Business intelligence, analisi dei dati e data mining

Gli strumenti informatici hanno contribuito notevolmente ai forti cambiamenti che sono avvenuti nel controllo di gestione nell’ambito dei sistemi contabili e della reportistica fornita. Una grande importanza la ricoprono i sistemi ERP che consentono di immettere dati univoci e di estrarre informazioni direttamente dalla funzione generatrice, cosa che in passato non era semplice, vista la ridondanza e la non conformità dei dati e delle in- formazioni. Database comuni e disponibilità delle informazioni a tutti i livelli aziendali favoriscono i processi di comunicazione all’interno dell’impresa creando una visione unitaria e condivisa. Le decisioni, inoltre, possono basarsi su dati più sicuri e certi garan- tendo una miglior qualità del lavoro.

Un software gestionale dovrebbe possedere le seguenti caratteristiche:

 Affidabilità: garantire dei buoni livelli di prestazioni;

 Orientamento all’utente: l’utente interagisce, interroga il sistema che poi forni-

rà risposte;

 Usabilità: permette all’utente un’immediata comprensione attraverso la facile in-

terazione;

 Flessibilità: capacità di adattamento ai cambiamenti;

 Dinamicità: possibilità di gestire i cambiamenti organizzativi senza rilevanti

condizionamenti informatici;

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 Sicurezza: permette di richiedere l’autenticazione in modo tale da preservare i

dati più delicati;

 Portabilità: possibilità di interazione con altri pacchetti applicativi.

Nel tempo sono emerse esigenze di supporto alle decisioni aziendali dei manager. Na- scono così i Decision Support System (DSS):

 sistemi informatizzati che permettono la gestione di dati e modelli;

 orientamento alle decisioni;

 permettono un’interazione con l’utente.

Dall’evoluzione di questi sistemi scaturisce la business intelligence (BI), che ha ulterior- mente agevolato l’utilizzo da parte dell’utente. La grande diffusione dei moderni sistemi informativi da un lato ha agevolato la gestione aziendale, ma dall’altro lato ha messo le aziende di fronte a ingenti moli di dati e informazioni che rendevano assai laborioso e difficile estrarre quelle informazioni utili al decisore aziendale. Per ovviare a questa problematica è stato introdotto il concetto di business intelligence che consente una rac- colta e la successiva organizzazione dei dati in modo tale da fornire informazioni corret- te e coerenti all’utente che ne necessita.

La BI permette l’accesso e l’esplorazione di dati raccolti (nel datawarehouse o in altri ar- chivi) che successivamente saranno analizzati grazie a strumenti che facilitano il proces- so decisionale. L’obiettivo è quello di supportare il personale aziendale a reperire dati e informazioni utili alla comprensione dei fenomeni di interesse. Questi strumenti, che possono consistere in software per le interrogazioni del database, strumenti di reporting (di origine contabile ed extracontabile) o data mining, costituiscono il business intelli-

gence (BI) che consente all’azienda di effettuare opportune elaborazione per incremen-

tare e comprendere le proprie informazioni al fine di consentire ai manager di intra- prendere le migliori decisioni possibili [57].

Un sistema informativo direzionale integrato fornisce informazioni utili sotto forma di

reports che costituiscono la base di partenza da cui scaturiscono le decisioni aziendali.

Esso è costituito da un insieme di processi e strumenti informatici che lo fanno rientrare all’interno della business intelligence.

93 Le interrogazioni che avvengono al raccoglitore di dati possono essere molto dettagliate, fra queste si trovano:

 misurazione della performance (KPI);

 supporto alle decisioni attraverso metodi quantitativi (correlazioni, scenari);

 supporto alle decisioni attraverso simulazioni (What if analysis);

 accesso e visualizzazione dati con interfaccia grafica;

 analisi multidimensionale;

 funzioni di reportistica.

Le funzioni appena elencate sono di natura complessa, risulta perciò fondamentale l’ausilio degli strumenti tecnologici più avanzati. Un sistema integrato richiede strutture addizionali che consentono di supportare la funzione di business intelligence, infatti:

 il contesto decisionale necessita di dati storici, mentre i sistemi gestionali con- tengono solo informazioni riguardanti le operazioni correnti;

 i dati necessari all’analisi devono essere precisi, integrati e ben definiti nell’aspetto temporale;

 i dati non provengono solamente da fonti interne, ma provengono anche da fonti esterne (stilati da società apposite o da altre aziende);

 la sicurezza è fondamentale per evitare l’utilizzo di dati sensibili, che potrebbero essere anche involontariamente danneggiati [57].

