione AZIENDA.
Clicca sul simbolo + AGGIUNGI NUOVO posizionato in alto a destra.
Nella schermata che compare sul tuo schermo, in corrispondenza del campo NOME, inserisci il nome che desideri assegnare all’azienda che stai creando.
Nel campo DESCRIZIONE, inserisci una descrizione che consenta di avere un riferimento più preciso all’azienda che stai creando.
Specifica un’eventuale stringa personalizzata per consentire agli utenti che faranno parte di questa azienda di accedere direttamente ad essa tramite un link diretto al dominio di secondo livello.
Premi SALVA per confermare.
La nuova azienda appare ora nell’elenco all’interno dell’area principale.
3.2 Visualizzare e personalizzare le impostazioni di un’azienda
Per visualizzare e modificare le impostazioni di un’azienda precedentemente creata:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione AZIENDA.
Clicca in corrispondenza del nome dell’azienda che desideri visualizzare o personalizzare.
Nella schermata che compare sul tuo schermo, in corrispondenza dei DATI GENERALI, è possibile modificare i dati principali dell’azienda selezionata o importare un elenco di utenti in formato .CSV.
Nell’area IMPOSTAZIONI è disponibile un elenco di link attraverso cui accedere alle sezioni corrispondenti ad una serie di parametri con cui personalizzare l’azienda selezionata.
Premi SALVA per confermare le modifiche effettuate.
Nota: le impostazioni personalizzate dell’azienda saranno visualizzate soltanto inserendo l’URL relativo nel campo apposito all’interno dell’area DATI GENERALI.
3.2.1 Personalizzazioni
Cliccando in corrispondenza del link PERSONALIZZAZIONI è possibile impostare alcune personalizzazioni di carattere grafico e funzionale che saranno attive per l’azienda
selezionata. Il link PERSONALIZZAZIONI permette di effettuare modifiche relativamente alle sezioni LOGHI E COLORI, OPZIONI LOGIN e DISCLAIMER MAIL.
LOGHI E COLORI
All’interno della sezione LOGHI E COLORI è possibile personalizzare i loghi e i colori che saranno visibili all’interno della piattaforma a tutti gli utenti facenti parte dell’azienda selezionata. La sezione permette di personalizzare:
Area LOGIN – area in cui è possibile personalizzare il colore (COLORE HEADER LOGIN)
Area PRINCIPALE – area in cui è possibile personalizzare il colore da assegnare a pulsanti, titoli e all’header da visualizzare dopo il login (TEMA) ed impostare il logo da visualizzare nell’header interno accanto al nome dell’utente (LOGO).
OPZIONI LOGIN
All’interno della sezione OPZIONI LOGIN è possibile regolare alcune funzionalità inerenti la procedura di login degli utenti facenti parte dell’azienda selezionata. Nello specifico, all’interno della sezione OPZIONI LOGIN è possibile attivare/disattivare le seguenti opzioni:
PULSANTE REGISTRATI – pulsante presente nella schermata di login che consente di registrare un nuovo account BooleBox.
LINK ACCESSO DA DISPOSITIVI NON SICURI – link che consente di procedere con l’operazione di ACCESSO DA DISPOSITIVI NON SICURI.
Nota: per istanze di BooleBox On-Premises configurate in accordo con le specifiche imposte dalla certificazione Common Criteria EAL2+, questa opzione deve essere disattivata.
Checkbox SALVA QUESTO COMPUTER – checkbox che, in caso di login con OTP, consente di riconoscere il dispositivo in uso come sicuro, disabilitando la richiesta dell’OTP ai successivi accessi.
Nota: per istanze di BooleBox On-Premises configurate in accordo con le specifiche imposte dalla certificazione Common Criteria EAL2+, questa opzione deve essere disattivata.
LINK PASSWORD DIMENTICATA – link che consente di procedere con l’operazione di RECUPERO PASSWORD.
DISCLAIMER MAIL
All’interno della sezione DISCLAIMER MAIL è possibile inserire all’interno del campo di testo apposito un testo personalizzato da allegare alle e-mail di notifica provenienti dalla
piattaforma.
All’interno della sezione INFORMATIVA SULLA PRIVACY è possibile inserire all’interno del campo di testo apposito un link personalizzato all’informativa sulla privacy, la cui
accettazione è richiesta agli utenti esterni che ricevono un contenuto in condivisione da un utente facente parte della company personalizzata o agli utenti esterni che desiderano registrarsi alla company personalizzata.
3.2.2 Conservazione Log e File
Cliccando in corrispondenza del link CONSERVAZIONE LOG E FILE è possibile definire le politiche inerenti la conservazione dei log riguardanti le operazioni effettuate e i file eliminati dagli utenti.
CONSERVAZIONE DEI LOG
All’interno della sezione CONSERVAZIONE DEI LOG è possibile limitare il periodo massimo della conservazione dei log sul server su cui è stato installato MySQL. Nello specifico, all’interno di questa sezione è possibile scegliere fra due opzioni:
NO – i log verranno salvati sul server in maniera permanente (senza scadenza).
SÌ – i log verranno salvati sul server per il periodo indicato nel menù a tendina sottostante.
LIMITE DI CONSERVAZIONE DEI FILE ELIMINATI
Quando un file caricato su BooleBox viene eliminato, prima di essere rimosso definitivamente dalla piattaforma, viene spostato nella sezione CESTINO a disposizione dell’utente all’interno del proprio file manager. Qualora il file eliminato fosse invece un file classificato, sarà
spostato nel cestino dell’owner dell’azienda a cui appartiene la classificazione che conteneva il file, accessibile attraverso la sezione CESTINO della dashboard. Per entrambe le sezioni, è possibile impostare sia un limite di conservazione dei file eliminati, oltre il quale tutti i file presenti in una delle due sezioni CESTINO sopra elencate verranno irrimediabilmente
cancellati, sia una policy di mantenimento dei file eliminati, ovvero un periodo di tempo lungo il quale non sarà possibile eliminare definitivamente i file.
