Provincia di Napoli Il progetto Aste on-line e la sperimentazione del

La Provincia di Napoli è tra gli enti che già da tempo hanno avviato un processo di innovazione atto a migliorare e semplificare le procedure di acquisto di beni e servizi.

Dal punto di vista organizzativo, da circa un quinquennio, l’ufficio delegato all’acquisizione di beni e servizi, la Direzione Provveditorato ed Economato, ha iniziato un graduale processo di cambiamento nell’ottica della razionalizzazione dei procedimenti di acquisto e della programmazione degli stessi.

Il processo è partito nel 2001 con l’introduzione della predisposizione annuale del Piano degli approvvigionamenti e del relativo bando di pre-informazione, si è sviluppato attraverso la sperimentazione delle aste telematiche (nel corso del 2003 circa l’80% delle procedure di acquisto in economia – ovvero di importo non superiore a 50.000 euro – è avvenuto con l’utilizzo delle aste telematiche) ed è giunto nel 2004 all’implementazione del marketplace, tramite l’utilizzo di una piattaforma digitale in modalità ASP.

A livello organizzativo, l’Amministrazione Provinciale di Napoli ha optato per una scelta che privilegia l’accentramento degli acquisti (dalla programmazione all’approvvigionamento) in capo ad un’unica struttura dotata di elevate professionalità, la Direzione Provveditorato ed Economato, al fine di ottimizzare i processi di acquisto. Inoltre, a livello normativo, l’Ente si è dotato di un nuovo regolamento che, nel recepire i principi guida del DPR. n. 101/2002, costituisce un flessibile ed aggiornato strumento di supporto agli operatori del settore attraverso scelte mirate alla semplificazione delle procedure.

Per quanto riguarda gli aspetti tecnologici di supporto alle nuove modalità di acquisto, il progetto Aste on-line si basa sull’utilizzo di una piattaforma telematica acquistata dall’ATI BNL Multiservizi (ora Actalis spa)/FST s.r.l. nell’anno 2002, a seguito di espletamento di gara con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, al fine di poter ottenere un prodotto dagli elevati standard qualitativi che meglio rispondesse alle molteplici esigenze dell’Ente.

Il progetto Aste on-line della Provincia di Napoli, infatti, consiste nell’espletamento degli appalti pubblici, ovvero degli appalti di servizi (disciplinati dal D.Lgs. n. 157/95) e di forniture (disciplinati dal D.Lgs. n. 358/92) mediante l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni.

Il progetto è passato attraverso diverse fasi/attività per la sua realizzazione. Sotto l’aspetto dei profili generali, è interessante individuare le competenze dei soggetti attori:

• Provincia di Napoli – Direzione Provveditorato ed Economato: analisi del fabbisogno annuale di tutto l’Ente (con contestuale raffronto dei dati consuntivi dell’anno precedente); adozione del programma annuale di approvvigionamento; elaborazione degli atti di gara (bando, capitolato speciale d’appalto, disciplinare

d’oneri, istanza di partecipazione, schede tecniche) con individuazione della procedura più idonea a razionalizzare la spesa; assolvimento di tutti gli adempimenti collegati alle forme di pubblicità previste dalla vigente normativa; espletamento della gara con valutazione delle offerte, individuazione della ditta aggiudicataria; stipula del contratto unitamente a tutti i controlli previsti dalla vigente normativa.

Inoltre, è interessante sottolineare che la realizzazione del progetto Aste on- line rappresenta una grande opportunità per le risorse umane coinvolte all’interno dell’amministrazione. Gli “addetti ai lavori”, infatti, pur avendo maturato esperienze professionali di tipo giuridico-economico, riescono, anche attraverso la collaborazione di personale interno con professionalità di tipo informatico, a costituire i veri “driver” del processo di sviluppo del territorio, ovvero riescono, anche sulla base dell’esame dei bisogni e delle attese dei soggetti presenti sul mercato, a veicolare gli strumenti di policy vigenti. Al tempo stesso non è possibile, tuttavia, nascondere che l’applicazione delle nuove tecnologie all’attività amministrativa genera a volte, anche negli operatori, momenti di incertezza determinati da una normativa non sempre completa e armonica, ma soprattutto da un fattore culturale.

• ATI BNL Multiservizi /FST: creazione e gestione della piattaforma telematica denominata E-PA(e-Procurement & Auctions) accessibile via web. La piattaforma E-PA, funzionante in modalità ASP (Application Service Provider), rappresenta il luogo virtuale in cui le ditte interessate presentano la propria offerta in regime di massima trasparenza e concorrenzialità.

