Criticità legate ai processi dei sistemi informativi

Quando si parla di sistemi informativi è necessario porre l’attenzione a processi, che se trascurati, rischiano di causare delle problematiche:

 la gestione delle relazioni tra sistema informativo e sistema azienda;

 la gestione dei problemi (organizzativi e gestionali) legati ai sistemi informativi;

 la gestione delle funzionalità e delle caratteristiche offerte all’azienda dal sistema informativo;

 l’acquisizione e gestione della conoscenza;

 la gestione degli aspetti economici.

La visione aziendale e la cultura organizzativa influenzano molto l’azienda quando si ap- presta a svolgere questi processi. In alcune aziende alcuni dei processi qui elencati non sono svolti o sono eseguiti parzialmente causando problematiche a livello organizzativo [13].

Sistema informativo, sistema azienda

È necessaria una gestione dei rapporti che intercorrono fra il sistema informativo azien- dale e l’azienda nel suo complesso. Deve essere definito il ruolo che la tecnologia ricopre nella definizione delle strategie e nell’organizzazione aziendale [65]. Le scelte che rien- trano in questo ambito sono quelle riguardanti la politica che l’azienda adotta con rife-

77 rimento alle ICT. In questo modo emergeranno le visioni aziendali e i comportamenti di fronte al parametro tecnologico.

Un sistema informativo, se sviluppato in modo adeguato all’interno dell’azienda, appor- terà benefici all’intera organizzazione. È di fondamentale importanza un coinvolgimento diretto della funzione sistemi informativi nei processi di cambiamento sia organizzativi che strategici. Il coinvolgimento di tale funzione può essere più o meno forte a seconda che l’ICT sia considerata come funzione subordinata rispetto alle scelte aziendali o con- siderata come vero e proprio fattore aziendale, fondamentale per il business aziendale. Oltre al coinvolgimento è necessaria una definizione dell’assetto organizzativo dei si- stemi informativi. In questo caso i processi e i progetti dei sistemi informativi possono essere affidati a un’area funzionale specifica interna all’azienda, oppure questa funzione può essere totalmente affidata a soggetti esterni che offrono soluzioni e servizi. È co- munque molto difficile trovare aziende che non sfruttano, nemmeno in minima parte, l’esternalizzazione.

Un fattore che spinge all’innovazione continua è l’informatica, che è in grado di influen- zare le strutture e l’operatività aziendali. Essa ha introdotto cambiamenti importanti, agevolando lo svolgimento di molti processi interni che ora trovano l’importante sup- porto di sistemi informativi efficienti ed efficaci.

All’interno delle aziende poi si stanno sempre più sviluppando le cosiddette Intranet, cioè reti interne che permettono la condivisione delle informazioni attraverso una stret- ta collaborazione fra i soggetti interni. Se questa condivisione avviene in modo efficace, sarà l’intera organizzazione a trarne beneficio. Limitare l’attenzione al solo ambiente in- terno sarebbe riduttivo poiché l’informatica ha consentito l’instaurarsi di profittevoli re- lazioni con i soggetti esterni all’azienda (fornitori, clienti, partners, ecc.).

Ciò che emerge chiaramente è l’importante sostegno alla collaborazione offerto dai si- stemi informativi, dove interagiscono soggetti aventi competenze e capacità differenti con l’obiettivo di aumentare l’efficienza (aumento della velocità e riduzione dei costi), aumentare l’efficacia (miglioramento qualitativo) e mantenere l’equità (attraverso l’esplicitazione di procedure e informazioni) [13].

Ottimizzazione servizio dei sistemi informativi

Rispetto al passato, le relazioni instaurate fra gli utenti e gli specialisti sono sempre più strette e complesse. Gli specialisti devono cercare di soddisfare le richieste provenienti

78 dagli utenti e inoltre vi è sempre più la necessità di una continua manutenzione delle applicazioni e di un continuo monitoraggio che permette di verificare il raggiungimento dei parametri di performance prestabiliti. Ovviamente la gestione dei servizi integrati non è un compito facile, infatti, l’utente esprimerà un giudizio su tali servizi e affinché questo sia positivo è necessario che la soluzione adottata risponda correttamente alle esigenze dell’utilizzatore [13].

Metodologia di lavoro

La maggior disponibilità tecnologica rispetto al passato, ha incrementato notevolmente l’offerta di soluzioni, che richiedono competenze specifiche non di facile reperibilità. La difficoltà della pianificazione a medio/lungo termine comporta delle criticità anche nei sistemi informativi. Vi deve essere la presenza di sistemi informativi in grado da un lato di realizzare le esigenze degli utenti e dall’altro che siano coerenti con la linea strategica aziendale. Inoltre, questi sistemi devono disporre di una flessibilità che è sempre più una caratteristica imprescindibile nell’attuale panorama economico.

Un aspetto correlato consiste nella valutazione dei benefici apportati dagli investimenti nei sistemi informativi [13]; [16]. Questi possono essere qualitativi e quindi non econo- micamente quantificabili; è però possibile fare affidamento a standard in grado di misu- rarne la qualità.

Presidio della tecnologia

Il continuo progresso tecnologico richiede un costante e continuo aggiornamento con creazione di nuova conoscenza e sviluppo di nuove soluzioni progettuali. Inoltre, rispet- to al passato, gli utilizzatori, seppur non specialisti nell’ambito tecnologico e informatico, dispongono di maggiore conoscenza sulle problematiche tecniche. Ciò è dovuto al fatto che gli utenti sono maggiormente coinvolti nelle scelte e nella gestione delle tecnologie [13].

Gestione degli aspetti economici

Riguardano gli aspetti legati agli investimenti annuali che le imprese affrontano.

Un indicatore inerente a questo tema è costituito dal rapporto fra il fatturato aziendale e la spesa in tecnologia. I dati empirici dimostrano tuttavia che la realtà italiana è lontana da quelle estere dove questo indicatore presenta numeri molto più alti.

79 La misurazione economica dei servizi offerti dalla funzione sistemi operativi non è un dato di facile rilevabilità ed è per questo che in molte realtà aziendali sono stati introdot- ti sistemi atti a svolgere il controllo di gestione.

Molte volte la variabile tecnologica risulta predominante rispetto alla variabile organiz- zativa oppure viceversa. Questo non equilibrio renderebbe miope l’azienda su eventuali opportunità, che se adeguatamente pianificate apporterebbero maggior valore. È infatti ottimale che la variabile tecnologica e quella organizzativa si evolvano di pari passo [13].