Norma UNI EN ISO 9001:2008

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I.T.C.S. “ERASMO DA ROTTERDAM”

Via Varalli, 24 - 20021 BOLLATE (Mi) Tel. 023506460/75 – Fax 0233300549 MITD450009 – C.F. 97068290150

Norma UNI EN ISO 9001:2008

Le informazioni contenute nel presente documento sono strettamente riservate e non è ammessa alcuna riproduzione senza autorizzazione scritta da parte del dirigente scolastico generale dell’ I.T.C.S. “ERASMO DA ROTTERDAM.”

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E-mail: preside@itcserasmo.it MITD450009@istruzione.it Sito: www.itcserasmo.it

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PROCEDURE GENERALI PER LA GESTIONE DELLA QUALITÀ

Codice …

PdQ 5.1

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GESTIONE DEI PROGRAMMI DELLA QUALITA’ E DEI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO

Indice:

1. - Scopo 2. - Riferimenti

3. - Disposizioni generali

4. - Definizione del Programma della Qualità 5. - Formalizzazione dei progetti di miglioramento

N. REV. DATA MOTIVO DELLA REVISIONE

0 18/06/03 Prima emissione 1

2 3 4 5 6 7 8

VERIFICATO APPROVATO REVISIONE

Responsabile Gestione Qualità Direzione Scolastica Numero: 0 Data: 18/06/03

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GESTIONE DELLA QUALITÀ

Codice

PdQ 5.1

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REVISIONE Numero: 0 Data: 18/06/03

1. - Scopo

La presente procedura definisce le finalità e le modalità di approntamento e gestione del “Programma della Qualità” (di seguito abbreviato “AZ_PRGQ”) che viene formalizzato attraverso il documento omonimo e dei Progetti di miglioramento predisposti dall’ISTITUTO.

2. - Riferimenti

Manuale di Gestione della Qualità - MGQ 5

Ogni funzione dell’ITCS “Erasmo da Rotterdam” è responsabile di promuovere al proprio interno la crescita/sviluppo e il miglioramento della qualità in base alle linee guida della Politica della Qualità espressa nel Manuale della Qualità. Gli interventi devono essere formalizzati dal DS nel documento “Programma della Qualità”.

4. – Definizione del Programma della Qualità

Il DS deve predisporre annualmente il “Programma della Qualità” (AZ_PRGQ) in cui deve fissare gli obiettivi strategici che intende perseguire per fare fronte alle richieste degli Enti Pubblici, alle aspettative dei genitori e degli allievi in termini di qualità del servizio (ivi comprese le aspettative della collettività) e alle proposte migliorative proposte dalle funzioni interne.

Gli obiettivi devono essere coerenti con il SGQ e devono tenere conto di:

• Analisi di mercato e orientamenti strategici

• Analisi statistiche sui risultati scolastici

• Analisi sui risultati di esercizio conseguiti

• Analisi degli indicatori dei fattori qualità del servizio

• Analisi dei risultati della customer

• Analisi dell’efficacia del SGQ

Nel Programma deve inoltre essere indicato il periodo entro cui si intendono perseguire gli obiettivi ed una breve descrizione delle modalità di raggiungimento.

Il AZ_PRGQ deve essere siglato da DS e diffuso in azienda attraverso l’affissione nelle aree comuni e la distribuzione alle singole unità dell’Istituto.

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PROCEDURE GENERALI PER LA GESTIONE DELLA QUALITÀ

Codice

PdQ 5.1

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5. – Formalizzazione dei progetti di miglioramento

Definito il Programma della Qualità il DS incarica il RGQ di formalizzare gli obiettivi e le corrispondenti attività nel “Progetto di Miglioramento” (Mod. RQ 04).

Il Mod. RQ04 deve riportare:

• l’obiettivo che si intende perseguire

• il responsabile del progetto (capo progetto)

• la pianificazione delle fasi operative

• i tempi di attuazione

• le responsabilità associate alle fasi operative

Ogni singolo progetto deve essere siglato dal Capo progetto ed approvato dal DS.

Successivamente il RGQ deve trasmettere ad ogni Capo progetto il Progetto di competenza per la successiva verifica dello stato di avanzamento.

5.1 – Verifica dello stato di avanzamento

Ogni Capo progetto deve verificare lo stato di avanzamento del progetto in termini di attuazione delle attività pianificate., utilizzando il modello predisposto (Mod. RQ 07).

Nel caso di mancato rispetto dei termini, il Capo progetto deve gestire l’anomalia come da PdQ 8.3 e verificare le cause del ritardo provvedendo, congiuntamente con il responsabile dell’intervento non attuato, ad individuare le necessarie azioni correttive (cfr. PdQ 8.5) o di rettifica.

L’eventuale motivazione del ritardo e/o lo slittamento del termine deve essere indicato nel Mod. RQ07.

L’avanzamento o realizzazione dei Progetti deve essere verificata dal DS durante i Riesami di Direzione (cfr. PdQ 5.2).

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Codice

PdQ 8.3

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GESTIONE DELLE NON CONFORMITA’

Indice:

4. - Gestione del servizio e del prodotto non conforme 5. - Gestione dei reclami

6 – Gestione dei dati

0 26/05/03 Prima emissione 1

2 3 4 5 6 7 8

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Codice

PdQ 8.3

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1. - Scopo

La presente procedura descrive i criteri e i metodi adottati per accertare e trattare le non conformità rilevate:

− sul servizio scolastico erogato ed in corso di erogazione;

− sui prodotti o servizi acquistati dai fornitori;

− sul SGQ;

La procedura assicura la rilevazione e la gestione delle n.c. definendone il trattamento e le responsabilità associate.

Le n.c. possono essere evidenziate in seguito a:

a) segnalazioni dei clienti o utenti;

b) controlli al ricevimento di prodotti e servizi;

c) controlli all’inizio, durante e al termine dei servizi erogati

d) controlli all’inizio, durante e al termine dell’attività di manutenzione delle attrezzature;

e) controlli sulle attività dell’Istituto;

f) audit interni o esterni di seconda parte;

g) riesame della Direzione.

Tutto il personale è impegnato a segnalare gli eventi che potrebbero configurarsi come n.c. al responsabile del proprio settore, il quale deve provvedere alla loro gestione.

I responsabili di settore, per la gestione delle n.c., sono addestrati da RGQ.

RGQ ha il compito di gestire e monitorare un sistema di raccolta dati per verificare se il ripetersi di determinate n.c. possa derivare da cause specifiche da rimuovere mediante azioni correttive (cfr PQ 8.5).

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Codice

PdQ 8.3

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4. - Gestione del servizio e del prodotto non conforme Rilevazione

Ognuno può rilevare un evento configurabile come n.c. L'evento deve essere comunicato al proprio responsabile di settore il quale deve registrarlo sul modulo

"Rapporto di Non conformità" (Mod.RQ08). Il rapporto deve essere numerato con numero progressivo e con la sigla della funzione emittente (es. 01/RGQ).