• Fornitori: le ditte interessate, a seguito di pubblicazione di bandi o di spedizione di inviti a partecipare, presentano la propria offerta in via telematica apponendo la propria firma digitale. Pur rilevando che la partecipazione alle gare telematiche indette dalla Provincia di Napoli è consentita a tutte le imprese, occorre notare come il contesto territoriale in cui si innesta in maniera diretta il progetto Aste on-line presenti sicuramente una peculiare caratteristica, comune a tutto il Sud Italia: il livello di diffusione dell’utilizzo degli strumenti di ICT è sicuramente inferiore alla media nazionale. L’elevato numero di imprese di piccole e medie dimensioni unitamente alla scarsità delle infrastrutture di base, inoltre, non consente

la nascita di una “società dell’informazione”, non consente, cioè, di creare un’offerta di IT in grado di rispondere alla domanda proveniente dal mercato.

La mission dell’Amministrazione Provinciale di Napoli si esprime nel proporsi come volano di sviluppo del territorio in cui opera ponendosi nell’ottica di creare all’interno del target di riferimento la consapevolezza che l’utilizzo degli strumenti informatici rappresenta un elemento chiave per poter operare nel mercato globale.

A conferma si evidenzia che l’esperienza della Provincia di Napoli ha registrato un elevato interesse da parte delle ditte; infatti, il fornitore associa l’utilizzo delle procedure telematiche ad una maggiore trasparenza e correttezza della procedura di gara, nonché ad una riduzione dei costi e degli oneri formali a suo carico. Sono scomparsi i sigilli con ceralacca, non più carte, buste e timbri, ma solo un computer e la firma digitale.

L’attenzione rivolta alle esigenze dei fornitori ha spinto sempre la Direzione Provveditorato ed Economato alla ricerca di soluzioni tecniche in grado di garantire la “multicanalità dell’erogazione dei servizi”, ovvero di garantire l’accesso ad un servizio attraverso differenti strumenti, al fine di consentire un migliore e più efficace accesso ad un maggiore numero di utenti. Sono stati, infatti, adottati i seguenti canali di erogazione dei servizi:

• portale web: il sito istituzionale della Provincia di Napoli sul quale vengono inseriti tutti gli atti di gara scaricabili gratuitamente da parte delle ditte, nonché vengono pubblicati tutti i quesiti formulati dalle ditte per ogni singola procedura, completi di relativa risposta, al fine di garantire la massima partecipazione alle gare.

• call center: le ditte interessate alle gare on-line possono contattare un servizio di Help Desk gestito dall’ATI BNL/FST, nonché contattare direttamente la Direzione Provveditorato ed Economato anche attraverso la posta elettronica.

Si segnala, infine, la realizzazione di un’apposita “Guida all’accesso delle Aste on-line della Provincia di Napoli”, fornita per ogni gara a tutti i fornitori partecipanti.

Punto di forza del progetto Aste on-line risulta la facilità di utilizzo; infatti, per la partecipazione alla gara telematica sono richiesti semplicemente un PC con collegamento alla rete internet e la firma digitale.

Alla facilità di uso del sistema E-PA si unisce un elevato livello di sicurezza garantito dalla presenza della firma digitale di tipo avanzato per ogni transazione commerciale. Con il progetto Aste on-line e l’utilizzo della piattaforma telematica E-PA, è possibile svolgere tre diverse tipologie di negoziazione:

• gare ad evidenza pubblica (pubblico incanto, licitazione privata, appalto concorso);

• marketplace;

• acquisti diretti su piazza.

L’attivazione del marketplace, a seguito di un processo di informatizzazione dell’Albo dei fornitori della Provincia di Napoli, prevede una soluzione strategicamente innovativa rappresentata dalla possibilità di contattare in tempi brevissimi (tramite l’invio di un messaggio di posta elettronica) tutti i fornitori interessati facenti parte di una determinata classe merceologica, i quali sempre mediante canali telematici possono presentare la propria offerta firmata digitalmente.

