ANALISI COSTI BENEFICI

L’analisi dei costi e benefici può essere ricollegata all’elenco precedente dei vantaggi e svantaggi, ma questa è essenziale e viene svolta preliminarmente all’implementazione. Infatti, viene eseguita dai manager per valutare se implementare o meno questo sistema, valutandone le potenzialità e i costi che l’impresa dovrebbe sostenere in termini di attrezzature e personale da impiegare.

Viene redatta una lista di attività per dare la giusta priorità e importanza nel procedere del progetto, concentrandosi sulle azioni principali dando un ordine a ciò che deve essere fatto, per creare un commitment, un maggior coinvolgimento e collaborazione tra i manager al fine di rivolgere verso il medesimo obiettivo l’intero team e il personale aziendale.

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Thomas F. Wallace and Michael H. Kremzar. John Wiley & Sons, ERP: Making it happen. The implementers’

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Di seguito vengono elencati i benefici e i costi da prendere in considerazione.

3.3.1 BENEFICI

1. Aumento degli acquisti. Beneficio diretto scaturente dal miglioramento del customer service. L’ERP consente di effettuare una spedizione senza ritardi, si prefigge di raggiungere il mercato prima dei concorrenti.

2. Aumento della produttività del lavoro, risultante da una valida schedulazione che l’impresa ottiene mediante l’implementazione di questo sistema.

La produttività aumenta grazie alla fornitura di un set di componenti assemblati in area, capaci di eliminare le inefficienze e lo spreco di tempo, riducendo nettamente le brusche accelerazioni per affrontare gli imprevisti, i cambi d’emergenza e le varie difficoltà nelle zone di fabbricazione. L’ERP permette una pianificazione in grado di poter cambiare il corso della produzione con maggiore flessibilità.

3. Riduzione dei costi d’acquisto. Il sistema in questione fornisce gli strumenti per garantire una migliore visibilità e schedulazione, l’impresa evade l’ordine mediante un diretto collegamento tra ordine – produzione – vendita che permette di raggiungere più efficacemente la soddisfazione dei clienti sostenendo costi più bassi. I risparmi ottenuti vengono reinvestiti nell’azienda al fine di ottenere continui miglioramenti che si traducono in altri profitti.

Una valida schedulazione permette agli operatori di investire il loro tempo nelle parti richiedenti una maggiore attenzione e importanza (ricerca, negoziazione, contrattazione, analisi di valore, etc.), al fine di ottenere una riduzione dei costi di produzione totale, non solo dei prezzi della fornitura.

4. Riduzione degli inventari. Questo beneficio deriva direttamente dalla schedulazione che si traduce nell’unione di un set di componenti scaturenti in una produzione e spedizione in tempo.

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5. Riduzione dell’obsolescenza, derivante da una migliore amministrazione del cambiamento con una maggiore visibilità al futuro, allo sviluppo e un minore rischio complessivo di essere obsoleti, grazie a una generale diminuzione dell’inventario. La predisposizione di una base di dati comune alla quale attingere, permette di mantenere aggiornate le modalità di produzione derivante dalle innovazioni elaborate da tecnici e ingegneri.

6. Riduzione dei costi di qualità. L’implementazione dell’ERP fornisce la possibilità di garantire un ambiente stabile con meno elementi di rottura, una maggiore attenzione alla qualità della produzione evitando la formazione di sprechi e scarti.

7. Il carico e scarico della merce avviene rispettando la pianificazione stabilita, calcolando i tempi al fine di poterla spedire in tempo.

8. Eliminazione dell’annuale inventario fisico che consiste nella conta fisica di quanto materiale e prodotti sono rimasti in magazzino. Con l’ERP si evita la compilazione dell’inventario, poiché attraverso questo sistema si effettua in tempo reale il conteggio di quanto e cosa è composto il magazzino. L’ERP permette di automatizzare il magazzino, caricando i cambiamenti nella quantità direttamente nel gestionale il quale riesce a rilevare quanto prodotto vi è in magazzino alla fine di ogni periodo.

9. Riduzione dello spazio pianificando esattamente i materiali che bisogna acquistare (si controlla ciò che si possiede in magazzino provvedendo ad acquistare ciò che manca), soprattutto con le tempistiche esatte. Il magazzino risulterà della capienza esatta perché l’ERP si propone di pianificare le risorse al fine di azzerare le scorte.

10. Miglioramento del cash-flow. Grazie alla diminuzione del tempo del ciclo di cassa, si ottiene la riscossione dei crediti in tempo esatto per poter impiegare quanto riscosso per pagare i debiti.

