I dati e le informazioni sono due elementi importantissimi nel mondo dell’ICT e non si deve commettere l’errore di vederli come sinonimi.
Il dato non ha un significato compiuto e rappresenta realtà come le persone, gli oggetti, gli avvenimenti, le attività e i processi [84]. È una descrizione oggettiva di un evento che avviene nell’ambiente aziendale e classificabile come elemento di input fondamentale per l’elaborazione successiva. Esso rappresenta un valore astratto che deve essere in- terpretato.
Un insieme di dati elaborati, interpretati e resi in forma utile costituiscono l’informazione, necessaria per intraprendere scelte in modo corretto. La trasformazione dei dati in utili informazioni avviene mediante l’organizzazione degli stessi e consiste nell’assegnare un significato ai dati in precedenza raccolti ed elaborati [73]. Questa tra- sformazione, oggigiorno, è consentita grazie al fondamentale supporto dell’ICT, che as- sume sempre più un ruolo centrale nel processo di gestione aziendale. In questo modo il decisore è dotato della conoscenza necessaria per intraprendere una determinata deci- sione. Le informazioni, al contrario dei dati, hanno un significato e un valore economico. Esse costituiscono l’output di un’elaborazione nella quale è presente un insieme etero- geneo di elementi, come: la conoscenza organizzativa e individuale; la dotazione tecnica disponibile all’interno dell’organizzazione, ecc.
20 I dati e le informazioni per poter poi esprimere la loro utilità aziendale, devono possede- re le caratteristiche di:
Completezza: le informazioni che giungono ai decisori, devono rappresentare
completamente la situazione dove è necessario intervenire prendendo delle deci- sioni;
Sinteticità: intesa come rappresentazione degli aspetti più rilevanti. Questo
aspetto consente un’analisi più profittevole e mirata alla questione del problema;
Tempestività: le informazioni, al fine di garantire scelte adeguate, devono giun-
gere agli utilizzatori in tempi utili quando si manifesta la necessità. Questo requi- sito è oggi molto importante in virtù delle caratteristiche di continua mutevolez- za e incertezza che caratterizzano l’ambiente economico;
Chiarezza: i dati e le informazioni devono essere facilmente comprensibili e non
presentare un’eccessiva complessità tecnica nella lettura;
Uniformità: i dati e le informazioni devono seguire dei criteri uniformi nella rac-
colta, nell’elaborazione e nella presentazione agli utilizzatori;
Razionalità: le procedure e gli strumenti a supporto del processo informativo
devono operare con efficienza, restituendo informazioni qualitative e in tempi utili ai diversi comparti aziendali;
Flessibilità: il processo informativo deve produrre informazioni all’occorrenza,
indipendentemente dall’area aziendale di provenienza del richiedente. Le infor- mazioni trasmesse dovranno riguardare solamente la richiesta effettuata e non riguardare indicazioni superflue [51].
Le informazioni diventano conoscenza quando l’impresa è in grado di identificare mec- canismi o regole che forniscono una migliore comprensione. Questa richiede l’utilizzo di risorse organizzative e costituisce un bene intangibile difficile da muovere e legato alla cultura e al contesto aziendale. Tale bene costituisce un’importante fonte di vantaggio competitivo e la necessità di aumentare l’efficienza di questi scambi informativi, ha svi- luppato notevolmente il ruolo ricoperto dall’informazione, vedendolo come un fattore di produzione. Da qui la gestione della conoscenza che permette di incamerare ciò che pro- viene dal proprio ambiente.
È possibile identificare una catena del valore della conoscenza propria di ogni azienda. Ampliare la propria catena, incorporando ulteriore conoscenza è possibile attraverso le
21 fasi di: acquisizione della conoscenza, conservazione della conoscenza, diffusione della conoscenza, applicazione della conoscenze e attività di gestione e organizzazione. In par- ticolare, le prime quattro fasi elencate riguardano attività dei sistemi informativi.
Acquisizione della conoscenza
Le modalità di tale acquisizione sono le più disparate e ognuna in relazione alle caratte- ristiche proprie dell’impresa. Alcune di queste possono essere archivi aziendali di do- cumenti, reports oppure la conoscenza che risiede all’interno dei dipendenti. Per ottene- re una gestione efficiente della conoscenza, è necessario rilevare tutte le informazioni provenienti sia dai sistemi interni sia dall’ambiente circostante.
Conservazione della conoscenza
La fase successiva consiste nell’archiviare la conoscenza in un database che permette di organizzare i dati seguendo logiche e criteri, come l’indicizzazione e il contrassegno dei dati. In questo modo le informazioni incamerate diventano proprie dell’azienda andando a influenzare i processi organizzativi e la cultura aziendale. Affinché questo meccanismo funzioni correttamente, è fondamentale una condivisione aziendale, guidata da una dire- zione univoca, che attraversa tutta la piramide organizzativa.
