L’integrazione negli ERP

Il termine integrazione è entrato prepotentemente nelle logiche progettuali delle tecno- logie informatiche, fra le quali si trovano i sistemi ERP. Tale fenomeno permette la diffu- sione informativa consentendo di prendere decisioni a tutti i livelli aziendali.

Un sistema integrato consente una visione completa della situazione aziendale permet- tendo all’organizzazione di ottenere valore aggiunto.

I processi presenti in azienda seguono diverse logiche d’integrazione:

 Integrazione organizzativa: strettamente collegata alla modalità di gestione

aziendale mediante un controllo sui processi. Un’integrazione delle attività e delle responsabilità porta inevitabilmente a un’integrazione organizzativa ed è perciò necessario il costante orientamento verso questi obiettivi:

 assicurare un governo dei processi che agevoli l’integrità degli stes- si a discapito di una visione funzionale e non unitaria;

 sostenere il miglioramento continuo di una comunicazione orizzon- tale agevolata dalla presenza di team inter-funzionali supportati da un efficace sistema informativo;

 avere la mappatura dei processi aziendali in modo tale da agevo- larne il controllo;

 formare l’organico aziendale verso una visione per processi;

 stabilire sistemi di incentivazione del management in relazione con gli obiettivi della gestione dei processi.

117 Le problematiche derivanti dalla scarsa comunicazione delle informazioni posso- no essere risolte mediante l’implementazione di un efficace sistema informativo aziendale [82].

 Integrazione contabile: vede la presenza contemporanea di un sistema contabi-

le integrato e l’utilizzo dell’Activity Based Costing (ABC) [81]. La panoramica competitiva impone la necessità di avere a disposizione informazioni analitiche in grado di fornire sia un quadro di analisi a consuntivo che previsionale. Queste richieste non provengono solamente dal management interno, infatti, i soggetti esterni sono molto interessati alla contabilità aziendale (come i bilanci).

Una gestione integrata dell’area amministrativa e contabile è fondamentale e può essere garantita dalle moderne tecnologie informatiche in grado di produrre re-

port affidabili sia per i soggetti interni sia per i soggetti esterni.

 Integrazione tecnologica: tale tipo d’integrazione consente di rendere possibili

le tipologie di integrazione appena descritte. Essa pone le basi sui sistemi infor- mativi ERP, che vedono la presenza di diversi moduli fra loro collegati e di una base di dati condivisa. A differenza del passato, la raccolta e l’elaborazione di dati e informazioni non avviene separatamente a seconda dell’area funzionale e quin- di viene reso più efficiente lo scambio informativo aziendale.

Un’implementazione di questa tipologia di sistemi spinge le aziende talvolta a in- trodurre al suo interno dei cambiamenti radicali dal punto di vista dei processi operativi che a loro volta influenzeranno la capacità competitiva dell’azienda in questione. Per ottenere i benefici derivanti dai sistemi integrati, è fondamentale che queste nuove tecnologie diventino parte attiva della struttura organizzativa aziendale.

Gli sviluppi inerenti al tema dell’integrazione aziendale hanno comportato una notevole rivisitazione del ruolo ricoperto dalla funzione amministrativa, che assume importanza all’interno del flusso informativo proveniente da tutte le aree aziendali.

Questo cambiamento, talvolta spinto fino alla modifica completa delle modalità operati- ve, è dettato dagli importanti cambiamenti che interessano l’ambiente esterno.

118 A seguito dell’introduzione del sistema ERP in azienda, la funzione amministrativa si po- ne un duplice obiettivo:

1. seguendo il concetto di integrazione, essa deve essere presente sia internamente alla funzione in oggetto che esternamente ad essa con le altre funzioni. Ciò con- sentirà di ottenere un blocco unitario in grado di rispondere prontamente alle variazioni occorse;

2. un altro obiettivo importante riguarda il servizio che questa funzione fornisce al- le altre in una vera e propria logica d’interazione fra cliente e fornitore. Tale aspetto mira al miglioramento continuo dell’efficienza interna alla funzione e dell’efficacia offerta alle altre funzioni aziendali [5]; [82].

La funzione amministrativa ha il compito di gestire e controllare le informazioni di ca- rattere economico generate dalle transazioni che avvengono all’interno e all’esterno del perimetro aziendale.

Una gestione di questo tipo impone una linea guida che è in grado di agevolare il flusso informativo derivate dalle transazioni. Essa prevede le seguenti procedure: rilevazione dei dati; elaborazione degli stessi; archiviazione e conseguente aggiornamento delle in- formazioni pre-esistenti; verifica della coerenza dei dati appena introdotti e infine la produzione di quelle informazioni necessarie agli utenti per intraprendere determinate decisioni qualsiasi sia la loro posizione organizzativa.

Le tre dimensioni attraverso le quali è possibile analizzare il sistema amministrativo so- no:

 La dimensione di processo: vista la crescente complessità di gestione legata alle

sempre più vaste moli d’informazioni, è necessaria una standardizzazione dei processi che interessano i flussi informativi, il tutto sotto la supervisione della funzione amministrativa. Tale standardizzazione è attuabile grazie a un insieme di regole ben esplicitate che apportano benefici quali una maggiore efficienza e un miglior coordinamento inter-funzionale;

 La dimensione di struttura: intesa come l’integrazione della dimensione conta-

bile all’interno di un sistema in grado di fornire le informazioni necessarie;

 La dimensione organizzativa: l’implementazione di un sistema ERP comporta

119 le altre attività dell’organizzazione [82]. Talvolta questi interventi comportano una radicale modifica alla situazione esistente e questo si attua attraverso un’attività che prende il nome di Business Process Reengineering (BPR) che ha come finalità:

 la cessazione dello svolgimento di attività che non apportano valore all’organizzazione;

 la riorganizzazione delle attività (anche in termini di responsabilità);

 l’accentramento e il decentramento delle attività amministrative [45]. I diversi utenti che necessitano di informazioni, hanno bisogno di una celere risposta da parte del sistema informativo aziendale. Per constatare se un sistema informativo sia ef- ficace o meno nella risposta, è necessario che si presenti una situazione di questo tipo:

 presenza di dati originali coerenti e corretti che poi saranno trasformati in infor- mazioni aventi valore per il decisore;

 adeguato supporto della variabile tecnologica. La tecnologia informatica è ora molto importante all’interno delle aziende agevolando la gestione dei flussi in- formativi. Gli Enterprise Resource Planning prevedono la presenza di una base di dati unica, nella quale convogliano le innumerevoli informazioni indispensabili all’azienda [57].