manuCE
SISM
Segretariato Italiano Studenti in Medicina – APS
INDICE GENERALE
1. Introduzione 2. Il SISM: Cos’è?
3. Il Consiglio Esecutivo di Sede Locale 4. Amministrazione e Segreteria
4.1 Risorse economiche della Sede Locale 4.2 Conto Corrente
4.3 Pagamenti al SISM Nazionale 4.4 Scadenzario amministrativo 4.5 Bilancio Consuntivo
4.6 Bilancio Preventivo 4.7 Assicurazioni
4.8 Istanza di Rinnovo
4.9 General Data Protection Regulation (GDPR) 4.10 Atto costitutivo e atto ricognitivo
4.11 Costituzione di una nuova Sede Locale 4.12 Normativa Enti del Terzo Settore 4.13 Iscrizioni dei soci e tesseramento 4.14 Documenti Utili
5. Gestione della Sede Locale
5.1 Manuale dell’Assemblea dei Soci
5.2 Piattaforma Gestionale Associativa 5.3 Buone norme dei Consigli Esecutivi 6. Rapporti con il SISM Nazionale e gli Esterni
6.1 Uso delle Mailing List
6.2 Mid Term ed End Term Report 6.3 Policy Statement
6.4 Carte di impegno associativo
6.5 Corporate Identity e uso del logo SISM 6.6 Relazioni con gli Organi Universitari 7. Congresso Nazionale
7.1 Compiti del Congresso Nazionale 7.2 Date
7.3 OC
7.4 Tavolo della Presidenza e CCC 7.5 Diritto di voto
7.6 Mozioni Ordinarie 7.7 Elezione delle cariche 7.8 Revisione bilanci SSLL
7.9 Attribuzione di onoreficienze 8. Timeline
1. Introduzione
Caro lettore,
a prescindere dal tuo ruolo all’interno della Sede Locale, è un tuo diritto conoscere e comprendere gli ingranaggi burocratici su cui si basa la nostra Associazione.
Questo Manuale non nasce con lo scopo di sostituire l’handover per le cariche del Consiglio Esecutivo, che è imprescindibile per una corretta acquisizione delle competenze necessarie al coordinamento di Sede Locale, ma ha il semplice intento di fornire preziosi consigli a chi si affaccia per la prima volta all’universo dei regolamenti, dei conti correnti, di codici e leggi, e di permettere di svolgere al meglio i propri compiti e assumersi le proprie responsabilità in ambito associativo.
Ci auguriamo che possa esserti davvero utile!
Buona lettura!
Task Force Legalità Associativa 2019/2020 Gloria, Giulia, Sofia, Manuel, Nadia.
2. Il SISM: cos’è?
Il SISM, Segretariato Italiano Studenti in Medicina, è un’associazione nata negli anni ‘50 dall’iniziativa di un gruppo di studenti di Medicina, allo scopo di favorire la mobilità internazionale.
È stato costituito a livello nazionale il 27 giugno 1970 da Antonino Mastroeni e Giovanni Casa e il 2 novembre 1999, ad opera di Alessia Saccari e Andrea Romiti, si è costituito come associazione no profit. Ad oggi, è costituito con atto n°6087 del 27/04/2017 come Associazione di Promozione Sociale (APS) presso il registro della Regione Emilia-Romagna.
Il SISM è ad oggi un’associazione non riconosciuta registrata con codice fiscale 92009880375 presso l’Agenzia delle Entrate. Esso si articola in 39 realtà locali, denominate Sedi Locali, che godono dello status di no profit o APS e sono totalmente indipendenti dal SISM Nazionale da un punto di vista legale-amministrativo, sono costituite e registrate a loro volta presso l’Agenzia delle Entrate e dotate del proprio codice fiscale. Con il SISM Nazionale le Sedi Locali condividono la denominazione, la struttura associativa e gli scopi sociali come sancito dall’Art. 11 dello Statuto Nazionale. L’Anno Associativo del SISM inizia il 1 ottobre di ogni anno e termina il 30 settembre di quello successivo, così come il relativo esercizio finanziario.
RIFERIMENTI DI LEGGE
Per quanto riguarda l’ordinamento giuridico all’interno del quale il SISM si trova ad operare si faccia riferimento alla legge DL 3 luglio 2017 n°117 in materia di terzo settore, e al DPR 22 dicembre 1986 n°917 (cd TUIR).
3. Il Consiglio Esecutivo di Sede Locale
La Sede Locale rappresenta presso il territorio di appartenenza l'unità di base del SISM Nazionale.
Ogni Sede Locale è coordinata da una Commissione Locale (CL) secondo quanto stabilito dallo Statuto di Sede Locale.
Della Commissione Locale fa parte il Consiglio Esecutivo di Sede Locale, costituito dall’Incaricato Locale (IL) o Presidente Locale, dall’Amministratore Locale (AL) e dal Segretario Locale (SL). Ai sensi della normativa vigente, affinché una Sede Locale possa continuare la propria attività è necessario che esistano un IL, un AL e un SL in carica e che il Bilancio di esercizio dell’anno associativo precedente sia stato approvato così come stabilito dal Regolamento Interno del SISM.
3.1 Incaricato Locale o Presidente Locale
L’Incaricato Locale è il rappresentante legale dell’Associazione. Rappresenta la Sede Locale verso il SISM Nazionale, verso i terzi in genere e in giudizio. Le funzioni di questa carica sono declinate all’interno del Regolamento Interno del SISM; le principali sono: convocazione dell’Assemblea dei Soci, convocazione della Commissione Locale.
Inoltre l’Incaricato Locale è tenuto a comunicare al Consiglio Esecutivo del SISM Nazionale ogni problematica riscontrata all’interno della Sede Locale.
3.2 Amministratore Locale
L’Amministratore Locale è responsabile della gestione amministrativa ordinaria della Sede Locale, inerente l’esercizio finanziario e la tenuta dei libri contabili, che sono disponibili per l’esame da parte di ogni Socio della Sede Locale e del Consiglio Nazionale.
Inoltre cura la redazione del bilancio o rendiconto consuntivo da sottoporre all’approvazione dell’Assemblea dei Soci e coadiuva l’Incaricato Locale e il Segretario Locale nell’espletamento dei compiti statutari, all’interno del Consiglio
Esecutivo di Sede Locale.
L’Incaricato Locale e l’Amministratore Locale possono reciprocamente sostituirsi temporaneamente nell’espletamento delle proprie mansioni.
Questo significa che l’IL può detenere temporaneamente la responsabilità amministrativa, mentre l’AL temporaneamente quella legale.
3.3 Segretario Locale
Il Segretario Locale è responsabile della gestione organizzativa e logistica della Commissione Locale.
Redige i verbali delle sedute della Commissione Locale, li custodisce e ne permette la consultazione ai Soci.
Adempie agli obblighi non amministrativi presenti sulla piattaforma gestionale, specificamente si occupa del tesseramento dei Soci e dell'aggiornamento dell’elenco degli stessi.
Collabora con l’ASDC, gestendo i rapporti con gli Alumni della Sede Locale al fine di preservarne la memoria associativa.
Coadiuva l’Incaricato Locale e l’Amministratore Locale nell’espletamento dei compiti statutari, all’interno del Consiglio Esecutivo di Sede Locale; tra questi, vigilare sulla corretta applicazione dei documenti associativi.
4. Amministrazione e Segreteria
In questa sezione vengono affrontati argomenti concernenti l'amministrazione della Sede Locale di interesse trasversale a tutto il CE.
Per maggiori informazioni sugli argomenti e i concetti che l’Amministratore Locale deve padroneggiare, vi rimandiamo al ManuAL.
4.1 Risorse economiche della Sede Locale ed esercizio finanziario Il patrimonio di una Sede Locale è definito dallo Statuto di Sede Locale.
Le entrate della Sede Locale sono costituite da:
1. quote e contributi degli associati;
2. eredità, donazioni e legati;
3. contributi dello Stato, delle Regioni, di Enti locali, di Enti e di Istituzioni pubblici;
4. contributi dell’Unione Europea e di organismi internazionali;
5. entrate derivanti da prestazione di servizi convenzionati;
6. proventi delle cessioni di beni e servizi agli associati e a terzi, anche attraverso lo svolgimento di attività economiche di natura commerciale, artigianale o agricola, svolte in maniera ausiliaria e sussidiaria e comunque finalizzate al raggiungimento degli obiettivi istituzionali;
7. erogazioni liberali degli associati e dei terzi;
8. entrate derivanti da iniziative promozionali finalizzate al proprio finanziamento.