Per impostare una policy di mantenimento:
Seleziona tramite l’apposito menù a tendina l’opzione MANTIENI.
Imposta tramite i menù a tendina a tua disposizione il periodo di mantenimento che vuoi imporre per i file eliminati.
Seleziona dal menù a tendina il criterio in base al quale conteggiare il periodo di tempo indicato (data di creazione, ultima modifica o cancellazione del file).
Se vuoi che al termine del periodo di mantenimento i file vengano cancellati, seleziona la checkbox I FILE VERRANNO CANCELLATI DOPO IL PERIODO INDICATO.
Clicca su SALVA per completare l’operazione.
Per impostare una policy di eliminazione dei file:
Nella sezione LIMITE DI CONSERVAZIONE DEI FILE ELIMINATI, seleziona la checkbox posta accanto all’opzione SÌ.
Seleziona tramite l’apposito menù a tendina l’opzione CANCELLA.
Seleziona attraverso i menù a tendina a tua disposizione il limite di conservazione dei file eliminati.
Seleziona dal menù a tendina il criterio in base al quale conteggiare il periodo di tempo indicato (data di creazione, ultima modifica o cancellazione del file).
Clicca su SALVA per completare l’operazione.
3.2.3 Active directory
Cliccando in corrispondenza del link ACTIVE DIRECTORY è possibile associare all’azienda che stai configurando un collegamento ad Active Directory. Per fare ciò è necessario aver
completato l’installazione di BooleBox AD Service. Nello specifico, all’interno del link è possibile selezionare un’opzione fra ACTIVE DIRECTORY (BOOLEBOX AD SERVICE) e ACTIVE DIRECTORY FEDERATION SERVICES (ADFS).
ACTIVE DIRECTORY (BOOLEBOX AD SERVICE)
Scegliendo l’opzione ACTIVE DIRECTORY (BOOLEBOX AD SERVICE) è possibile associare all’azienda un collegamento Active Directory sfruttando il componente BooleBox AD Service.
Dopo aver selezionato la checkbox:
installato il BooleBox AD Service.
In corrispondenza del campo API KEY DEL SERVIZIO, digita la chiave che verrà impostata automaticamente all’interno del file Config del Servizio AD. Al termine
dell’installazione di BooleBox AD Service, infatti, tale parametro è ancora da impostare.
Se invece questo parametro è già stato precedentemente configurato, per modificarlo sarà necessario inserire una nuova chiave e riportarla manualmente all’interno del file di configurazione del BooleBox AD Service.
Nota: per impostazione predefinita, il file Config è salvato nello stesso percorso in cui è stato installato BooleBox AD Service.
Premi TEST SERVIZIO per effettuare l’operazione associata.
Premi SALVA per confermare le modifiche effettuate.
ACTIVE DIRECTORY FEDERATION SERVICES (ADFS)
Scegliendo l’opzione ACTIVE DIRECTORY FEDERATION SERVICES (ADFS) è possibile associare all’azienda che stai configurando un collegamento Active Directory sfruttando il servizio ADFS. Dopo aver selezionato la checkbox:
Nel riquadro comparso sul tuo schermo, inserisci nel campo INDIRIZZO l’indirizzo del server ADFS.
Inserisci nel campo CERTIFICATO il certificato pubblico relativo al servizio ADFS, salvato sul server indicato in precedenza.
Nota: per le istanze di BooleBox On-Premises configurate in accordo con le
specifiche relative alla certificazione Common Criteria EAL2+, la connessione con il dominio Active Directory dell’organizzazione non deve essere configurato.
3.2.4 Password policy
Cliccando in corrispondenza del link PASSWORD POLICY, è possibile impostare policy di complessità e sostituzione delle password degli utenti facenti parte dell’azienda selezionata.
Per personalizzare i parametri relativi alla complessità della password:
Nel primo riquadro, indica il numero minimo dei caratteri alfanumerici richiesti per la
Abilita le opzioni associate alle condizioni che si desiderano rendere obbligatorie per la scelta della password.
Premi SALVA per confermare le modifiche effettuate.
Per impostazione predefinita, la COMPLESSITÀ PASSWORD richiede solamente 8 caratteri e nessuna opzione aggiuntiva.
Per impostare delle policy inerenti la scadenza delle password degli utenti dell’azienda:
Clicca in corrispondenza della checkbox ATTIVA SCADENZA PASSWORD.
Inserisci nel campo apposito il numero di password da mantenere nella cronologia delle password passate.
Nota: non è possibile impostare come nuova password una delle password mantenute nella cronologia.
Inserisci nel campo apposito il numero di giorni di validità della password degli utenti che fanno parte dell’azienda.
Premi SALVA per confermare le modifiche effettuate.
Nota: per installare BooleBox On-Premises nella versione certificata Common Criteria EAL2+, la password deve raggiungere la lunghezza minima di otto
caratteri e contenere una lettera maiuscola, una lettera minuscola ed un numero.
3.3 Rimuovere un’azienda
Per rimuovere un’azienda precedentemente creata:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione AZIENDA.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’azienda che desideri rimuovere.
Premi RIMUOVI.
Appare una nuova finestra di conferma che informa l’utente che, una volta eliminata, i dati dell’azienda non potranno essere recuperati.
Inserisci la tua password e premi CONFERMA per proseguire.
N.B. Non è consentito rimuovere l’azienda primaria a cui è stata associata l’attivazione della licenza Cloud Business o On-Premises.
3.4 Sospendere/attivare un’azienda
È possibile sospendere temporaneamente un’azienda senza eliminarne alcuna informazione o configurazione, rendendola quindi in qualunque momento riattivabile. Per sospendere
un’azienda:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione AZIENDA.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’azienda che desideri sospendere.
