3. SISTEMA ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
3.2 ANALISI VANTAGGI E SVANTAGGI
Da un’analisi legata all’introduzione dei sistemi ERP si evincono i seguenti vantaggi27:
una riorganizzazione del sistema aziendale per processi;
uno stretto coordinamento dei flussi di attività che riguardano il ciclo di progettazione, approvvigionamento, produzione e distribuzione del prodotto, sia all’interno dell’azienda sia con riguardo alle relazioni che si instaurano con i partner esterni;
una standardizzazione delle condizioni operative di svolgimento dei processi; affidabile accesso alle informazioni;
evita la ridondanza delle informazioni e delle operations; riduzione dei tempi di consegna e di ciclo;
riduzione dei costi; adattamento semplice;
27 Mohammad A. Rashid (Massey University, New Zealand), Liaquat Hossain (Syracuse University, USA) and Jon
David Patrick (University of Sydney, Australia), Enterprise Resource Planning: Global Opportunities &
Challenges, Idea Group Publishing, 2002. Capitolo 1: The Evolution of ERP Systems: A Historical Perspective,pag.
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miglioramento della scalabilità.
Si analizzano nel dettaglio alcuni vantaggi28.
LA GESTIONE PER PROCESSI
L’obiettivo di ciascuna azienda è di creare valore per il cliente, al fine di soddisfare i bisogni di clienti attuali e potenziali con prodotti di qualità superiore, rispettando i tempi di consegna prefissati.
La centralità della soddisfazione del cliente comporta la ridefinizione delle prassi con cui vengono governate le attività aziendali. Il ruolo del cliente conduce a ridisegnare la struttura aziendale per processi, ovvero per aggregazioni di attività, svolte in sequenza e/o in parallelo, che sono indirizzate al raggiungimento dello stesso obiettivo29.
La gestione per processi comporta i vantaggi dell’affidabilità delle informazioni, dell’eliminazione delle ridondanze di informazioni e operations, permette di mantenere solo ciò che è strettamente funzionale all’ottenimento del risultato del processo.
L’avvio di un progetto ERP fornisce la possibilità di miglioramento perché crea un forte momento di discontinuità provocato dalla messa in discussione delle modalità di gestione precedenti.
Si ottiene un forte incremento delle performance, solamente se gli operatori interiorizzano nei propri comportamenti le nuove soluzioni organizzative. Ad essi vengono forniti nuovi strumenti per poter analizzare i processi, infatti, durante la fase dell’implementazione si deve rappresentare la realtà aziendale attraverso un flusso logico delle attività distinguendo: i ruoli, le posizioni, le unità organizzative, le modalità di connessione tra le diverse attività, indicandone il mezzo e i tempi di svolgimento del flusso.
Le soluzioni proposte dall’ERP permettono di mappare i processi al fine di rappresentare precisamente la situazione esistente, fornendo agli operatori un piano dettagliato del flusso
28 Ulteriore presentazione dei vantaggi tratta dalla fonte:
Raffaele Secchi, Produrre e gestire informazioni
per integrare la supply chain, Milano: Edizione Guerrini e Associati, 2004.
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di attività che vengono svolte all’interno dell’impresa, garantendo un aggiornamento immediato dei processi e informazioni disponibili in tempo reale ove necessarie.
L’INTEGRAZIONE DELLE ATTIVITÁ E DELLE UNITÁ ORGANIZZATIVE
La principale funzione ricoperta da un sistema ERP è l’integrazione. La possibilità di far risiedere i dati in un unico archivio a cui attingono e da cui ricevono informazioni i singoli moduli che costituiscono il sistema.
L’integrazione ha un impatto diretto sui processi perché consente di condividere i linguaggi funzionali, la cui conoscenza facilita la comprensione delle attività svolte nei singoli processi e l’identificazione di eventuali disfunzioni, e le problematiche operative e le conoscenze locali sulle modalità di svolgimento dei processi.
La possibilità di accedere alle informazioni, distribuita all’interno del sistema, consente efficaci opportunità di controllo sull’andamento aziendale.
L’integrazione non riguarda solamente le informazioni ma anche i processi, si parla a tal proposito di integrazione sequenziale che permette il supporto ai processi che possono generare valore poiché permette di: eliminare tutte le ridondanze di risorse che avrebbero un forte impatto negativo nei sistemi complessi, vengono eliminate le interfacce poste tra una funzione e l’altra. La sequenzialità permette di codificare il sapere aziendale, al fine di aumentare le capacità di comunicazione, dunque prendere decisioni importanti e infine, consente la standardizzazione delle prassi aziendali e dei comportamenti individuali.