Normalmente l’esercizio finanziario ha durata dal primo di ottobre al 30 settembre dell’anno successivo. Alcuni Sedi
Locali potrebbero avere, da Statuto di Sede Locale, un esercizio finanziario che va dal 1 gennaio al 31 dicembre (anno solare), come il SISM Nazionale.
In ogni caso, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio finanziario dovrà essere approvato dall’Assemblea dei Soci il bilancio o rendiconto consuntivo dell’anno precedente, dal quale devono risultare i beni, i contributi ed i lasciti ricevuti, salvo diverse indicazioni sancite dallo Statuto di Sede Locale.
4.2 Conto Corrente
Come si fa ad avere un conto corrente intestato alla Sede Locale?
Le Sedi Locali del SISM hanno un Codice Fiscale e un Conto Corrente o una Carta Conto a seconda delle esigenze.
Per aprire un conto corrente è necessario recarsi presso una filiale bancaria muniti di:
● Documenti di Identità del legale rappresentante (IL) e di colui il quale è autorizzato ad operare sul conto (AL)
● Il verbale di elezione della Commissione Locale (bastano le prima sei pagine senza gli allegati)
● lo Statuto di Sede Locale
● l’Atto Costitutivo
● il Codice Fiscale di Sede Locale
Qualora mancassero questi documenti è possibile provare a chiederne copia presso l’ufficio competente dell’Agenzia delle Entrate, meglio se muniti degli estremi dello stesso o della data di costituzione.
La scelta della banca dove aprire il conto corrente è una responsabilità della Commissione Locale, ed in particolare del Consiglio Esecutivo Locale.
Si consigliano banche etiche secondo quanto definito dalla Carta di impegno associativo Finanza Etica e Politica Economica Associativa.
L’Amministratore Locale deve guidare la scelta, informandosi sulle differenti banche in merito ai costi delle operazioni quali:
● Bonifici;
● Bollettini;
● Costi di gestione mensili, trimestrali o annuali;
● Possibilità di avere un accesso on-line (evita di fare lunghe file allo sportello, perdendo tempo prezioso per lo studio);
● Possibilità di avere un bancomat (o carta di credito).
Se si è scelto di aprire un conto corrente con accesso online, bisognerà conservare con molta cura le credenziali e le password ricevute, poiché a volte le password del conto hanno un uso limitato, per cui bisogna ricordarsi di cambiarle con cadenza specifica (non è sempre così).
Qualora al cambio dell’utenza del conto corrente non cambi la password in maniera automatica, è buona pratica cambiare la password.
Dal conto online si può fare qualsiasi tipo di operazione effettuabile allo sportello, salvo depositare o prelevare contanti.
4.3 Pagamenti al SISM Nazionale
Le quote sicuramente dovute al SISM nazionale da parte delle Sedi Locali sono stabilite dal Regolamento Interno negli importi che seguono:
● Quote Scambi (QS): la Quota Scambi richiedibile ad un Outgoing ammonta al valore massimo di €300,00, la cifra richiesta può anche essere di importo minore a discrezione della Sede Locale; la Quota Scambi Nazionale che le Sedi Locali devono versare al SISM Nazionale per ogni Outgoing è fissata a €70,00 per i primi 40 scambi e a €50,00
dal quarantunesimo scambio in poi.
● Quote Associative (QA): ogni persona fisica che intenda diventare Socio Ordinario dovrà, a seguito della sua accettazione da parte del Consiglio Esecutivo, versare la quota annuale di €10,00. La Sede Locale dovrà versare al SISM Nazionale la quota di €3,50 per ciascun socio tesserato durante l’anno associativo, nei momenti e nelle modalità descritti in seguito.
● Quote ClerkIta (Qita): i partecipanti al progetto di scambio nazionale ClerkIta sono tenuti a versare la quota di
€250,00 alla Sede Locale ospitante alla quale sono stati assegnati. La Sede Locale ospitante sarà tenuta a versare al SISM Nazionale la cifra di €30,00 per ogni Incoming, mentre tratterrà la cifra di 220€ per ogni Incoming.
Di seguito trovate alcune indicazioni standard per le causali dei pagamenti verso il SISM Nazionale:
● Pagamento quote scambi (QS): xx QS dalla Sede Locale di XXXX (specificare, per le sedi oltre i 40 scambi, il valore cumulativo, ad es. 40 QS x 70 euro = 2800 euro + 3 QS da 50 euro = 150 totale = 2950 euro);
● Pagamento della quota associativa in seguito all’iscrizione dei Soci (QA): xx QA dalla Sede Locale di xxxx;
● Pagamento quote Clerkita al Nazionale (Qita): xx Qita dalla Sede Locale di xxxx;
In caso di pagamenti accorpati (ottima idea per contenere le spese di transazione) bisognerà specificare per esteso tutti i pagamenti eseguiti nelle causali ed è buona norma ripetere tali specifiche nella mail di avviso che va mandata all’Amministratore Nazionale ogni qualvolta si esegue un pagamento sul conto intestato al SISM Nazionale. È importante ricordarsi sempre di riportare nella colonna rossa delle uscite (nel foglio di bilancio sulla Piattaforma Gestionale) i pagamenti eseguiti mediante bonifico, distinguendo se lo si è fatto mediante contanti o conto corrente e riportare anche il costo della commissione.
Per inviare bonifici al SISM Nazionale questi sono gli estremi del conto corrente:
Banca: Banca Prossima S.P.A. - Filiale Di Milano - Piazza Paolo Ferrari, 10 Intestazione conto: "SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina "
IBAN: IT56 U030 6909 6061 0000 0078 858 BIC: BCITITMXXXX
4.4 Scadenzario amministrativo
Lo scadenziario dei pagamenti del SISM è riassunto di seguito:
● Entro il 31/01 le Sedi Locali sono tenute a completare l’Istanza di Rinnovo e versare al SISM Nazionale le prime 10 QA dovute.
● Entro 15 giorni prima dell’apertura della Seduta Primaverile del Congresso Nazionale, in occasione della compilazione dei Mid Term Report, le SSLL sono tenute ad aggiornare il Bilancio al 31/03 e versare le QA, le QS e le QIta dovute a quella data, saldando i debiti con il SISM Nazionale. L’Amministratore Nazionale potrebbe richiedere gli estratti conto dei trimestri precedenti.
● Entro il 30/09, in occasione della compilazione degli End Term Report, le SSLL sono tenute ad aggiornare il Bilancio al 30/09 e versare le QA, le QS e le QIta dovute a quella data, saldando i debiti con il SISM Nazionale;
● Entro il 05/10 inviare all’Amministratore Nazionale gli estratti conto corrente e delle eventuali carte associate.
Tutto ciò è sempre valido salvo diverse disposizioni comunicate dal CE Nazionale in mailing list.
È sempre bene aspettare le direttive dell’Amministratore Nazionale prima di inviare i bonifici di cui sopra, inviarli prematuramente porterebbe a disagi e rallentamenti del lavoro.
4.5 Bilancio Consuntivo
Il bilancio consuntivo ha una funzione rendicontativa. Esso certifica, alla fine dell’anno, le entrate e le spese effettivamente sostenute dalla Sede Locale.
Come sancito negli Statuti Locali e nel Regolamento Interno del SISM, alla prima Assemblea Ordinaria di Sede Locale all’Amministratore Locale uscente spetta presentare il bilancio di Sede Locale relativo all’Anno Associativo appena concluso.
A ciò segue la votazione del bilancio stesso.
E’possibile scaricare il bilancio direttamente dalla Piattaforma Gestionale, in vari formati (PDF, Excel,...).
Una volta votato il bilancio, bisogna chiuderlo, come spiegato in immagine:
Una volta chiuso, non sarà più possibile modificare il bilancio.
Il bilancio consuntivo è un documento che qualsiasi Socio potrebbe chiedere di visionare, pertanto è consigliato redigere un documento che sia di facile comprensione per tutti; in più, pubblicare il bilancio consuntivo dell’anno associativo sul sito è un atto di grande trasparenza, qualora vogliate farlo.
NOVITA’: nel 2020 è uscito un Decreto Legge del 5 marzo 2020 che ha imposto l’adozione e l’utilizzo di nuovi modelli standardizzati di bilancio consuntivo per tutti gli Enti del Terzo Settore. Potete trovare il testo del Decreto e i relativi modelli di bilancio nella sezione Download → Amministrazione ecc ecc. Questi modelli diventeranno obbligatori a partire dalla rendicontazione dell’esercizio finanziario successivo a quello in cui è stato pubblicato il Decreto: questo significa a partire dal Bilancio Consuntivo relativo all’anno associativo 2020/2021 per le Sedi Locali e dal Bilancio Consuntivo relativo al 2021 per il SISM Nazionale.