Premi SOSPENDI.
Appare un messaggio di conferma della corretta esecuzione dell’operazione effettuata.
Lo stato dell’azienda è sempre visibile dalla schermata principale della sezione AZIENDA.
Per riattivare un’azienda precedentemente sospesa, ripetere la procedura sopra descritta premendo sul tasto ATTIVA.
Nota: quando un’azienda è attiva appare il comando SOSPENDI, quando è sospesa appare il comando ATTIVA.
3.5 Visualizzare le relazioni di un’azienda
Visualizzando le relazioni di un’azienda, è possibile ottenere una panoramica generale delle relazioni che quest’ultima possiede con ciascuna delle sezioni della Dashboard ad essa collegate, ottenendo informazioni quali ad esempio i template di condivisione, gli utenti e i gruppi ad essa associati. Per visualizzare le relazioni di un’azienda:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione AZIENDA.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’azienda di cui vuoi visualizzare le relazioni.
Nella schermata che compare sul tuo schermo, verranno visualizzate le relazioni principali che l’azienda possiede con le sezioni della Dashboard ad essa associate.
3.6 Licenze
Per limitare il numero di utenze associabili all’azienda che stai configurando:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione AZIENDA.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’azienda che desideri configurare.
Premi LICENSE.
Appare una nuova finestra in cui è indicato il numero di utenti che attualmente fanno parte dell’azienda. Nel campo sottostante, è possibile indicare il numero massimo di utenze che, compatibilmente con il numero di utenze incluse nella propria licenza acquistata, potranno essere associate all’azienda selezionata.
Per impostazione predefinita, il numero di utenti configurabili non viene limitato e il valore corrispondente riportato è -1.
Premi SALVA per confermare.
4 Utenti
Come creare, attivare e gestire gli utenti BooleBox.
4.1 La schermata principale
La sezione UTENTI disponibile nella Dashboard di BooleBox consente di creare, attivare e gestire i profili che fanno parte della tua organizzazione.
La schermata principale di questa sezione comprende:
In alto a destra un menù orizzontale per eseguire rapidamente le operazioni principali come AGGIUNGI NUOVO, ESPORTA DATI e SELEZIONA TUTTO.
L’area principale con l’elenco di tutti gli utenti configurati, comprensivo di dettagli come USERNAME, NOME, COGNOME, AZIENDA di appartenenza, data e ora dell’ULTIMO
ACCESSO, SPAZIO assegnato/utilizzato e DATA DI SCADENZA dell’utente. Cliccando in corrispondenza della colonna di tuo interesse, è possibile riordinare l’elenco secondo l’ordinamento desiderato.
Sulla sinistra, un pannello di ricerca avanzata che propone vari parametri e filtri di ricerca.
In basso, la barra di navigazione delle pagine, per spostarsi rapidamente tra le varie schermate che riportano l’elenco degli utenti, il cui numero totale è riportato in basso a destra.
4.2 Aggiungere un nuovo utente
Per aggiungere un nuovo utente:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca sul simbolo + AGGIUNGI NUOVO posizionato in alto a destra.
Nella schermata che compare sul tuo schermo, inserisci l’INDIRIZZO E-MAIL dell’utente da aggiungere, che costituirà il suo USERNAME di accesso alla piattaforma.
Nel campo sottostante, seleziona dal menù a tendina l’AZIENDA precedentemente creata a cui l’utente dovrà appartenere.
Nota: un utente può appartenere ad una sola azienda all’interno di BooleBox.
Premi INVITA per confermare.
L’utente selezionato riceverà un’email di INVITO ad entrare a far parte dell’AZIENDA configurata in BooleBox. N.B. Accettando di entrare a far parte di un’AZIENDA, l’utente sarà gestito dall’azienda stessa e non sarà più autonomo fino a quando continuerà a farne parte.
Inviata l’e-mail di invito all’utente da aggiungere, quest’ultimo apparirà nell’elenco in grigio e contrassegnato dallo status -IN ATTESA- fino a quando non avrà accettato la richiesta.
Fino a quando l’utente è IN ATTESA, è possibile ANNULLARE L’INVITO, selezionando dal menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente la voce associata.
Nota: il numero di utenti che possono essere configurati dipende dal numero di licenze utente incluse nella propria licenza e dal numero di utenti configurabili all’interno dell’azienda selezionata.
Nota: lo username associato agli utenti deve essere univoco. Qualora si tenti di aggiungere un nuovo utente inserendo uno username già in utilizzo, apparirà un messaggio d’errore indicante che lo username indicato è già utilizzato.
4.3 Visualizzare i dettagli di un utente
Per visualizzare i dati associati ad un utente precedentemente creato:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente che desideri visualizzare.
Premi VISUALIZZA.
Appare la schermata con tutte le informazioni relative all’utente selezionato.
Premi ANNULLA per tornare alla schermata principale degli utenti.
4.4 Modificare le proprietà di un utente
Per modificare le proprietà di un utente:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del nome dell’utente di cui desideri modificare le proprietà.
Nella schermata che compare sul tuo schermo, in corrispondenza dei DATI GENERALI, è possibile modificare solo alcuni dei dati principali dell’utente:
Nome Cognome
Numero telefonico
Nell’area ALIAS è possibile inserire uno o più indirizzi e-mail appartenenti allo stesso utente, in modo che – una volta validati e approvati dall’utente stesso – ogni
condivisione o comunicazione indirizzata ad uno degli indirizzi e-mail specificati faccia comunque riferimento all’indirizzo e-mail principale dell’utente.
Nell’area ANONIMIZZAZIONE è possibile attivare il flag ABILITA ALIAS ANONIMIZZATO.
