5.1 Manuale dell’Assemblea dei soci
Trovate il manuale nella sezione “Assemblea dei Soci” in Download della Piattaforma Gestionale del SISM.
5.2 La Piattaforma Gestionale associativa
La Piattaforma Gestionale è uno strumento di gestione interna a disposizione delle Sedi Locali e del SISM Nazionale sul quale si trovano le consolle amministrative, gli Elenchi Soci, i documenti ad uso interno, i cataloghi, il database dei progetti, gli organigrammi e i video tutorial creati durante i webinar e a disposizione dei soci.
A differenza del sito nazionale che costituisce la vetrina attraverso la quale il SISM si presenta all’esterno, la Piattaforma costituisce uno strumento ad uso esclusivamente interno, passibile di continui miglioramenti ed ampliamenti di funzioni che ha il compito di unificare tutti gli aspetti di gestione dell’Associazione e di garantire la supervisione del lavoro svolto dai Consigli Esecutivi locali da parte del SISM Nazionale.
Il sito è raggiungibile all’URL gestionale.sism.org e offre una overview dell’andamento della SL, nonché i vari box di Gestione Soci, Amministrazione, Download, Creazione Attestati, Tutorial, Catalogo Gadget, Database dei Progetti, Organigramma. Tutti gli officer della commissione locale possiedono le credenziali di accesso alla piattaforma e possono operare su di essa nelle funzioni che a loro competono. Il Consiglio Esecutivo ha il compito di curare la redazione del bilancio e vigilare sull’aggiornamento e la correttezza del libro soci.
5.3 Buone norme dei Consigli Esecutivi
La gestione di una Sede Locale può essere difficoltosa se non si è preparati a lavorare al meglio in una squadra. Il Consiglio
Esecutivo ha oneri tecnici maggiori rispetto al resto della Commissione Locale ma soprattutto ha il compito importante di coordinare il gruppo e garantire che tutti diano il meglio per il bene della Sede Locale.
Per aiutare chi si trova alle prima armi, ecco un decalogo di suggerimenti che è consigliabile tenere a mente per ottimizzare i risultati e lavorare in un clima di intesa e cooperazione.
1) Competenza e partecipazione
“La leadership e il desiderio di apprendere sono indispensabili una all'altro”
John F. Kennedy
Il SISM è un’organizzazione con diversi ambiti e settori, con una struttura, con delle regole e con una chiara Vision e Mission.
Il Consiglio Esecutivo deve avere una panoramica globale dell’Associazione e deve conoscere bene i suoi meccanismi per sapere pianificare al meglio il lavoro della Commissione Locale.
Inoltre è essenziale per un Consiglio Esecutivo rimanere costantemente informato sugli aggiornamenti e le novità che interessano il SISM, mediante la consultazione periodica delle mailing list.
In questi spazi è compito in particolar modo dell’Incaricato Locale partecipare alle discussioni rappresentando la propria Sede Locale.
2) Organizzazione
“Pianificate il vostro lavoro, e lavorate secondo i vostri piani”
Henry Fayol
La vita da studente di Medicina impegna tanto tempo e sicuramente risparmiare quello che avanza è essenziale.
Appuntarsi le scadenze personali (la timeline al termine del manuale può essere d’aiuto), mantenere in ordine le caselle
mail ufficiali e le cartelle con il materiale di Sede Locale permettono di avere sempre tutto pronto in caso di necessità, in modo da non dover fare tutto all’ultimo minuto.
3) Pazienza
“Non mi scoraggio perché ogni tentativo sbagliato scartato è un altro passo avanti”
Thomas Edison
La calma è la virtù dei forti. Il buon leader deve comprendere che all’interno della squadra non tutti viaggiano alla medesima velocità, ed è importante avere la giusta dose di pazienza nei confronti di coloro che sono alle prime armi.
4) Rispetto e mediazione
“Scoraggia la lite, favorisci l’accordo ogni volta che puoi”
Abramo Lincoln
All’interno di una Commissione Locale, anche nell’organizzazione di piccole attività, ci possono essere divergenze di opinione. Compito di un membro del Consiglio Esecutivo è cercare sempre di valutare e rispettare senza pregiudizi le prospettive di ogni membro della squadra e di cercare un punto di convergenza condiviso e consensuale.