4.6 Bilancio Preventivo
Il bilancio preventivo (budget in inglese) è un documento contabile che riporta delle previsioni di spesa: i valori inseriti in questo bilancio non sono quelli reali, ma delle cifre stimate che porterebbero al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Il bilancio preventivo ha un ruolo fondamentale come guida e controllo della direzione che una Sede Locale o un progetto vogliono prendere o stanno prendendo; dopo aver definito gli obiettivi, infatti, bisogna intraprendere un percorso strategico per raggiungerli ed ecco allora che il bilancio preventivo rappresenta una sorta di checkpoint che permette agli Amministratori non solo di correggere eventuali deviazioni ma anche di prevedere e prevenire o almeno ridurre l'effetto negativo di eventuali problemi o ostacoli che potrebbero presentarsi.
Sono varie le occasioni in cui può essere utile o doveroso, per una Sede Locale, stilare un bilancio preventivo:
● All’inizio dell’Anno Associativo, al fine di prevedere le spese che verranno affrontate dalla Sede Locale per portare avanti i propri progetti e le proprie activities, tenendo anche conto anche delle entrate e delle uscite legate alle più disparate situazioni.
→ Per una stesura del BP il più vicino possibile alla realtà si consiglia di basarsi sul bilancio di fine anno dell’Anno Associativo appena conclusosi; in questo modo ogni SL ha una stima orientativa delle spese in base alle proprie attività. In Piattaforma Gestionale trovate un modello di Bilancio Preventivo di SL che potete utilizzare come traccia.
● All'application per bandi, sia sismici (es bandi di supporto per la realizzazione di progetti locali o nazionali) sia extraSISM (es bandi universitari, bandi comunali, bandi UE, …). In Piattaforma Gestionale, sezione Amministrazione, trovate un documento standard per l’application ai Bandi Universitari e una Guida per candidarsi a Bandi Comunali, Provinciali, Regionali e Nazionali, extra-universitari.
● Alla stesura della candidatura per ospitare un Evento Nazionale Minore
→ a tal proposito, trovate in Piattaforma Gestionale, sezione Amministrazione, le Linee Guida per la stesura del bilancio preventivo di Eventi Locali e Nazionali Minori redatto dallo SWG Formazione Amministrativa 2019
● In sede di compilazione del Censimento Scambi
→ a tal proposito, trovate in Piattaforma Gestionale, sezione Amministrazione, la bozza di bilancio preventivo Campagna Scambi e la bozza di bilancio preventivo Social Program, con relative linee guida per la compilazione, stilate dallo SWG Amministrazione CS e dal Responsabile Amministrazione Aree Scambi del Team AN 2020
4.7 Assicurazione
p.za XX Settembre 26.
L’assicurazione fornisce copertura per infortuni, malattia e Responsabilità Civile verso Terzi (RCT).
Non è prevista copertura in caso di Responsabilità Penale perché in quel caso sarà il singolo a risponderne personalmente.
La copertura assicurativa ha durata di un Anno Associativo, e viene rinnovata automaticamente dal SISM Nazionale; essa è valida per tutti i tesserati secondo le condizioni pattuite, scaricabili dalla Piattaforma Gestionale, sezione Download, Amministrazione, Polizza assicurativa.
Il premio totale della polizza viene suddiviso dall’Amministratore Nazionale in quote che ogni Sede Locale dovrà versare al SISM Nazionale. Queste quote sono calcolate proporzionalmente al numero di Soci che ciascuna Sede Locale ha tesserato nel precedente anno associativo.
La copertura si esplica nelle modalità citate esclusivamente per attività associative previste dagli scopi sociali del SISM e non si estende a sinistri derivanti dall’esecuzione di manovre di carattere medico professionale (prelievi, suture, ecc.) anche se effettuate sotto supervisione tutoriale. Per le attività specifiche è consigliabile rivolgersi agli economati dei propri Atenei o Scuole di Medicina per verificare l’estensibilità della copertura universitaria/regionale ad attività organizzate dal SISM.
Per ulteriori dettagli riguardo le polizze consigliamo di leggere con attenzione i documenti disponibili online e, qualora si decidesse di intraprendere una nuova attività presso l’Azienda Ospedaliera o presso Enti terzi consigliamo di produrre le suddette polizze e le quietanze di rinnovo per l’anno in corso così da sfatare eventuali incomprensioni in merito.
4.8 Istanza di Rinnovo
L’Istanza di Rinnovo è l’atto fondamentale che collega il SISM Nazionale alle Sedi Locali e che consente a queste ultime di definirsi tali.
Essa è composta da:
● Documento di richiesta di istanza di rinnovo
● Copia del verbale di elezione della commissione locale dell'anno scorso (prime sei pagine + tabella con gli Assistant eletti che si trova al fondo dell’Allegato 4 + eventuale Allegato 5).
● Atto di Responsabilità
● Accordo di contitolarità del trattamento dei dati personali.
● Ricevuta del versamento al SISM Nazionale delle prime dieci Quote Associative.
L’Istanza di Rinnovo deve essere inviata al SISM Nazionale entro il 31 Gennaio, pena la perdita della qualifica di Sede Locale della Sede inadempiente.
4.8.1 Verbale di Elezione della Commissione Locale
Il Verbale di Elezione della Commissione Locale è un modulo predefinito relativo solamente alla fase di elezione delle nuove Cariche Locali durante la prima Assemblea dei Soci.
NB: È a discrezione delle Sedi Locali, se ritenuto utile, preparare un verbale di tutta l'Assemblea dei Soci, che comprenda anche la fase di approvazione del bilancio ed eventuali altri punti dell'Ordine del Giorno.
In questo caso è possibile allegare il Verbale di Elezione della Commissione Locale al verbale dell'intera Assemblea dei Soci.
4.8.2 Assunzione di Responsabilità da parte della Sede Locale
Tramite l’Assunzione di Responsabilità l’Incaricato Locale e l’Amministratore Locale assumono rispettivamente la responsabilità̀ legale e amministrativa della Sede Locale, sollevando il Presidente Nazionale da tale responsabilità̀. Sono richiesti i dati personali e le firme di IL, AL e SL..
Lo stesso documento, inoltre, contiene la Delibera di accoglimento dello Statuto di Sede Locale, tramite quale la Sede Locale dichiara di riconoscere e sottoscrivere i principi del SISM e si impegna a rispettarli.
Sono richiesti i nomi della Facoltà o Scuola e dell’Ateneo di riferimento della Sede Locale, oltre che l’indirizzo della Sede Locale. Questo documento deve essere inviato tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite PEC al Segretario Generale entro il 31 Gennaio.
NB: ogni Sede Locale deve mandare al SISM Nazionale il proprio Atto Costitutivo, in modo che il Nazionale ne sia in possesso. All’interno dell’Atto Costitutivo di Sede Locale devono essere inseriti data e sede della costituzione della Sede Locale, oltre che i dati personali e le firme di almeno 7 Soci Ordinari fondatori per le Sedi costituite come APS, mentre di almeno 3 Soci Ordinari fondatori per le Sedi costituite come associazioni senza scopo di lucro.
4.8.3 Incarico per il trattamento dei dati personali
L’Incarico per il trattamento dei dati personali, ovvero il vecchio Modulo Privacy, è il documento tramite il quale il Presidente Nazionale delega a ciascun Incaricato Locale l’incarico e la responsabilità̀ del trattamento dei dati personali degli iscritti alla rispettiva Sede Locale e fornisce precise istruzioni sulla modalità di trattamento dei dati.
Richiede l’inserimento dei dati dell’Incaricato Locale, la sede di archiviazione dei dati in questione e due firme dell’Incaricato Locale e del Presidente Nazionale, che le apporrà durante la prima seduta del Consiglio Nazionale.
Questo documento deve essere inviato per posta al Segretario Generale entro il 31 Gennaio Organigramma di Sede Locale
L’organigramma di Sede Locale è una tabella che raccoglie le informazioni relative a ciascuna Sede Locale.
Si tratta della raccolta dei dati e dei contatti degli Officer della Commissione Locale, degli Assistant e dei Coordinatori Locali di Progetto (nome e cognome, numero di tessera, firma e foto).
Dove è possibile trovare i documenti necessari?
Tutti i documenti necessari per l’Istanza di Rinnovo si trovano sulla Piattaforma Gestionale alla sezione Download>Istanza di Rinnovo.