Nel rapporto deve essere indicato:

l' area dove si manifesta l’evento: Cliente, Studente, Docente, ATA;

il riferimento da cui è scaturito l’evento: Lettera/Telefonata Cliente, Fornitura, Rapporto controllo, Verifica attività interna, ecc.

il codice e la descrizione della non conformità (rif. Tabella codici Mod. RQ11)

Il rapporto deve essere quindi datato e firmato dal rilevatore (responsabile) e trasmesso al responsabile della funzione interessata dalla n.c..

Definizione trattamento

Il Responsabile della funzione che ha ricevuto il Mod. RQ08 deve, analizzare l’anomalia segnalata, eventualmente promuovendo un’indagine, e definire il trattamento più idoneo a ripristinare le condizioni di conformità.

Nel Mod. RQ08 deve essere indicato:

il codice e l’intervento da attuare (rif. “Tabella codici n.c.” - Mod. RQ11) il termine entro cui questo deve essere portato a termine

la funzione che dovrà attuare il trattamento.

Il Mod. RQ08 deve essere siglato del responsabile del trattamento.

Qualora la n.c. non sia più rimovibile, questa deve essere accettata e di conseguenza non si dà corso a quanto sopra. Nel caso in cui invece la n.c. sia già stata trattata sul Mod.RQ08, dovrà essere registrato il trattamento attuato e il nominativo di chi lo ha attuato.

La n.c. accettata o trattata può dare luogo a una richiesta di a.c. (PdQ 8.5) Le funzioni responsabili del trattamento sono:

a) DS: sono destinate le non conformità relative alla carenza di risorse, mancato raggiungimento degli obiettivi definiti nel Programma di miglioramento, problemi disciplinari degli studenti;

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Codice

PdQ 8.3

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b) RGQ: sono destinate le non conformità relative a carenza delle procedure e della documentazione del SGQ;

c) VI: sono destinate le non conformità relative a carenza nell’organizzazione dell’orario scolastico, sostituzione di docenti assenti, coordinamento di riunioni;

d) DSGA: sono destinate le non conformità relative a carenza circa l’organizzazione del personale ATA, sostituzione di personale ATA, assegnazione delle attività delle attività.

Verifica del Trattamento

La verifica dell' effettuazione del trattamento della n.c. e del ripristino della condizione di conformità deve essere fatta dal Responsabile della funzione che ha rilevato la n.c., compatibilmente con le tempistiche definite sul Mod RQ08.

Qualora la verifica dia esito negativo dovrà essere attivata una richiesta di a.c. (PdQ.

8.5) o un nuovo rapporto di n.c. A conclusione il Mod. RQ08 deve essere siglato dal responsabile della verifica e consegnato a RGQ.

L’esito della gestione della n.c. deve essere comunicata al responsabile di settore da cui è giunta la segnalazione attraverso la trasmissione di una copia firmata del Mod.

RQ08. Detta “notizia” può essere omessa qualora il responsabile del settore da cui è giunta la segnalazione sia lo stesso che deve effettuare il trattamento, anche nei casi di n.c. accettata o già trattata.

5. - Gestione dei reclami

L’ Istituto garantisce che qualsiasi segnalazione di anomalia, del proprio servizio, fatta dallo Studente, dai Clienti o dal Docente viene acquisita, registrata, valutata e trattata da RGQ ai fini di ricondurre il servizio nei parametri di soddisfazione richiesti.

Ogni tipo di reclamo (scritto, orale, telefonico o via fax) deve essere indirizzato al capo di istituto.

• Nel caso in cui il corretto destinatario non fosse il dirigente scolastico, saranno fornite indicazioni in merito.

• Ogni anno il dirigente scolastico riferisce al Consiglio di istituto tutti i reclami ricevuti ed i provvedimenti presi di conseguenza. Tale relazione viene inserita nella relazione generale sull’anno scolastico del Consiglio di Istituto.

• Il reclamo deve contenere: generalità , indirizzo e reperibilità del proponente.

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Codice

PdQ 8.3

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• Se il reclamo viene espresso telefonicamente dovrà essere successivamente sottoscritto.

• Il dirigente scolastico, dopo aver raccolto il maggior numero di informazioni in merito, risponderà, sempre in forma scritta, impegnandosi eventualmente, per quanto possibile, a rimuovere le cause che hanno provocato il reclamo.

I reclami devono essere registrati da RGQ sul Mod. RQ08 e trattati a seconda dei casi.

Qualora la n.c. non possa essere trattata RGQ deve predisporre un’a.c. (cfr PdQ 8.5).

Ai reclami scritti RGQ deve rispondere per iscritto, entro 30 gg dal ricevimento degli stessi, indicando l’eventuale causa del disservizio e l’intervento operato. La lettera deve essere firmata da DS.

6 – Gestione dei dati

I dati relativi ai reclami pervenuti devono essere registrati su supporto informatico in modo da permetterne il loro trattamento ai fini statistici (cfr. PdQ 8.4) e operare pertanto gli opportuni interventi correttivi sul sistema. Tale registrazione consentirà di utilizzare i dati per analisi statistiche sulle n.c. in stato di riesame della Direzione. (vedi PdQ 5.2).

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Codice

PdQ 4.1

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GESTIONE DEI DOCUMENTI E DEI DATI

Indice:

1 - Scopo 2 - Riferimenti

4. - Identificazione dei documenti

5. - Gestione dei documenti del Sistema della Qualità

6. - Gestione dei documenti e dei dati prodotti nell’erogazione del servizio 7. - Gestione della documentazione di origine esterna

8. - Controllo delle registrazioni della qualità

0 26/05/03 Prima emissione

1 16/03/05 Aggiornamenti riferimento a norma UNI

2 07/04/10 Aggiornato sistema di diffusione documenti SGQ tramite rete interna e ridefinito gestione back-up del s.i.

3 08/03/11 Integrato con riferimenti al DVR e DPS ed elenco documenti origine esterna

4 5 6 7 8

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GESTIONE DELLA QUALITÀ Pag. 2/ 10

REVISIONE Numero:3 Data: 08/03/11

1 - Scopo

La presente procedura descrive le modalità attuate dall’ I.T.C.S. “E. DA ROTTERDAM”

per identificare, elaborare, verificare, approvare ed emettere la documentazione del SGQ.

