La piattaforma: il software negotia.PA

Molte Pubbliche Amministrazioni52 _{per effettuare su internet i propri acquisti}

di beni e servizi, sia sotto sia sopra la soglia comunitaria, utilizzano il software Negotia PA 3.0, che può essere gestito direttamente da personale dell'Ente.

L’Ente ha la possibilità di acquistare una licenza del software oppure di utilizzarlo in ASP; i principali fruitori del sito sono gli addetti agli acquisti, che hanno la possibilità di inserire personalmente le gare e verificarne l'andamento fino alla conclusione.

Negotia PA 3.0 gestisce tutto il processo di acquisto, dalla pubblicazione del bando di gara alla spedizione dell'ordine di fornitura.

Tale sistema rispetta la vigente normativa in tema di acquisti della Pubblica Amministrazione e di metodo di scelta del contraente.

Il software Negozia presenta varie caratteristiche funzionali:

1. Albo fornitori: le ditte fornitrici si iscrivono ad un albo fornitori elettronico che funge anche da mailing-list.

2. Elenco delle tipologie dei prodotti: pubblico e gestito dall'Ente. 3. Due macrotipologie di trattativa:

3.1 Al Ribasso (asta dinamica al ribasso): durante la trattativa ogni fornitore può rilanciare la sua offerta fino alla data di chiusura, tutte le offerte sono visibili ma anonime. Alla fine della trattativa il programma visualizza l'elenco delle offerte ordinandole per ordine decrescente di prezzo. Le offerte vincenti saranno confermate, dalle ditte fornitrici, con firma digitale.

3.2 Con singola offerta (offerte in busta chiusa): ogni fornitore può effettuare una sola offerta. Nessuno può vedere le offerte fino al momento della chiusura delle trattative. Allo scadere dei termini previsti viene pubblicato l'elenco delle offerte in ordine decrescente di prezzo. Le offerte vincenti saranno confermate, dalle ditte fornitrici, con firma digitale. Nel caso di trattative con singola offerta il sistema prevede anche la valutazione dell'offerta economicamente più vantaggiosa; in questo caso i fornitori inviano i campioni dei prodotti e l'ufficio competente assegna il punteggio ai campioni pervenuti. Il punteggio rimane comunque non pubblicato fino alla scadenza dei termini della gara. La graduatoria delle offerte viene stilata e pubblicata in funzione del rapporto qualità prezzo, tenendo conto dei parametri previsti. Nel caso di trattative su più lotti il buyer può affidare le offerte più vantaggiose per ogni lotto anche se effettuate da fornitori differenti.

4. Schede prodotto servizio: in caso di gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, se le caratteristiche individuate per l’assegnazione dei punteggi sono misurabili, il buyer predispone una scheda elettronica in cui fissa caratteristiche e punteggi.

I fornitori, al momento di presentare la loro offerta si troveranno davanti la scheda e agendo su dei menù a tendina indicheranno quali caratteristiche sono presenti nella loro offerta ed in che misura.

In questo modo il sistema attribuirà in automatico i punteggi prestabiliti e la commissione li integrerà con i punteggi per le caratteristiche non misurabili.

5. Archivio: tutte le trattative concluse possono essere archiviate all'interno del sistema stesso. L'archivio consente di recuperare con estrema facilità tutti i dettagli di tutte le trattative.

6. Log file: il percorso di tutti gli utenti all’interno dell’area riservata del sistema (praticamente tutto tranne la home page e le pagine informative) è registrato e ricostruibile.

7. Back up: è presente un sistema per il back up periodico di tutti i dati dell’applicazione.

8. Offerte anormalmente basse: gestione del sub-procedimento di determinazione e di verifica delle offerte che presentino carattere anormalmente basso

9. Archiviazione ottica: esportazione della documentazione di gara necessaria all'archiviazione ottica in formato rtf firmabile digitalmente.

10. Predisposizione dei verbali di gara: generazione automatica del verbale delle operazioni e del verbale di assegnazione. (in forma narrativa e non in forma di semplice report delle operazioni).

11.Comunicati: il Comune ha la possibilità di pubblicare comunicati rivolti a tutti gli utenti del sistema in home page, grazie ad un sistema di publishing user friendly adatto anche a personale che non conosce linguaggi di programmazione.

12. Mailing verso buyer e fornitori: esistono sistemi di mailing che consentono di comunicare via e-mail con tutti i buyer e fornitori iscritti al sistema.

13. Personalizzazione testi: tutti i testi delle comunicazioni inviate tramite il sistema dall’amministrazione ai fornitori o richieste ai fornitori sono personalizzabili in sede di configurazione del sistema e restano modificabili anche in tempi successivi.

14. Personalizzazione grafica: le pagine del sito acquisti vengono personalizzate con elementi grafici indicati dall’ente in modo da rendere il sito acquisti in linea con il sito istituzionale.

15. Mercato elettronico: possibilità di effettuare acquisti di beni e servizi con il sistema del mercato elettronico.

Il mercato elettronico condivide l’albo fornitori e l’elenco delle categorie merceologiche con la parte “gare” del sistema stesso.

L’Ente ha la possibilità scegliere per ogni categoria merceologica se accettare o meno che i fornitori abilitati inseriscano i propri prodotti nel mercato elettronico e se i fornitori possono iscrivere tali prodotti con una descrizione “libera” oppure se devono compilare delle schede di valutazione analoghe a quelle utilizzate nelle gare con offerta economicamente più vantaggiosa.

I fornitori inseriscono loro prodotti nel mercato. L’amministrazione ha la facoltà di scegliere se acquistare direttamente dal mercato elettronico trasmettendo al fornitore un ordine di acquisto, oppure se far partire una gara tra i fornitori iscritti a quella categoria merceologica.

Il sistema gestisce la pubblicazione del bando di abilitazione al mercato elettronico.

Da un punto di vista tecnico il software Negozia PA 3.0 presenta le seguenti caratteristiche principali:

• Database utilizzato: MySQL;

• Linguaggio di scripting lato server: PHP;

• Server: il software può essere installato a scelta su server dell'Ente sia Linux sia NT, oppure può essere mantenuto su un server esterno in hosting;

• Trasmissione dati: su internet in maniera criptata e certificata tramite protocollo SSL;