11. Aumento della produttività della forza lavoro. L’ERP fornisce un aiuto diretto alla forza lavoro rendendo più produttivo il loro operato, in quanto fornisce una migliore pianificazione e amministrazione del lavoro. Usufruendo di un collegamento diretto delle informazioni tra i vari reparti, la forza lavoro ha a disposizione in tempo reale dei dati, producendo a sua volta aggiornamenti sulla produzione al fine di garantire un

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flusso fisico e logico più scorrevole evitando che l’insorgere di dubbi ed errori possa rallentare il ciclo di produzione.

Con l’ERP i collegamenti, la comunicazione, il passaggio dei materiali avviene tutto automaticamente senza il bisogno di supporti cartacei che scontano il rischio di ritardi, soprattutto il sorgere di incomprensioni e incongruenze.

3.3.2 COSTI

L’implementazione dell’Enterprise Resource Planning comporta il sostenimento di costi, i quali possono essere classificati in costi per il personale, per i dati e per i computer, le attrezzature.

Nei costi per il personale vengono inclusi tutti quei costi che riguardano il project team responsabile dell’implementazione del sistema. Il team viene costituito dall’impresa per dotarsi dell’ERP è formato dal project leader, impiegato a tempo pieno nel progetto, e dai manager delle diverse funzioni aziendali, questi soggetti comportano per l’impresa il sostenimento di costi dovuti al tempo impiegato nel redigere il progetto per scegliere quali moduli implementare, come implementare ed educare tutta l’azienda verso questo nuovo sistema. Infatti, tra questa categoria rientrano altresì tutti quei costi riguardanti la formazione del personale aziendale ad utilizzare al meglio il sistema al fine di ottenere i benefici pianificati, costi relativi ad aziende specializzate di software, professionisti che implementano l’ERP e aiutano l’azienda ad interfacciarsi con il nuovo sistema fornendo delle guide.

L’implementazione del sistema può comportare l’aumento delle retribuzioni per il personale dipendente in rapporto al tempo da essi impiegato nell’interfacciarsi al sistema, o potrebbe comportare l’assunzione di nuovo personale dedicato e competente nell’utilizzo dell’ERP. La categoria dei costi riferiti ai dati e alle informazioni include i costi relativi all’inventario e alla precisione con cui vengono mantenute le informazioni, quindi, strumenti che

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permettono di rilevare ad esempio, i codici degli articoli per aggiornare il gestionale, altri che permettono di conteggiare il ciclo dei materiali e strumenti che permettono di ottenere una distinta base aggiornata e completa.

Nell’elencare i costi c’è da considerare la spesa che deve essere sostenuta per i computer. In questa categoria si ritrovano i costi relativi all’acquisto dell’hardware specifico per supportare il sistema ERP, il pagamento dello stesso pacchetto software e di un sistema informativo adatto se ancora non è presente in azienda. Di conseguenza il personale impiegato per configurare il sistema ERP, installarlo e fare dei test per verificarne il funzionamento e la verifica che esso interfacci correttamente con il sistema informativo a disposizione dell’impresa, nel caso in cui l’azienda non sia precedentemente dotata di un sistema informativo, vi è da considerare anche il tempo e personale impiegato per la sua configurazione e funzione.

Nei costi delle attrezzature informatiche si considerano anche i costi dei loro aggiornamenti e per la manutenzione che variano a seconda dell’azienda alla quale ci si è rivolti per acquistare il software.

3.3.3 CONSIDERAZIONI FINALI SULL’ANALISI COSTI - BENEFICI

Come trattato in precedenza, prima di procedere con l’implementazione di questo sistema si deve eseguire un confronto tra i principali benefici ottenibili e i costi da sostenere, qualora i benefici risultassero superiori ai costi si procederà con l’adozione dell’Enterprise Resource Planning.

A mio avviso, i principali benefici da evidenziare sono: l’aumento della produttività del lavoro che consente una maggiore efficienza ed ottimizzazione del flusso dei materiali in termini di tempo e quantità, l’aumento della produttività della forza lavoro e l’eliminazione dell’inventario fisico che permette un collegamento diretto con l’automazione del

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magazzino, grazie alla quale si riesce a pianificare il momento e la quantità esatta di materiale da far pervenire per procedere con la produzione.

Mentre i principali costi con cui confrontare i benefici sono: i costi delle attrezzature (hardware, software, aggiornamenti, manutenzione, etc.), i costi del personale e dei consulenti impiegati per stilare il piano per adattare il sistema alle esigenze dell’organizzazione e i costi relativi all’addestramento e alla formazione del personale all’uso della nuova architettura e dei moduli che l’impresa intende acquistare per integrare le informazioni e gestire il flusso operativo delle diverse attività.