Se attivata, questa opzione comporta che tutte le operazioni eseguite dall’utente per cui è stata abilitata l’opzione siano tracciate attraverso tale stringa e non attraverso il nome dell’utente.
Nell’area SCADENZA UTENTE, puoi impostare una data di scadenza per l’utente selezionato. Dopo quell’arco di tempo, l’utente non sarà più in grado di accedere al proprio account fino a quando un utente amministratore (SAM, ADM o ADR) non avrà cambiato questa impostazione.
Nota: una volta scaduto l’utente, non avrai una licenza utente in più da assegnare ad un altro collaboratore: l’effetto di tale opzione è una sospensione dell’utente schedulata.
Cliccando su IMPOSTAZIONI AVANZATE, è possibile accedere ad una serie di schermate che consentono di configurare impostazioni specifiche da assegnare all’utente.
Premi SALVA per confermare le modifiche effettuate.
Nota: per configurare la versione certificata Common Criteria EAL2+ di BooleBox
4.5 Visualizzare le relazioni di un utente
Visualizzando le relazioni di un utente, è possibile ottenere una panoramica generale delle relazioni che quest’ultimo possiede con ciascuna delle sezioni della Dashboard ad esso collegate, ottenendo informazioni quali ad esempio i template di condivisione ad esso
disponibili, i gruppi di cui fa parte e l’azienda di appartenenza. Per visualizzare le relazioni di un utente:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente di cui vuoi visualizzare le relazioni.
Nella schermata che compare sul tuo schermo, verranno visualizzate le relazioni principali che l’utente possiede con le sezioni della Dashboard ad esso associate.
4.6 Rimuovere un utente dall’azienda – licenza cloud
Se disponi di una licenza cloud puoi rimuovere gli utenti dalle aziende create sulla piattaforma, impedendo così loro di accedere ai progetti di classificazione associati
all’azienda in oggetto. Una volta rimossi dall’azienda, gli account legati agli utenti rimossi rimarranno disponibili come utenze FREE, ovvero utenze in cloud con 10 GB di spazio di archiviazione disponibile.
Nota: gli utenti rimossi dall’azienda rimarranno in possesso di tutti i file di cui sono owner e le condivisioni effettuate verso questi rimarranno attive. Per impedire che l’utente rimosso acceda ai documenti della tua azienda, puoi modificare
l’ownership dei suoi file prima della rimozione dell’utente ed interrompere le condivisioni effettuate verso questo.
Per rimuovere un utente:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente che desideri rimuovere.
Premi RIMUOVI DALL’AZIENDA.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, clicca CONFERMA per proseguire.
L’utente verrà rimosso dall’azienda a cui apparteneva, ma tutti i file e le condivisioni effettuate e ricevute da esso verranno conservate.
Nota: rimuovere un utente da questa sezione corrisponde a rendere
disponibile per un nuovo profilo una delle licenze utente incluse nella propria licenza cloud.
Non è possibile rimuovere dall’azienda un utente che abbia associato un ruolo amministrativo.
Nota: per informazioni riguardanti l’eliminazione di un account, consulta questo paragrafo della guida END USER.
4.7 Rimuovere un utente – licenza On-Premises
Se disponi di una licenza On-Premises, puoi eliminare un utente dalla tua istanza, impedendo a questo di accedere alla piattaforma. Attenzione: all’atto della
rimozione di un utente, tutti i file in suo possesso saranno irrimediabilmente cancellati e anche tutte le condivisioni effettuate verso questo non avranno più effetto. Per rimuovere un utente:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente che desideri rimuovere.
Premi RIMUOVI.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, clicca CONFERMA per proseguire.
Nota: non è possibile rimuovere un utente che abbia associato un profilo amministrativo.
4.8 Impostare la password di un utente
Per impostare la password di un utente:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente che desideri rimuovere.
Premi IMPOSTA PASSWORD.
Appare una nuova finestra in cui è possibile indicare la password che desideri assegnare all’utente selezionato.
Abilita l’opzione associata a FORZA CAMBIO PASSWORD AL PRIMO ACCESSO per effettuare l’operazione associata.
Clicca CONFERMA.
Attenzione: per installare la versione certificata Common Criteria EAL2+ di BooleBox On-Premises la password deve raggiungere la lunghezza minima di otto caratteri e contenere una lettera maiuscola, una lettera minuscola ed un numero. È obbligatorio inoltre abilitare l’opzione FORZA CAMBIO PASSWORD AL PRIMO ACCESSO.
Nota: qualora un utente amministratore tenti di impostare per un utente una password che non soddisfa i criteri di complessità minima impostati per
l’azienda di cui l’utente fa parte, apparirà un messaggio d’errore che inviterà ad inserire una password che rispetta i criteri impostati.
4.9 Sospendere/attivare un utente
È possibile sospendere temporaneamente un utente senza eliminarne alcuna
informazione o configurazione, rendendolo quindi in qualunque momento riattivabile.
Per sospendere un utente:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente che desideri sospendere.
Premi SOSPENDI.
Appare un messaggio che informa che, una volta sospeso, l’utente selezionato non potrà accedere a BooleBox fino a quando non verrà riattivato. Premi CONFERMA.
Nell’area principale, l’utente sospeso appare trasparente per indicare che il suo status è temporaneamente disattivo.
Per riattivare un utente precedentemente sospeso, ripeti la procedura sopra descritta premendo sul tasto ATTIVA.
NOTA: quando un utente è attivo, appare il comando SOSPENDI; quando è sospeso, appare il comando ATTIVA.
NOTA: qualora un utente tenti di condividere un contenuto con un utente sospeso, l’operazione sarà interrotta da un messaggio d’errore.
4.10 Impostazioni avanzate
Per configurare le IMPOSTAZIONI AVANZATE di un utente precedentemente creato:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente che desideri configurare.
Premi IMPOSTAZIONI per accedere alla schermata in cui impostare una serie di impostazioni specifiche da assegnare all’utente.
