Attribuzione di sovvenzioni

6.4.10.1. Notifica ai richiedenti

GESTIONI CENTRALIZZATA E DECENTRATA EX POST

Dopo aver approvato ufficialmente l'elenco definitivo delle sovvenzioni da accordare, l'amministrazione sovvenzionatrice notifica per iscritto ai richiedenti figuranti in tale elenco che la loro richiesta è stata accolta (vedere l'allegato E9d_1).

Ai richiedenti non scelti come beneficiari della sovvenzione la commissione valutatrice invia una lettera tipo (vedere l'allegato E9d_2) per informarli che la loro richiesta non è stata accolta, indicando loro i motivi.

Se l'invito a presentare proposte è stato organizzato da un servizio centrale della Commissione europea, una copia di queste lettere ed eventualmente l'intera documentazione e gli elementi della valutazione necessari per la preparazione e la gestione della convenzione vengono inviati alla delegazione dell'Unione europea nello Stato nel quale deve o doveva esser realizzata l'azione proposta.

GESTIONE DECENTRATA EX ANTE

Oltre a quanto sopra indicato, è necessaria l'approvazione della Commissione europea.

La lettera ai richiedenti scelti come beneficiari deve essere inviata entro 15 giorni dalla decisione di attribuzione. Per la lettera ai richiedenti non scelti sono previsti altri 15 giorni di tempo.

6.4.10.2. Preparazione e firma della convenzione

Per preparare la convenzione di sovvenzione per ciascuno dei richiedenti figuranti nell'elenco definitivo, l'amministrazione sovvenzionatrice deve procedere come indicato al punto 2.9.1.2.

Prima della firma della convenzione si devono correggere eventuali errori di calcolo o escludere i costi non ammissibili nel bilancio dell'azione che il richiedente figurante tra i beneficiari ha proposto nella fase dell'invito a presentare proposte. Se necessario, viene corretta di conseguenza la descrizione dell'azione.

Alla descrizione dell'azione o al bilancio possono essere apportate altre precisazioni o rettifiche di lieve entità, purché non sia rimessa in questione la decisione di attribuzione della sovvenzione né sia violato il principio della parità di trattamento tra i richiedenti, e a condizione che:

- tali precisazioni o rettifiche riguardino elementi chiaramente riscontrati dalla commissione valutatrice, oppure

- siano intese a tener conto di cambiamenti verificatisi dalla data alla quale è stata ricevuta la proposta

Tali modifiche non possono in nessun caso comportare un aumento dell'importo della sovvenzione né della percentuale di cofinanziamento stabilita dalla commissione valutatrice.

Sono vietate ogni altra modifica della proposta del richiedente scelto come beneficiario ed ogni negoziazione a tale riguardo.

Se il richiedente scelto come beneficiario è un'organizzazione internazionale che applica procedure contabili, di revisione contabile, di controllo interno e di aggiudicazione degli appalti che offrono garanzie equivalenti alle norme accettate a livello internazionale (vedere il sottocapitolo 6.9), la convenzione standard di sovvenzione deve essere sostituita dall'accordo standard di contributo (vedere l'allegato F1) o da un altro modello di convenzione concordato tra l'organizzazione internazionale in oggetto e l'amministrazione sovvenzionatrice (vedere i punti 6.9 e 7.1 della presente guida).

6.4.10.3. Caratteristiche della convenzione standard di sovvenzione

• La convenzione standard di sovvenzione riconosce l'indipendenza d'azione del beneficiario e stabilisce quindi regole di gestione semplificate. In particolare, essa consente al beneficiario di adattare o modificare l'azione senza il previo consenso dell'amministrazione sovvenzionatrice, purché le modifiche non siano sostanziali e non comportino una variazione superiore al 15%

nelle voci di bilancio.

• Il primo pagamento a titolo di prefinanziamento, pari all'80% dell'importo della convenzione o all'80% del primo bilancio annuale, viene versato dopo che le parti hanno firmato la convenzione. Successivamente, nel caso di convenzioni d'importo elevato, il beneficiario deve presentare una volta all'anno una relazione intermedia (tecnica e finanziaria) e chiedere un altro versamento non appena ha utilizzato il 70% del pagamento precedente (e il 100% di quelli anteriori). Su tale base, gli viene versato un nuovo pagamento a titolo di prefinanziamento. Se l'utilizzo del prefinanziamento precedente è inferiore al 70%, l'importo del nuovo pagamento a titolo di prefinanziamento viene ridotto in misura equivalente alla percentuale non utilizzata del precedente prefinanziamento. Il saldo viene versato dopo l'approvazione della relazione finale.