L’ottenimento di questo vantaggio consente di coordinare le diverse componenti del processo volte ad operare verso il medesimo risultato, attraverso le funzionalità del workflow: la sequenza e/o parallelismo dei compiti e delle attività di processo rappresentando le relazioni input/output, il rispetto dei tempi delle singole attività del processo nel suo insieme, la segnalazione degli oggetti prodotti (intermedi e finali) fornendo informazioni sull’avanzamento della produzione, il trasferimento degli oggetti e l’assegnazione del lavoro alle risorse impegnate sui singoli compiti eliminando eventuali colli di bottiglia. Queste funzionalità consentono di organizzare le singole attività in modo che il
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coordinamento che ne deriva, sia un valido strumento per pianificare le risorse e soddisfare il cliente.
LA STANDARDIZZAZIONE DELLE ATTIVITÁ
I vantaggi relativi al ridisegno dei processi e al coordinamento delle attività esposti in precedenza, devono essere successivamente consolidati per mezzo di un processo di standardizzazione delle prassi aziendali e dei comportamenti individuali.
La standardizzazione rende i risultati delle singole unità organizzative più stabili, prevedibili e accresce il potere di indirizzo e guida dei comportamenti, poiché forniscono maggiori possibilità di supervisione e controllo dato dalla fornitura di indicazioni puntuali e precise sulle procedure.
Nel momento della configurazione di un sistema ERP vengono configurati la sequenza delle attività, il flusso dei documenti, le responsabilità associate, etc., perciò essi prevedono una chiara definizione e codifica delle procedure e delle prassi annesse.
La standardizzazione può essere vista come una forma di rigidità del sistema, ma essa genera a volte riflessi positivi perché le attività della sequenza sono il frutto di selezioni eseguite scaturenti in un iter procedurale considerato il migliore per gestire una data situazione. La standardizzazione non porta alla totale rigidità e avversione alla varietà. La varietà è ammessa e viene posta come problematica in sede di configurazione del sistema, un buon progetto di implementazione deve saper codificare tutte le diverse situazioni proponendo solo i corsi d’azione che possono contribuire al miglioramento della gestione delle attività.
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3.2.2 SVANTAGGI
Gli svantaggi30 che possono essere registrati nell’implementazione di un sistema ERP possono riguardare:
il tempo speso nella configurazione – implementazione del sistema, il quale può essere superato mediante l’ottenimento di un generale consenso e con la minimizzazione delle questioni;
i costi da sostenere;
conformità dei moduli, in quanto i moduli indipendenti devono essere assemblati in un’architettura conforme ai processi di business, alla cultura e agli obiettivi strategici dell’organizzazione;
dipendenza dai fornitori che può essere oltrepassata seguendo una strategia che prevede un approccio multi fornitore al fine di non dipendere dalle capacità di un solo fornitore con possibilità di sostenere notevoli rischi;
richiede tempo per decidere quali moduli implementare, in quanto un sistema ERP è dotato di complessità e da numerose caratteristiche da considerare attentamente.
L’ERP comporta un impegno di tempo e denaro per la sua implementazione, i lavoratori si devono dividere fra lo svolgimento del ciclo produttivo e l’introduzione del sistema nel modo di operare dell’impresa.
Nel complesso il sistema riporta molte note positive, prima fra tutte la possibilità di ottenere informazioni aggiornate garantendo l’accesso a tutti i membri dell’organizzazione mediante la stessa interfaccia e la riorganizzazione dei processi derivante da un miglior coordinamento
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Mohammad A. Rashid (Massey University, New Zealand), Liaquat Hossain (Syracuse University, USA) and Jon David Patrick (University of Sydney, Australia), Enterprise Resource Planning: Global Opportunities &
Challenges, Idea Group Publishing, 2002. Capitolo 1: The Evolution of ERP Systems: A Historical Perspective,pag.
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delle attività. Sono vantaggi che superano la presenza di costi da sostenere per l’acquisto di nuove infrastrutture, del software, di consulenti chiamati a seguire il personale per raccogliere le loro esigenze e comprendere lo svolgimento del ciclo produttivo, oltre alla valutazione del tempo che viene impiegato per l’adozione del sistema.
L’organizzazione nello scegliere se adottare o meno questo sistema nel loro modo di fare business deve effettuare un’attenta analisi vantaggi e svantaggi derivante dalle conseguenze causate dalla decisione di implementazione dell’Enterprise Resource Planning.
In questa analisi si valuta attentamente l’impatto organizzativo, le problematiche da affrontare, la modifica nella configurazione dei processi e delle attività verificando la disponibilità al cambiamento e all’apprendimento da parte dei managers e di tutto il personale verso l’introduzione di questo nuovo modo di gestire l’intera catena di fornitura, non solo il ciclo produttivo ma anche il contatto con i fornitori e clienti e l’area amministrativa e finanziaria dell’organizzazione.