2 - Riferimenti

Manuale di Gestione della Qualità - MGQ 4 3. - Disposizioni generali

La documentazione del SGQ è vincolante nella sua applicazione per tutte le funzioni aziendali ed è da considerarsi ufficialmente valida solo se strutturata, codificata, verificata ed approvata secondo quanto descritto nella presente procedura. Tale documentazione include:

La politica per la qualità con i relativi obiettivi e i progetti di miglioramento Il manuale per la gestione del sistema qualità

Le procedure documentate e le istruzioni per la gestione del sistema qualità Le registrazioni della qualità

4 – Identificazione dei documenti

4.1 - Manuale della qualità, Procedure, Regolamenti 4.1.1 - Pagina di identità

Costituisce la prima pagina di ogni documento e riporta le informazioni che seguono atte ad individuare gli elementi che lo caratterizzano.

a) intestazione: è costituita da:

− il logo dell’ I.T.C.S. “E. DA ROTTERDAM”;

− il tipo di documento (Manuale di Gestione della Qualità, Procedura della Qualità, Regolamenti di Istituto).

b) codice documento: MGQ = Sezione del manuale di Gestione della Qualità; PdQ = Procedure generali per la Gestione della qualità ; ReG = Regolamento di Istituto.

c) numero progressivo: per le sezioni del MGQ il riferimento alla numerazione della UNI EN ISO 9001; PdQ primo gruppo numerico riferito alla sezione del MGQ (es. PdQ 4.1 è riferito alla sezione 4 del MGQ) secondo gruppo numerico numero progressivo della procedura relativo alla sezione di riferimento.

d) Numero di pagine

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Codice

PdQ 4.1

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e) titolo del documento: occorre indicare in modo sintetico e completo il contenuto del documento.

f) indice: occorre riportare la numerazione e la descrizione data ai paragrafi all’interno del documento.

g) matrice delle revisioni: riporta il numero progressivo delle revisioni, la data di emissione delle stesse e la descrizione sintetica delle modifiche.

h) Visti di redazione, verifica ed approvazione: spazi destinati ad accogliere la sigla di coloro che redigono, verificano ed approvano il documento.

i) indice di revisione: numero progressivo della revisione e data;

4.1.2 - Pagine successive

Le informazioni da riportare sono quelle descritte alle lettere a) b) c) d) e i) del punto precedente.

Inoltre nella redazione delle sezioni del MGQ e delle PdQ devono essere riportati:

• lo scopo del documento

• i riferimenti: documenti da cui si trae ispirazione nella stesura del documento

• l’argomento: disposizioni, responsabilità, tempistiche, registrazioni da produrre 4.2 - Modulistica

I moduli facenti parte del SGQ (sia su supporto cartaceo che informatico) sono identificati da:

a) codice alfanumerico composto da:

le lettere che identificano la funzione di Istituto che predispone o utilizza il modulo:

− Mod. DS: Direzione Scolastica;

− Mod. RQ: Qualità;

− Mod. VI: Vicariato;

− Mod. DSGA: Direzione amministrativa

− Mod. SA: Segreteria amministrativa;

− Mod. SD: Segreteria docenti;

− Mod. SS: Segreteria studenti

b) numero progressivo / numero di revisione.

Esempio: Mod. RQ 01/1.

I moduli di tipo informatico possono essere utilizzati, dove necessario, anche in forma cartacea.

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Eventuale modulistica preesistente non codificata secondo i criteri sopra descritti potrà essere utilizzata fino ad esaurimento scorta.

4.3 – Circolari

Le circolari sono emesse per informare il personale in merito a variazioni del servizio stesso e devono essere redatte sul modulo “CIRCOLARI” (Mod.DS01) o COMUNICAZIONE (Mod. RQ13).

La Circolare deve essere numerata progressivamente, contenere tutti gli elementi di carattere informativo, la data e la firma di chi la emette.

4.4 – Documento Valutazione Rischi e Documento programmatico per la Sicurezza

Il Documento Valutazione Rischi (DVR) redatto in conformità al Decreto Legislativo 81/2008 e s.m.i. e il Documento programmatico per la Sicurezza redatto in conformità al Decreto Legislativo 196/2003, viene predisposto da società esterna ed è archiviato presso DS. DS deve assicurare l’aggiornamento degli stessi in armonia alla legislazione vigente.

5. - Gestione dei documenti del SGQ

5.1 - Elaborazione, verifica, approvazione ed emissione dei documenti del SGQ Le fasi precedenti alla distribuzione dei documenti del sistema qualità sono le seguenti:

ELABORAZIONE: fase di studio e stesura dei documenti; viene effettuata da parte delle funzioni responsabili dei diversi settori dell’Istituto.

VERIFICA: questa fase può essere suddivisa nelle seguenti attività:

• correzione dei documenti,

• analisi del rispetto dei requisiti della norma di riferimento (per il MGQ e le PdQ)

• analisi del rispetto dei requisiti delle leggi di riferimento

APPROVAZIONE: fase finale di presa visione e autorizzazione all’emissione da parte della Direzione dei documenti del SGQ.

EMISSIONE: entrata in vigore e successiva fase di distribuzione dei documenti del SGQ ai destinatari.

Lo schema seguente riassume le responsabilità delle funzioni aziendali con riferimento all’elaborazione, verifica, approvazione ed emissione dei documenti del SGQ.

Tipo documento Elaborazione Verifica Approvazione Emissione

Politica Qualità RGQ DS DS DS

MGQ RGQ RGQ DS RGQ

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Codice

PdQ 4.1

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PdQ Funzioni +RGQ RGQ DS RGQ

Regolamento d’Istituto CdI RGQ DS + CdI RGQ

POF Funzione

Strumentale

DS, RGQ DS DS

Carta dei Servizi DS DS, RGQ DS DS

DVR DS+Esterno DS, RSPP DS DS

DPS DS+Esterno DS DS DS

Modulistica Funzioni +RGQ RGQ DS RGQ

E’ cura di RGQ tenere aggiornata la ‘Mappa della documentazione del SGQ” (Mod.

RQ02) dove sono riportate le seguenti informazioni per ciascuna tipologia di documento:

• Manuale per la Gestione Qualità: indice edizione, indice revisione del documento e per ogni MGQ indice e data revisione.

• Procedure Generali per la Gestione della Qualità: cod. PdQ, DVR e DPS, indice di revisione, data revisione, titolo.

• Regolamento d’Istituto: codice ReG, indice di revisione, data revisione, titolo

• Modelli (Mod.): codice modelli, indice revisione, data revisione, titolo.

Nel Mod. RQ02 non vengono indicate la Politica della qualità ed i progetti di miglioramento.

Ad esclusione della modulistica e della Politica, nel frontespizio dei documenti di cui sopra, è prevista la firma di chi verifica e di chi approva i documenti stessi.

L’approvazione della modulistica viene formalizzata sulla “Mappa dei documenti del SGQ ” (Mod.RQ02) predisposta da RGQ e approvata da DS.

5.2 – Distribuzione

La distribuzione dei documenti del SGQ avviene:

- in forma controllata: al destinatario viene assicurato l’aggiornamento automatico del documento.

- in forma non controllata: al destinatario non viene assicurato l’aggiornamento automatico del documento che pertanto ha validità alla sola data di emissione.

5.2.1 - Distribuzione interna

I documenti del SGQ vengono resi disponibili a tutte le funzioni attraverso la rete del s.i.. RGQ deve mantenere aggiornata la documentazione nell’apposita cartella Scambio/Condivisa/Qualità presente nel server d’Istituto. L’accesso ai documenti è limitato alla sola lettura.

