Come funzionano le convenzioni?

Vediamo ora come operativamente funziona il sistema realizzato e gestito da Consip S.p.A..

In primo luogo la Consip realizza indagini di mercato e procede ad un’analisi della domanda delle pubbliche amministrazioni, volta ad individuare le categorie merceologiche di beni e servizi più significative, sulle quali concentrare le attività di razionalizzazione.

Il passo successivo consiste nella predisposizione della gara; Consip predispone la documentazione di gara, la invia alle Autorità competenti (CNIPA,

AGCM – Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato) per ottenere un parere di congruità e, tramite le procedure previste dalla normativa vigente in materia di scelta del contraente, individua le imprese fornitrici con cui stipulare le convenzioni.

All’interno della gara pubblica vengono, naturalmente, definiti i vincoli relativi ai beni e servizi acquistabili e tutte le altre caratteristiche del rapporto cliente – fornitore, ad esempio: i tempi di consegna, eventuali modalità di assistenza tecnica, livelli minimi di servizio che devono essere garantiti al cliente, ecc.. Anche la convenzione viene stipulata direttamente fra Consip ed il fornitore che si impegna a fornire, nell’ambito dei quantitativi previsti e del periodo di validità dell’accordo, determinati beni e servizi, alle medesime condizioni, ad ogni amministrazione che aderirà alla convenzione. Una volta che la convenzione è attiva, le amministrazioni (centrali, locali ed enti locali) possono, fino ad esaurimento dei quantitativi disponibili, aderire alla convenzione che, come avviene per i fornitori, implica l’accettazione integrale delle condizioni di acquisto e di fornitura. Anche la gestione delle richieste di adesione e le relative procedure informatiche sono a carico di Consip e vengono svolte attraverso l’apposito sito web (www.acquistiinretepa.it); esso rappresenta il principale strumento di diffusione del Programma di razionalizzazione della Spesa ed è realizzato dal Ministero dell'Economia e delle Finanze e dalla CONSIP.

La fase successiva riguarda l’adesione alle convenzioni.

La pubblicizzazione delle convenzioni attive e la possibilità di aderire a tali iniziative, sono accessibili direttamente on-line.

Per poter aderire alle convenzioni è necessaria una registrazione al sistema che può avvenire mediante due procedure:

• procedura di registrazione off line; • procedura di registrazione on line .

Mediante la registrazione off line è possibile acquistare beni e servizi disponibili in Convenzione ricorrendo unicamente a moduli cartacei.

Gli utenti autorizzati a impegnare la spesa per conto dell’Amministrazione di appartenenza, per registrarsi off line devono effettuare i seguenti passi:

• Stampare il modulo off line, su carta intestata dell'Amministrazione (in appendice);

• Compilare e protocollare il modulo;

• Inviare la documentazione via fax/posta al Ministero dell'Economia e delle Finanze, tramite Consip (Consip S.p.A. - Via Isonzo, 19/E - 00198 Roma). Al modulo deve essere allegata copia del documento di identità .

Una volta ricevuto il modulo correttamente compilato e l'eventuale documentazione integrativa, Consip invia un fax di conferma dell'avvenuta registrazione, che autorizza ad effettuare gli ordinativi mediante accesso ai cosiddetti “negozi elettronici” divisi per categorie merceologiche, attraverso i quali si possono consultare tutte le convenzioni disponibili e, quindi, procedere alla selezione degli articoli che si vogliono acquistare (figura 4). In questo caso la procedura prevede una prima parte on-line, che consiste nella selezione dei prodotti e nell’invio dell’ordine, ed una “cartacea”, che consiste nell’invio del contratto d’acquisto.

Le conferme del buon fine dell’ordine vengono notificate tramite e-mail, sia al fornitore che all’acquirente.

Mediante la registrazione on line è possibile, non solo acquistare in Convenzione utilizzando i Negozi Elettronici disponibili sul Portale, ed effettuare così gli ordinativi on line, ma, se si è in possesso di firma digitale, è possibile anche registrarsi al Mercato Elettronico e procedere agli acquisti con tale strumento.

Nel corso della registrazione on line si possono autorizzare nominativamente altri utenti, detti "Punti Istruttori", appartenenti alla stessa Amministrazione, a predisporre gli ordini.

Per la registrazione on line i passi da effettuare sono i seguenti: • Compilare il Modulo di registrazione on line (figure 5 - 6 - 7);

• Definire la password e l'eventuale PIN; al termine della compilazione, infatti, il sistema genera un codice Utente e richiede di definire una "password" (parola chiave) a scelta. Nel caso in cui si sceglie di utilizzare il Mercato Elettronico, verrà chiesto di definire anche il PIN (personal identification number), nonché una domanda e risposta segreta. Completata tale procedura, il sistema produce un file (in formato .pdf) contenente i dati inseriti;

• Inviare la documentazione. Se durante la compilazione del modulo elettronico si dichiara di essere in possesso della firma digitale bisogna: scaricare il documento in formato pdf e firmarlo digitalmente; ricaricare il documento in formato pdf e inoltrarlo elettronicamente. La ricezione di una e-mail di conferma garantisce l'avvenuta registrazione. Se, invece, durante la compilazione del modulo elettronico si dichiara di non essere in possesso della firma digitale, e, di conseguenza, non è possibile registrarsi al Mercato Elettronico della P.A., si deve: stampare, su carta intestata dell'Amministrazione, il modulo compilato prodotto dal sistema durante la registrazione, oppure il modulo di registrazione in formato .doc (modulo di registrazione off line) e compilarlo con i dati immessi a sistema; sottoscrivere il modulo, datato e protocollato; inviare il modulo via fax/posta, al Ministero dell'Economia e delle Finanze tramite la Consip. Al modulo deve essere allegata copia del documento di identità. A seguito della ricezione del modulo, Consip invia una e-mail di conferma dell'avvenuta registrazione on line.