Premi SALVA per confermare le modifiche effettuate.
4.10.1 Notifica di accesso
Se attivata, l’opzione consente all’utente di ricevere un’e-mail da BooleBox ogni volta che effettua il login.
Il comando associato alla colonna MODIFICABILITÀ consente di autorizzare l’utente a modificare in autonomia questa opzione direttamente dal proprio account BooleBox. Per gestire l’autorizzazione alla modifica di tale impostazione:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione MY ACCOUNT.
Nel menù che compare sul tuo schermo, clicca su OPZIONI.
Gestisci l’impostazione di notifica di accesso agendo sul comando posto accanto alla voce di tuo interesse.
4.10.2 Single Sign On
Se attivata, l’opzione consente all’utente di accedere alla piattaforma BooleBox senza inserire username e password.
Il comando associato alla colonna MODIFICABILITÀ consente di autorizzare l’utente a modificare in autonomia questa opzione direttamente dal proprio account BooleBox.
Nota: per configurare BooleBox On-Premises nella versione certificata
Common Criteria EAL2+, l’opzione Single Sign On ed il comando associato alla colonna MODIFICABILITÀ devono essere disattivati.
4.10.3 Verifica in due passaggi
Se attivata, l’opzione richiede all’utente di effettuare l’accesso non solo inserendo username e password, ma anche un’OTP (One Time Password) ricevuta via SMS al momento del login.
Il comando associato alla colonna MODIFICABILITÀ consente di autorizzare l’utente a modificare in autonomia questa opzione direttamente dal proprio account BooleBox.
Per gestire invece tale impostazione relativamente al tuo account:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione MY ACCOUNT.
Nel menù che compare sul tuo schermo, clicca su OPZIONI.
Gestisci l’impostazione di verifica in due passaggi agendo sul comando posto accanto alla voce di tuo interesse.
Nota: per consentire l’invio delle OTP è necessario configurare un provider di SMS gateway all’interno del tab SMS SERVER del pannello di controllo. Per installare BooleBox On-Premises nella versione certificata Common Criteria EAL2+, è obbligatorio attivare l’opzione VERIFICA IN DUE PASSAGGI. Inoltre, il comando corrispondente alla colona MODIFICABILITÀ relativa all’opzione VERIFICA IN DUE PASSAGGI per l’utente finale dovrà essere disabilitato dalla sezione UTENTI della Dashboard da un utente amministratore (SAM, ADM o ADR).
4.10.4 Disabilita notifiche real-time
Se attivata, l’opzione consente all’utente amministratore (SAM, ADM o ADR) di disabilitare le notifiche real-time per l’utente selezionato. Il comando associato alla colonna MODIFICABILITÀ consente di autorizzare l’utente a modificare in autonomia questa opzione direttamente dal proprio account BooleBox.
4.10.5 Raggruppamento file ricevuti
Se attivata, l’opzione consente all’utente amministratore (SAM, ADM o ADR) di attivare la funzione RAGGRUPPAMENTO RICEVUTI per l’utente selezionato. Il comando associato alla colonna MODIFICABILITÀ consente di autorizzare l’utente a modificare in autonomia questa opzione direttamente dal proprio account BooleBox.
4.10.6 Personal Key
Se attivata, l’opzione consente all’utente di utilizzare la funzionalità di cifratura delle Personal Key.
Nota: le Personal Key erediteranno la complessità della password associata ai profili che fanno parte dell’azienda.
Nota: per configurare la versione certificata di BooleBox On-Premises, quest’opzione dev’essere abilitata.
4.10.7 Condivisione personalizzata
Se attivata, l’opzione consente all’utente di modificare le proprietà delle condivisioni ottenendo quindi, oltre a quelli predefiniti, template di condivisione personalizzati.
4.10.8 Gestione dei contatti
Se attivata, l’opzione consente all’utente di gestire i propri contatti in modo autonomo.
4.10.9 Creazione nuovi utenti
L’utente può creare automaticamente nuovi utenti quando condivide con un indirizzo e- mail non registrato e potrà inserirli nella propria rubrica.
4.10.10 Condivisione esterna
Se attivata, l’opzione consente all’utente di effettuare condivisioni anche con aziende differenti da quella di appartenenza.
4.10.11 Condivisione pubblica
Se attivata, l’opzione disattiverà la richiesta di credenziali in fase di accesso al contenuto, consentendo di condividerlo anche con utenti non registrati.
Nota: per istanze di BooleBox On-Premises configurate in accordo con i criteri imposti dalla certificazione Common Criteria EAL2+, l’opzione CONDIVISIONE PUBBLICA deve essere disattivata.
4.10.12 Obbligo Personal Key su condivisione pubblica
Se attivata, l’opzione consente all’utente di eseguire una condivisione pubblica solamente abbinando una Personal Key al contenuto condiviso.
4.10.13 Svuota cestino
Se attivata, l’opzione consente all’utente di eliminare permanentemente i contenuti precedentementi archiviati nella piattaforma BooleBox.
4.10.14 Modalità di condivisione (Mail, link, Facebook)
BooleBox consente di effettuare condivisioni tramite E-MAIL, tramite LINK o attraverso FACEBOOK. Selezionando la voce di tuo interesse dalla check box posta accanto alla modalità relativa, è possibile consentire all’utente in oggetto di utilizzare tale modalità di condivisione.
4.10.15 Visibilità sezioni
È possibile attivare le opzione associate alle sezioni (GESTIONE FILE, SECURE MAIL, REGISTRO ATTIVITÀ) che l’utente potrà avere a disposizione accedendo al proprio account BooleBox.
4.10.16 Visibilità tab
È possibile attivare le opzione associate ai tab (FILE, CLASSIFICAZIONI, RICEVUTI, CONDIVISI, PERSONAL KEY, PREFERITI, CESTINO) che l’utente visualizzerà nella home page di BooleBox.