Quando vanno inviati?
La scadenza per l’invio dei documenti sia per posta che per email al Segretario Generale è il 31 Gennaio. Le Sedi Locali che non completano l’Istanza di rinnovo vanno incontro alla perdita della qualifica di Sede Locale.
4.8.4 FAQ
1. Si possono pagare più di 10 Quote Associative con il primo pagamento al SISM Nazionale?
Sì, devono essere pagate almeno 10 QA.
2. Possiamo inviare tutti i file modificati in forma digitale e con firma digitale o è necessario firmarli a mano?
I documenti possono essere modificati in tutte le loro parti tramite programmi/app (Adobe, Anteprima, ecc) che permettano la modfica del file in formato .pdf, ma la firma deve essere apposta dopo la stampa del documento, in quanto l’apposizione della firma tramite i programmi/app di cui sopra NON ha valenza legale. L’alternativa a stampa-firma-scansione è utilizzare la firma digitale (definita dal Codice dell’amministrazione digitale D.Lgs.
82/05), che NON è la firma apposta sul documento tramite i programmi di cui sopra ma una funzione a pagamento offerta da alcuni provider (Aruba, ecc).
3. Si può scegliere se inviare l’Istanza di rinnovo per posta o per email?
Si può decidere di inviare i documenti tramite pec o tramite raccomandata con ricevuta di consegna.
Da inviare:
● Verbale di Elezione della Commissione Locale (prime sei pagine + tabella con gli Assistant eletti che si trova
al fondo dell’Allegato 4 + eventuale Allegato 5);
● Richiesta Istanza di rinnovo
● Assunzione di Responsabilità da parte della Sede Locale;
● Incarico per il trattamento dei dati personali;
● Atto costitutivo (solo per le Sedi Locali di nuova costituzione).
4. I documenti da inviare per posta possono essere stampati in bianco e nero?
Sì, è una scelta della Sede Locale se stampare a colori o in bianco e nero.
5. A quale indirizzo devono essere spediti i documenti?
Il Segretario Nazionale di concerto con il Segretario Generale comunicherà alle Sedi Locali l’indirizzo di posta a cui spedire i documenti cartacei, che solitamente è:
SISM Segretariato Italiano Studenti Medicina
Ufficio Nazionale: Padiglione Nuove Patologie, Policlinico Sant’Orsola Via Massarenti 9, Bologna (BO)
40138
I documenti da inviare per email vanno inviati a segretario@sism.org e tramite PEC all’indirizzo sism.nazionale@pec.it
4.9 General Data Protection Regulation 4.9.1. Introduzione
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (in inglese General Data Protection Regulation), ufficialmente regolamento n. 2016/679 in sigla GDPR, è un regolamento dell'Unione europea in materia di trattamento dei dati personali e di privacy, adottato il 27 aprile 2016, pubblicato sulla Gazzetta ufficiale dell'Unione europea il 4 maggio 2016 ed entrato in vigore il 24 maggio dello stesso anno ed operativo a partire dal 25 maggio 2018.
Con questo regolamento la Commissione europea si propone come obiettivo quello di rafforzare la protezione dei dati personali di cittadini dell'Unione europea (UE) e dei residenti nell'UE, sia all'interno che all'esterno dei confini dell'UE, restituendo ai cittadini il controllo dei propri dati personali, semplificando il contesto normativo che riguarda gli affari internazionali, unificando e rendendo omogenea la normativa privacy dentro l'UE.
Il testo affronta anche il tema dell'esportazione di dati personali al di fuori dell'UE e obbliga tutti i titolari del trattamento dei dati (anche con sede legale fuori dall'UE) che trattano dati di residenti nell'UE ad osservare e adempiere agli obblighi previsti.
Dalla sua entrata in vigore, il GDPR ha sostituito i contenuti della direttiva sulla protezione dei dati (Direttiva 95/46/CE) e, in Italia, ha abrogato gli articoli del codice per la protezione dei dati personali (d.lgs. n. 196/2003) con esso incompatibili.
4.9.1.1 Tipologia di dati
Per dati, in generale, si intendono quelle informazioni che permettono il riconoscimento di un determinato individuo.
DATI PERSONALI: Sono dati personali le informazioni che identificano o rendono identificabile, direttamente o indirettamente, una persona fisica e che possono fornire informazioni sulle sue caratteristiche, le sue abitudini, il suo stile di vita, le sue relazioni personali, il suo stato di salute, la sua situazione economica, ecc..
Particolarmente importanti sono:
● i dati che permettono l'identificazione diretta - come i dati anagrafici, le immagini;
● i dati che permettono l'identificazione indiretta, come un numero di identificazione (ad esempio il codice fiscale, l'indirizzo IP, il numero di targa).
DATI GIUDIZIARI: dati relativi a condanne penali e reati, cioè quelli che possono rivelare l'esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nel casellario giudiziale (ad esempio i provvedimenti penali di condanna definitivi, la liberazione condizionale, il divieto od obbligo di soggiorno, le misure alternative alla detenzione) o la qualità di imputato o di indagato. In particolare questi dati fanno riferimento anche ad uno stato pregresso dello stato attuale della persona.
DATI PARTICOLARI: dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.
Il SISM si occupa di trattare i dati di tipo PERSONALE e alcuni dati PARTICOLARI (questo per l’organizzazione di eventi).
4.9.2. All’interno della nostra Associazione
Esiste un organigramma nazionale che delinea i diversi ruoli in merito al trattamento di tutti i dati che entrano in contatto con il SISM.
4.9.2.1 A livello nazionale
TITOLARE (Presidente Nazionale per conto dell’Associazione): è la figura alla quale vengono trasmessi i dati.
Concettualmente è rappresentato dal SISM Nazionale che riceve i dati in quanto ente; di fatto però all’atto pratico il ruolo è ricoperto dal Presidente Nazionale. Ad egli spetta la responsabilità, quasi esclusiva, di scegliere i metodi di raccolta dei dati. Il titolare può nominare i responsabili interni ed esterni al trattamento dei dati stessi.
RESPONSABILE INTERNO (CN, ITC, Coordinatore SupCo): è qualunque ente interno all’organizzazione SISM. All’interno del SISM nazionale i responsabili interni sono rappresentati da tutti i membri del Consiglio Nazionale (CN), dall’ITC in quanto
è la figura tecnica che nella pratica si occupa di gestire i metodi di raccolta dei dati e il coordinatore del SupCo in quanto quest’organo deve mantenere la sua imparzialità e nel momento in cui il Coordinatore diventa responsabile interno non necessita di un’ulteriore delega da parte del Presidente, in questo modo si evitano situazioni in cui si potrebbero creare conflitti d’interesse.
A sua volta il responsabile interno può nominare gli incaricati (o delegati) al trattamento dei dati.
RESPONSABILE ESTERNO (SSLL, enti esterni): è un qualunque ente esterno all’organizzazione SISM. Ad esempio, un consulente o un collaboratore esterno come il commercialista, l’assicuratore o l’avvocato a cui vengono trasmessi i dati che gli servono per poter svolgere il proprio lavoro. In questo caso è responsabilità del titolare far firmare l’atto di nomina a responsabile esterno in modo da garantire all’ente esterno un corretto uso dei dati.
Anche le Sedi locali sono dei responsabili esterni nei confronti del SISM nazionale in quanto risultano come associazioni terze e giuridicamente sono associazioni indipendenti. Per le Sedi Locali la figura fisica di riferimento è l’Incaricato Locale che dovrà opportunamente firmare i documenti dell’atto di nomina a responsabile esterno.
INCARICATI AL TRATTAMENTO (ASDC, LOMEi, CPN, ITG, membri SupCo, LLOO, CLPN di scambio): non sono inclusi come responsabili interni perché essi si ritrovano a trattare solo alcuni specifici dati. In particolare:
- i CPN trattano i dati dei singoli iscritti al progetto, ad eventi locali di formazione e alle mailing list;
- L’ITG coadiuva l’ITC e quindi deve avere accesso ai dati.
- I membri del SupCo lo sono perché devono mantenere l’imparzialità nello svolgere il lavoro.
- I LLOO e i CLPN lo sono nel momento in cui vi sono i progetti di scambio, che possono interessare tutte le aree, e che necessitano di trattamento di dati dei Soci che rientrano in graduatorie nazionali, per questo motivo diventano incaricati a livello nazionale.
I Team non necessitano di nomina perché i dati che gestiscono i Team, sono dei dati di categorie di Soci che stanno già dando il loro consenso.
