La Standard Operating Procedure, o Istruzione Operativa, è una procedura specifica usata per la descrizione delle operazioni necessarie per completare una certa attività in conformità alle normative di settore, alle leggi provinciali o anche solo agli standard interni usati per la gestione aziendale. All’interno di una SOP è contenuto in modo dettagliato il cosiddetto How-to, cioè la sequenza delle operazioni necessarie per completare un certo lavoro o attività. L’utilizzo di SOPs, cioè di procedure standard, all’interno della gestione della propria azienda, porta, in generale, i seguenti vantaggi:
Crea efficienza e quindi reddittività;
Dà coerenza ed affidabilità ai propri prodotti e servizi; Evita la presenza di errori o azioni non conformi; Crea un ambiente di lavoro sano e sicuro;
Definisce in modo univoco e standard come un lavoro deve essere fatto; Può essere usato come strumento di difesa in ogni ispezione, interna o
esterna;
Accresce l’abilità e la conoscenza del proprio personale, fornendo da strumento di formazione standard.
I dettagli contenuti all’interno di una SOP, quindi, non solo mirano alla standardizzazione del processo ma forniscono anche, passo dopo passo, la sequenza ottimale delle operazioni da svolgere per permettere a chiunque, all'interno dell’azienda, di svolgere il proprio compito in modo coerente. La procedura SOP viene usata inoltre come strumento formativo per consentire ai propri operatori, e dipendenti in generale, di agire senza chiedere indicazioni, linee guide o qualsiasi tipo di spiegazione o chiarimento. Utilizzare procedure standard che indicano, step by step, le operazioni che chiunque deve svolgere, contribuisce anche alla responsabilizzazione del personale, in quanto, in un dato lavoro per cui esiste una SOP, le attività che ogni operatore svolge sono documentate e misurate confrontandole con quelle standard indicate nella SOP stessa. Inoltre, come ultimo vantaggio, utilizzare procedure che chiunque può e deve seguire, dà la garanzia che un certo lavoro o operazione sia svolto sempre in modo coerente, in sicurezza e rispettando standard di qualità.
Ad ogni sistema consolidato di procedure standard, sono inoltre associate regole bene precise:
Chi può o dovrebbe redigere una SOP e di quale tipo;
Il motivo per il quale una SOP viene redatta e le modalità stesse di stesura; La procedura di approvazione di una SOP;
A chi la SOP è rivolta e chi quindi deve essere prontamente formato una volta che la SOP è approvata e quindi pronta per entrare in vigore;
Come deve avvenire il processo di revisione o sostituzione di una SOP. In questo caso, in particolare, la manutenzione può emettere Istruzioni Operative
Manutentive, rivolte ai propri operatori manutentori, al fine di standardizzare le
operazioni che essi devono seguire all’interno di un certo lavoro di manutenzione, a guasto o preventiva. Una volta che il responsabile di manutenzione redige una SOP, prima dell’entrata in vigore, è necessario il seguente processo di approvazione:
Verifica da parte dell’Ingegnere della Sicurezza: tutte le operazioni che l’operatore deve svolgere devono esse fatte in completa sicurezza;
Approvazione da parte del responsabile del reparto di Ingegneria e Manutenzione;
Anche qualsiasi tipo di revisione, che non riguarda aspetti puramente tecnici, deve seguire lo stesso iter di approvazione.
Vediamo quindi com’è strutturata una SOP:
Nella prima pagina è presente il titolo, il numero identificativo, solitamente sequenziale, il numero della revisione e le firme di emittente, verificatore ed approvatore;
La prima parte di ogni SOP racchiude l’Analisi di Sicurezza:
Analisi dei rischi associati inizialmente al lavoro per cui si sta redigendo una SOP; esempi possono essere: Rischio Meccanico, Rischio Termico, Rischio Chimico, ecc.;
Eventuali DPI ( Dispositivi di Protezione Individuali ), ulteriori a quelli standard previsti da manuale di manutenzione, che l’operatore che andrà a svolgere il lavoro deve indossare, e in quale circostanza; Analisi dei Rischi Residui, a seguito dell’adozione dei DPI
Messa in Sicurezza preventiva prima dell’inizio dei lavori; fanno parte di queste operazioni quelle di delimitazione dell’area di lavoro tramite nastro bianco e rosso, deenergizzazione delle fonti di energia ( applicazione dei lucchetti nominali ), esposizione del cartello “Lavori in Corso”, ecc.
È proprio grazie a tale analisi di sicurezza che l’Istruzione Operativa è stata usata per la semplificazione del flusso delle richieste di lavoro alla manutenzione presentato nel Capitolo 3. Infatti tale Analisi di Sicurezza, svolta per lavori standard, sostituisce l’analisi di sicurezza svolta dall’Ingegnere della Sicurezza e permette quindi l’utilizzo del Foglio di
Lavoro al posto del Permesso di Lavoro, così come illustrato nel Capitolo 3.
