ANALISI PRELIMINARE E ASPETTI CRITICI

Nell’implementare un sistema con conseguenze che si ripercuotono sull’intera organizzazione, le imprese devono effettuare come primo passo le opportune valutazioni e considerazioni per poter prendere la decisione corretta al fine di migliorare la gestione del flusso informativo sottostante che guida l’operato dell’impresa.

Come scritto nel paragrafo precedente, Stemma s.r.l. ha preso conoscenza di questo sistema integrato grazie all’azienda fornitrice del gestionale, la quale le ha presentato la possibilità partendo dal gestionale in uso, di introdurre i moduli garantendo un’integrazione che si estende dall’area della produzione all’area della contabilità e amministrativa, migliorandone il flusso informativo intercorrente tra tutte le aree aziendali nello svolgimento delle diverse attività.

L’analisi preliminare del sistema eseguita dalla Stemma s.r.l., deriva dalla valutazione delle proposte dei diversi pacchetti software ricevute, ossia dei diversi moduli da applicare al sistema. I due titolari hanno eseguito una serie di considerazioni relative ai possibili benefici che potevano tranne dalla sua adozione confrontandoli con gli eventuali costi da sostenere. I benefici esaminati che hanno permesso di giungere ad un esito positivo e implementare l’ERP sono :

l’aumento della produttività del lavoro grazie all’eliminazione delle inefficienze e degli sprechi di tempo che in Stemma s.r.l. ricadevano nell’abitudine di far passare gli ordini ed eventuali richieste o chiarimenti “a voce”, ossia senza interrogare il programma ma spostandosi fisicamente dal reparto produttivo all’area dove sono

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situati gli uffici e viceversa, causando una perdita di tempo tale da ripercuotersi nel calcolo dei tempi necessari per completare una commessa.

La riduzione dei costi d’acquisto derivante da una migliore schedulazione, perché il personale con il nuovo sistema riesce ad interrogare direttamente il magazzino ottenendo dati aggiornati sulle giacenze, dunque sulla quantità di materiale e parti componenti da acquistare per evadere l’ordine. In questo modo si evitano di effettuare ordini doppi provocanti difficoltà di stoccaggio, dato lo spazio limitato dello stabilimento.

La possibilità fornita dall’ERP di elaborare la distinta base a livello automatizzato, la quale permette di elencare e confrontare direttamente con la contabilità di magazzino il calcolo di quanto necessario e la redazione della lista degli ordini da effettuare, determinando una migliore accuratezza nella programmazione.

Pianificazione dello spazio mediante la determinazione puntuale del momento in cui far arrivare la merce e le parti componenti lavorate all’esterno per poter essere assemblate nel completamento della produzione. Inoltre, pianificare il periodo e i tempi nei quali i soggetti esterni devono eseguire il lavoro dato in outsourcing.

Miglioramento della produttività della forza lavoro grazie alla pianificazione del lavoro da loro svolto.

L’elaborazione dei dati e l’archiviazione di questi avviene in tempi più veloci e in modo più efficace evitando la ridondanza, poiché i dati risultano aggiornati una volta soltanto, l’inserimento o la variazione di un dato ad esempio di magazzino si ripercuoterà nell’intera organizzazione, grazie all’uso di un database integrato che fornisce una visione comune dell’impresa.

Miglioramento della comunicazione estesa a tutta l’organizzazione e a tutte le aree di cui è composta.

Un ulteriore beneficio considerato da Stemma s.r.l. è stata la presente dotazione di un gestionale sul quale l’ERP poteva essere implementato, senza l’assunzione di ulteriori costi relativi all’acquisto di un nuovo sistema informatico.

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A questi benefici sono stati contrapposti i costi che l’impresa mediante una stima riteneva di sostenere nel momento dell’implementazione, quali: i costi del pacchetto e dell’insieme dei moduli da acquistare in base alle esigenze aziendali, i costi dell’eventuale componente hardware da comprare e l’incisione dei costi del personale esterno specializzato nell’implementazione dell’Enterprise Resource Planning. Il personale interno non è specializzato in applicazioni software così sofisticate e innovative, per questo si è dovuto fare affidamento alle totali competenze prestate da soggetti esterni, la cui prestazione risulterà onerosa per Stemma s.r.l.. Inoltre, sono stati considerati anche i costi delle successive manutenzioni e assistenza post-implementazione per mantenere aggiornato e funzionante il gestionale.

Eseguendo un’analisi costi – benefici è emersa la grande possibilità fornita da questo sistema, con la restituzione di un esito positivo che ha portato alla decisione di implementarlo nell’organizzazione.

Nell’analisi preliminare sono stati studiati attentamente anche gli aspetti critici relativi all’implementazione, analizzando attentamente la convenienza che Stemma s.r.l. avrebbe potuto trarre da un sistema solitamente impiegato in aziende di dimensioni più ampie dell’azienda a cui sono a capo.

L’aspetto critico fondamentale è stato la considerazione delle capacità del personale e la loro predisposizione al cambiamento e all’uso delle tecnologie, specialmente la loro propensione verso l’apprendimento di un nuovo modo di interagire con il gestionale e con lo svolgimento del ciclo produttivo a cui finora avevano lavorato. Importante è stata anche la considerazione della coesione esistente tra il personale, il grado di commitment e conoscenza degli obiettivi strategici, infatti per poter implementare in modo efficace questo sistema integrato si deve informare tutto il personale sul perché viene adottato, al fine di renderli partecipi e responsabili sui risultati da ottenere e soprattutto non renderli avversi al cambiamento ma consapevoli dei miglioramenti che esso apporterà.

L’attenzione e la collaborazione del personale sono stati richiesti anche per la redazione del progetto di implementazione, piano redatto dopo aver studiato come funziona attualmente l’impresa, delineante le indicazioni di come introdurre in azienda il sistema.

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