4.9.2.2 Alivello locale
TITOLARE (IL per conto dell’Associazione locale): Come accade a livello nazionale, in linea teorica è l’associazione del SISM-Sede Locale ma nella pratica è rappresentato dalla figura dell’Incaricato Locale. Svolge gli stessi ruoli del Titolare Nazionale ma a livello locale nei confronti della propria associazione.
RESPONSABILI ESTERNI (enti esterni): anche in questo caso si considerano gli eventuali collaboratori, consulenti, come i commercialisti o gli avvocati.
RESPONSABILI INTERNI (CE, LOIT): sono coloro che vengono delegati dal titolare e sono i membri del CE e il LOIT, per gli stessi motivi per cui al livello nazionale vi è l’ITC.
INCARICATI AL TRATTAMENTO: LLOO, LCCB e Coordinatori locali di progetto nazionale
La differenza tra responsabile ed incaricato non risiede nel tipo di responsabilità ma nel ruolo:
● il responsabile è colui che elabora le strategie e i metodi con cui i dati vengono raccolti dopo delega da parte del titolare;
● l’incaricato al trattamento può solo ricevere i dati senza deciderne il metodo di raccolta.
Uno dei principi fondamentali su cui si basa il GDPR è la limitazione del numero di persone a cui è necessario diffondere i dati, per tale motivo è importante che vengano effettuate il minor numero di deleghe a responsabili o incaricati, in quanto ogni soggetto nominato rappresenta una maggiore dispersione dei dati. Proprio per questo gli assistant non ricevono alcuna delega, dal momento che sono di numero variabile e ciò causerebbe una grande dispersione dei dati.
Inoltre le nomine vengono effettuate quando vi è un trattamento continuo dei dati che non si limita solo a determinate giornate o attività. Per questo motivo i Soci tesserati (es. OC coordinator, formatori, assistant) non dovranno firmare
alcun documento poiché trattano dati di partecipanti in modo saltuario, per uno specifico momento o evento, con una finalità associativa e quindi, secondo la normativa, non necessitano di ulteriori autorizzazioni.
La Sede Locale e, nelle sue vesti, l’Incaricato Locale saranno quindi responsabili esterni nei confronti del SISM Nazionale ma risultano anche titolari nei confronti della Sede Locale stessa.
4.9.2.3 Atti di nomina
Tutte le figure devono essere incaricate al trattamento.
Essendo il titolare dei dati il SISM Nazionale, automaticamente lo sarà colui che la rappresenta, ovvero il Presidente Nazionale. Al locale invece lo sarà automaticamente l’Incaricato Locale.
Tutte le altre figure devono essere necessariamente nominate o incaricate per il trattamento dei dati.
Le nomine avverranno:
Per quanto riguarda il SISM Nazionale:
- Per il CN a gennaio, poiché mese in cui entrano in carica i nuovi eletti; da quel momento il Presidente Nazionale può incaricare le nuove figure.
Per quanto riguarda il SISM Locale
- Per la SL, la prima fase sarà l’Istanza di Rinnovo in cui vi sarà l’atto di nomina a responsabile esterno della Sede Locale.
- Le figure interne alla SL verranno nominate post assemblea dei Soci (CE e il LOIT).
- I LLOO, l’LCCB, i coordinatori locali di progetto nazionale saranno incaricati al trattamento post assemblea
Tutti questi documenti dovranno essere firmati, consegnati e conservati accuratamente: è molto importante creare degli archivi che contengano queste informazioni, catalogate per anni, sia in modalità cartacea che online, scannerizzando i documenti.
4.9.3. Registro delle attività di trattamento Il registro delle attività di trattamento dei dati:
● è un adempimento obbligatorio del titolare
● contiene le principali informazioni sulle operazioni del trattamento dei dati
● va esibito al Garante per la Privacy, un organo super partes, in caso di controllo
● è obbligatorio solo per enti con particolari caratteristiche e/o che trattano specifici dati (l’utilizzo del registro è necessario solo per il SISM Nazionale e non per le Sedi Locali che restano libere nell'utilizzarlo o meno)
Esso è suddiviso in «schede» per tipologia di trattamento, ognuna delle quali comprende:
1. Categorie di interessati (Soci e aspiranti Soci);
2. Categorie di dati personali raccolti (cosa raccogliamo);
3. Finalità del trattamento (perché raccogliamo dei dati);
4. Base giuridica del trattamento;
5. Modalità di acquisizione dei dati (come li raccogliamo);
6. Modalità di informativa e acquisizione del consenso;
7. Dove sono conservati i dati;
8. Responsabile interno al trattamento di quei dati;
9. Incaricati al trattamento;
10. Categorie di destinatari a cui possono essere comunicati i dati, eventuali Responsabili esterni e diffusione dei dati;
11. Termine ultimo per la cancellazione;
12. Misure di sicurezza informatiche;
13. Misure di sicurezza organizzative;
14. Possibili rischi e misure adottate o da adottarsi per prevenire i rischi.
Il SISM possiede il proprio registro dei dati delle attività di trattamento ed è diviso in otto diverse «schede»:
1. Trattamento dei dati dei Soci e degli aspiranti Soci;
2. Trattamento dei dati dei beneficiari e degli esterni partecipanti a corsi, seminari ed eventi ;
3. Trattamento dei dati dei consulenti, collaboratori e fornitori esterni (loro hanno i nostri dati, noi i loro dopo accontesimento);
4. Trattamento dei dati dei dipendenti;
5. Trattamento dei dati degli utenti del sito web istituzionale;
6. Trattamento dei dati degli iscritti alla Newsletter (perché chi si iscrive a queste dà indirizzo email, nome e cognome);
7. Trattamento dei dati degli iscritti alla mailing list;
8. Trattamento dei dati dei partecipanti ai progetti di scambi nazionali e internazionali.
Per ognuna di queste schede, ci sono i 14 punti sopraelencati perché ogni scheda richiede modalità organizzative, informative e liberatorie diverse.
Per conoscenza e non per reali finalità nostri, vengono nominati i due Allegati presenti:
Allegato 1 Foglio A (categoria dei destinatari o destinatari a cui possono essere comunicati i dati con indicazione dei responsabili esterni del trattamento);
Allegato 1 Foglio B (descrizione dei sistemi hardware e software della nostra associazione).
4.9.4. Informativa e acquisizione del consenso
A seconda della categoria di interessati, vi sarà la necessità di utilizzare un’informativa differente e ottenere il consenso/autorizzazione per il trattamento dei dati.
Le informative saranno relative a:
1. trattamento dei dati dei Soci e aspiranti Soci
2. trattamento dei dati di corsi beneficiari e degli esterni partecipanti, seminari ed eventi 3. trattamento dei dati di consulenti, collaboratori e fornitori esterni
4. trattamento dei dati dei dipendenti
5. trattamento dei dati degli utenti del sito web istituzionali 6. trattamento dei dati degli iscritti alla newsletter
7. trattamento dei dati degli iscritti alla mailing list
8. trattamento dei dati dei partecipanti ai progetti di scambi nazionali e internazionali 9. trattamento dei dati per i Soci partecipanti al Wolisso Project
Nell’informativa n°1 relativa al trattamento dei dati dei Soci e aspiranti Soci, vi saranno due caselle da spuntare: una che autorizza al trattamento dei dati personali, necessaria per conseguire l’iscrizione, la seconda - che autorizza alla diffusione del nome, cognome, immagine o video che riprendono la persona - sarà invece facoltativa.
In futuro si cercherà di implementare il gestionale, inserendo una casella che possa permettere di comprendere se il Socio ha dato il consenso ad entrambe o meno. Potrà essere fornita ai Soci che si iscrivono a dei progetti.
Nell’informativa n°2, relativa al trattamento dei dati di partecipanti a corsi, seminari ed eventi, si dovranno distinguere le modalità in presenza, in cui l’interessato dovrà firmare direttamente, e le modalità online, a cui si potrà dare il consenso tramite modulo Google; il modulo Google avrà valenza proprio perché previsto dalla nostra informativa. Questa informativa è da somministrare se ci si rivolge a non iscritti.
L’informativa n°3 e 4, è relativa al trattamento dei dati dei consulenti, collaboratori, fornitori esterni e dipendenti:
all’atto della stipula del contratto/accordo, si provvederà alla firma del consenso.
L’informativa n°5, relativa al trattamento dei dati degli utenti del sito web, sarà implicita navigando nel sito istituzionale e decidendo di acconsentire ai cookies.
L’informativa n°6 e 7, relativa al trattamento dei dati degli iscritti alla Newsletter e alla Mailing List, dovrà essere spuntata all’atto di iscrizione alle relative liste.
