3. SISTEMA ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
3.1 CARATTERISTICHE
Il sistema Enterprise Resource Planning è un pacchetto software composto da sottosistemi integrati, i quali condividono una base di dati comune e le procedure sono progettate per interagire e cooperare. È un insieme di strumenti capaci di bilanciare domanda e offerta, i quali permettono la previsione – pianificazione – schedulazione al fine di: legare i clienti ai fornitori in una completa catena di fornitura, permettere la semplificazione e la coesione dei processi decisionali e ottenere il coordinamento tra vendite, marketing, operations, logistica, acquisti, finanza, sviluppo del prodotto e risorse umane.
L’ ERP è valido per applicare un singolo set di risorse e strumenti pianificati lungo l’intera impresa, fornisce un’integrazione immediata tra informazioni relative alle vendite, operations e finanza, mettendo a disposizione degli utenti un ambiente virtuale che rappresenta in modo consistente la realtà in cui si muove l’azienda.
Si sviluppò negli anni ’90 come estensione al sistema Manufacturing Resource Planning (MRPII), introducendo una maggiore integrazione nei processi e nelle informazioni mediante una nuova architettura. In quegli anni, le organizzazioni avanzarono richieste relative: ad una maggiore efficienza derivante da una completa automazione e costumizzazione al raggiungimento di una maggiore agilità per poter modificare più dinamicamente i processi e ottenere un aggiornamento delle informazioni in tempo reale, conseguendo un miglioramento nei rapporti con i fornitori e i clienti, oltre all’esigenza di un sistema configurabile alle diverse necessità e integrato con le altre attività necessarie per il funzionamento dell’impresa, attraverso la disposizione di moduli da implementare a seconda delle funzioni.
43
Le organizzazioni mediante questo sistema ottennero una maggiore integrazione, attraverso la mappatura dei processi aziendali al fine di garantire una maggiore tempestività e reperibilità dei dati per conseguire un monitoraggio delle performance aziendali.
L’ERP fornisce una visione ampia e completa dei processi core dell’azienda, caratterizzandosi per una flessibilità di risposta ai cambiamenti di questa, grazie alla presenza di un unico database management systems (DBMS25) nel quale condividere i dati e comunicare con i vari moduli indipendenti che lo compongono, scambiando informazioni provenienti da ogni reparto, facilitandone il flusso tra le diverse funzioni e con gli stakeholders.
È un sistema modulare, dotato di un’architettura aperta con moduli ricoprenti ciascuno uno specifico ambito aziendale, ed essendo indipendenti possono essere acquistati separatamente, relazionati agli altri o distaccati, ciò significa che può essere personalizzato dall’azienda per seguire le sue necessità. Risulta efficace nel collegare diverse piattaforme per le imprese possedenti un’eterogeneità di sistemi, in quanto capace nel supportare la vastità di specificità che contraddistinguono le diverse organizzazioni con le loro funzioni caratteristiche.
L’ERP è un sistema complesso richiedente notevoli risorse non solo monetarie, anche fisiche e intellettuali, come le competenze degli utenti chiamati a utilizzarlo, per questo deve essere esteso oltre i confini organizzativi e relazionarsi con entità esterne, perché tra le caratteristiche compare anche il collegamento tra i vari soggetti della catena di fornitura. Richiede tempo per l’implementazione, l’integrazione e la configurazione all’interno dell’organizzazione, poiché dipende dalla complessità dell’impresa con la quale ci si riferisce: alle dimensioni dell’impresa, alle caratteristiche del settore o più nel quale opera, al mercato di sbocco e di approvvigionamento, alle caratteristiche dei processi produttivi, logici e commerciali e ai fabbisogni degli stakeholders (fornitori, clienti attuali e potenziali, finanziatori, investitori, rivali, competitors).
L’implementazione di questo sistema può richiedere un periodo di tempo che varia a seconda della complessità dell’impresa, del numero di moduli richiesti, delle esigenze dell’organizzazione, dello scopo e degli obiettivi che hanno spinto verso l’adozione dell’ERP e
25 DBMS è l’acronimo di DataBase Management Systems, sistema di gestione di basi di dati, un sistema
44
della velocità con la quale si vuole rendere utilizzabile il sistema. L’implementazione si snoda nel susseguirsi di diverse fasi, le quali possono comportare l’impegno in un arco temporale che va da 3 mesi a due anni, a seconda che l’impresa decida di realizzare un sistema che abbraccia l’intera impresa (periodo che va oltre un anno) o limitarlo ad una parte di essa (richiedente pochi mesi, riservandosi in futuro di estendere all’intera impresa l’implementazione del sistema).
Durante le varie fasi dell’implementazione si richiede l’impegno di tutto il personale aziendale, in quanto è colui che in seguito si interfaccia e lo utilizza, conosce le necessità dell’impresa, i suoi obiettivi, il suo funzionamento, il ciclo produttivo e i suoi processi; il sistema supporta le attività di pianificazione strategica e di business, attività di operational planning e di esecuzione, creazione di materiali e risorse, etc..
L’Enterprise Resource Planning copre tutte le aree funzionali come manufacturing, acquisti, vendite, distribuzione, pagamenti, accounts risorse umane,etc..
I moduli26 che il sistema Enterprise Resource Planning supporta sono:
• Accounting management • Financial management • Manufacturing management • Production management • Transportation management • Sales & distribution management • Human resources management • Supply chain management
• Customer relationship management • E-Business
26
Mohammad A. Rashid (Massey University, New Zealand), Liaquat Hossain (Syracuse University, USA) and Jon David Patrick (University of Sydney, Australia), Enterprise Resource Planning: Global Opportunities &
Challenges, Idea Group Publishing, 2002. Capitolo 1: The Evolution of ERP Systems: A Historical Perspective,pag.
45
I sistemi ERP coprono dunque tutte le aree rendendole automatizzate, dando la possibilità alle diverse funzioni di avere informazioni per il supporto decisionale e per la redazione di analisi commerciali, produttive, amministrative e finanziarie con la disponibilità di analisi dei dati ottenuti in tempo reale e sempre aggiornati.