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Ad ogni aggiornamento della documentazione RGQ deve richiedere al Responsabile della rete informatica di procedere ad emettere un avviso, visibile ad ogni utente del s.i., in cui viene riportato i/i documento/i aggiornato/i. La richiesta avviene in forma controllata con accusa di ricevuta utilizzando il “Modulo di distribuzione documenti SGQ” ( Mod. VI01)

E' cura di ogni responsabile di funzione, distruggere eventuali copie cartacee prodotte.

5.2.2 - Distribuzione esterna

E’ prevista la sola distribuzione esterna, in forma controllata, del MGQ all’Organismo di Certificazione.

Eventuali copie del MGQ possono essere trasmesse a chi ne faccia richiesta solo in forma non controllata. La trasmissione di eventuali copie controllate deve essere approvata dal DS.

La distribuzione del Regolamento agli studenti (maggiorenni) e/o ai genitori (per studenti minorenni) avviene in forma controllata, con riscontro firmato per ricevuta sul libretto delle assenze.

In caso di distribuzione esterna in forma controllata è cura del destinatario distruggere le copie superate.

5.3 - Archiviazione

E’ cura di RGQ archiviare le copie originali del MGQ, delle PdQ, del Regolamento e della modulistica.

RGQ deve conservare, ad esclusione della modulistica, una copia dei documenti superati, in formato elettronico in apposita cartella “documento superato” per evitare ogni possibilità di errore.

E’ cura di DS archiviare le copie originali del DVR e del DPS.

5.4 - Modifiche e revisioni

L’aggiornamento della documentazione del SGQ è garantito da RGQ.

Le richieste di modifica possono essere fatte pervenire a RGQ da tutte le funzioni, quando ne scaturisce la necessità, o durante le verifiche ispettive interne e il Riesame di Direzione. Per essere accettate, le richieste di modifica devono contenere tutte le informazioni necessarie di carattere tecnico o gestionale.

Le modifiche sono evidenziate solo sull’ultima revisione apponendo una barra verticale a destra del testo modificato.

La natura della revisione deve essere descritta nell’apposita matrice inserita sulla prima pagina del documento, ove previsto.

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Codice

PdQ 4.1

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Nello stesso tempo viene innalzato di un numero l’indice di revisione posto in calce ad ogni pagina del documento, ove previsto.

Una volta approvati i documenti revisionati vengono resi disponibili ai destinatari secondo quanto descritto al precedente paragrafo 5.2.

L’aggiornamento del DVR e del DPS è garantito da DS che si avvale della collaborazione di Società esterne.

5.5 - Riedizione

Il MGQ è soggetto a nuova edizione quando si manifesta una delle seguenti condizioni:

− cambiamento della normativa di riferimento;

− modifica della struttura del documento.

La riedizione deve essere evidenziata innalzando di un numero l’indice dell’edizione e allo stesso tempo azzerando l'indice delle revisioni.

L’iter di riedizione di un documento del SGQ segue quanto descritto ai precedenti paragrafi 5.2 e 5.3.

6. - Gestione dei documenti e dei dati prodotti nell’erogazione del servizio

I dati e i documenti prodotti nell’erogazione del servizio sono gestiti mediante sistema informatico o su supporto cartaceo.

Le competenze, le responsabilità, le modalità per l’elaborazione, la redazione, l’approvazione, la distribuzione, le modifiche, le revisioni, l’archiviazione dei documenti e dei dati prodotti per l’erogazione ed il controllo del servizio sono trattate nelle PdQ che fanno riferimento alla natura dell’attività svolta.

La necessità di nuove procedure informatiche viene definita da DS o DSGA (procedure gestionali/amministrativo), CD (programmi didattici). I requisiti della nuova procedura informatica devono essere coerenti con il sistema.

La seguente tabella elenca gli archivi informatici (anagrafiche) gestiti nei diversi settori scolastici che hanno rilevanza sulla qualità dei servizi erogati, le stampe prodotte, i responsabili dell’aggiornamento delle anagrafiche e gli utilizzatori dei dati in esse inseriti.

Anagrafica/stampa Respons. Aggiorn.to Utilizzatori anagrafiche:

− Studenti

− Clienti

− Docenti

Fornitore software SS SA SD

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Anagrafica/stampa Respons. Aggiorn.to Utilizzatori

− Fornitori

− Tabelloni scrutini

− Libri di testo

SA CD

CD, Studenti stampe:

− elenco studenti

− elenco classi

− elenco docenti

SS SS SD

DS, VI, CD DS, VI, CD DS, VI, DSGA (*) limitatamente ai campi di propria competenza

Per una corretta gestione delle procedure informatiche, gli utilizzatori delle stesse possono consultare, quando necessario, i manuali operativi predisposti dal fornitore di software.

L'accesso alle procedure è protetto da password personali.

Per alcune di esse è inoltre prevista la registrazione degli accessi (data e ora di entrata e uscita, utente e procedura utilizzata). L’elenco delle password è conservato a cura del DS ai sensi della legge 196/03 “privacy”.

La conservazione dei dati è consentita da operazioni giornaliere di salvataggio automatico effettuate:

− sui personal computer periferici nei quali sono installate le procedure relative;

− sul disco del server principale di rete;

− su unità rimovibili di backup inserite mensilmente a cura di AT(Aiutante Tecnico) nel server principale di rete.

Le unità rimovibili di backup, opportunamente identificate, sono conservate a cura di DSGA in apposito armadio.

L'aggiornamento delle procedure informatiche è garantito da un contratto di assistenza stipulato con il fornitore di software.

7. - Gestione della documentazione di origine esterna

La documentazione di origine esterna, a cui l’I.T.C.S. E. DA ROTTERDAM fa riferimento per lo svolgimento della propria attività, viene definita dalla Direzione Scolastica.

SD ricevuti i documenti di origine esterna vi appone il timbro con la data di ricevimento e assegna un numero di protocollo; dopo averli trasmessi a DS per il controllo e l’assegnazione del destinatario, provvede alla loro distribuzione.

