TEAM DEL PROGETTO

Presa la decisione di implementare il sistema ERP, si procederà con la designazione del team del progetto, il quale è chiamato a redigere il piano e suddividere le mansioni stabilendone tempi e obiettivi da raggiungere per soddisfare gli scopi.

Il project team (team del progetto) è composto da membri permanenti quali: il capo progetto con uno o due assistenti, di cui almeno uno dedicato al sistema informativo e da membri impegnati a tempo parziale (part-time), come capi reparto, manager operativi chiamati a svolgere il loro lavoro quotidiano contemporaneamente agli impegni previsti per l’implementazione del sistema.

Il project team è fondamentale per l’implementazione del progetto, poiché è il responsabile per la redazione del piano e del suo rispetto in termini di tempo e risorse al fine di soddisfare gli scopi e gli obiettivi predeterminati.

Il team ha il compito di redigere il piano occupandosi del suo rispetto identificando problemi ed eventuali ostacoli che ne compromettono il realizzo, provvedendo ad un sollecito intervento per la loro risoluzione con la possibilità di costruire dei gruppi dedicati e specifici per risolvere le problematiche attraverso lo studio della situazione e la redazione di possibili proposte da adottare.

4.3.1 CAPO PROGETTO

Un membro importante è il capo progetto, il quale ha il compito di dirigere il progetto e fungere da guida per esporre ed informare sullo stato d’avanzamento del piano la direzione generale. Il capo progetto deve essere una persona impiegata a tempo pieno nello svolgimento del piano, al fine di indicarne la direzione e provvedere alla corretta implementazione del sistema. É buona norma che ricada la scelta su una persona interna all’impresa, poiché è a conoscenza del settore, del suo funzionamento, del personale che vi

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lavora e quindi conosce il modo corretto per interfacciarsi con esso e attrarre la sua attenzione per procedere rispettando quanto stabilito.

La difficoltà nella scelta consiste nell’individuare una persona che oltre ad essere un elemento interno all’impresa, sia anche in possesso di esperienze precedenti in materia o almeno che abbia ricoperto in passato ruoli con responsabilità nei medesimi settori operativi, dimostrando valide competenze e capacità nel sistema in questione e nell’interagire con il nucleo operativo al fine di ottenere il consenso e il rispetto per completare il progetto.

Il capo progetto sovraintende al rispetto del progetto stabilito lavorando con l’intero team, soprattutto seguendo gli operatori maggiormente coinvolti nei cambiamenti apportati dal sistema, sovraintende alle attività di formazione e redige lo scadenzario delle attività segnalando quelle in ritardo risistemandone i tempi.

4.3.2 GRUPPI DEDICATI

Il team può istituire dei gruppi dedicati per studiare alcuni problemi sorti nell’implementazione proponendo alcune soluzioni possibili, vengono istituiti con il fine di non arrecare grosse perdite di tempo per il team, potendo sfruttare le capacità del personale presente in azienda.

Di norma, i gruppi dedicati sono istituiti temporaneamente con durata di soli pochi giorni o settimane, dipende dal problema da analizzare e sono composti da personale proveniente da diversi reparti legati alla questione in oggetto al fine di creare un gruppo interfunzionale. Il project team assegna al gruppo dedicato un problema da risolvere e questo dovrà provvedere allo studio e all’analisi del problema al fine di proporre soluzioni e interventi da esporre al team, il quale dopo aver ricevuto le possibili soluzioni elaborate si trova di fronte due possibili alternative: accettare e scegliere una delle soluzioni definendola e applicandola a livello materiale collaborando con i diversi reparti o non accettare le soluzioni e riproporre

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il problema al gruppo dando ulteriori indicazioni sulle difficoltà che stanno compromettendo il piano.

L’istituzione di un gruppo dedicato sembra essere la scelta migliore per snellire il lavoro del team diminuendone il carico di lavoro, sfruttando le capacità e le conoscenze dei diversi reparti produttivi ottenendo al medesimo tempo un maggior coinvolgimento e consenso al cambiamento che l’impresa ha deciso di apportare alla propria organizzazione.

4.3.3 COMITATO GUIDA

Nell’implementazione dell’Enterprise Resource Planning si prevede la costituzione del comitato guida, gruppo formato da membri dell’alta direzione e dal capo progetto con il compito di assicurare lo svolgimento e il successo dell’introduzione del sistema.

Si riunisce una volta al mese per discutere sullo stato d’avanzamento del progetto e vede come principale esponente del piano il capo progetto. Esso dovrà presentare cosa è stato eseguito fino a quel momento confrontandolo con quanto programmato, al fine di indicare quanto fatto e se sono stati rispettati i tempi di svolgimento; qualora si siano verificati ritardi, il capo progetto dovrà esporre le sue soluzioni e le proposte per intervenire al fine di rientrare dai ritardi accumulati.

Di fronte a quanto esposto dal capo progetto, il comitato guida dovrà decidere se intervenire per aiutare il team verso il rispetto di quanto pianificato, ad esempio: riallocando le risorse e fornendone di nuove, ridefinendo il carico di lavoro valutando se tutte le attività sono necessarie al fine desiderato o intervenendo sul lato del tempo riprogrammando le diverse attività a livello di impiego temporale. Inoltre, in presenza di grosse difficoltà e problematiche, il capo progetto provvederà ad esporle direttamente al comitato guida, in quanto in esso partecipa la direzione generale presieduta dal direttore chiamato anche torchbearer, ossia figura maggiormente responsabile per l’ERP poiché è colui che delibera la

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decisione di procedere con l’adozione del sistema nell’organizzazione e garantisce le risorse necessarie per la sua corretta implementazione.

Figura 4.1: struttura organizzativa del progetto37_.

37 _{Figura riportata dal libro: Thomas F. Wallace and Michael H. Kremzar, ERP: Making it happen. The}

implementers’ guide to success with Enterprise Resources Planning John Wiley & Sons, Inc. New York, 2001.

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