Ogni Sede Locale DEVE necessariamente essere in possesso del proprio Atto Costitutivo, da conservare negli archivi cartacei in originale e da scansionare e tenere anche in archivio digitale.
All’interno del Codice del Terzo Settore (CTS, ovvero il Decreto Legge 117/2017), viene riportata un’indicazione di ciò che Atto Costitutivo e Statuto devono necessariamente contenere. Questo articolo è valido per qualsiasi ente del Terzo Settore, sia esso costituito in forma di associazione, riconosciuta o non riconosciuta, o di fondazione.
Art. 21 - Atto costitutivo e statuto.
1. L’atto costitutivo deve indicare la denominazione dell’ente; l’assenza di scopo di lucro e le finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale perseguite; l’attività di interesse generale che costituisce l’oggetto sociale; la sede legale; il patrimonio iniziale ai fini dell’eventuale riconoscimento della personalità giuridica; le norme sull’ordinamento, l’amministrazione e la rappresentanza dell’ente; i diritti e gli obblighi degli associati, ove presenti; i requisiti per l’ammissione di nuovi associati, ove presenti, e la relativa procedura, secondo criteri non discriminatori, coerenti con le finalità perseguite e l’attività di interesse generale svolta; la nomina dei primi componenti degli organi sociali obbligatori e, quando previsto, del soggetto incaricato della revisione legale dei conti; le norme sulla devoluzione del patrimonio residuo in caso di scioglimento o di estinzione; la durata dell’ente, se prevista.
2. Lo statuto contenente le norme relative al funzionamento dell’ente, anche se forma oggetto di atto separato, costituisce parte integrante dell’atto costitutivo. In caso di contrasto tra le clausole dell’atto costitutivo e quelle dello statuto prevalgono le seconde.
Il modello di Atto Costitutivo fornito dal SISM Nazionale non contiene tutte le informazioni di cui al punto 1., che sono invece contenute all’interno di ogni Statuto di Sede Locale. È corretto ed ugualmente valido, in quanto Atto Costitutivo e Statuto vengono depositati insieme in Agenzia delle Entrate alla costituzione di una Sede Sperimentale, pertanto costituiscono un unico Atto anche se sono due documenti separati.
4.10.1 COSA FARE IN CASO DI SMARRIMENTO DELL’ATTO COSTITUTIVO
In caso di smarrimento dell’Atto Costitutivo bisogna recarsi presso l’ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate presso cui è stato registrato l’Atto Costitutivo provvisti dei seguenti dati: il codice fiscale dell’associazione, il codice fiscale del legale rappresentante al momento della registrazione e la data di costituzione dell’associazione.
N.B. Se si è in possesso della data esatta di registrazione dell’atto, si può richiedere all’Agenzia delle Entrate di competenza di averne una copia, tramite un apposito modulo, il Modello 79 “Richiesta copia atto privato” (N.B. il modulo potrebbe differire nei vari uffici dell’AdE, verificate contattando il vostro ufficio). In ogni caso se sono trascorsi più di 10 anni dalla registrazione dell’Atto, è possibile che esso sia stato inviato all’archivio centrale a Roma ed è molto difficile
che venga ritrovato.
Nel caso in cui non siate in possesso della data di registrazione dell’atto e se in passato l’associazione ha partecipato a qualche bando regionale potreste ricercare il vostro atto tramite Codice Fiscale sui Registri regionali digitali, ad esempio http://www.registriassociazioni.servizirl.it/ è il sito dei registri delle associazioni della Lombardia, mentre https://wwwservizi.regione.emilia-romagna.it/teseofe/associazioni-promozione-sociale.asp è il link al registro delle APS dell’Emilia Romagna.
4.10.2 ATTO RICOGNITIVO
Se non si riesce in alcun modo a recuperare il proprio Atto Costitutivo, si deve registrare un Atto Ricognitivo all’Agenzia delle Entrate.
L’Atto Ricognitivo serve a dichiarare l’esistenza del precedente statuto e il suo smarrimento. L’Atto Ricognitivo appena redatto deve riprodurre tutti contenuti del precedente Atto Costitutivo smarrito.
Nel caso in cui voleste costituirvi come APS, ma in passato vi eravate costituiti come associazione no profit non riconosciuta, potete redigere ugualmente un Atto Ricognitivo, il quale dovrà avere in allegato la versione attuale dell’Atto Costitutivo con tutte le modifiche successive alla creazione dell’originale depositato al momento della costituzione. In questa situazione bisogna convocare l’Assemblea dei Soci, prevedendo all’Ordine del Giorno il punto
“modifiche Statuto e approvazione nuovo testo integrale dello Statuto Associativo” o simile, e predisporre uno Statuto da fare approvare come modifica ai Soci, che sia conforme alla nuova legge del Terzo Settore. Nel verbale di Assemblea bisognerebbe esplicitare che le modifiche sono volte al cambiamento della natura giuridica dell’associazione (da associazione no profit ad APS per esempio) per adeguamento alle norme di legge. Non è necessario che l’assemblea abbia verbalizzazione affidata a notaio. Il verbale va sottoscritto dal Presidente e dal Segretario dell’assemblea.
N.B.: formalmente, la cosa più corretta da fare sarebbe procedere con una denuncia di smarrimento dell’Atto Costitutivo alle forze dell’ordine prima di redigere e registrare l’atto ricognitivo. Questo passaggio serve solo come maggiore tutela del responsabile legale dell’associazione, anche se AdE e CSV riferiscono che sia un eccesso di zelo.
Una volta che avrete redatto l’Atto Ricognitivo e avrete approvato il nuovo Statuto in Assemblea dei Soci, dovrete portare solo l’Atto Ricognitivo (se non dovete cambiare la natura giuridica dell’associazione) o Atto Ricognitivo e Statuto (se cambiate natura giuridica dell’associazione) in triplice copia all’agenzia delle entrate.
Vi consigliamo caldamente di redigere l’Atto Ricognitivo, in quanto l’unica alternativa per ottenere nuovamente un Atto Costitutivo e quindi poter continuare ad aderire al SISM Nazionale è lo scioglimento della Sede Locale e la fondazione di una nuova Sede Locale, che avrà quindi un nuovo Atto Costitutivo. In questo modo la Sede diventerebbe una sede di nuova costituzione e in quanto tale Sede Sperimentale, perdendo così il diritto di voto fino al momento in cui non le venisse riconosciuto nuovamente lo Status di Sede Locale da parte del Congresso Nazionale.