AS IS del sistema attuale di gestione del personale

L’azienda cliente opera nel settore dell’Automotive ed è una delle sedi del gruppo principale a cui fa riferimento, presente sul territorio mondiale.

Il sistema attualmente utilizzato per la gestione del personale è composto da diverse applicazioni che operano su piattaforme differenti e si occupano dei seguenti aspetti:

• gestione degli stipendi,

99 • gestione di malattie e maternità,

• dichiarazione INPS e EMENS.

Dei moduli aggiuntivi specializzati si occupano della redazione dei moduli 730 e 770, della gestione delle trasferte e dell’orario flessibile, sviluppando il tutto in ambiente mainframe o Web.

La situazione che si riscontra nel sistema attualmente in uso porta perciò a considerare le seguenti problematiche:

• le applicazioni utilizzate sono tecnologicamente datate, visto che sono state realizzate circa 20 anni fa, e vengono riscontrate conseguentemente i seguenti ostacoli:

interfaccia utente di tipo carattere,

difficoltà nell’estrazione dei dati ai fini di elaborazioni statistiche,

difficoltà negli aggiornamenti per adeguare le applicazioni apposite per la gestione degli stipendi ai cambiamenti di legge,

nessuna gestione dell’autorizzazione per l’accesso ai dati a livello applicativo; • vengono utilizzate soluzioni basate su tecnologie diverse tra di loro, manifestando:

difficoltà di integrazione,

necessità di una maggiore operatività;

• la piattaforma non risulta tecnologicamente in linea con gli standard attuali dell’intero Gruppo di cui fa parte l’azienda, il quale si affida all’utilizzo della componente HCM della Business Suite di SAP per la gestione del personale.

Dalle problematiche emerse, sono nate dunque le esigenze di seguito elencate:

• utilizzare un’applicazione tecnologicamente avanzata e in grado di assolvere le attuali e future esigenze di gestione del personale, in modo che la struttura sia flessibile, orientata al Web e utilizzi un’interfaccia user-friendly, consenta di estrarre i dati velocemente per poter creare dei report semplici e facilmente comprensibili, di usufruire di un aggiornamento del sistema e potersi adeguare alle normative del Contratto Nazionale del Lavoro e alla normativa di legge;

• avere un’unica applicazione per la gestionale del personale, eliminando così gli attuali problemi di integrazione tra le diverse piattaforme e ottenendo una semplificazione operativa;

• ottenere una efficace ed efficiente gestione della sicurezza e della riservatezza delle informazioni;

• essere in linea con le tecnologie utilizzate dalle altre aziende dell’intero Gruppo;

• utilizzare un sistema informativo che si occupi anche di sviluppo del personale, per ottenere una condivisione delle informazioni con le aziende dell’intero Gruppo,

100 consentendo di gestire lo sviluppo delle carriere, le job rotation e la formazione del personale.

Dall’analisi appena effettuata, la componente HCM di mySAP ERP risulta quindi essere il prodotto giusto per le esigenze manifestate dal cliente, visto che, come dimostrato nel capitolo precedente, si occupa di tutti gli aspetti della gestione del collaboratore all’interno dell’azienda, dal recruiting alla sua formazione, alla coltivazione dei talenti, alla pianificazione delle successioni e delle carriere, per seguire il percorso del dipendente fino al pensionamento. Inoltre, grazie alla struttura modulare di SAP e all’uso di un’unica piattaforma aperta e integrabile, il problema dell’integrazione tra le applicazioni cessa di esistere. La SAP GUI offre un’interfaccia grafica semplice e piuttosto intuitiva da utilizzare. Inoltre i pacchetti di aggiornamento continuamente rilasciati da SAP AG, specifici per ogni paese, permettono di essere sempre in linea con le richieste normative del proprio Stato. Infine, grazie alla possibilità di definire dei Ruoli di autorizzazione per ogni utente che utilizza il sistema, è possibile ottenere una riservatezza dei dati, sempre più importante negli ultimi anni.

Il sistema implementato, in particolare, usufruirà del sistema attualmente utilizzato dall’azienda a capo del gruppo, in modo da utilizzare le risorse hardware già disponibili, specificando un ambiente operativo apposito per l’azienda in oggetto, grazie al concetto di mandante, proprio di SAP.

Il progetto è stato avviato quindi con il nome di “SAP HR” e prevede inizialmente l’implementazione della parte che tratta il Workforce Process Management, ovvero dei sottomoduli (in seguito verranno chiamati moduli per abbreviazione):

• Employee Administration (o Personnel Administration – PA), che costituisce la base per tenere traccia dei dati anagrafici dei dipendenti;

• Organizational Management (OM), per ottenere una gestione completa della struttura organizzativa dell’azienda;

• Time Management (TM), per tenere traccia degli orari di entrata e uscita dei dipendenti, inserendo degli appositivi giustificativi in caso di assenza, ferie o malattia, al fine di poter gestire correttamente l’elaborazione degli stipendi;

• Payroll (PY), per le buste paga e la redazione dei moduli necessari, previsti dalla legge italiana.

Infine verranno anche delineati i Profili di autorizzazione per gli utenti, che è una componente trasversale a tutti i moduli di SAP. La parte di Talent Management verrà invece elaborata in un secondo momento, quindi con l’avvio di un altro progetto, poiché risultano avere una maggiore priorità per l’azienda i processi descritti finora.

101 Il mio inserimento all’interno del team di lavoro inizialmente ha previsto l’affiancamento alla consulente della società KPMG del team, esperta dei moduli OM e PA e dei Profili di autorizzazione, per prendere conoscenza dei processi principali gestiti da SAP HCM riguardo la gestione del personale. Successivamente ho preso parte attiva all’analisi funzionale del sistema informativo, per arrivare infine a dare un proprio contributo nella realizzazione della customizzazione dei moduli OM e MD.

I paragrafi a seguire descriveranno quindi l’apporto personale dato al progetto, introducendo dapprima le funzionalità generali proprie di ciascuno dei due moduli per una migliore comprensione.