Motivazioni, vantaggi e limiti adozione sistemi ERP

I sistemi integrati consentono agli utenti di ottenere le informazioni di cui necessitano in tempo reale, inoltre, è aumentato notevolmente il grado di autonomia, in quanto le in- terrogazioni possono essere fatte direttamente da coloro che necessitano di una rispo- sta.

L’adozione dei sistemi ERP non è casuale, ma è frutto del cambiamento che le aziende hanno vissuto in questi ultimi anni. Facendo una breve analisi sui fattori che hanno avu- to notevole importanza nelle scelte aziendali, si sono ritenuti importanti tre fattori. Il primo è legato al business dell’azienda, cioè a come l’azienda risponde ai suoi clienti e alla concorrenza. È richiesta una maggiore velocità di risposta per non rimanere inter- detti dal mercato e per fare ciò, vi è la necessità di ottimizzare i processi aziendali attra- verso l’introduzione di sistemi informativi integrati.

132 Un secondo fattore è legato all’evoluzione tecnologica che il mondo continua a vivere. Il progresso tecnologico ha portato le aziende a compiere un’evoluzione per mantenerle “al passo coi tempi”.

Un altro fattore da non sottovalutare, è l’ambiente esterno all’azienda, cioè dove avven- gono eventi socio–economici e politici che impongono un cambiamento aziendale.

La creazione di valore di un’azienda proviene sia dai suoi processi interni che dai suoi processi esterni. È perciò fondamentale che le strutture informatiche a supporto delle operazioni interne (back office) siano correlate con le strutture informatiche riguardanti il cliente (front office).

La “relazione” è ora divenuta fondamentale, giacché le aziende per poter creare valore devono dialogare con sistemi informativi esterni all’impresa come quelli dei partner dei clienti e dei fornitori [82]. Tutto questo è favorito dalla diffusione di Internet, che per- mette un’integrazione di filiera. Ciò non vuol dire che in passato le aziende non dispone- vano di sistemi che permettevano la comunicazione fra partner, ma questi erano possibi- li solamente a chi aveva la possibilità di ingenti investimenti, visti gli elevati costi. La nuova frontiera dell’integrazione fra sistemi informativi interni ed esterni all’azienda, permette una drastica riduzione di tempi nella gestione della filiera di business, portan- do benefici a tutti gli attori coinvolti [1].

Per ottenere questa relazione inter-aziendale, sono state progettate nuove versioni dei sistemi ERP, come l’extended ERP. Questa versione è composta di ulteriori moduli che permettono l’interazione fra l’azienda e i suoi clienti e fornitori, garantendo il supporto lungo la filiera. Le funzionalità tipiche di questi sistemi estesi sono: la gestione dei rap- porti con la clientela (CRM), automazione dei processi di vendita (Sales Force Automa- tion), gestione della catena della fornitura (SCM), strumenti per il datawarehouse ed e-

commerce [52]; [59].

Gli Enterprise Resource Planning vanno a intervenire direttamente sulla generazione del valore aziendale costituita dal profitto e dal miglioramento delle performance di costo, tempo e qualità. Essi permettono di analizzare i processi, ponendo in evidenza quello creatore di valore che contribuisce alla soddisfazione del cliente. Inoltre, i sistemi ERP consentono all’azienda di rivedere le proprie logiche gestionali e la struttura tecnologica in dotazione.

Come già detto in precedenza, i dati e le informazioni sono raccolti in un unico archivio da dove i singoli moduli li prelevano. Questo favorisce la condivisione di linguaggi fun-

133 zionali e permette di conoscere eventuali problematiche e modalità di esecuzione dei processi. In aggiunta, si rileva anche una forma di integrazione “sequenziale”, che mira al collegamento, senza ridondanze, delle attività che si svolgono in sequenza all’interno dello stesso processo. L’integrazione sequenziale è favorita dalle funzionalità di

workflow, che consentono:

 di rispettare le procedure e le relazioni fra le diverse attività, mantenendo l’ordine degli input/output prestabiliti;

 di gestire con efficacia le tempistiche delle attività;

 di essere costantemente aggiornati sullo stato di avanzamento degli oggetti, in modo tale da avere le informazioni necessarie sull’effettivo status del processo;

 una gestione efficace dei carichi di lavoro e della distribuzione degli oggetti evi- tando così ritardi nell’avanzamento del processo.

Dall’elencazione appena effettuata si evince un forte coordinamento fra le attività che consentono di rispondere pienamente alle esigenze del cliente incrementando così il va- lore aggiunto aziendale.