L’informativa n°8 è relativa alla campagna scambi SCOPE e SCORE e al PHX, che dovranno essere firmate insieme alle liberatorie e ai documenti necessari. Questa informativa è stata aggiunta anche al Regolamento Campagna Scambi.
Nel caso dello SCORA-Xchange, non verranno trattati dati dei nostri Soci, ma al momento dell’iscrizione dei Soci delle altre NMOs al progetto, dovrà essere somministrata l’informativa tradotta in Inglese e dovrà essere acquisito il consenso.
L’informativa n°9 è specifica per il Wolisso Project, poiché i dati vengono trattati anche dal CUAMM.
4.9.5 FAQ
● Assemblea dei Soci 2020 online: questi documenti possono essere firmati online? La firma digitale (non registrata, applicata con Adobe) può essere utilizzata? La firma con Adobe non ha alcuna valenza legale quindi non può essere utilizzata per firmare dei documenti ufficiali. Dunque sarà necessario mandare il documento al Socio, il quale lo stamperà, compilerà e lo firmerà. Fatto ciò dovrà scannerizzarlo e mandarlo all’Incaricato che
lo stamperà e lo controfirmerà.
● La firma digitale registrata è consentita? Sì, qualsiasi tipologia di firma certificata a pagamento (es. Aruba) è consentita.
● Se si organizzano delle conferenze aperte a tutti a cui si garantisce un attestato finale, nel modulo google in cui vengono chiesti i dati dei partecipanti, si deve aggiungere una informativa sul GDPR? Essendo l’evento aperto a tutti e non solo a Soci della SL andrebbe aggiunta l’informativa numero 2 sui beneficiari.
● Se si organizza una conferenza online aperta a Soci e non Soci (privata con il link su piattaforma zoom o meet) per una giornata tematica, sarà necessario chiedere l’autorizzazione per i dati? Se la conferenza sarà registrata si dovrà dire ad inizio conferenza che chiunque non voglia essere registrato potrà uscire liberamente dalla
chiamata o cambiare il proprio nome per non essere riconoscibile.
Se invece si parla di webinar o conferenze proiettate con YouTube o Facebook non sarà necessario utilizzare alcun consenso.
● I Soci che beneficiano di corsi che offriamo loro e che danno crediti formativi universitari, che informativa dovrebbero firmare? E da chi deve essere effettuata la raccolta dei dati? Se è un corso organizzato dall’Università con il SISM, aperto anche a non tesserati, bisogna comprendere chi dovrà effettuare la raccolta dei dati:
- se vengono raccolti da noi come SISM, anche tramite google form, diventiamo titolari dei dati. Dovremmo quindi inserire l’informativa corretta e specificare che i dati verranno successivamente trasferiti all’Università.
- se i dati vengono raccolti dall’Università stessa, il SISM verrà nominato come responsabile esterno al trattamento dati o verrà fatta una delega; i corsisti verranno informati del fatto che il SISM riceverà i dati degli stessi.
- se il corso è aperto solo ai Soci SISM tesserati, utilizzeremo l’informativa 1.
● In un futuro prossimo verrà modificato il gestionale per permetterci di vedere se i Soci hanno spuntato positivamente il trattamento dei dati, compreso l’eventuale pubblicazioni di foto che lo ritraggono? Ci lavorerà la ditta che gestisce il gestionale. Accanto al nome del Socio si chiederà di inserire le caselle che riportano il consenso che il Socio dà al momento dell’iscrizione sia al trattamento dei dati che all’eventuale utilizzo di foto che lo ritraggono. Al momento è preferibile far firmare al Socio l’informativa per l’utilizzo di materiale fotografico in ogni caso: in questo modo il Socio ad ogni evento firma nuovamente e acconsente o meno
al singolo trattamento. Se si tratta di fotografie scattate durante eventi pubblici, non sarà necessario chiedere il consenso.
● Come vengono considerati tutti coloro con cui noi collaboriamo?
- webinar con ente esterno o professore: il professore non dovrà firmare nulla perché non userà i dati dei partecipanti. Se noi trattiamo i dati del relatore dovremmo chiedere l’autorizzazione all'invitato (informativa 2).
- ente con cui noi collaboriamo (es. prof del test di inglese campagna scambi). Non è necessario chiedere il consenso al trattamento dati: nel momento in cui un partecipante si iscrive alla campagna scambi, autorizziamo al nostro trattamento dei dati a terzi che forniscono prestazioni per la nostra associazione.
L’informativa dei dati deve essere sottoposta al professore. Per quanto riguarda la nomina a responsabile esterno, non è strettamente necessaria in quanto i dati trattati non sono continuativi.
● I membri di Team di Area devono firmare qualche consenso al trattamento dati? Non è necessaria la nomina perché i dati che gestiscono i Team appartengono a categorie di Soci che stanno già dando il loro consenso. Al momento solo i CPN devono firmare il modulo poiché gestiscono proprie mailing list o dati di partecipanti in numero elevato.
● Per eventi organizzati da due Sedi si utilizza la stessa informativa? Sì, poiché apparteniamo alla medesima Associazione.
4.10 Atto costitutivo e atto ricognitivo
Ogni Sede Locale DEVE necessariamente essere in possesso del proprio Atto Costitutivo, da conservare negli archivi cartacei in originale e da scansionare e tenere anche in archivio digitale.
All’interno del Codice del Terzo Settore (CTS, ovvero il Decreto Legge 117/2017), viene riportata un’indicazione di ciò che Atto Costitutivo e Statuto devono necessariamente contenere. Questo articolo è valido per qualsiasi ente del Terzo Settore, sia esso costituito in forma di associazione, riconosciuta o non riconosciuta, o di fondazione.
Art. 21 - Atto costitutivo e statuto.
1. L’atto costitutivo deve indicare la denominazione dell’ente; l’assenza di scopo di lucro e le finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale perseguite; l’attività di interesse generale che costituisce l’oggetto sociale; la sede legale; il patrimonio iniziale ai fini dell’eventuale riconoscimento della personalità giuridica; le norme sull’ordinamento, l’amministrazione e la rappresentanza dell’ente; i diritti e gli obblighi degli associati, ove presenti; i requisiti per l’ammissione di nuovi associati, ove presenti, e la relativa procedura, secondo criteri non discriminatori, coerenti con le finalità perseguite e l’attività di interesse generale svolta; la nomina dei primi componenti degli organi sociali obbligatori e, quando previsto, del soggetto incaricato della revisione legale dei conti; le norme sulla devoluzione del patrimonio residuo in caso di scioglimento o di estinzione; la durata dell’ente, se prevista.
2. Lo statuto contenente le norme relative al funzionamento dell’ente, anche se forma oggetto di atto separato, costituisce parte integrante dell’atto costitutivo. In caso di contrasto tra le clausole dell’atto costitutivo e quelle dello statuto prevalgono le seconde.
Il modello di Atto Costitutivo fornito dal SISM Nazionale non contiene tutte le informazioni di cui al punto 1., che sono invece contenute all’interno di ogni Statuto di Sede Locale. È corretto ed ugualmente valido, in quanto Atto Costitutivo e Statuto vengono depositati insieme in Agenzia delle Entrate alla costituzione di una Sede Sperimentale, pertanto costituiscono un unico Atto anche se sono due documenti separati.
4.10.1 COSA FARE IN CASO DI SMARRIMENTO DELL’ATTO COSTITUTIVO
In caso di smarrimento dell’Atto Costitutivo bisogna recarsi presso l’ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate presso cui è stato registrato l’Atto Costitutivo provvisti dei seguenti dati: il codice fiscale dell’associazione, il codice fiscale del legale rappresentante al momento della registrazione e la data di costituzione dell’associazione.
N.B. Se si è in possesso della data esatta di registrazione dell’atto, si può richiedere all’Agenzia delle Entrate di competenza di averne una copia, tramite un apposito modulo, il Modello 79 “Richiesta copia atto privato” (N.B. il modulo potrebbe differire nei vari uffici dell’AdE, verificate contattando il vostro ufficio). In ogni caso se sono trascorsi più di 10 anni dalla registrazione dell’Atto, è possibile che esso sia stato inviato all’archivio centrale a Roma ed è molto difficile
che venga ritrovato.
Nel caso in cui non siate in possesso della data di registrazione dell’atto e se in passato l’associazione ha partecipato a qualche bando regionale potreste ricercare il vostro atto tramite Codice Fiscale sui Registri regionali digitali, ad esempio http://www.registriassociazioni.servizirl.it/ è il sito dei registri delle associazioni della Lombardia, mentre https://wwwservizi.regione.emilia-romagna.it/teseofe/associazioni-promozione-sociale.asp è il link al registro delle APS dell’Emilia Romagna.