Figura 2.4 – Ciclo Business Intelligence

Fonte: Neri, L' impresa nell'era digitale. Tecnologie informatiche e rivoluzione digitale al servizio dell'impre-

94 Attraverso gli strumenti forniti dal business model è possibile presidiare sia la dimensio- ne organizzativa interna che la dimensione esterna riguardante i clienti, i fornitori e i concorrenti. In particolare, grazie allo sviluppo delle tecnologie informatiche, si è creata l’opportunità per i singoli manager o per gli altri operatori aziendali di creare un sistema di reporting che consente di intraprendere determinate decisioni. Ciò permette una maggiore diffusione di responsabilità aziendale allocata nelle differenti unità operative, ciascuna dotata di propria conoscenza che poi sarà condivisa in azienda.

È possibile identificare due categorie di report che attingono alle capacità del singolo utente:

 Reporting di base: sono report molto elementari (solitamente fogli di elettroni-

ci) che non prevedono una rappresentazione elaborata delle informazioni, ma sono dotati di una buona flessibilità e capacità analitiche e di calcolo;

 Reporting evoluto: solitamente gli utilizzatori di tale tipologia di strumento ri-

siedono al vertice della piramide organizzativa. Lo strumento in questo caso è di facile lettura e utilizzo, consentendo agli utenti di effettuare interrogazioni che permetteranno di svolgere attività decisionali sia strutturate che semi struttura- te. In particolare, le attività decisionali strutturate utilizzano una base dati, che è la stessa dalla quale si generano i report predefiniti, che forniscono ai manager una possibilità di scelte. Mentre, con riferimento alle decisioni semi-strutturate, esse non ricavano le proprie informazioni da basi standard predefinite e inoltre forniscono la possibilità di simulare determinate condizioni per fornire all’utente una panoramica completa.

Come indicato sopra, assieme a questa reportistica, generabile dal singolo utente, è pos- sibile riscontrare una reportistica predefinita e gestita direttamente dall’Amministrazione e Controllo che si occupa della distribuzione delle informazioni agli utenti richiedenti [57].

Uno strumento di business intelligence molto importante è Online Analytical Processing (OLAP), che consente di interrogare il database e rappresentare le informazioni secondo le occorrenze dimensionali che interessano. Permette un’analisi celere e interattiva di grossi quantitativi di dati e costituisce una componente tecnologica base del DataWare-

95 Le esigenze possono essere molto specifiche e le risposte sono fornite in un tempo bre- ve, quasi immediato. Ciò consente la trasformazione dei dati e delle informazioni in co- noscenza.

Un esempio potrebbe essere rappresentato dalla necessità di ricavarsi i dati delle vendi- te di un prodotto in una determinata area e confrontarli con i dati a preventivo.

Le caratteristiche principali che appartengono a questo strumento sono:

 Velocità: inteso come velocità di risposta all’interrogazione. Se il processo impie-

gasse tempi troppo lunghi, sarebbe inefficace;

 Analisi: consente di effettuare le analisi secondo le richieste impartite

dall’utente;

 Condiviso: il processo utilizza dati e informazioni condivisi secondo i requisiti

della sicurezza;

 Multidimensionale: prevede la possibilità dell’utilizzo di più variabili dimensio-

nali a sostegno di un’analisi più approfondita [52].

È chiaro che OLAP fornisce risposte a richieste molto più complesse di semplici interro- gazioni che avvengono tramite query3 _{sulla base di dati. Grazie a questo strumento sono}

effettuate analisi multidimensionali, simili a quanto accade nel cervello umano, ma con una maggiore velocità rispetto a quest’ultimo. L’analisi sarà poi rappresentata attraver- so strumenti quali report, grafici e tabelle che permettono la condivisione della cono- scenza appena acquisita.

In sintesi, l’OLAP consente il raggiungimento di obiettivi direzionali grazie all’elaborazione e all’analisi di dati e informazioni.

La struttura di un database OLAP è composta di dati multidimensionali che costituiscono il cosiddetto cubo dimensionale che permette una maggiore efficienza rispetto alle atre tipologie di basi di dati.

3 _{Per query si intende l’interrogazione che un utente effettua su una base di dati per svolgere determinate}

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Figura 2.5 – Cubo di OLAP

Le possibili operazioni effettuabili su questa rappresentazione multidimensionale sono:

 Roll up o drill up: permette di passare da un livello all’altro secondo la scala ge-

rarchica;

 Drill down: consente di analizzare più a fondo, entrando nel dettaglio;

 Slice and dice: consente all’utente di visualizzare le informazioni che più gli inte-

ressano. All’utente quindi è concessa una certa libertà di esplorazione;

 Pivoting: permette la modificazione delle dimensioni oggetto dell’analisi;

 Ranking: permette l’organizzazione dei dati secondo i criteri scelti [52].

Sono presenti numerose modalità di rappresentazione del cubo, tuttavia la più comune è la rappresentazione a stella, che vede come punto centrale gli elementi sui quali sarà co- struita l’interrogazione e a questi saranno collegati le differenti tabelle dimensionali, che consentono un’aggregazione accurata dei dati [57].