Diffusione della conoscenza
È quel processo che permettere di diffondere la conoscenza a livello aziendale. Con lo sviluppo della tecnologia, ora sempre più all’avanguardia, non si presentano grossi pro- blemi di diffusione poiché questa può avvenire mediante strumenti come la posta elet- tronica, le reti, i motori di ricerca, ecc. Le criticità potrebbero però risiedere nell’individuazione delle informazioni importanti evitando perciò sprechi di risorse.
Applicazione della conoscenza
Se questa conoscenza rilevata non fosse applicata, l’acquisizione, la conservazione e la diffusione costituirebbero dei procedimenti inutili. È, infatti, necessario che questa di- venti parte integrante dei sistemi decisionali, consentendo al management di intrapren- dere le migliori decisioni possibili per l’impresa. Deve inoltre avere la capacità di in- fluenzare i processi interni, talvolta modificandoli se necessario.
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Capitale organizzativo e gestionale
La diffusione e la condivisione della conoscenza a livello aziendale sono facilitate dalle cosiddette comunità di pratica, formate da professionisti e dipendenti interni ed esterni che condividono attività e interessi. Queste hanno la capacità di facilitare la diffusione e l’apprendimento della conoscenza soprattutto nei confronti dei nuovi assunti, che ritro- vandosi all’interno di comunità di pratica sono indirizzati dai lavoratori più esperti. Nul- la vieta che all’interno di queste comunità sorgano nuove idee o nuovi comportamenti decisionali.
1.5.1 Sistemi di gestione della conoscenza
È possibile suddividere i sistemi atti alla gestione della conoscenza in tre categorie:
Sistemi di gestione a livello d’impresa: coinvolgono l’intera azienda e consen-
tono la raccolta, la conservazione, la distribuzione, utilizzando anche piattaforme digitali, di dati e informazioni di carattere generico. Le informazioni saranno poi archiviate secondo criteri ben specifici in modo tale da evitare problematiche di consultazione. Tali sistemi permettono una gestione della conoscenza grazie al miglioramento del processo decisionale. In questi sistemi rientrano gli archivi aziendali, rapporti, funzioni per raccogliere i dati non strutturati. Le informazioni che andranno a comporre la conoscenza aziendale saranno raccolte anche da fon- ti esterne. È molto importante che le aziende gestiscano l’apprendimento delle proprie risorse umane in modo tale che questo apporti un maggior valore per l’impresa. Una modalità è quella di identificare Learning Management System che consente la formazione dei propri dipendenti e la successiva tracciabilità dell’apprendimento interno all’azienda. La formazione (attraverso corsi, lezioni forum, ecc.) permette un incremento della conoscenza in tutte le aree aziendali;
Sistemi di lavoro orientati alla conoscenza: sono quei sistemi dedicati agli
esperti dell’individuazione e della creazione di conoscenza. I cosiddetti “esperti” della conoscenza possono essere designer o ricercatori che informano l’impresa sulla nascita di nuove opportunità o sul miglioramento di quelle già esistenti. Inoltre, valutano, attivano e promuovono quei cambiamenti che si rivelano essere necessari. È intuibile che tali tipologie di sistemi dovranno essere altamente spe-
23 cializzate garantendo così lo svolgimento di analisi che permetteranno di intra- prendere le soluzioni migliori;
Tecniche intelligenti: consistono in insiemi di elementi eterogenei aventi diffe-
renti obiettivi, che variano dalla rilevazione di conoscenza (grazie per esempio al
data mining) alla soluzione di problematiche aziendali. Questi permettono di
espandere la conoscenza all’interno dell’azienda, individuando relazioni e regole che altrimenti non emergerebbero. Un campo importante è quello dell’intelligenza artificiale, composto da sistemi informatici in grado di emulare il comportamento umano e quindi di favorire il processo decisionale incrementan- do la base di conoscenza. I sistemi esperti ne sono un esempio e consentono di in- crementare la conoscenza già incamerata dall’impresa.
Gran parte dell’efficienza della gestione della conoscenza deriva da fattori organizzativi e manageriali, che rappresentano l’insieme di processi che consentono di ottenere valo- re dagli investimenti effettuati nei sistemi informativi.
Il progresso scientifico e le innovazioni tecnologiche hanno permesso, negli anni, una rapida evoluzione nel modo di scambiarsi informazioni. Un mutamento continuo e pro- gressivo consente ora di fare ciò che qualche tempo fa era inimmaginabile [49].