Figura 5: Percorso di registrazione al sistema acquisti in rete - Fonte: www.acquistiinretepa.it

Figura 7: Terzo passo: Dati dell’amministrazione di appartenenza - Fonte: www.acquistiinretepa.it

Il modello prevede, infine, che la Consip svolga una funzione di monitoraggio delle forniture, al fine di garantire il rispetto dei livelli qualitativi prefissati37_{. È}

inoltre prevista la costituzione di un sistema integrato di rilevazione dei livelli di servizio reso dai fornitori alle amministrazioni.

IL PROCESSO DI STIPULA E GESTIONE DI UNA CONVENZIONE

Studio di fattibilità e definizione delle

strategie

Scelta del fornitore e stipula della convenzione

Gestione della convenzione

Monitoraggio dei livelli di servizio Individuazione di opportunità Studio di fattibilità Definizione delle strategie di gara Approvazione della strategia di gara Predisposizione documentazione di gara Acquisizione parere autorità garante Pubblicazione documentazione di gara Esecuzione ed aggiudicazione gara Stipula convenzione

Monitoraggio del livello massimale Eventuale estensione Eventuale proroga temporale Effettuazione verifiche ispettive Erogazione survey Analisi reclami Promuovere azioni correttive

37 _{Gli strumenti utilizzati per effettuare il monitoraggio sono tre: le verifiche ispettive, che hanno}

l’obiettivo di accertare oggettivamente il rispetto dei livelli di servizio previsti all’interno dei capitolati tecnici delle convenzioni e sono effettuate da organismi di ispezione accreditati, scelti tramite procedura di gara ad evidenza pubblica; i questionari, somministrati a campioni di amministrazioni ordinanti; i reclami, segnalazioni spontanee inviate dalle amministrazioni.

Per quanto riguarda, invece, le convenzioni per la gestione degli acquisti on- line poste in essere da aggregazione di enti locali, quest’ultimi devono porre in essere alcuni atti di rilevanza giuridica “a monte” e “a valle” della convenzione medesima.

Gli atti “a monte” riguardano la manifestazione di volontà degli enti di procedere alla stipulazione della convenzione. Diversamente, gli atti “a valle”, emanati dai singoli enti, comprendono i provvedimenti relativi all’esecuzione della convenzione medesima.

Esistono poi alcuni atti propedeutici fondamentali, che sono in genere posti in essere dall’ente capofila. Questi riguardano, in particolare:

• la stipulazione della convenzione tra l’ente capofila e l’operatore economico affidatario del sistema telematico di negoziazione (piattaforma tecnologica);

• la creazione di un albo telematico di imprese qualificate per la gestione delle gare on-line;

• l’adozione di un regolamento che disciplina le modalità di gestione delle gare telematiche.

Si possono, in particolare, distinguere tre fasi principali in sequenza tra loro: La prima fase, come già accennato, è diretta alla formazione della volontà espressa degli enti locali di attuare una collaborazione durevole per l’acquisto on- line, in forma aggregata, di beni e servizi, attraverso la stipulazione di un’apposita convenzione.

Si tratta di una fase particolarmente delicata in quanto richiede una scelta strategica e politica del singolo ente locale.

La volontà di ogni ente si perfeziona, dunque, con l’emanazione, da parte dell’organo politico (consiglio comunale, provinciale, ecc.), di un’apposita delibera; in particolare, nella delibera consiliare l’ente stabilisce: di aderire alla convenzione per la gestione associata degli acquisti; di approvare contestualmente lo schema di convenzione, che diventa parte integrante e sostanziale della delibera stessa; di autorizzare i Dirigenti e/o i Responsabili competenti a porre in essere i provvedimenti necessari per dare attuazione alla convenzione medesima.

La seconda fase è costituita dalla stipulazione della convenzione per la gestione degli acquisti on-line di beni e servizi. La convenzione può, naturalmente,

avere caratteristiche diverse, che tengono conto delle specifiche esigenze degli enti aderenti.

I contenuti possono, in particolare, variare in relazione ai seguenti fattori principali:

• soggettivo: soggetti aderenti (province, comuni, altri enti locali, quali case di riposo, aziende sanitarie locali, ecc.);

• territoriale: maggiore o minore estensione territoriale;

• oggettivo: convenzione per la gestione in comune del sistema telematico o anche delle stesse procedure di gara.

La terza fase è quella relativa all’attuazione della convenzione. Questa fase si concretizza essenzialmente nella corresponsione degli oneri da parte degli enti locali al gestore del sistema in nome e per conto dell’ente capofila, in base all’adesione alla convenzione, oltre che in un’attività generale di monitoraggio complessivo del progetto.