Un’efficienza migliore è ottenibile anche dalla facile comunicazione fra le diverse aree funzionali, che risultano in questo modo ben integrate fra loro. Per quanto riguarda la comunicazione essa è un importante veicolo di trasmissione del sapere aziendale attra- verso il quale si otterranno incrementi qualitativi.

L’azienda ora viene vista come un insieme unitario, nel quale tutte le funzioni operano attraverso la condivisione e la collaborazione al fine di ottenere l’obiettivo comune. Il database è unico e ogni eventuale aggiornamento trasferirà un’informazione univoca a tutte le funzioni aziendali. Grazie all’unica base di dati sarà inoltre possibile effettuare delle interrogazioni in qualsiasi momento e avere risposte immediate sulla richiesta ef- fettuata.

Un importante passo avanti dei sistemi ERP consiste nell’eliminazione dei disallinea- menti informativi, cioè la possibilità per ogni soggetto autorizzato di avere l’accesso al flusso informativo, indipendentemente dalla posizione organizzativa ricoperta. Dati e in- formazioni sempre aggiornate e uniche, costituiscono la base per un incremento dell’efficacia sia lavorativa che decisionale, contribuendo a ridurre l’incertezza.

Altro vantaggio verso la creazione del valore consiste nella vicinanza al cliente creando un vero e proprio dialogo con quest’ultimo. Grazie a un ERP l’azienda può rispondere

134 prontamente ai repentini stravolgimenti che si verificano sul mercato in termini di nuo- ve esigenze e domande. Tutto ciò grazie alla possibilità e alla capacità di seguire le enormi potenzialità offerte dal progresso tecnologico, che permettono di avere un si- stema aggiornato e flessibile al cambiamento della situazione economica.

Sinteticamente, i sistemi integrati permettono: una migliore efficienza ed efficacia ope- rativa, un migliore utilizzo delle risorse che sono impiegate in attività più adeguate e una coerenza ed integrazione dei dati che consentono di ottimizzare i processi previa una ri- visitazione dei processi interni già esistenti. Quest’ultima è un’azione fondamentale se si vogliono ottenere tutti i benefici che l’implementazione di un ERP porta con sé.

Tuttavia, i sistemi ERP non costituiscono solamente una fonte di potenziali benefici, ma al loro interno sono presenti anche delle limitazioni e delle rischiosità. È importante considerare che l’introduzione in azienda di un sistema di questo tipo comporta impor- tanti cambiamenti non reversibili, oltre che ingenti investimenti. Da qui scaturisce la ne- cessità di analizzare attentamente le problematiche legate alla nuova introduzione. In

primis, quando si presenta un conflitto fra la struttura organizzativa aziendale e il nuovo

sistema informativo i risultati attesi in termini di costi, qualità e tempistiche saranno dif- ficilmente raggiunti. Infatti, qualora si presentasse una situazione nella quale il sistema

ERP non si adatti all’azienda, sarà necessaria una riprogettazione della struttura azien-

dale, adattando l’azienda al sistema informativo. Tale circostanza, però non farà rag- giungere nel breve periodo i risultati sperati. Per ovviare a questa problematica, i forni- tori stanno offrendo dei sistemi flessibili, che dispongono di un’iniziale configurazione settoriale, che fornisce alle aziende sistemi informativi adattabili.

Altra problematica che si potrebbe riscontrare a seguito dell’adozione di un sistema ERP consiste nella perdita della capacità di sviluppare software proprietari interni. Con l’implementazione di un nuovo sistema informativo, si sostituiranno i sistemi utilizzati in precedenza che erano stati creati ad hoc per l’azienda. Tuttavia, questo ha un effetto benefico in quanto l’azienda va a dotarsi di un prodotto in grado di fornire una migliore affidabilità e soggetto a maggiore manutenzione. Inoltre, la stretta collaborazione che in- staurata con il fornitore fa si che le migliorie e le innovazioni apportate dalla software

house, siano sfruttate anche dai propri clienti. È però di vitale importanza che l’azienda

verifichi l’affidabilità e l’efficacia del vendor individuato al fine di ottenere un prodotto in linea e in costante aggiornamento con le continue evoluzioni tecnologiche e di mercato che caratterizzano l’attuale ambiente economico. Molte aziende, per verificarne

135 l’affidabilità, consultano la lista delle referenze (dove sono indicate le società che già uti- lizzano il software in questione), i loro investimenti effettuati in ricerca e sviluppo e la solidità economico-finanziaria dell’azienda [56]; [57].