4.10.17 Editor online
file contenuti nella piattaforma senza effettuarne il download.
Nota: per utenze di istanze di BooleBox On-Premises configurate in accordo ai criteri relativi alla certificazione Common Criteria EAL2+, entrambe le opzioni devono essere disattivate.
4.10.18 Lingua
Dal menù a tendina disponibile accanto alla voce LINGUA, è possibile impostare la lingua di default con cui l’utente in oggetto visualizzerà le voci relative alla piattaforma BooleBox. La lingua impostata potrà essere modificata in un secondo momento
direttamente dall’utente dal proprio account.
4.10.19 Spazio assegnato
In questo campo è possibile indicare lo spazio che l’utente corrente avrà a disposizione per i propri file.
Per impostazione predefinita lo spazio assegnato è di 1024 GB.
NOTA: i file ricevuti in condivisione da altri utenti non occupano lo spazio assegnato all’utente che li riceve.
4.10.20 Versioni da conservare
In questo campo è possibile indicare il numero massimo di versioni che l’utente potrà conservare per ogni suo singolo file archiviato nella piattaforma BooleBox.
Per impostazione predefinita, il numero massimo di versioni consentite è 100 e tale valore può essere modificato dall’utente. Per fare in modo che l’utente non possa modificare autonomamente il valore assegnato, è sufficiente disattivare il comando associato alla colonna MODIFICABILITÀ.
4.11 Account Funzionale
Impostando un account funzionale, è possibile consentire ad utenti selezionati di accedere all’account indicato e di svolgere operazioni per suo conto. Per impostare un account funzionale:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente per cui vuoi impostare un account funzionale.
Clicca su ACCOUNT FUNZIONALE.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, indica nel campo apposito gli username degli utenti o il gruppo che vuoi autorizzare a ricoprire il ruolo di account funzionale per l’utente in oggetto.
Nota: se viene concesso a un gruppo di ricoprire il ruolo di account funzionale per un utente, tutti gli utenti che fanno parte del gruppo potranno accedere all’account dell’utente selezionato.
Inserisci nel campo AMMINISTRATORI ACCOUNT FUNZIONALE gli utenti che potranno assegnare ad altri utenti il diritto di amministrare l’Account Funzionale per questo profilo.
Clicca su CONFERMA per completare l’operazione.
Quando uno fra gli utenti autorizzati ad operare come account funzionale per un profilo accederà a BooleBox in qualità di account funzionale, l’utente per conto del quale un altro profilo ha eseguito l’accesso riceverà una comunicazione via e-mail.
Le azioni compiute da altri utenti a suo nome verranno visualizzate nella sezione AUDITING e mostreranno sia il nome dell’utente reale che quello di chi ha eseguito l’operazione in qualità di account funzionale.
Nota: la funzionalità ACCOUNT FUNZIONALE non deve essere utilizzata per istanze di BooleBox On-Premises configurate in accordo con i criteri relativi alla certificazione Common Criteria EAL2+.
4.12 Modificare la proprietà di file e cartelle di un utente
È possibile modificare la proprietà di file e cartelle di un utente, il che corrisponde a trasferire tutti i file e le cartelle in suo possesso ad un utente prescelto. Per modificare la proprietà di file e cartelle di un utente:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra dell’utente a cui appartengono i contenuti da trasferire e seleziona la voce MODIFICA PROPRIETARIO.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci l’indirizzo e-mail dell’utente a cui vuoi destinare i contenuti e la tua password d’accesso nei campi appositi.
Clicca su CONFERMA per completare l’operazione.
Nota: qualora la password inserita non fosse corretta, apparirà un messaggio d’errore indicante che la password inserita non coincide con quella associata al tuo account.
4.13 Drive remoto
Assegnando ad un utente il permesso di accedere ad un drive remoto, è possibile condividere l’accesso a qualsiasi cartella locale o di rete raggiungibile dal componente BooleBox Storage Service, ovvero l’applicativo BooleBox dedicato all’upload dei
documenti sulla piattaforma. Per condividere con un utente l’accesso a un remote drive:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza del nome dell’utente a cui vuoi concedere l’accesso al drive remoto.
Nell’area DRIVE REMOTO, inserisci il percorso della cartella locale o di rete per la quale vuoi concedere l’accesso.
Clicca sul pulsante + AGGIUNGI NUOVO.
Clicca su SALVA.
L’utente prescelto visualizzerà ora la cartella indicata all’interno del proprio file manager.
Nota: non è possibile assegnare Personal Key alle cartelle condivise tramite drive remoto.
Nota: la funzionalità di drive remoto è disponibile soltanto per le licenze BooleBox On-Premises.
Nota: per eliminare la condivisione di una cartella tramite drive remoto, è sufficiente cliccare sull’icona di cestino posta accanto al percorso della cartella indicato.
Nota: per le istanze di BooleBox On-Premises configurate in accordo con le specifiche relative alla certificazione Common Criteria EAL2+, il drive remoto con cui viene consentito l’accesso deve mantenersi all’interno della rete locale in cui è stato installato il TOE e sotto il controllo dell’amministratore del TOE stesso, così come richiesto dall’obiettivo di sicurezza OE.STORAGE indicato nella sezione VERSIONE CERTIFICATA COMMON CRITERIA EAL2+ di
4.14 Filtri di ricerca
Per effettuare una ricerca nella sezione UTENTI all’interno della Dashboard, è possibile utilizzare uno dei seguenti parametri di ricerca:
PER AZIENDA – la ricerca viene filtrata in base all’azienda a cui appartiene l’utente che si desidera cercare.
PER USERNAME – la ricerca viene filtrata in base allo USERNAME (o parte di esso) associato all’utente da ricercare.
