Indice:
1. - Scopo 2. - Riferimenti
3. - Disposizioni generali
4. - Controllo delle registrazioni della qualità 5. - Archiviazione
N. REV. DATA MOTIVO DELLA REVISIONE
0 26/05/03 Prima emissione 1 25/06/04 Aggiornata tabella 2 20/04/06 Aggiornata tabella par 5 3 06/05/11 Aggiornata tabella 4 12/10/11 Aggiornata tabella 5
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VERIFICATO APPROVATO REVISIONE
Responsabile Gestione Qualità Direzione Scolastica Numero: 4 Data: 12/10/11
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REVISIONE Numero:4 Data: 12/10/11
1. - Scopo
La presente procedura descrive le modalità attuate dall’ISTITUTO per controllare le registrazioni della qualità.
2. - Riferimenti
Manuale di Gestione della Qualità - MGQ 4
3. - Disposizioni generali
Tutte le attività inerenti l’identificazione, la raccolta, la catalogazione, l’accesso, l’archiviazione, la conservazione, l’aggiornamento, e l’eliminazione delle registrazioni del SGQ devono essere svolte secondo quanto descritto nella seguente procedura.
4. - Controllo delle registrazioni della qualità
Le prescrizioni riguardano la documentazione di registrazione della qualità per ogni funzione interessata.
I documenti di registrazione della qualità gestiti in ISTITUTO riguardano:
− verbali di riesame del SGQ da parte della Direzione
− evidenza dei riesami del contratto
− verifica, approvazione ed emissione dei documenti
− gestione delle risorse (personale e strutture)
− addestramenti e formazione del personale
− qualificazione dei fornitori
− approvvigionamento
− controlli in accettazione del prodotto/servizio acquistato
− identificazione dei mezzi, dei prodotti, dei servizi e del personale
− programmazione ed erogazione dei servizi
− prove e controlli durante i processi
− prove e controlli al termine dei processi
− controllo di taratura degli strumenti
− rapporti di non conformità
− reclami dei clienti
− richieste di azioni correttive e preventive
− pianificazione e realizzazione degli audit interni
− indagini ed analisi statistiche.
PROCEDURE GENERALI PER LA
Le prescrizioni delle PdQ stabiliscono per i documenti e i dati da registrare:
a) i moduli cartacei
b) gli eventuali mezzi di trattamento e di archiviazione magnetica c) i responsabili delle registrazioni
d) i responsabili preposti alla verifica della corretta esecuzione delle registrazioni.
I responsabili, di cui al punto d), sono tenuti anche a verificare che i documenti siano leggibili e coerenti ai servizi cui si riferiscono.
I documenti di registrazione della qualità sono conservati per dimostrare il conseguimento della qualità richiesta e l'efficacia del sistema della qualità.
5. - Archiviazione
L'archiviazione dei documenti é regolata dalla localizzazione e dalla responsabilità di gestione; ogni settore emittente è responsabile dell’archiviazione dei documenti di registrazione di propria competenza che deve effettuare presso i propri locali.
I documenti sono classificati in ordine cronologico per consentirne l'immediata identificazione e rintracciabilità.
L’archiviazione é effettuata con modalità idonee ad evitare deterioramenti, danni e smarrimenti; per dati registrati su supporto informatico sono conservate copie di backup per la durata utile prevista, aggiornate periodicamente in relazione al cambiamento dei dati.
Ove previsto contrattualmente i documenti di registrazione della qualità sono messi a disposizione del cliente/committente o di un suo rappresentante per un periodo di tempo concordato per poter essere esaminati.