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Codice

PdQ 4.1

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La seguente tabella definisce la tipologia dei documenti gestiti in I.T.C.S. E. DA ROTTERDAM e il responsabile dell’archiviazione e dell’interpretazione e diffusione ai responsabili interessati:

Tipologia di documenti Responsabile Archiviazione

− Legislazione cogente specifica; DS

− Codice Civile; DS

− Regolamenti Regionali; DS

− Regolamenti Europei; DS

− Norme per la sicurezza; DS

− Norme per la gestione della qualità (vedi MGQ 02); RGQ

− Regolamenti dell’Istituto di certificazione RGQ

− Reclami studenti, genitori SS

− Documentazione per l’assunzione del personale SD

− Documentazione per l’iscrizione degli allievi SS

− Circolari Ministeriali DS, DSGA

A seconda della fonte emittente, l'aggiornamento può avvenire per:

− abbonamento: l’ente emittente invia direttamente le informazioni di aggiornamento su supporto cartaceo, su supporto magnetico o via telematica (internet),

− per iniziativa del settore emittente

− abbonamento con associazioni di categoria attraverso circolari informative o banche dati telematiche;

− abbonamento con società che forniscono, attraverso posta elettronica, il servizio di avviso delle modifiche di leggi e normative;

− consultazione di siti web specifici:

− http://www.lombardia.istruzione.it

− http://www.istruzione.it

− http://www.invalsi.it/

− http://www.indire.it

− http://www.milano.lombardia.istruzione.it

− http://www.tesoro.it

− http://www.accredia.it

− http://www.uni.it

La distribuzione ai settori scolastici interessati deve essere effettuata da DS rispecchiando le tabelle di cui sopra. Gli enti destinatari sono responsabili di distruggere le copie superate.

L'archiviazione dei documenti avviene su supporto cartaceo (se l’informazione perviene mediante bollettini o stampati) o su supporto magnetico (se l’informazione perviene mediante disco magnetico).

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Al fine di verificare il possesso delle normative e della legislazione aggiornata si deve fare riferimento alle banche dati dei siti sopra menzionati.

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Codice

PdQ 4.2

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CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI

Indice:

1. - Scopo 2. - Riferimenti

3. - Disposizioni generali

4. - Controllo delle registrazioni della qualità 5. - Archiviazione

0 26/05/03 Prima emissione 1 25/06/04 Aggiornata tabella 2 20/04/06 Aggiornata tabella par 5 3 06/05/11 Aggiornata tabella 4 12/10/11 Aggiornata tabella 5

6 7 8

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1. - Scopo

La presente procedura descrive le modalità attuate dall’ISTITUTO per controllare le registrazioni della qualità.

Tutte le attività inerenti l’identificazione, la raccolta, la catalogazione, l’accesso, l’archiviazione, la conservazione, l’aggiornamento, e l’eliminazione delle registrazioni del SGQ devono essere svolte secondo quanto descritto nella seguente procedura.

4. - Controllo delle registrazioni della qualità

Le prescrizioni riguardano la documentazione di registrazione della qualità per ogni funzione interessata.

I documenti di registrazione della qualità gestiti in ISTITUTO riguardano:

− verbali di riesame del SGQ da parte della Direzione

− evidenza dei riesami del contratto

− verifica, approvazione ed emissione dei documenti

− gestione delle risorse (personale e strutture)

− addestramenti e formazione del personale

− qualificazione dei fornitori

− approvvigionamento

− controlli in accettazione del prodotto/servizio acquistato

− identificazione dei mezzi, dei prodotti, dei servizi e del personale

− programmazione ed erogazione dei servizi

− prove e controlli durante i processi

− prove e controlli al termine dei processi

− controllo di taratura degli strumenti

− rapporti di non conformità

− reclami dei clienti

− richieste di azioni correttive e preventive

− pianificazione e realizzazione degli audit interni

− indagini ed analisi statistiche.

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Codice

PdQ 4.2

Pag. 3/ 5

Le prescrizioni delle PdQ stabiliscono per i documenti e i dati da registrare:

a) i moduli cartacei

b) gli eventuali mezzi di trattamento e di archiviazione magnetica c) i responsabili delle registrazioni

d) i responsabili preposti alla verifica della corretta esecuzione delle registrazioni.

I responsabili, di cui al punto d), sono tenuti anche a verificare che i documenti siano leggibili e coerenti ai servizi cui si riferiscono.

I documenti di registrazione della qualità sono conservati per dimostrare il conseguimento della qualità richiesta e l'efficacia del sistema della qualità.

5. - Archiviazione

L'archiviazione dei documenti é regolata dalla localizzazione e dalla responsabilità di gestione; ogni settore emittente è responsabile dell’archiviazione dei documenti di registrazione di propria competenza che deve effettuare presso i propri locali.

I documenti sono classificati in ordine cronologico per consentirne l'immediata identificazione e rintracciabilità.

L’archiviazione é effettuata con modalità idonee ad evitare deterioramenti, danni e smarrimenti; per dati registrati su supporto informatico sono conservate copie di backup per la durata utile prevista, aggiornate periodicamente in relazione al cambiamento dei dati.

Ove previsto contrattualmente i documenti di registrazione della qualità sono messi a disposizione del cliente/committente o di un suo rappresentante per un periodo di tempo concordato per poter essere esaminati.

Le competenze relative all’archiviazione dei documenti di registrazione della qualità ed i tempi minimi di conservazione sono sintetizzati nella seguente tabella (N.B.: trascorsi i periodi indicati, i responsabili dell'archiviazione sono tenuti a smaltire i documenti nel più breve tempo possibile):

Cod. Documento Responsabile

archiviazione

Tempo archiviazione oltre la scadenza di

validità

1 Certificati esterni SD 10 anni

2 Documenti di consegna esito controllo SA 10 anni

3 Reclami SD 5 anni

5 Registri di classe SS Illimitata

6 Registri del docente SD 10 anni

7 Rapporti di verifica per la certificazione RGQ 3 anni

9 Elaborati degli studenti SS 10 anni

10 Registri corsi di recupero e sportello didattico SS illimitata

DS01 Circolare DS illimitata

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archiviazione

validità

DS04 Riesame della direzione RGQ 3 anni

DS05 Libretto Scolastico SS 6 anni

DS06 Prospetto cattedre SD 2 anni

DS07 Prospetto classi SD 2 anni

DS08 Foglio presenza corsi interni SD 2 anni

VI1 Foglio firma SD, RGQ 2 anni

RQ2 Mappa della documentazione RGQ Ad aggiornamento

RQ3 Fax (contabilità/informazione famiglia e docenti) SD 10 anni

RQ4 Scheda progetti: presentazione SD 10 anni

RQ5 Scheda finale progetti didattici SD 10 anni

RQ6 Relazione finale classe SS 10 anni

RQ7 Verbale dei progetti SD 10 anni

RQ8 Rapporto di non conformità RGQ 3 anni

RQ9 Rilevazione PC SA 10 anni

RQ10 Programmazione preventiva di materia SS 10 anni

RQ11 Tabella codici non conformità RGQ Ad aggiornamento

RQ12 Rilevazione stampanti SA 6 anni

RQ13 Comunicazioni SD 10 anni

RQ14 Richiesta azione preventiva RGQ 3 anni

RQ15 Programma audit interni RGQ 3 anni

RQ16 Check-list audit RGQ 3 anni

RQ17 Registro supplenze VI 6 anni

RQ18 Presa in carico materiale SA 10 anni

RQ19 Qualificazione fornitori SA 3 anni

RQ20 Elenco fornitori qualificati SA Ad aggiornamento

RQ21 Piano di lavoro del docente SS illimitato

RQ22 Verbale riunione organi collegiali SS Illimitato

RQ23 Programma consuntivo SS illimitato

RQ24 Comunicazione Operatori Sanitari Alunni H SS Permanenza st.

