4.14.1 Protocollo di intesa
Protocollo di Intesa, o accordo di collaborazione reciproca, è un accordo bilaterale ufficiale, stretto tra il SISM Nazionale o una Sede Locale del SISM e un'associazione o ente con la quale si intende raggiungere degli obiettivi comuni in un contesto di attività o progetti.
Esso contiene le informazioni sugli accordi stipulati, che devono essere inerenti gli scopi sociali del SISM.
Protocollo di intesa deve essere firmato dal Presidente Nazionale o dall'Incaricato Locale della Sede Locale che intende stringere la partnership, e dal Presidente dell'associazione corrispettiva. I protocolli di intesa stipulati dalle Sedi Locali devono essere valutati e approvate dal Consiglio Esecutivo del SISM Nazionale prima della firma da parte dell'Incaricato Locale.
4.14.2 Convenzioni
Stipulare una convenzione con un esercizio commerciale significa offrire ai propri Soci delle condizioni economiche vantaggiose che vengono riservate esclusivamente a coloro che posseggono la tessera associativa.
Quindi stipulare una convenzione non è una via per effettuare fundraising, ma un modo per incentivare gli studenti di Medicina al tesseramento. Ciò non esclude, però, che la convenzione divenga anche un'opportunità per raccogliere un po’ di fondi.
Passaggi fondamentali per la realizzazione di una convenzione:
● Identificare un esercizio commerciale di interesse: rivolgetevi a negozi o ditte che offrono servizi che possono certamente essere rivolti a studenti in Medicina (librerie scientifiche, negozi di articoli sanitari, ma anche negozi di musica, articoli sportivi, pizzerie, abbigliamento, etc.);
● Contattare il responsabile dell'attività commerciale e presentare l'associazione e, in particolare, la propria Sede Locale: numero di Soci, numero di studenti con cui la SL è in contatto per la pubblicizzazione di una convenzione, attività promosse, strumenti a disposizione per la divulgazione delle offerte (giornalini, bacheche, siti web);
● Proporre i termini di una convenzione con la ditta: i vantaggi devono essere rivolti solo ai Soci SISM e devono essere applicati solo all'esibizione della tessera valida per l'anno in corso. La convenzione “standard” non prevede alcun impegno da parte delle SL se non quello di pubblicizzare la convenzione stessa in modo che i Soci SISM siano al corrente dei vantaggi offerti;
● Compilare e sottoscrivere il format delle convenzioni.
Sarà compito dell'AL successivo rinnovare o disdire le convenzioni stipulate dall'AL precedente.
Alcuni consigli:
● Nella pianificazione dell'attività dell'AL all'inizio dell'anno, l'AL decide insieme al resto della Commissione Locale quali attività commerciali contattare e le linee generali delle convenzioni;
● Chiedere al responsabile dell’esercizio di esporre (in vetrina o in bacheca all'interno del negozio) un foglio, preparato dall'AL, in cui si avvisano i Soci SISM che l’esercizio è convenzionato con il SISM;
● Realizzare un booklet o un registro delle convenzioni facilmente accessibile a tutti i Soci (possibilmente anche via web) in cui si riportano i termini generali delle convenzioni.
Le convenzioni possono essere utilizzate per la realizzazione di fundraising nella misura in cui si chiede al responsabile della ditta di aggiungere ai termini della convenzione un finanziamento per la creazione di opuscoli, materiale pubblicitario o per la realizzazione di un seminario o un congresso o altro ancora. In tal modo si sfrutta il contatto creato con la ditta per la sponsorizzazione delle proprie
attività. È importante considerare la possibilità che al modulo della convenzione si aggiunga un foglio in cui la SL si impegna a inserire il logo della ditta o il nome dell’esercizio commerciale nel materiale pubblicitario di manifestazioni o all’interno del proprio sito web, o altro. È opportuno che vengano indicati con chiarezza i termini della convenzione, ma al tempo stesso è consigliabile non vincolare in modo eccessivamente formale il rapporto di collaborazione che si viene a creare tra SL e ditta.
4.14.3 Richiesta di Patrocinio
Il patrocinio è un riconoscimento simbolico con il quale si accorda il proprio supporto ad un'iniziativa.
Solitamente non comporta alcun contributo finanziario. In Italia può essere concesso dal consiglio dei Ministri, dalla Regione, dalla Provincia o dal Comune, che possono concedere anche l'utilizzo del proprio simbolo.
Avere il patrocinio di una istituzione a supporto di una iniziativa della Sede Locale ne aumenta il valore perché significa che anche se non è direttamente coinvolta, quell’istituzione, che ha un certo peso e un certo livello nella società, supporta il lavoro svolto.
Si parla di Patrocinio Oneroso quando, oltre a concedere l’utilizzo del logo, il patrocinante offre anche un contributo monetario per la realizzazione dell’iniziativa.
4.14.4 Contratto di sponsorizzazione
Sponsorizzare significa sostenere un evento, un'attività, una persona o un'organizzazione, finanziariamente oppure attraverso la fornitura di prodotti o servizi, questa si configura come un'attività di tipo commerciale e, di conseguenza, può essere attuata solo nelle fattispecie identificate dal TUIR. In caso di sponsorizzazione l’azienda sponsorizzatrice godrà di detrazione fiscale delle spese sostenute a tale scopo e di conseguenza gli accordi eventuali andranno discussi e ben ponderati onde non incappare in gravose penali da parte del Fisco.
La sponsorizzazione può pertanto consistere in un accordo che preveda pubblicità in cambio dell'impegno a finanziare un evento. Per esempio, un'azienda può fornire materiale di cancelleria per un evento nazionale in cambio dell'esposizione del proprio marchio sugli stessi. In tal modo lo sponsor ne guadagna in popolarità, mentre il soggetto sponsorizzato può guadagnare molto denaro.
Attenzione: gli sponsor devono essere accettabili in base a quanto stabilito dai Policy Statement del SISM.
Ogni accostamento del Logo del SISM con quello di altre associazioni o aziende deve essere vagliato dal Consiglio Esecutivo del SISM Nazionale (Vedi “Uso del logo SISM”)