Applicazioni

Il primo passo per aumentare l’efficienza e l’efficacia della gestione del magazzino ricambi è stato quello dell’identificazione dei ricambi obsoleti o non più necessari e di tutto quello che era parcheggiato nei magazzini ricambi ma che non doveva essere lì. Eliminare tutto ciò dai magazzini ha permesso di:

 Liberare spazio all’interno degli scaffali o dei corridoi: lo spazio infatti risulta spesso uno dei limiti maggiori per una corretta gestione delle scorte, infatti molto spesso è limitato e già completamente occupato;

 Facilitare l’identificazione del ricambio giusto, eliminando tutto ciò che non è strettamente necessario.

Per fare ciò si è applicato il classico metodo del Red Tag. Studiando la lista dei ricambi a magazzino è stato possibile identificare tutti quelli appartenenti a macchine o impianti smantellati oppure quelli il cui prelievo da magazzino non avveniva da 10-15 anni e per cui è stato possibile identificarne l’obsolescenza. A tali ricambi è stato applicato il Red Tag, il cartellino rosso, che identificava in modo univoco che tali ricambi non erano necessari e quindi era possibile toglierli dal magazzino ricambi. Il Red Tag è stato utilizzato anche per identificare eventuali ricambi difettosi o da aggiustare messi per errore all’interno degli scaffali.

In Fig. 6.1 si può vedere lo schema del Red Tag utilizzato, mentre in Fig. 6.2 si può vedere tale cartellino applicato fisicamente su un ricambio presente in magazzino.

Come si può notare dallo schema del Red Tag utilizzato, esso è suddiviso in varie sezioni, all’interno delle quali devono essere riportate opportune informazioni necessarie per la catalogazione del ricambio a cui si sta attaccando:

 Informazioni generali: riporta la data dell’apposizione del cartellino, l’etichettatore e il codice del ricambio a cui il cartellino è attaccato;

 Categoria: identifica il tipo di ricambio;

 Ragione del Tag: identifica il motivo per il quale il ricambio è stato marchiato con il Red Tag; il 95% dei Red Tag utilizzati ha avuto come ragione del tag “obsoleto” o “non necessario”;

 Azione da intraprendere: se il ricambio risultava obsoleto o non necessario andava eliminato, se da aggiustare o difettoso ricollocato in un’apposita zona dedicata alla riparazione dello stesso.

Fig.6.1. Schema di un Red Tag.

Data Etichettato da Oggetto

Strumento Prodotto finito Parte di

macchina Materia prima Materiale di

consumo Altro

Non necessario Obsoleto Difettoso Altro Da aggiustare

Altro

Eliminare Riparare

Spostare nella Red Tag Area a lungo termine

RED TAG

INFORMAZIONI GENERALI

CATEGORIA

RAGIONE DEL TAG

AZIONE DA INTRAPRENDERE Altro

Restituire a ___________

L'oggetto è un cespite SI NO

Fig.6.2. Applicazione del Red Tag al magazzino ricambi.

Il secondo passo è stata l’introduzione in tutti i magazzini della cosiddetta “Scheda Prelievo”, già presente solamente nel magazzino codificato a fianco dell’officina meccanica, e ne è stata sottolineata l’importanza d’utilizzo. Infatti, identificare prontamente e in modo univoco ciò che viene prelevato da magazzino permette di:  Conoscere l’esatta giacenza di tutti i codici in magazzino attraverso lo

scarico dei prelievi all’interno del software di gestione;

 Conoscere l’andamento dei prelievi, necessario per l’eventuale ricalcolo delle giacenze minime;

 Evitare qualsiasi rottura di stock in tutti i magazzini, in modo da avere disponibile il ricambio voluto ogni volta che si presentasse l’occasione. Tale scheda prelievo, riportata in Fig. 6.3, non è altro che un foglio messo in bella vista a muro all’interno del magazzino, dove, chiunque prelevi un qualsiasi ricambio, deve riportare alcune informazioni necessarie.

Fig.6.3. Scheda prelievo dei ricambi da magazzino.