4.10.2 ATTO RICOGNITIVO
Se non si riesce in alcun modo a recuperare il proprio Atto Costitutivo, si deve registrare un Atto Ricognitivo all’Agenzia delle Entrate.
L’Atto Ricognitivo serve a dichiarare l’esistenza del precedente statuto e il suo smarrimento. L’Atto Ricognitivo appena redatto deve riprodurre tutti contenuti del precedente Atto Costitutivo smarrito.
Nel caso in cui voleste costituirvi come APS, ma in passato vi eravate costituiti come associazione no profit non riconosciuta, potete redigere ugualmente un Atto Ricognitivo, il quale dovrà avere in allegato la versione attuale dell’Atto Costitutivo con tutte le modifiche successive alla creazione dell’originale depositato al momento della costituzione. In questa situazione bisogna convocare l’Assemblea dei Soci, prevedendo all’Ordine del Giorno il punto
“modifiche Statuto e approvazione nuovo testo integrale dello Statuto Associativo” o simile, e predisporre uno Statuto da fare approvare come modifica ai Soci, che sia conforme alla nuova legge del Terzo Settore. Nel verbale di Assemblea bisognerebbe esplicitare che le modifiche sono volte al cambiamento della natura giuridica dell’associazione (da associazione no profit ad APS per esempio) per adeguamento alle norme di legge. Non è necessario che l’assemblea abbia verbalizzazione affidata a notaio. Il verbale va sottoscritto dal Presidente e dal Segretario dell’assemblea.
N.B.: formalmente, la cosa più corretta da fare sarebbe procedere con una denuncia di smarrimento dell’Atto Costitutivo alle forze dell’ordine prima di redigere e registrare l’atto ricognitivo. Questo passaggio serve solo come maggiore tutela del responsabile legale dell’associazione, anche se AdE e CSV riferiscono che sia un eccesso di zelo.
Una volta che avrete redatto l’Atto Ricognitivo e avrete approvato il nuovo Statuto in Assemblea dei Soci, dovrete portare solo l’Atto Ricognitivo (se non dovete cambiare la natura giuridica dell’associazione) o Atto Ricognitivo e Statuto (se cambiate natura giuridica dell’associazione) in triplice copia all’agenzia delle entrate.
Vi consigliamo caldamente di redigere l’Atto Ricognitivo, in quanto l’unica alternativa per ottenere nuovamente un Atto Costitutivo e quindi poter continuare ad aderire al SISM Nazionale è lo scioglimento della Sede Locale e la fondazione di una nuova Sede Locale, che avrà quindi un nuovo Atto Costitutivo. In questo modo la Sede diventerebbe una sede di nuova costituzione e in quanto tale Sede Sperimentale, perdendo così il diritto di voto fino al momento in cui non le venisse riconosciuto nuovamente lo Status di Sede Locale da parte del Congresso Nazionale.
4.11 Costituzione di una nuova Sede Locale
Per la costituzione di una nuova Sede Locale del SISM sarà necessario attenersi a quanto recitato dal Regolamento Interno, in particolare le persone fisiche interessate alla costituzione della nuova Sede dovranno mettersi in contatto con il Vice Presidente per gli Affari Interni in carica che si occuperà di fornire loro il format per lo Statuto di Sede Locale e per l’Atto Costitutivo, il verbale per l’Assemblea Costituente e per l’elezione delle Cariche Associative, nonché tutte le indicazioni relative alla registrazione della documentazione presso l’ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate.
L’Amministratore Nazionale avrà il compito di fornire le indicazioni relative all’apertura del nuovo C/C della Sede Locale e, di concerto con l’ITC, di provvedere all’apertura di una nuova utenza sulla Piattaforma Gestionale.
Il Segretario Generale, coadiuvato dal VPI, avrà il compito di monitorare i tesseramenti della nuova Sede Locale nonché di fornire i documenti ufficiali in vigore e monitorarne l’applicazione da parte della nuova Commissione Locale.
4.12 Normativa Enti del Terzo Settore
4.12.1 Cosa sono gli Enti del Terzo Settore
Gli ETS (Enti del Terzo settore), secondo la nuova normativa prevista dal D.Lgs. 117/2017, sono enti che perseguono senza scopo di lucro finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale mediante lo svolgimento di una o più attività di interesse generale in forma di azione volontaria o di erogazione gratuita.
Per rientrare tra gli ETS le organizzazioni dovranno iscriversi al Registro Unico nazionale del Terzo settore (RUNTS) e rientrare in una delle categorie previste:
– ODV (Organizzazione di Volontariato),
– APS (Associazione di Promozione Sociale) -> la struttura del SISM, – Enti filantropici,
– Imprese Sociali (incluse le cooperative sociali), – Reti Associative,
– Società di Mutuo Soccorso, – Associazioni riconosciute e non,
– Fondazioni e altri enti di carattere privato.
L’iscrizione al Registro Unico nazionale del Terzo settore è obbligatoria per essere riconosciuti ETS.
È importante ricordare che le agevolazioni fiscali e le facilitazioni riportate nel Codice del Terzo settore dipendono dall’iscrizione al Registro Unico nazionale del Terzo settore.
Le associazioni di promozione sociale iscritte al Registro Nazionale possono accedere ai contributi pubblici, stipulare convenzioni con le Amministrazioni pubbliche di cui al D.Lgs. 165/2001, accedere al 5 per mille delle imposte sui redditi dei cittadini e consente ai donatori di ottenere i risparmi fiscali previsti dalla legge.
Per chiedere l'iscrizione nei registri è necessario che l'associazione sia costituita e attiva da almeno un anno, cioè che abbia un Codice Fiscale, un Atto Costitutivo e uno Statuto approvati da almeno 7 soci (i Soci Fondatori) e registrati all’Agenzia delle Entrate.
È necessario adeguare i propri Statuti alle norme previste nel Codice del Terzo Settore (D.lgs. 117/2017), altrimenti non ci si può iscrivere al registro.
4.12.2 Cos’è un’APS
Le Associazioni di Promozione Sociale (APS) sono associazioni costituite per lo svolgimento di attività a favore di propri associati, di loro familiari o di terzi avvalendosi in modo prevalente dell’attività di volontariato dei propri associati.
Le APS devono esercitare in via esclusiva o principale una o più attività di interesse generale di cui all’art. 5 del D. Lgs.
117/2017, per il perseguimento, senza scopo di lucro, di finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale.
Per costituire un’APS è richiesto:
– un numero di persone fisiche non inferiore a sette (i Soci Fondatori delle Sedi Locali) oppure
– un numero di almeno tre APS (per quanto riguarda il SISM Nazionale). Alle APS socie si possono aggiungere sempre in qualità di soci altri Enti del Terzo Settore (ETS) a condizione che il loro numero non sia superiore al cinquanta per cento del numero delle APS (per questo è necessario che almeno la metà delle Sedi Locali siano APS).
La denominazione sociale deve contenere l’indicazione di “SISM - Sede Locale di … Associazione di promozione sociale”
o l’acronimo “APS”. Devono avere sede legale nel territorio regionale, essere dotate di autonomia sotto il profilo gestionale, patrimoniale, contabile, organizzativo, processuale ed essere costituite ed operanti da almeno 1 anno.
Le prestazioni dei volontari associati devono avvenire in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarietà. Non possono essere retribuite in alcun modo e la qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo o con ogni altro rapporto di lavoro retribuito con l’ente di cui il volontario è associato. (art. 17)
Le associazioni di promozione sociale possono assumere lavoratori dipendenti o avvalersi di prestazioni di lavoro autonomo o di altra natura, anche dei propri associati, fatto comunque salvo quanto disposto dall’art. 17, comma 5, solo quando ciò sia necessario ai fini dello svolgimento dell’attività di interesse generale e al perseguimento delle finalità (il nostro Segretario Nazionale). In ogni caso, il numero dei lavoratori impiegati nell’attività non può essere superiore al cinquanta per cento del numero dei volontari o al cinque per cento del numero degli associati.
Nell’atto costitutivo e nello statuto devono essere indicati l’assenza di scopo di lucro, il perseguimento di finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale, l’attività di interesse generale che costituisce l’oggetto sociale, la sede legale, il patrimonio iniziale ai fini dell’eventuale riconoscimento della personalità giuridica, le norme sull’ordinamento, l’amministrazione e la rappresentanza dell’ente, i diritti e gli obblighi degli associati, i requisiti per l’ammissione di nuovi associati, la nomina dei componenti degli organi sociali, le norme sulla devoluzione del patrimonio residuo in caso di scioglimento o di estinzione (vedi Bozza Statuto di Sede Locale, eventuali differenze regionali sono da discutere con i Centri Servizi per il Volontariato di competenza).