PER NOME – la ricerca viene filtrata in base al NOME (o parte di esso) associato all’utente da ricercare.
PER COGNOME – la ricerca viene filtrata in base al COGNOME (o parte di esso) associato all’utente da ricercare.
PER TIPO UTENTE – selezionando nel menù a tendina una delle tipologie di utenza proposte (ATTIVI, ESTERNI, IN ATTESA, SCADUTI, SOSPESI), la ricerca viene filtrata in base al tipo di utente indicato.
Premi RICERCA per avviare la ricerca in base ai filtri di ricerca applicati.
I risultati che rispettano le condizioni specificate trovati dal sistema appariranno elencati nell’area principale della pagina.
Clicca su AZZERA per tornare alla visualizzazione generale.
4.15 Associare ad un’azienda un utente esterno al dominio dopo una condivisione
È possibile associare un utente esterno al dominio in utilizzo ad un’azienda già esistente dopo aver effettuato una condivisione con quest’ultimo. Per associare un utente esterno al dominio in utilizzo:
Effettua una condivisione con l’utente esterno al dominio in utilizzo che desideri associare ad una delle aziende.
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
L’utente esterno al dominio appare in grigio con la dicitura ESTERNI riportata in corrispondenza del campo NOME E COGNOME.
Clicca sul menù a tre punti verticali posto accanto all’utente esterno al dominio e seleziona AGGIUNGI ALL’AZIENDA
Nella finestra che compare sul tuo schermo, seleziona dal menù a tendina l’azienda a cui desideri associare l’utente esterno e clicca su INVIA.
L’utente in oggetto riceverà l’invito ad entrare nell’azienda indicata, che potrà essere accettato o rifiutato. Nel frattempo, sotto il campo NOME E COGNOME, sarà riportata la dicitura IN ATTESA.
4.16 Esportare i dati
Per esportare su un file .csv l’elenco completo degli utenti o i risultati di una ricerca all’interno di esso:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione UTENTI.
Clicca in corrispondenza dell’icona ESPORTA I DATI posizionata in alto a destra.
Il sistema avvierà automaticamente il download di un un file .csv relativo agli utenti dell’elenco visualizzato contenente tutte le seguenti informazioni:
username, nome, cognome, telefono, data e ora di creazione ell’account, data e ora dell’ultimo accesso, spazio utilizzato, spazio disponibile, stato
(attivo/sospeso/in attesa).
5 Gruppi
Come creare, gestire e modificare i gruppi di utenti in BooleBox.
5.1 La schermata principale
La sezione GRUPPI disponibile nella Dashboard di BooleBox consente di creare e gestire gruppi di utenti che fanno parte della propria organizzazione.
La schermata principale di questa sezione comprende:
In alto a destra un menù orizzontale per eseguire rapidamente le operazioni principali come AGGIUNGI NUOVO e SELEZIONA TUTTO.
L’area principale con l’elenco di tutti i gruppi configurati, comprensivo di dettagli come NOME, N. MEMBRI, TIPO e AZIENDA di appartenenza. Cliccando in
corrispondenza della colonna di tuo interesse è possibile riordinare l’elenco secondo l’ordinamento desiderato.
Sulla sinistra, un pannello di ricerca avanzata che propone vari parametri e filtri di ricerca.
In basso è posizionata la barra di stato in cui visualizzare il numero complessivo dei gruppi configurati.
5.2 Creare un nuovo gruppo
Per creare un nuovo GRUPPO:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione GRUPPI.
Clicca sul simbolo + AGGIUNGI NUOVO posizionato in alto a destra.
Appare la schermata per la configurazione dei DATI GENERALI.
Seleziona il TIPO di gruppo che intendi creare: PUBBLICO (visibile anche ad altri gruppi) o PRIVATO (visibile solo agli utenti interni al gruppo stesso).
Inserisci il nome del gruppo che stai creando.
Indica l’azienda a cui tale gruppo dovrà appartenere selezionando la voce di tuo interesse dal menù a tendina.
Nel campo sottostante è possibile inserire una breve DESCRIZIONE che servirà da riferimento per il gruppo che stai configurando.
In corrispondenza del campo MEMBRI, inserisci, separati da una virgola, gli username degli utenti che dovranno far parte del gruppo. Per includere tutti gli utenti è possibile inserire la dicitura TUTTI.
Nel campo VISIBILITÀ, è possibile indicare delle eccezioni alla tipologia di gruppo che stai configurando:
– se si tratta di un gruppo di tipo PUBBLICO, in questo campo è possibile elencare gli utenti a cui desideri renderlo non visibile
– se si tratta di un gruppo di tipo PRIVATO, in questo campo è possibile elencare gli utenti a cui desideri renderlo visibile
Premi SALVA per confermare le modifiche effettuate.
Il gruppo creato appare nell’elenco dell’area principale.
Nota: il nome associato al gruppo deve essere univoco. Qualora si tenti di creare un nuovo gruppo con un nome già assegnato, apparirà un messaggio d’errore indicante che l’elemento specificato è già esistente.
5.2.1 Creare gruppi gerarchici
collaboratori che, pur facenti parte di unità operative distinte, rientrano nello stesso gruppo logico o organizzativo. Nello specifico, i sottogruppi annidati risultano
particolarmente efficaci per differenziare eventuali modalità di condivisione o di accesso ai file tramite tag di classificazione, mentre il gruppo che li contiene sarà di particolare utilità per le impostazioni che devono riguardare tutti gli utenti che fanno parte del macro gruppo. Per creare un gruppo gerarchico:
Crea i sottogruppi distinti (ad esempio Sales Italia, Sales Estero) seguendo la procedura indicata nella sezione CREARE UN NUOVO GRUPPO .
Crea il gruppo gerarchicamente padre (ad esempio Sales) seguendo la procedura indicata nella sezione CREARE UN NUOVO GRUPPO .