5) Delegare
“Un uomo d'ingegno sa di possedere sempre molto, non si rammarica di dover dividere con altri”
Aleksandr Solzenitsyn
Chi fa da sé fa per tre, è vero, ma nessuno può mandare avanti il lavoro di una Sede Locale autonomamente. Un Local Officer, e un Incaricato Locale in particolare, deve imparare a delegare le mansioni che possono essere svolte anche
senza la sua personale supervisione. Ciò gli permetterà di non andare in sovraccarico e di far “imparare il mestiere” ai suoi assistenti.
6) Esempio
“Un leader si guadagna il rispetto non lo chiede”
Anonimo
Un buon leader non è solo quello che indica la strada, è soprattutto quello che la percorre in prima linea assieme agli altri. Far parte di un Consiglio Esecutivo significa essere al servizio della Sede Locale con passione dando il buon esempio del modo di comportarsi e di lavorare.
Rispettare le scadenze, non arrivare in ritardo, partecipare attivamente al maggior numero di iniziative organizzate dalla Commissione Locale sono segnali di interesse e dedizione che devono spronare gli altri a comportarsi allo stesso modo.
7) Comunicazione
"Comunicare l'un l'altro, scambiarsi informazioni è natura; tenere conto delle informazioni che ci vengono date è cultura"
Johann Wolfgang Goethe
Alla base di risultati non soddisfacenti nelle dinamiche di gruppo si riscontra spesso una mancanza di comunicazione e partecipazione. Il Consiglio Esecutivo deve preoccuparsi di una comunicazione quanto più efficace possibile con i membri della propria Commissione Locale.
È auspicabile mantenere vivi e attivi i canali di comunicazione interni e darsi delle ground rules condivise. Inoltre è essenziale il contatto con ogni membro della squadra, per cui sarebbe ottimale che le riunioni di Commissione Locale avvenissero con frequenza, almeno una volta al mese, in modo che tutti siano sempre al corrente di ciò che accade all’interno della Sede Locale.
8) Problemi
“Sono il signor Wolf, risolvo problemi”
Mr.Wolf, da Pulp Fiction
Non sempre le cose vanno come ci si aspetta e capita che alcune situazioni generino problemi per la Commissione Locale.
Il Consiglio Esecutivo deve essere un riferimento per il gruppo, mantenendo i “nervi saldi” e affrontando le situazioni complesse assieme alla squadra.
9) Umiltà
“I leader più in gamba non pronunciano mai la parola io. Non lo fanno perché si sono esercitati a non dire io ma perché, semplicemente, non pensano in termini di io ma di noi, in un'ottica di squadra.
È questo che crea la fiducia e che fa in modo che si lavori bene”
Peter Drucker
L’errore più grande nel quale si può incorrere all’interno di un Consiglio Esecutivo è quello di “montarsi la testa”. Nel SISM nessuno è il “capo” .
Un Incaricato Locale in particolare deve porsi come una figura di coordinamento e guida della squadra tenendo sempre a mente che ogni decisione deve essere presa non imponendo, ma confrontandosi. Inoltre è bene ricordare che nessuno è infallibile. Anche l’Incaricato Locale con più esperienza può sbagliare e commettere errori. L’importante è saperli riconoscere con umiltà davanti al gruppo offrendo le soluzioni propositive per rimediare.
10) Motivazione, entusiasmo e gioco di squadra
“Lavorare insieme significa vincere insieme”
Anonimo
I membri di un Consiglio Esecutivo non devono essere freddi esecutori o custodi di regole.
Devono essere in grado di stimolare con energia la Commissione Locale, mantenendo un clima di serenità e voglia di fare, con serietà ed impegno fusi all’entusiasmo e anche al sano divertimento. La motivazione del gruppo è il “fuoco” di una Sede Locale e va preservato e alimentato con costanza.