In un’ottica di gestione pienamente Lean, è stata inoltre valutata la possibilità della gestione del prelievo ( e del carico ) da magazzino tramite l’utilizzo di codici a

REPARTO MACCHINA QUANTITA' CODICE RICAMBIO RIPIANO _FIRMADATA SCHEDA PRELIEVO DA MAGAZZINO

barra. Ad ogni ricambio è associato un univoco codice a barra: nel momento del prelievo da magazzino o del carico a magazzino di un ricambio, l’operatore, attraverso un opportuno lettore di codice a barra, legge il codice del ricambio desiderato strisciando il lettore sul codice stesso e indica la quantità prelevata o caricata attraverso la tastiera posta sul lettore; tutte tali informazioni di carico e scarico sono memorizzate in automatico all’interno del lettore dei codici a barra e possono essere scaricate collegando quest’ultimo ad un terminale pc; durante questa fase le informazioni memorizzate all’interno del lettore vengono trasferite in modo automatico all’interno del software di gestione del magazzino ricambi in modo che tutte le giacenze si aggiornino con i nuovi prelievi o carichi. È tutt’oggi in atto una valutazione concreta di varie alternative al fine di stabilire quale possa essere la migliore per tale applicazione.

Altro strumento utilizzato per la gestione dei prelievi a magazzino, affiancato alla “Scheda Prelievo” appena vista, è stato quello che è stato chiamato “Foglio per la gestione dell’ultimo pezzo”. Esso, riportato in Fig. 6.4 e in Fig. 6.5 applicato su un ricambio prelevato, doveva fornire da garanzia e supporto per il lavoro dell’addetto alla gestione del magazzino ricambi in modo da evitare qualsiasi tipo di stock out.

Fig. 6.4. Layout foglio “Ultimo Pezzo”.

Fig. 6.5. Foglio ultimo pezzo applicato ad un ricambio (il nome del manutentore è stato offuscato per motivo di privacy).

MANUTENTORE:

ULTIMO PEZZO

La politica di utilizzo di tale cartellino è la seguente:

 Ogni qual volta un operatore manutentore preleva un pezzo dal magazzino, se si accorge che quello che ha prelevato è l’ultimo pezzo ( tale situazione può capitare frequentemente nella tipica gestione di un ricambio di tipo 1 / 0, cioè quella nella quale si decide di avere a magazzino, dopo una valutazione su tempi di approvvigionamento, consumi e criticità, un solo pezzo ) deve svolgere le seguenti attività:

 Apporre sul pezzo rotto sostituito l’apposito cartellino “Ultimo Pezzo”, invece di gettare il pezzo tra i rifiuti;

 Avvertire l’addetto alla gestione del reintegro scorte per fargli visionare il pezzo sostituito e fornirgli tutte le informazioni necessarie, in modo che sia possibile eseguire il riordino;

 Una volta che tutte le informazioni necessarie sono nelle mani dell’addetto al reintegro delle scorte, è possibile gettare il pezzo sostituito.

L’utilizzo di tale foglio “Ultimo Pezzo” si è resa necessaria principalmente per due motivi: come prima cosa, nel database di gestione del magazzino non erano presenti tutte le informazioni, soprattutto quelle tecniche, necessarie per il corretto reintegro delle scorte; il secondo motivo è stato il non completo utilizzo della scheda prelievo. Si è quindi cercato, tramite l’introduzione di questo secondo strumento, di evitare rotture di stock, in modo da avere a disposizione il ricambio voluto nel momento del bisogno. Ovviamente nell’ottica di completo utilizzo della scheda prelievo ed efficienza completa del sofware di gestione del magazzino, tale strumento potrà essere eliminato.

In parallelo all’introduzione di questi strumenti, è stata svolta l’attività senza dubbio più importante all’interno della gestione dei ricambi:

 Assicurarsi che tutti i ricambi necessari fossero presenti in magazzino e nelle quantità desiderate.

Il primo step è stato verificare la corretta corrispondenza tra giacenze reali a magazzino e virtuali all’interno del software di gestione. Infatti senza la perfetta corrispondenza tra esse, tutte le considerazioni successive sarebbero state prive di significato.