All’interno dell’area MEMBRI del gruppo padre, seleziona dall’apposito menù a tendina i gruppi che vuoi subordinare al gruppo padre corrente.
Clicca su SALVA.
Il gruppo così creato prevede ora un’organizzazione gerarchica tale per cui tutte le impostazioni applicate al macro gruppo verranno ereditate anche dai sottogruppi annidati, mentre le opzioni specifiche per i sottogruppi annidati rimarranno relative unicamente al sottogruppo per cui sono state impostate.
Nota: visualizzando le RELAZIONI di un gruppo sarà eventualmente possibile verificare in quale gruppo padre è annidato il gruppo in oggetto.
5.3 Visualizzare e modificare i dettagli di un gruppo
Per visualizzare e modificare le proprietà di un gruppo:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione GRUPPI.
Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al gruppo di tuo interesse e seleziona la voce VISUALIZZA.
Appare la schermata con tutte le informazioni relative al gruppo selezionato.
Effettua le eventuali modifiche all’interno dei vari campi associati a DATI GENERALI, AMMINISTRATORI, MEMBRI e VISIBILITÀ.
Nota: non è possibile modificare l’azienda a cui il gruppo è stato assegnato in fase di creazione.
Premi SALVA per confermare le modifiche effettuate.
5.4 Rimuovere un gruppo
Per rimuovere un gruppo:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione GRUPPI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra del gruppo che desideri rimuovere.
Premi RIMUOVI.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, premi CONFERMA per proseguire.
Il gruppo eliminato scomparirà dall’elenco dei gruppi disponibili.
NOTA. L’eliminazione di un gruppo non comporta alcuna eliminazione di utenti o di dati ad essi associati.
5.5 Visualizzare le relazioni di un gruppo
Visualizzando le relazioni di un gruppo, è possibile ottenere una panoramica generale delle relazioni che quest’ultimo possiede con ciascuna delle sezioni della Dashboard ad esso collegate, ottenendo informazioni quali ad esempio i template di condivisione ad esso disponibili e l’azienda di appartenenza. Per visualizzare le relazioni di un gruppo:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione GRUPPI.
Clicca in corrispondenza del menù a tre punti verticali posizionato a destra del gruppo di cui vuoi visualizzare le relazioni.
Nella schermata che compare sul tuo schermo, verranno visualizzate le relazioni principali che il gruppo possiede con le sezioni della Dashboard ad esso associate.
5.6 Filtri di ricerca
Per effettuare una ricerca nella sezione GRUPPI all’interno della Dashboard, è possibile utilizzare uno dei seguenti parametri di ricerca:
PER AZIENDA – la ricerca viene filtrata in base all’azienda a cui appartiene il gruppo che desideri cercare.
PER NOME GRUPPO – la ricerca viene filtrata in base al NOME (o parte di esso) associato al gruppo da ricercare.
PER TIPO DI GRUPPO – selezionando nel menù a tendina una delle tipologie di gruppo disponibili (PRIVATI o PUBBLICI), la ricerca viene filtrata in base alla tipologia di gruppo selezionato.
Premi RICERCA per avviare la ricerca in base ai filtri di ricerca applicati.
I risultati che rispettano le condizioni specificate trovati dal sistema appariranno elencati nell’area principale della pagina.
Clicca su AZZERA per tornare alla visualizzazione generale.
6 Impostazioni utenti
Come impostare profilature predefinite per gli utenti BooleBox.
6.1 La schermata principale
La sezione IMPOSTAZIONI UTENTI disponibile nella Dashboard di BooleBox consente di creare e gestire delle profilature predefinite assegnabili a gruppi di utenti che fanno parte della propria organizzazione.
La schermata principale di questa sezione comprende:
In alto a destra il comando AGGIUNGI NUOVO.
L’area principale con l’elenco di tutte le tipologie di utenza precedentemente configurate, comprensivo di dettagli come NOME, TIPO e AZIENDA di
appartenenza. Cliccando in corrispondenza della colonna di tuo interesse, è possibile riordinare l’elenco secondo l’ordinamento desiderato. Per
impostazione predefinita, il sistema propone la profilatura DEFAULT.
Sulla sinistra è sempre disponibile un pannello di ricerca avanzata che propone vari parametri e filtri di ricerca.
In basso è posizionata la barra di stato in cui visualizzare il numero complessivo delle tipologie di profilatura configurate.
6.2 Il profilo default
Il profilo DEFAULT definisce le caratteristiche che verranno applicate a tutti i nuovi utenti aggiunti all’azienda relativa. Per configurare le impostazioni specifiche che definiranno il profilo default:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Clicca sulla voce IMPOSTAZIONI UTENTI e seleziona il profilo default di tuo interesse.
Nell’area MODIFICA IMPOSTAZIONI PROFILO, è possibile configurare le impostazioni specifiche che definiranno le caratteristiche del profilo di DEFAULT. Modificando le configurazioni associate a questo profilo, tutti gli utenti creati successivamente ne erediteranno le caratteristiche.
Premi SALVA per confermare le configurazioni impostate.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, indica gli utenti o i gruppi di utenti a cui applicare le proprietà della profilatura di utenza appena creata.
Per applicarla a tutti è possibile utilizzare la dicitura TUTTI.
Premi CONFERMA o ANNULLA per eseguire l’operazione associata.
6.2.1 Notifica di accesso
Se attivata, l’opzione consente agli utenti creati con questo profilo di ricevere un’e-mail da BooleBox ogni volta che effettuano il login.
Per impostazione predefinita l’opzione è disattivata, ma modificabile dagli utenti:
per fare in modo che gli utenti non possano gestire autonomamente l’opzione di notifica di accesso, è sufficiente disattivare il comando associato alla colonna MODIFICABILITÀ.
6.2.2 Single Sign On