La creazione dell’Albo telematico dei fornitori è stata realizzata attraverso i seguenti step:

• approvazione di un nuovo disciplinare tecnico relativo alla gestione dell’Albo fornitori;

• pubblicazione sul sito istituzionale della Provincia;

• comunicazione a tutte le imprese iscritte all’Albo tradizionale in merito all’attivazione del market place e alla contestuale possibilità di presentare istanza per l’inserimento dell’Albo telematico;

• creazione di un database aggiornato delle imprese iscritte; • caricamento dei dati acquisiti sulla piattaforma telematica.

Per comprendere le reali potenzialità del marketplace occorre analizzare in via analitica i flussi di dati/informazioni generati tra la Provincia di Napoli, il sistema E- PA e i fornitori.

1. La Direzione Provveditorato ed Economato, individuata la fornitura da effettuare, inserisce nel sistema E-PA i dati relativi alla procedura di acquisto.

2. La piattaforma telematica, sulla base dei dati immessi, consulta un database contenente tutte le ditte iscritte nell’Albo fornitori della Provincia di Napoli

(aggiornato ogni tre mesi); visualizza soltanto quelle ditte iscritte nella categoria e classe relative al prodotto da acquistare.

3. Successivamente, la Direzione Provveditorato ed Economato attiverà una delle seguenti opzioni:

a) invitare tutti i fornitori iscritti a quella determinata categoria/classe;

b) invitare solo alcuni fornitori selezionati secondo criteri di natura oggettiva che meglio possano soddisfare le particolari e specifiche esigenze: ad esempio, viene adottato il criterio territoriale (ovvero secondo la sede di attività) laddove è necessario individuare una struttura ricettiva ubicata in particolari zone della Provincia di Napoli.

Appena individuata una delle predette opzioni, il sistema E-PA provvede in maniera contestuale a trasmettere a tutti i fornitori “selezionati” l’invito a presentare l’offerta attraverso un messaggio di posta elettronica, allegando eventualmente anche le caratteristiche tecniche e/o le immagini del prodotto/servizio oggetto di negoziazione.

La Direzione Provveditorato ha in programma, altresì, di potenziare tale strumento di negoziazione attraverso l’utilizzo della posta certificata. La posta certificata è un servizio di “messaggistica” che, attraverso l’utilizzo degli standard riguardanti la posta elettronica, è in grado di fornire attestazioni di recapito con garanzia di identificazione del mittente e del destinatario; il servizio garantisce, inoltre, l’integrità, il non ripudio, la tracciabilità e la storicizzazione dei messaggi.

I fornitori “contattati” si collegano al sistema via Internet, presentano il proprio certificato digitale per essere riconosciuti e per accedere alle funzioni della piattaforma e presentano la propria offerta. Sulla base delle offerte presentate, il sistema determina in modo automatico l’offerta migliore e, quindi, in via provvisoria, la ditta aggiudicataria.

Il prossimo obiettivo di medio termine che si prefigge l’Amministrazione Provinciale di Napoli è l’acquisto su cataloghi elettronici presentati e gestiti dalle imprese iscritte all’Albo telematico dei fornitori.

Esaminate le funzionalità del progetto Aste on-line, occorre adesso evidenziare gli aspetti positivi che hanno spinto la Provincia di Napoli a realizzare e ad incentivare il servizio delle gare telematiche:

• la riduzione dei costi di acquisto – sulla base delle procedure espletate è stata calcolata mediamente una riduzione dei costi pari al 32% circa;

• la riduzione dei tempi per l’espletamento delle gare – la gestione delle procedure di gara attraverso la piattaforma telematica consente un iter procedimentale molto snello e veloce con inevitabili riflessi sull’economicità dell’azione amministrativa; la semplificazione e la razionalizzazione dell’attività svolta, inoltre, consentono un migliore utilizzo delle risorse umane coinvolte nel progetto;

• massima sicurezza e trasparenza – il Progetto abbina all’evidente flessibilità delle funzioni del sistema E-PA un elevato standard di sicurezza attraverso una precisa attività di autenticazione;

• miglioramento dell’immagine della P.A.

Gli acquisti on-line della Provincia di Napoli rappresentano, infine, uno strumento di cooperazione, di coordinamento e di competitività nell’ambito di uno scenario economico globalizzato.

In piena sintonia con il ruolo dell’Ente Provincia delineato dal D.Lgs. n. 267/2000, “Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli Enti locali”, l’Amministrazione Provinciale di Napoli ha l’ambizione, mettendo a disposizione la propria esperienza in favore di tutti i Comuni presenti sul territorio di competenza, di realizzare acquisti in forma associata e sfruttare la “leva volume”.