RQ25 Scheda Osservazione PEI Alunni H SS Permanenza st.

RQ26 Programmazione Preventiva Alunni H SS Permanenza st.

RQ27 Valutazione Differenziata Alunni H SS Permanenza st.

RQ28 Profilo Dinamico e Funzionale Alunni H SS Permanenza st.

RQ29 Relazione Finale Alunni H SS Permanenza st.

SD1 Richiesta permesso breve SD 10 anni

SD2 Presa di servizio SD 10 anni

SD3 Astensione dal lavoro SD 10 anni

SD4 Scheda personale SD 10 anni

SD5 Richiesta ferie estive docenti SD 10 anni

SD6 Elenco corsi formazione SD Ad aggiornamento

SD7 Autorizzazione lavoro straordinario SD 10 anni

SD8 Sostituzione colleghi ATA assenti SD illimitata

SD9 Recupero ore straordinarie ATA SD 10 anni

SD10 Graduatorie d’Istituto docenti/ATA SD 10 anni

SD11 Relazione finale attività varie SD 2 anni

SS1 Libri di testo SS 5 anni

SS2 Comunicazione Debito SS 10 anni

(25)

Codice

PdQ 4.2

Pag. 5/ 5

archiviazione

validità SS3 Alunni Non Ammessi alla classe successiva SS 10 anni

SS4 Richiesta assemblea di classe SS 10 anni

SS5 Viaggi d’istruzione: autorizzazione SS 5 anni

SS6 Comunicazione/convocazione 1° quadrimestre SS 10 anni

SS7 Modulo iscrizione classi prime SS 10 anni

SS8 Dossier didattico SS 10 anni

SS9 Richiesta Corso di recupero e sportello SS 10 anni SS10 Autorizzazione CdC per uscita didattica/viaggio

d’istruzione

SS 2 anni

SS11 Verbale delle prove integrative SS 10 anni

SS12 Domanda ammissione esami integrativi SS 10 anni SS13 Richiesta Nulla-Osta al trasferimento

SS14 Domanda di Iscrizione SS 10 anni

SA1 Richiesta di acquisto materiali SA 10 anni

SA3 Richiesta intervento manutenzione SA illimitata

SA4 Scadenze interventi su impianti e attrezzature DS Ad aggiornamento

SA5 Buono di prelevamento SA 2 anni

SA6 Verbale di Collaudo SA 2 anni

SA7 Richiesta di retribuzione di corsi di recupero o di sportello didattico

SA 2 anni

SA8 Capitolato Noleggio Pullman SA 1 anno

La corretta gestione e l’archiviazione dei documenti di registrazione della qualità in riferimento a quanto descritto nella presente procedura deve essere valutata in sede di verifica ispettiva interna (cfr PdQ 8.1).

(26)

Codice …

PdQ 5.2

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RIESAME DEL SISTEMA QUALITA’ DA PARTE DELLA DIREZIONE

Indice:

3. - Disposizioni generali

4. - Riesame del Sistema della Qualità

0 18/06/03 Prima emissione

1 12/10/11 Ridefiniti elementi in entrata del Riesame 2

3 4 5 6 7 8

(27)

Codice

PdQ 5.2

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1. - Scopo

La presente procedura descrive le modalità operative e i criteri utilizzati dall’ITCS Erasmo da Rotterdam per eseguire il riesame del SGQ da parte della Direzione.

Si definisce “riesame da parte della direzione”: “valutazione formale effettuata dall’Alta Direzione circa lo stato e l’adeguatezza del sistema qualità in relazione alla Politica per la Qualità e ai relativi obiettivi”.

4. - Riesame del Sistema della Qualità

Le finalità del riesame del SGQ sono quelle di esaminare e di valutare l’estensione, l’efficacia e il grado di attuazione dello stesso al fine di stabilire un piano mirato ad ottenere un miglioramento della qualità del servizio fornito o eventuali azioni correttive necessarie a rimuovere le non conformità rilevate.

La riunione per la revisione del SGQ deve essere convocata da DS almeno due volte l’anno e ad essa partecipano il DS, il RGQ, il VI, il DSGA.

4.1 - Pianificazione del riesame del SGQ

Il DS pianifica il periodo entro cui eseguire i due riesami di direzione annuali informando con comunicazione scritta le funzioni convocate.

4.2 - Esecuzione del riesame del SGQ

Nel corso delle riunioni si prendono in esame i seguenti argomenti:

(28)

Codice

PdQ 5.2

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Argomento Responsabile Produzione

Documenti

verifica precedente riesame RGQ

verifica perseguimento degli obiettivi definiti nell programma di miglioramento e nei progetti didattici

DS verifica adeguatezza della Politica per la qualità DS

analisi dei risultati degli audit interni RGQ

verifica chiusura n.c. rapporto di verifica MOODY RGQ verifica delle n.c. ( interne, reclami Cliente, forniture) RGQ verifica dell’attuazione delle azioni correttive e preventive RGQ verifica delle risorse (umane, mezzi, strutture) DS

verifica formazione e addestramento SD

verifica efficacia formazione DS

verifica dei dati statistici (Partecipazione studenti /genitori ai consigli di classe, Partecipazione docenti alle attività collegiali, Attività di tutoraggio, Permessi entrata posticipata/uscita anticipata, Esito scrutini finali, Soddisfazione Cliente). In forma parziale per alcuni aspetti.

Vicario - SD – SS - RGQ

verifica adeguatezza ambiente di lavoro DS

conclusioni e definizione data prossimo riesame DS Ogni partecipante alla riunione è responsabile di:

− preparare tutta la documentazione necessaria per sviluppare correttamente l’argomento di propria pertinenza;

− documentare i risultati degli argomenti oggetto del riesame.

All’inizio di ogni riunione il RGQ deve dare lettura del verbale della riunione precedente.

Dall’analisi dei risultati emersi dagli argomenti sopra indicati, il DS definisce se gli stessi sono accettabili o se necessitano di eventuali piani di miglioramento (azioni correttive o preventive).

Per gli aspetti giudicati non accettabili RGQ deve attivare le opportune azioni correttive (cfr. PQ 8.5).

Durante la riunione può emergere la necessità di apportare modifiche alle PdQ; in tal caso è cura di RGQ stabilire tempi, modalità, contenuti e responsabilità.

(29)

Codice

PdQ 5.2

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RGQ è responsabile della redazione del verbale "Riesame della direzione" (Mod. RQ 08) che deve essere letto e approvato da DS e da tutti i partecipanti, a cui ne viene data copia.

Nel verbale devono essere indicati i riferimenti alle eventuali azioni preventive o correttive da attuare.

Copia del verbale, unitamente alla documentazione di supporto, deve essere archiviata da RGQ.