Il beneficiario non deve inviare all'amministrazione sovvenzionatrice documenti a sostegno della sua richiesta, ma deve conservarli per l'evenienza di un'ispezione o revisione contabile per i sette anni successivi al pagamento del saldo e fino alla data di prescrizione di ogni controversia, quale è prevista dall'ordinamento giuridico che disciplina il contratto. Durante e dopo tale periodo, l'amministrazione sovvenzionatrice tratta i dati personali secondo la sua politica in materia di riservatezza.

• L'Unione europea finanzia una percentuale specifica del totale dei costi ammissibili, piuttosto che una determinata parte dell'azione. Se al termine dell'azione i costi ammissibili effettivi risulteranno inferiori a quanto previsto, la sovvenzione sarà ridotta proporzionalmente.

• Una relazione di verifica delle spese deve essere allegata alla relazione finale se la sovvenzione è superiore a 100 mila euro, alla richiesta di un altro prefinanziamento se la sovvenzione è pari o superiore a 750 mila euro e, nel caso di una sovvenzione di funzionamento, a una richiesta di pagamento superiore a 100 mila euro per l'esercizio in corso.

• È richiesta una garanzia finanziaria, d'importo massimo equivalente al prefinanziamento, se questo è superiore all'80% dell'importo totale della sovvenzione e purché sia superiore a 60 mila euro oppure, se il beneficiario è un'organizzazione non governativa, se è superiore a 1 milione di euro o al 90% dell'importo totale della sovvenzione. Invece di chiedere questa garanzia finanziaria, l'amministrazione sovvenzionatrice può anche decidere di suddividere i pagamenti in più quote.

• Nell'aggiudicare gli appalti necessari ai fini dell'azione, il beneficiario deve rispettare le norme indicate nell'allegato IV della convenzione.

• Salvo se altrimenti chiesto o consentito dalla Commissione europea, i beneficiari devono adottare le misure necessarie per garantire la visibilità del finanziamento o contributo al finanziamento concessogli dall'UE. Vedere il punto 2.3.5.

6.4.10.4. Pubblicità dell'attribuzione di sovvenzioni

Dopo che le convenzioni sono state firmate, l'amministrazione sovvenzionatrice prepara un avviso di attribuzione per ciascun invito a presentare proposte (vedere l'allegato E11) e lo invia immediatamente alla Commissione europea, la quale pubblica i risultati dell'invito a presentare proposte sul sito web di EuropeAid.

Inoltre, l'amministrazione sovvenzionatrice deve registrare tutti i dati statistici riguardanti la procedura (ivi compresi il numero di richiedenti nel corso dell'anno precedente; il numero e la percentuale di richieste accolte nell'ambito di ciascun invito a presentare proposte; la durata media della procedura dalla data di chiusura dell'invito a presentare proposte fino all'attribuzione della sovvenzione, l'importo delle sovvenzioni, l'identità dei richiedenti e i dati specifici dei beneficiari).

Alla fine di ogni anno, l'amministrazione sovvenzionatrice prepara anche una tabella riepilogativa in base al modello figurante nell'allegato della guida pratica (allegato E11, compresa la tabella delle sovvenzioni attribuite senza invito a presentare proposte) e la presenta alla Commissione europea per la pubblicazione.

L'amministrazione sovvenzionatrice prepara l'avviso di attribuzione della convenzione di sovvenzione mediante il modello figurante nell'allegato E11 e lo trasmette in formato elettronico alla Commissione europea per la pubblicazione.

L'amministrazione sovvenzionatrice pubblica queste informazioni anche sul suo sito web e/o su ogni altro adeguato mezzo d'informazione.

La Commissione europea può autorizzare l'amministrazione sovvenzionatrice a derogare ai suddetti obblighi se la pubblicazione di tali informazioni possa mettere in pericolo la sicurezza dei beneficiari o arrecare danno ai loro interessi commerciali.