Le associazioni di promozione sociale devono assicurare i propri volontari contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi.
La nomina degli amministratori (Commissione Esecutivo Locale) spetta all’Assemblea dei Soci. La maggioranza degli stessi è scelta tra le persone fisiche associate o indicate dagli enti giuridici associati (nel caso del SISM Nazionale). L’atto costitutivo o lo statuto possono prevedere che uno o più amministratori siano scelti tra gli appartenenti alle diverse categorie di associati.
Le associazioni di promozione sociale hanno:
- l’obbligo di utilizzare il patrimonio, comprensivo di eventuali ricavi, rendite, proventi, entrate comunque denominate, per lo svolgimento dell’attività statutaria ai fini dell’esclusivo perseguimento delle finalità solidaristiche;
- il divieto di distribuzione, anche indiretta, di utili ed avanzi di gestione, fondi e riserve comunque denominate a fondatori, associati, lavoratori e collaboratori, amministratori ed altri componenti degli organi sociali, anche nel caso di recesso o di ogni altra ipotesi di scioglimento individuale del rapporto associativo;
- l’obbligo di devolvere il patrimonio residuo, in caso di estinzione o scioglimento ad altri enti del terzo settore secondo le disposizioni statutarie o dell’organo sociale competente o, in mancanza, alla Fondazione Italia sociale.
4.12.3 Libri Sociali e Libri Contabili
In seguito alla costituzione dell’associazione e all’elezione degli organi amministrativi devono essere istituiti i libri sociali ed i registri contabili.
L’associazione deve tenere dei libri sociali e dei libri contabili, per i quali, in generale, non esiste l’obbligo (bensì la mera facoltà) di preventiva vidimazione presso un notaio o segretario comunale. Questa formalità può comunque essere opportuna in quanto accerta il numero delle pagine di ogni libro garantendone la loro non sostituibilità e serve nel caso occorra effettuare estratti autentici per delibere importanti (es. acquisti immobiliari).
Nella norma non è necessario, nel caso di particolari esigenze o delibere contattare il Consiglio Esecutivo Nazionale.
I libri sociali possono essere tenuti con vari criteri, secondo le proprie esigenze e capacità: su libri rilegati, su fogli di computer, su rubriche o schedari.
Vedi Gestionale del SISM, eventuali differenze regionali sono da discutere con i Centri Servizi per il Volontariato di competenza.
I libri sociali obbligatori sono (art. 15):
- il libro degli associati;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee (l’Assemblea dei Soci), in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione (il Consiglio Esecutivo), dell’organo di controllo (se presente, nel caso del SISM Nazionale il SupCo) e di eventuali altri organi sociali ;
- registro dei documenti di bilancio annuali*.
È preferibile mantenere una copia facilmente reperibile (cartella Drive e stampe se dovessero servire) di questi libri.
*Attenzione alla differenza tra Anno Associativo (dal 1 ottobre al 30 settembre) ed Esercizio Finanziario, che può coincidere con l’Anno Associativo o, a seconda delle esigenze delle varie Regioni, può differire, ad esempio l’anno solare, come nel caso del SISM Nazionale.
4.12.4 Cos'è il RUNTS (Registro Unico Nazionale del Terzo Settore)
Il Registro Unico nazionale del Terzo settore diventerà lo strumento di conoscenza degli enti non profit in quanto riporterà alcune loro informazioni di base consentendo a chiunque di sapere se un’organizzazione ha determinate caratteristiche e consente ai donatori di ottenere i risparmi fiscali previsti dalla legge.
Gli ETS per essere riconosciuti tali ed usufruire delle agevolazioni fiscali e della legislazione di favore devono procedere con l’iscrizione al RUNTS ed indicare gli estremi dell’iscrizione negli atti, nella corrispondenza e nelle comunicazioni al pubblico.
L’ufficio del Registro, entro sessanta giorni dalla presentazione della domanda, può: iscrivere l’ente, rifiutare l’iscrizione con provvedimento motivato, invitare l’ente a completare o rettificare la domanda ovvero ad integrare la documentazione.
L’ETS si intende automaticamente iscritto decorsi 60 giorni dalla presentazione della domanda sempre che gli uffici non rilevino la non iscrivibilità o invitino l’ente ad integrare l’istanza.
Gli attuali registri regionali di promozione sociale (APS) confluiranno nel Registro Unico Nazionale degli Enti del Terzo Settore.
Il Registro unico nazionale è istituito presso il ministero del Lavoro e delle Politiche sociali ed è operativamente gestito su base territoriale in collaborazione con le Regioni e le province autonome, all’interno di una cornice unitaria di regole al fine di ridurre le attuali asimmetrie di trattamento.
Il Registro unico è diviso in sezioni: ODV (Organizzazioni di Volontariato), APS (Associazioni di Promozione Sociale), enti filantropici, Imprese Sociali comprese le cooperative sociali, Reti Associative, Società di Mutuo Soccorso e altri ETS (Enti del Terzo settore) ed è pubblico e accessibile da ogni singolo cittadino.
Nel Registro unico nazionale vige il principio di incompatibilità: lo stesso ente può iscriversi in una sola sezione. Con questa disposizione si intende orientare i vari enti ad una connotazione e configurazione precisa e definita.
Ogni ente iscritto al Registro sarà sottoposto ad una revisione d’ufficio a cadenza triennale volta a verificare la permanenza dei requisiti.
4.12.5 COSA FARE PER CREARE E GESTIRE UN’ASSOCIAZIONE LEGALMENTE
Codice fiscale
Per avere il codice fiscale la procedura è piuttosto semplice, è necessario:
● Compilare in duplice copia l’apposito modello AA5/6 (“Domanda di attribuzione codice fiscale, comunicazione variazione dati, avvenuta fusione, concentrazione, trasformazione ed estinzione”);
● Stampare il verbale della prima Assemblea dei Soci Ordinaria;
● Portare un documento valido del nuovo Presidente (Incaricato Locale).
Bisogna presentare tutta la documentazione entro 30 giorni dalla prima Assemblea dei Soci Ordinaria (in cui si eleggono le nuove cariche), pena il pagamento di una mora, all’Agenzia delle Entrate competente per il territorio in cui ha sede legale l’Associazione (all’entrata dell’ufficio ci sarà un omino sfigato ad attendervi ed indicarvi il giusto ufficio per il quale prendere il numerino).
Questa operazione deve essere svolta dal Presidente della Associazione (Incaricato Locale) o da un suo delegato (con apposita delega).
Il modello può anche essere inviato per posta (mediante raccomandata), allegando copia fotostatica di un documento di identificazione del rappresentante legale (Incaricato Locale) e il Verbale della prima Assemblea dei Soci Ordinaria; in tal
caso il modello si considera presentato nel giorno in cui risulta spedito (sempre entro 30 giorni dalla prima Assemblea dei Soci Ordinaria).
Se i rappresentanti dell’associazione sono già registrati a Fisconline, possono compilare e trasmettere online i file contenenti le comunicazioni del modello AA5/6 di variazione dati e/o di avvenuta estinzione, fusione, concentrazione, trasformazione, soggetti diversi dalle persone fisiche non tenuti alla presentazione della dichiarazione di inizio attività ai fini Iva.
Non è previsto nessun software di compilazione da installare in locale: il servizio consente di compilare e trasmettere direttamente on line.
L'applicazione verifica la correttezza formale e di congruenza delle informazioni immesse attraverso le funzioni di compilazione e prepara il file da trasmettere, nel rispetto delle disposizioni previste e delle specifiche tecniche per la trasmissione telematica. Il sistema provvederà ad acquisire i files trasmessi e a predisporre la ricevuta per l'utente, che riporterà l'esito dell'elaborazione.
La trasmissione telematica della comunicazione di variazione dati è alternativa alla sua presentazione presso un qualsiasi ufficio dell'Agenzia delle Entrate mentre è obbligatoria in caso di avvenuta fusione, concentrazione, trasformazione ed estinzione
Questo modello deve sempre essere presentato ogni qualvolta cambi la figura del Presidente dell’associazione (Incaricato Locale).
Registrazione di Statuto e Atto costitutivo o deposizione dello statuto in seguito a modifiche approvate dall’Assemblea dei Soci Straordinaria