Esiste a tale scopo un apposito indice, un pseudo-KPI in quanto non è un vero e proprio indice di prestazione, ma è la base per l’impostazione di tutti i ragionamenti successivi, in quanto essi vengono svolti in base alle giacenze e ai consumi “virtuali”: tale indice è il cosiddetto IRA, Inventory Records Accuracy. Esso è definito nel seguente modo:

IRA =

Misura quindi l’accuratezza dei dati informatici sulle quantità a scorta: se tale indice non è pressoché pari al 100%, tutte le successive analisi risultano non veritiere.

Una volta verificata la correttezza dei dati a disposizione, l’obiettivo successivo è stato quello di studiare, per ogni macchina dello stabilimento, il parco ricambi necessario e in base a tali valutazioni, provvedere agli eventuali ordini di ricambi non presenti a magazzino.

I criteri adottati sono stati i seguenti:

 Avvalendosi della pluriennale esperienza dei capi officina meccanica ed elettrica si è studiato su carta ( disegni tecnici ) e in campo ( a diretto contatto con le macchine / impianti considerati ) quali dei componenti delle macchine prese in considerazione necessitassero di un ricambio a magazzino, indipendentemente dal fatto che tale ricambio fosse già presente o meno all’interno del magazzino stesso;

 Si è deciso di partire considerando quelle che sono state definite “macchine o impianti strategici”. Con tale termine si è identificato:

 Macchine o impianti di servizio, necessari per l’intero processo di produzione, quindi per tutte le linee di produzione. Quindi, anche se il temporaneo arresto di tali impianti, non avrebbe prodotto nessuna perdita da un punto di vista produttivo, la mancata pronta ripartenza poteva causare l’arresto completo di tutte le linee di produzione e quindi dell’intera produzione dell’impianto. Esempi di tali macchine / impianti sono i seguenti: la macchina con cui veniva preparata la premiscela di additivi che poi era miscelata alla materia prima ( granulato ), l’impianto adibito alla bruciatura e smaltimento dei fumi nocivi provenienti da tutto l’impianto, e quindi anche dalle linee di produzione, e senza il funzionamento del quale non era possibile l’inizio di nessuna produzione, etc.

 Solo successivamente si sarebbe passati alla valutazione dei ricambi necessari per le linee di produzione. Infatti il fermo di una linea per mancanza di un ricambio, seppur cosa da evitare, avrebbe comportato il fermo di una sola linea. Inoltre il parco ricambi delle linee di estrusione era già ben definito e praticamente completo; qualora si fosse verificata la mancata presenza di un ricambio necessario, si poteva comunque utilizzare la cosiddetta tecnica del “cannibalismo” cioè prelevare il pezzo necessario da un’altra macchina, ad esempio da una linea produttiva che nel momento del guasto risultasse ferma, e montarla sulla linea che invece doveva produrre.

Tale analisi ha portato quindi alla compilazione di una lista di tutti i ricambi necessari per le macchine strategiche, macchine per cui il parco ricambi risultava maggiormente scoperto. Da tale lista sono stati estratti tutti quei ricambi che non risultavano presenti in nessun magazzino e si è quindi provveduto al repentino ordine. In particolare l’output concreto di tale analisi è stato:

 Identificazione di 39 ricambi di componenti appartenenti alle macchine strategiche che risultavano necessari ma non erano presenti in magazzino. Come supporto alla nuova gestione del parco ricambi, per completare ed andare a cogliere aspetti non ancora valutati, si è consegnato un “Questionario di Valutazione” a tutti gli operatori, in cui quest’ultimi dovevano rispondere a delle domande riguardanti aspetti legati alla gestione del magazzino ricambi o alle attrezzature in dotazione alle officine, e, più in generale, alla nuova gestione manutentiva che si stava mettendo in atto. Per la gestione del parco ricambi, in particolare, le domande inserite all’interno di tale questionario, sono state le seguenti:

 Quali sono secondo te le 3 attrezzature / utensili maggiormente utili che ad oggi mancano o sono da migliorare? Indicare l'attrezzatura / utensile e scegliere la priorità.

La priorità era da scegliere tra Indispensabile, Necessaria, Utile.