(30)

MITD450009 – C.F. 97068290150

Codice

PdQ 6.1

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SELEZIONE, FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL PERSONALE

Indice:

3. – Disposizioni generali

4 – Pianificazione del fabbisogno delle risorse umane 5. - Selezione

6. - Assunzione

7 – Accoglienza e prima Formazione 8 - Aggiornamento periodico

9. – Verifica dell’efficacia della formazione e del mantenimento della professionalità

N. REV. DATA MOTIVO DELLA REVISIONE

0 05/06/03 Prima emissione

1 25/06/04 Ridefiniti requisiti specifici del personale in par.5 . Definito gestione accoglienza in par.7

2 12/10/11 Ridefiniti criteri di selezione al par. 5 3

4 5 6 7 8

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Codice

PdQ 6.1

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REVISIONE

Numero: 2 Data: 12/10/11

1. - Scopo

La presente procedura definisce i criteri e i metodi adottati per la selezione, formazione e l’addestramento del personale di ISTITUTO che svolge attività che hanno influenza sulla qualità del servizio.

3. – Disposizioni generali

Il processo si articola nelle seguenti fasi:

pianificazione del fabbisogno di risorse umane selezione

assunzione

formazione e addestramento aggiornamento periodico

valutazione dell’efficacia dell’addestramento

4 – Pianificazione del fabbisogno delle risorse umane

La pianificazione delle risorse per il personale docente (organico di diritto – modello ministeriale) è disposta da DS, entro il mese di marzo, e tiene conto dell’ accertamento di tutti i posti di insegnamento corrispondenti a cattedre o posti orario, che si attiveranno all’inizio dell’anno scolastico successivo, tenuto conto del numero delle classi esistenti nell’anno scolastico in corso. Tale pianificazione è riesaminata entro il mese di luglio, dopo gli scrutini finali, dando origine all’organico di fatto (Mod DS 06).

La pianificazione delle risorse per il personale ATA è direttamente proporzionale al numero di classi e di studenti presenti nell’Istituto, come indicato nel DM 10 agosto 2000 circa le “Disposizioni concernenti i criteri e i parametri di determinazione degli organici del personale amministrativo, tecnico ed ausiliario delle istituzioni scolastiche ed educative”.

Le dotazioni organiche sono determinate, su base provinciale, dal CSA, secondo modalità e criteri che sono stabiliti dal MIUR con apposita ordinanza d’intesa con il Ministero del Tesoro.

5. - Selezione

Riscontrata la necessità di nuove assunzioni la SA, sulla scorta delle indicazioni fornite dal DS, deve provvedere ad avviare il processo di selezione.

La ricerca del personale viene effettuata secondo la normativa vigente.

Il personale a tempo indeterminato viene assunto dal CSA.

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REVISIONE

Il personale a tempo determinato viene assunto dal CSA o dal DS.

I requisiti specifici e le modalità di selezione dei vari profili professionali, secondo le norme vigenti, attraverso graduatorie provinciali e interne (Mod. SD 10), sono così determinati:

profilo Requisiti

Assistenti Amministrativi e Assistenti Tecnici

- titolo di studio: diploma scuola media superiore e/o laurea

- capacità e competenze specificate nel CCNL

- sulla scorta di apposite graduatorie Collaboratori scolastici - titolo di studio: licenza media

- competenze specificate nel CCNL

- sulla scorta di apposite graduatorie Docenti - titolo di studio: laurea

- competenze specificate nel CCNL

- sulla scorta di apposite graduatorie I requisiti sono contenuti nel Contratto Nazionale di Lavoro (CCNL).

6. – Assunzione

Ultimata la fase di ricerca, SD predispone la documentazione per l’incarico:

- scheda personale (Mod. SD 04), nella quale sono individuate la decorrenza e i termini del contratto, l'inquadramento giuridico-economico in riferimento alle disposizioni del CCNL e della Legge, la residenza di servizio;

- autorizzazione al trattamento dei dati personali (Dlgs 196/03);

- l’elenco dei documenti da consegnare;

- scheda di presa di servizio (Mod. SD 02) e per il personale supplente:

- autocertificazione

- richiesta dei riferimenti contabili e per le detrazioni Quindi successivamente SD provvede a:

- registrare il nuovo assunto sull’archivio informatico ministeriale

- predisporre la "Cartella personale", ove viene conservata la documentazione di prima assunzione e delle successive attività di formazione, addestramento e sviluppo

Tutta la documentazione relativa alla pratica di assunzione e successiva formazione deve essere archiviata da SD.

7 – Accoglienza e prima Formazione

(33)

Codice

PdQ 6.1

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REVISIONE

Al momento della presa in servizio, il personale neo assunto, deve essere accolto dalla SD che dopo avere fatto compilare la documentazione per l’incarico deve consegnare la

"Cartelletta Accoglienza '' contenente :

- la Carta dei servizi

- l’estratto del POF (pieghevole)

- il Regolamento di ISTITUTO

- la Politica della Qualità

- il fascicolo informativo sugli elementi del D.Lgs 81/08

La documentazione deve essere consegnata con il Mod. VI01 (cfr. PdQ 4.1) controfirmato per accusa di ricevuta.

Quindi il neo assunto deve essere accompagnato dal DS e/o dal VI, per i docenti, dal DSGA, per il personale ATA, che provvederà a fornire le informazioni relative a:

− l’organizzazione dell’Istituto ed i meccanismi interfunzionali,

− i requisiti del SGQ legati alla specifica mansione ricoperta

− l’orario di servizio

− dislocazione degli spazi e il lay-out dell’Istituto

Secondo indicazioni ministeriali, il docente neoassunto, immesso in ruolo, partecipa, nell’anno, a corsi di formazione, il cui obiettivo è finalizzato al completamento della preparazione, alla migliore partecipazione alla vita della scuola e all’apprendimento della gestione della propria carriera professionale (comma 1, art. 6, DM202/2000). Al termine dell’anno di formazione il neo-immesso in ruolo presenterà una relazione al Comitato di Valutazione dell’Istituto.

Se previsto dal profilo professionale, il neoassunto deve partecipare a corsi di formazione organizzati dal MIUR.

8 - Aggiornamento periodico

Le necessità di aggiornamento periodico sono definite da ogni risorsa (docente/ATA) o da DS.

Il personale soggetto di aggiornamento viene segnalato a DS.

DS, approvato il progetto di formazione, informa VI per la predisposizione di sostituzione, qualora il corso di aggiornamento si svolga durante le ore di lezione.

L’evidenza dell’effettuazione dell’intervento formativo interno deve essere registrata sul verbale dei progetti, (Mod RQ07). Il mod. RQ07deve successivamente essere

consegnato a SD.

La programmazione e il controllo della formazione, vengono registrati da SD sull’ ”Elenco corsi formazione personale” (Mod.SD 06). Il Mod. SD6 deve essere approvato da DS.

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REVISIONE

E’ cura di SD registrare per ogni docente/ATA, nel fascicolo personale, l’effettuazione del corso allegando eventuali attestati.