Le competenze relative all’archiviazione dei documenti di registrazione della qualità ed i tempi minimi di conservazione sono sintetizzati nella seguente tabella (N.B.: trascorsi i periodi indicati, i responsabili dell'archiviazione sono tenuti a smaltire i documenti nel più breve tempo possibile):
Cod. Documento Responsabile
archiviazione
Tempo archiviazione oltre la scadenza di
validità
1 Certificati esterni SD 10 anni
2 Documenti di consegna esito controllo SA 10 anni
3 Reclami SD 5 anni
5 Registri di classe SS Illimitata
6 Registri del docente SD 10 anni
7 Rapporti di verifica per la certificazione RGQ 3 anni
9 Elaborati degli studenti SS 10 anni
10 Registri corsi di recupero e sportello didattico SS illimitata
DS01 Circolare DS illimitata
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REVISIONE Numero:4 Data: 12/10/11
Cod. Documento Responsabile
archiviazione
Tempo archiviazione oltre la scadenza di
validità
DS04 Riesame della direzione RGQ 3 anni
DS05 Libretto Scolastico SS 6 anni
DS06 Prospetto cattedre SD 2 anni
DS07 Prospetto classi SD 2 anni
DS08 Foglio presenza corsi interni SD 2 anni
VI1 Foglio firma SD, RGQ 2 anni
RQ2 Mappa della documentazione RGQ Ad aggiornamento
RQ3 Fax (contabilità/informazione famiglia e docenti) SD 10 anni
RQ4 Scheda progetti: presentazione SD 10 anni
RQ5 Scheda finale progetti didattici SD 10 anni
RQ6 Relazione finale classe SS 10 anni
RQ7 Verbale dei progetti SD 10 anni
RQ8 Rapporto di non conformità RGQ 3 anni
RQ9 Rilevazione PC SA 10 anni
RQ10 Programmazione preventiva di materia SS 10 anni
RQ11 Tabella codici non conformità RGQ Ad aggiornamento
RQ12 Rilevazione stampanti SA 6 anni
RQ13 Comunicazioni SD 10 anni
RQ14 Richiesta azione preventiva RGQ 3 anni
RQ15 Programma audit interni RGQ 3 anni
RQ16 Check-list audit RGQ 3 anni
RQ17 Registro supplenze VI 6 anni
RQ18 Presa in carico materiale SA 10 anni
RQ19 Qualificazione fornitori SA 3 anni
RQ20 Elenco fornitori qualificati SA Ad aggiornamento
RQ21 Piano di lavoro del docente SS illimitato
RQ22 Verbale riunione organi collegiali SS Illimitato
RQ23 Programma consuntivo SS illimitato
RQ24 Comunicazione Operatori Sanitari Alunni H SS Permanenza st.
RQ25 Scheda Osservazione PEI Alunni H SS Permanenza st.
RQ26 Programmazione Preventiva Alunni H SS Permanenza st.
RQ27 Valutazione Differenziata Alunni H SS Permanenza st.
RQ28 Profilo Dinamico e Funzionale Alunni H SS Permanenza st.
RQ29 Relazione Finale Alunni H SS Permanenza st.
SD1 Richiesta permesso breve SD 10 anni
SD2 Presa di servizio SD 10 anni
SD3 Astensione dal lavoro SD 10 anni
SD4 Scheda personale SD 10 anni
SD5 Richiesta ferie estive docenti SD 10 anni
SD6 Elenco corsi formazione SD Ad aggiornamento
SD7 Autorizzazione lavoro straordinario SD 10 anni
SD8 Sostituzione colleghi ATA assenti SD illimitata
SD9 Recupero ore straordinarie ATA SD 10 anni
SD10 Graduatorie d’Istituto docenti/ATA SD 10 anni
SD11 Relazione finale attività varie SD 2 anni
SS1 Libri di testo SS 5 anni
SS2 Comunicazione Debito SS 10 anni
PROCEDURE GENERALI PER LA GESTIONE DELLA QUALITÀ
Codice
PdQ 4.2
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REVISIONE Numero:4 Data: 12/10/11
Cod. Documento Responsabile
archiviazione
Tempo archiviazione oltre la scadenza di
validità SS3 Alunni Non Ammessi alla classe successiva SS 10 anni
SS4 Richiesta assemblea di classe SS 10 anni
SS5 Viaggi d’istruzione: autorizzazione SS 5 anni
SS6 Comunicazione/convocazione 1° quadrimestre SS 10 anni
SS7 Modulo iscrizione classi prime SS 10 anni
SS8 Dossier didattico SS 10 anni
SS9 Richiesta Corso di recupero e sportello SS 10 anni SS10 Autorizzazione CdC per uscita didattica/viaggio
d’istruzione
SS 2 anni
SS11 Verbale delle prove integrative SS 10 anni
SS12 Domanda ammissione esami integrativi SS 10 anni SS13 Richiesta Nulla-Osta al trasferimento
SS14 Domanda di Iscrizione SS 10 anni
SA1 Richiesta di acquisto materiali SA 10 anni
SA3 Richiesta intervento manutenzione SA illimitata
SA4 Scadenze interventi su impianti e attrezzature DS Ad aggiornamento
SA5 Buono di prelevamento SA 2 anni
SA6 Verbale di Collaudo SA 2 anni
SA7 Richiesta di retribuzione di corsi di recupero o di sportello didattico
SA 2 anni
SA8 Capitolato Noleggio Pullman SA 1 anno
La corretta gestione e l’archiviazione dei documenti di registrazione della qualità in riferimento a quanto descritto nella presente procedura deve essere valutata in sede di verifica ispettiva interna (cfr PdQ 8.1).
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PROCEDURE GENERALI PER LA GESTIONE DELLA QUALITÀ
Codice …
PdQ 5.2
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