 Quali sono secondo te i 3 più grossi problemi riguardanti i magazzini? Indicare il nome del magazzino ed elencare il/i problema/i indicando sotto il livello e la frequenza.

Il livello del problema doveva essere indicato tra Grande, Medio, Piccolo, mentre la frequenza tra Alta, Media, Bassa.

 Come richiedi il reintegro della scorta a magazzino quando ti accorgi che sta finendo? Indicare "A Chi" e "In che modo".

Si doveva rispondere a tale domanda sia per i magazzini codificati che per quello non codificato.

 Cosa secondo te dovrebbe essere etichettato in modo migliore (max di 3 risposte)? Indicare il componente / attrezzatura / parte e ubicazione.

Le risposte a tale questionario hanno portato alla luce sostanzialmente gli stessi problemi per cui si erano già pianificate o messe in atto le opportune azioni correttive fin qui elencate, a meno di un problema che riguardava l’officina elettrica e, in particolare, il magazzino dei ricambi elettrici. Esso è situato al piano -1, subito sotto l’officina elettrica, e l’unico modo per portare fuori i ricambi dal magazzino era un vano di scale. È stato evidenziato da parte degli operatori manutentori elettrici il problema del trasporto di pezzi “pesanti” quali motori elettrici ( comunque di piccola taglia ) o riduttori.

Essendo esso un problema non solo di logistica dei magazzini, ma anche riguardante la salute e il benessere stesso degli operatori, si è subito messo in atto un’azione correttiva. In particolare, era in atto l’espansione del magazzino codificato a fianco dell’officina meccanica, e quindi si è pensato di riservare, nel nuovo layout del magazzino un opportuno numero di ripiani per alloggiare i ricambi “pesanti” ubicati fino a quel momento nel magazzino presso l’officina elettrica ( le due officina distano circa 60 – 70 metri l’una dall’altra ). In Fig. 6.6 si riporta il vecchio layout del magazzino codificato presso l’officina meccanica, mentre in Fig. 6.7 quello nuovo. Si può notare anche come l’espansione del magazzino abbia portato alla ricodifica completa delle pareti e delle scaffalature.

In Fig. 6.7 sono evidenziate anche le scaffalature che sono state scelte come alloggiamento dei ricambi elettrici: inoltre essendo ogni scaffalatura composta da 10 ripiani, e dovendo i pezzi più pesanti alloggiare sui ripiani inferiori, i motori e i riduttori elettrici andavano a riempire solo i primi 4 ripiani inferiori di tali scaffalature, mentre in quelle superiori sono stati posizionati altri ricambi provenienti dal magazzino elettrico, nell’ottica futura di unione sia delle due officine che dei due magazzini.

Fig. 6.6. Vecchio layout magazzino codificato presso officina meccanica.

Fig. 6.7. Nuovo layout magazzino codificato presso officina meccanica con evidenziazione delle scaffalature per ricambi elettrici.

Contemporaneamente a tutte le azioni viste finora, per sostenere il lavoro svolto, standardizzare le azioni fatte con il 3 S, e mantenere il livello di ordine e pulizia raggiunto, sono state introdotte delle opportune Checklist di controllo che gli operatori dovevano compilare giornalmente: una per i magazzini dell’officina meccanica ( Fig. 6.8 ) e una per quello dell’officina elettrica ( Fig. 6.9 ).

Fig. 6.8. Checklist di controllo magazzini officina meccanica.

Fig. 6.9. Checklist di controllo magazzini officina elettrica.

L’obiettivo era quello di verificare giornalmente, avvalendosi di semplici voci all’interno di una checklist, la pulizia e l’ordine all’interno di tutti i magazzini dello stabilimento.

Nel caso l’esito di un qualsiasi punto della Checklist fosse stato “NOK”, l’operatore avrebbe dovuto inserire, in un’opportuna area all’interno del foglio contenente la checklist, il motivo della non conformità ed eventuali note esplicative.

I risultati delle precedenti Checklist sono riportati nei grafici di Fig. 6.10 e Fig. 6.11. Sull’asse delle ascisse si riporta la linea temporale in base settimanale, raggruppando le varie settimane in mesi e anni; su quello delle ordinate la percentuale di risultato OK della checklist.