8.1 - Aggiornamento sulla qualità dell’Istituto

Tutto il personale preposto allo svolgimento di attività aventi influenza sulla qualità è adeguatamente istruito, addestrato e qualificato per le funzioni che deve esplicare.

I corsi di addestramento, di formazione e di conoscenza dei criteri applicativi del SGQ sono rivolti a tutti i livelli dell’Istituto.

I corsi di addestramento per il personale impegnato nell’esecuzione di attività aventi influenza sulla qualità, sono tenuti direttamente da RGQ o da enti esterni.

L’addestramento per la conduzione delle visite ispettive di RGQ deve essere curato da un Ente esterno qualificato a rilasciare idoneo attestato. Mentre l’istruzione per auditor

delegati viene tenuta dallo stesso RGQ.

Il corso d’istruzione consiste nell’apprendere, attraverso metodi applicativi, tutte le procedure di verifica del SGQ dell’Istituto:

− controllo della corretta applicazione;

− verifica dei risultati:

− interpretazione e valutazione delle n.c.;

− promozione delle azioni correttive adeguate.

9. – Verifica dell’efficacia della formazione e del mantenimento della professionalità La verifica dell’efficacia della formazione e del mantenimento della professionalità delle risorse umane viene effettuato attraverso la verifica del raggiungimento degli obiettivi di prestazione definiti da DS.

9.1. – Efficacia della formazione

A fronte di ogni intervento formativo, supportato da corsi specifici, deve essere verificato il livello di apprendimento attraverso una valutazione sull’efficacia dell’intervento stesso che può concretizzarsi in uno dei seguenti modi:

− verifica del raggiungimento degli obiettivi del corso in sede di riesame (PdQ 5.2);

− eventuali giudizi formulati dagli Enti esterni incaricati della formazione.

In generale la valutazione dell’efficacia della attività formativa trova riscontro anche durante le v.i. e le rilevazioni delle n.c. .

9.2. – Mantenimento della professionalità

(35)

Codice

PdQ 6.1

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REVISIONE

Il mantenimento della professionalità e delle competenze del personale dell’Istituto è verificato in sede di Riesame di Direzione (cfr. PdQ 5.2) attraverso l’analisi delle anomalie e dei disservizi (cfr. PdQ 8.3) relative al personale e:

– rilevata internamente

– segnalata dagli studenti e dalle loro famiglie – segnalata dall’Ente committente.

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Codice

PdQ 7.1

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PROGETTAZIONE DI NUOVI SERVIZI FORMATIVI

Indice:

3. – Disposizioni generali

4. - Dati di ingresso della progettazione 5. - Progettazione

6. - Riesame della progettazione 7. - Verifica della progettazione

8. - Validazione della progettazione e sviluppo 9. - Modifiche di progettazione

10. - Gestione Progetti ammessi a Finanziamenti Esterni

0 05/06/03 Prima emissione

1 25/06/04 Definito iter gestione progetti FSE

2 09/03/05 Aggiornamento riferimento a DGR 19867/04 3 25/09/07 Aggiornamento riferimento a DGR in vigore

4 12/10/11 Ridefinito Progetti ammessi a Finanziamenti Esterni 5

6 7 8

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Codice

PdQ 7.1

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1. - Scopo

Il presente documento è guida nel contesto dell’ISTITUTO per la definizione delle attività connesse alla progettazione di nuovi servizi formativi da erogare, o attività extra- scolastiche.

La procedura definisce inoltre le modalità di gestione dei progetti ammessi a finanziamenti esterni.

Manuale di Gestione della Qualità - MGQ 7 3. – Disposizioni generali

Per progettazione di un servizio/attività si intende lo studio di un servizio/attività non rientrante nel piano di studi dell’ISTITUTO. Le fasi in cui si sviluppa la progettazione sono:

• redazione della scheda di attività dettagliato, utilizzando il Mod RQ 4

• assegnazione delle attività ai componenti il Gruppo di Lavoro definito per lo sviluppo della progettazione

• svolgimento delle attività e l’inserimento dei documenti prodotti nel fascicolo di progetto.

• Riesame, Verifica, Validazione della progettazione (i termini sono corrispondenti nel significato a quelli identificati nella norma UNI EN ISO 9001), utilizzando il Mod RQ 7.

Per ogni progetto DS incarica un Responsabile di Progetto che coordina le attività del Gruppo di Lavoro.

4. - Dati di ingresso della progettazione

Il Responsabile di progetto deve verificare gli elementi in ingresso disponibili, che sono:

• riferimenti normativi e bibliografici

• analisi del territorio

• richieste di Enti

• progettazione di servizi/attività analoghi

• Non Conformità riscontrate in servizi analoghi

• Azioni Correttive specificatamente individuate in base alle Non Conformità

• Azioni Preventive proposte specificatamente per la tipologia di servizio formativo in esame

• Definizione della tempistica

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5. Progettazione

Il Responsabile di progetto deve predisporre il Mod. RQ 4 riportando le fasi di sviluppo del progetto stesso e le relative responsabilità assegnate ad ogni membro del Gruppo di Lavoro.

La Pianificazione consiste nell’assegnazione delle attività alle singole risorse dedicate al progetto. Nella Pianificazione devono essere indicate le fasi di Riesame, Verifica e Validazione del progetto.

In particolare le attività previste possono essere:

• Definizione del calendario

• Pianificazione delle attività di azioni di promozioni e marketing

• Selezione dei corsisti (se previsto)

• Stesura dei contenuti formativi di dettaglio del servizio formativo

• Identificazione degli stage (se previsti)

• Identificazione delle metodologie didattiche e dei materiali di supporto

• Assegnazione delle risorse necessarie (interne/esterne)

• Definizione dei criteri e dei metodi di valutazione per il servizio

• Definizione dell’eventuale piano di formazione delle risorse

• Definizione della logistica

• Analisi economica e finanziaria

Queste attività vengono riportate nel Piano (secondo la specificità del progetto) e gestite dal Responsabile Progetto, che deve valutare periodicamente lo stato di avanzamento lavori.

6. - Riesame della progettazione

In coincidenza delle date di riesame della progettazione indicate nel Piano vengono effettuate riunioni del Gruppo di Lavoro in cui si analizza la coerenza alla data di tutti gli elementi della Progettazione individuati e sviluppati.

Tali riunioni vengono verbalizzate nel “Verbale di progetto in corso” (Mod. RQ7). In caso di Non Conformità si opera come indicato nella procedura PdQ 8.3.

7. - Verifica della progettazione

In coincidenza delle date di verifica della progettazione, indicate nel Piano, si analizzano gli elementi della Progettazione nella sua completezza.

La verifica viene effettuata dal Responsabile del Progetto con il Gruppo di Lavoro e DS.

Tali riunioni vengono verbalizzate nel “Verbale di progetto in corso” (Mod. RQ7). In caso di Non Conformità si opera come indicato nella procedura PdQ 8.3.