Il corpo della SOP è l’elenco, passo dopo passo, di tutte le operazioni che l’operatore deve svolgere nel compiere il proprio lavoro. Ad ogni operazione inoltre è associata, dove possibile, anche un’immagine che illustra l’operazione stessa.
Si riporta ora un esempio di SOP: in particolare si riporta il caso di “Manutenzione
Cinghie”.
L’analisi di sicurezza effettuata è la seguente:
Rischi associati al lavoro manutentivo: rischio meccanico ( Attività manutentiva in genere e contatto con organi in movimento );
DPI aggiuntivi: Nessuno oltre a quelli previsti da manuale di manutenzione meccanica;
Rischio residuo: schiacciamento dita nella fase di rotazione manuale della paleggia;
Messa in Sicurezza Generale:
Concordare intervento con reparto per consegna macchina / impianto spenta / o e pulita / o;
Esporre il cartello di Lavori in corso sul pannello di controllo / quadro; Delimitare l’area di lavoro;
Sezionare la linea elettrica, apporre il dispositivo LOTO e conservare la chiave;
Sezionare le altre fonti di energia (pressione, temperatura, ecc.), apporre i dispositivi LOTO e conservare la chiave. Se la mandata o l’aspirazione della macchina hanno collegamenti ad altri impianti sezionare sia la mandata che l’aspirazione ( chiusura valvole intercetto ; inserimento flange ecc. ) isolando completamente la macchina dal resto dell’impianto per evitare che venga messa in movimento da fonti di energia ( pressione / depressione ) provenienti da altri macchine/impianti;
Scaricare le eventuali energie residue.
Segue quindi un elenco di attività che il manutentore deve svolgere. In particolare le operazioni da effettuare sono la misura della tensione della cinghia e l’eventuale tensionamento se i valori misurati risultano non accettabili.
La sequenza di attività per la verifica della tensione di una cinghia è la seguente: Procurarsi il tensiometro ( Fig. 7.1 ): sulla parte sinistra dell’immagine si può
notare la scala graduata dove si andrà a leggere il valore della tensione; nella parte centrale andrà inserito il dito;
Fig. 7.1. Strumento usato per misurare la tensione della cinghia.
Posizionarsi col tensiometro al centro della lunghezza della cinghia accertondosi che la levetta del tensiometro sia completamente abbassata e inserire il dito nell’apposito foro ( Fig. 7.2 );
Premere col dito fino a che non si sente scattare il tensiometro: la leva si alzerà fino al valore di tensionamento misurato ( Fig. 7.3 );
Fig. 7.3. Step 2 misurazione tensione cinghia.
Rimuovere il dito senza modificare la posizione che ha assunto la leva; leggere il valore misurato ( Fig. 7.4 - NOTA BENE: la lettura del valore va fatta in corrispondenza del bordo superiore della leva ) e verificare che rientri nel range di tensionamento predefiniti. Se non sufficiente procedere al tensionamento o sostituzione.
Fig. 7.4. Step 3 misurazione tensione cinghia.
Nel caso in cui l’operatore avesse dovuto procedere al tensionamento della cinghia, la sequenza di attività che doveva seguire risultano essere le seguenti:
Allentare i dadi di bloccaggio della vite di regolazione della slitta del motore; Girare in senso orario la vite di regolazione per tensionare / sostituire la
cinghia ( o in senso opposto per allentarla );
Quando la tensione è regolata, serrare i dadi di bloccaggio della vite di regolazione della slitta motore;
Durante la regolazione della tensione delle cinghie, le pulegge dovranno essere ruotate manualmente più volte al fine di distribuire la tensione su tutta la cinghia ( ATTENZIONE: per far ruotare la puleggia spingere e posizionare la mana nella direzione di uscita della cinghia – Fig. 7.5 e Fig. 7.6);
Controllare l’allineamento delle pulegge.
Fig. 7.5. Modalità corretta per rotazione puleggia.
Fig. 7.6. Modalità errata per rotazione puleggia.
In conclusione, vista l’importanza della sezione di Analisi di Sicurezza all’interno della SOP, si riporta un altro esempio per la sola Analisi di Sicurezza per quanto riguarda l’operazione di “Sostituzione / Regolazione Fresa Granulatore”.
Rischi associati al lavoro: Meccanico e Termico;
DPI aggiuntivi: Guanti antitaglio in tutte le operazione in cui si viene a contatto con la fresa, guanti in crosta per contatto con parti calde; inoltre nel caso in cui si lavori con fresa nuova o appena riaffilata è necessario indossare guanti antitaglio in metallo;
Avvertenze generali supplementari: utilizzare chiavi che mantengano le mani lontane dalla fresa ( Fig. 7.7 ), ad esempio chiavi a cricchetto con apposite prolunghe.
Fig. 7.7. Esempio di attrezzatura da usura a seguito dell’analisi di sicurezza.