Si può notare come, per quanto riguarda la Checklist associata ai magazzini ad uso dell’officina meccanica, la percentuale di risultati “OK” si aggira in media attorno al 70-75%: i due picchi negativi nella settimana 6 e 12 sono dovuti a disordine generale che era presente in magazzino durante le fasi, rispettivamente, di sistemazione dei ricambi ordinati ad inizio anno e di ristrutturazione del magazzino codificato presso l’officina meccanica. L’obiettivo futuro è portato la percentuale di check “OK” almeno all’85-90%.

Per quanto riguarda invece i risultati derivanti dalla Checklist di controllo dei magazzini dell’officina elettrica, si evidenzia che, a meno di due picchi positivi ( alquanto anomali ), la percentuale di check “OK” è stabile al 50%: ciò è causato principalmente dal disordine generale presente nel magazzino interrato posto sotto l’officina elettrica, dove gran parte dei ricambi risultano anche non codificati.

1 2 3 4

Nr OK NOK

Magazzino Nov. A : pulizia ed ordine Magazzino Nov. B : pulizia ed ordine Magazzino Leg. : pulizia ed ordine

Area Semoventi e Gru semovente : pulizia ed ordine e sotto carica OSSERVAZIONI DA ESEGUIRE

1 2

Nr OK NOK

Magazzino Leg. : pulizia ed ordine OSSERVAZIONI DA ESEGUIRE

L’obiettivo futuro, in questo caso, è riuscire a portare tale percentuale al 70-75%, cominciando con la codifica completa di tutti i ricambi presenti non codificati.

Fig. 6.10. Andamento Checklist di controllo magazzini officina meccanica.

Fig. 6.11. Andamento Checklist di controllo magazzini officina elettrica.

In Fig. 6.12 e Fig. 6.13 si riportano invece gli andamenti dei motivi delle non conformità nei due casi: in entrambi i casi si evidenzia come il problema maggiore risulti essere l’ordine.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 50 51 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 12 1 2 3 4 2013 2014 Pe rce n tu a le C h e ck O K

Anno - Mese - Settimana

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 49 50 51 2 3 4 5 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 12 1 2 3 4 2013 2014 Pe rce n tu a le ch e ck O K

Fig. 6.12. Motivi di non conformità Checklist magazzini officina meccanica.

Fig. 6.13. Motivi di non conformità Checklist magazzini officina elettrica. In Fig. 6.14 si riporta lo spaccato delle cause delle non conformità relative alla voce “ORDINE NON OK” per i magazzini dell’officina meccanica: si può notare come essa sia praticamente quasi sempre causata dal magazzino denominato “Magazzino 2”. Si tratta di un magazzino distaccato rispetto all’officina meccanica dove vengono ubicati ricambi di grosse dimensione e peso e anche parte delle attrezzature di alcune ditte esterne a cui sono affidate attività di manutenzione esterna. Tale magazzino è risultato in tutti i casi quello con il più alto tasso di miglioramento. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 47 49 50 51 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 11 12 1 2 3 4 2013 2014 M o ti v o n o n co n fo rm it à (% )

Anno - Mese - Settimana

PULIZIA NON OK ORDINE NON OK NON PRESENZA

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 48 49 51 2 3 4 5 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 11 12 1 2 3 4 2013 2014 M o ti v o n o n co n fo rm it à (% )

Anno - Mese - Settimana

Fig. 6.14. Cause di ORDINE NON OK per i magazzini officina meccanica.

6.2.4. Risultati raggiunti

I risultati raggiunti attraverso l’implementazione della metodologia 5 S all’interno dei magazzini ricambi si possono riassumere nei seguenti punti:

 Guadagno di spazio sugli scaffali attraverso l’eliminazione dei ricambi obsoleti o di macchine / impianti dismessi;

 Miglioramento delle condizioni di ordine e pulizia dei magazzini;

 Completamento del parco ricambi mediante l’ordine di componenti ritenuti necessari ma non disponibili a magazzino;

 Standardizzazione di alcune procedure e regole di gestione.