Indice:
1. – Scopo 2. - Riferimenti
3. – Disposizioni generali 4. - Qualificazione dei fornitori 5. - Elenco dei fornitori qualificati 6. - Approvvigionamenti
7. - Controllo in accettazione 8. - Liquidazione
N. REV. DATA MOTIVO DELLA REVISIONE
0 05/06/03 Prima emissione
1 02/07/04 Eliminato riferimento a Consip in par. 7.2 e ridefinite responsabilità di qualifica dei fornitori nel par. 4
2 22/09/09 Aggiunto controlli su contratti d’appalto con gara.
3 06/05/11 Aggiornamento iter acquisti rif. D.Lvo n. 163/2006 e 136/2010. Inserito paragrafo 6.2.1 per approvvigionamento servizi Noleggio Pullman.
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VERIFICATO APPROVATO REVISIONE
Responsabile Gestione Qualità Direzione Scolastica Numero: 3 Data: 06/05/11
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REVISIONE Numero: 3 Data: 06/05/11
1. – Scopo
La presente procedura descrive le modalità operative e i criteri utilizzati da ISTITUTO per la valutazione e qualifica dei fornitori e per la gestione degli acquisti.
2. - Riferimenti
Manuale di Gestione della Qualità - MGQ 7 3. – Disposizioni generali
Il processo di qualificazione viene applicato ai soli fornitori di beni e/o servizi che rispondono ad almeno uno dei seguenti requisiti:
− hanno rilevanza ai fini della qualità dei servizi erogati da ISTITUTO;
− sono storici abituali (per fornitori “storici” si intendono quelli che hanno un rapporto commerciale con ISTITUTO da almeno tre anni);
− sono in possesso di un sistema qualità certificato secondo le norme ISO 9001:2008;
− hanno una presenza consolidata sul mercato (fornitori noti).
I fornitori di cui sopra sono inseriti in apposito elenco e sono quelli a cui rivolgersi per le forniture di beni o servizi che incidono sulla qualità dei servizi erogati.
I fornitori occasionali, anche se storici, non vengono sottoposti al processo di qualificazione.
4. - Qualificazione dei fornitori
Alla qualificazione dei fornitori provvede DSGA/SA. La qualificazione viene effettuata ai fornitori di:
• Attrezzature specifiche per servizi formativi
• Sussidi didattici
• Servizi informatici
• Servizi di pulizia, sicurezza, trasporto
Il processo di qualificazione del fornitore è articolato in tre fasi:
1. raccolta delle informazioni;
2. valutazione 3. qualificazione.
4.1. - Raccolta delle informazioni sul fornitore
Le informazioni relative ai fornitori che devono essere sottoposti a qualificazione vengono raccolte tramite:
− documenti eventualmente richiesti: documenti tecnici-operativi, cataloghi, listini, brochure, certificazioni, autorizzazioni, etc.;
PROCEDURE GENERALI PER LA
− visite ispettive di valutazione direttamente presso la loro sede, officina o stabilimento;
− informazione con altri Clienti (referenti).
4.2. - Valutazione del fornitore
Tutte le informazioni acquisite dalla documentazione ricevuta dal fornitore vengono utilizzate da DSGA/SA per valutare, mediante dati oggettivi e qualitativi, l’idoneità o meno del fornitore a rispondere alle esigenze di forniture richieste da ISTITUTO.
La valutazione deve essere formalizzata nel “Verbale di valutazione fornitori” (Mod. RQ 19).
La valutazione deve essere effettuata tenendo presente:
• la criticità del bene o servizio fornito in relazione alla qualità dei servizi erogati da ISTITUTO.
• le caratteristiche strutturali e gestionali del fornitore (produttore che opera con know-how proprio, distributore, agente, prestatore di servizi, prestatore di manodopera, ...),
I requisiti di valutazione del fornitore sono:
• requisiti generali: riguardano aspetti organizzativi e strutturali dell’azienda;
• requisiti specifici: riguardano aspetti correlati alla tipologia di prodotto/servizio fornito;
• requisiti delle forniture: riguardano gli aspetti relativi alla conformità delle forniture effettuate.
Nella valutazione occorre evidenziare gli eventuali aspetti critici del fornitore che occorrerà tenere sotto controllo e che quindi necessiteranno di interventi di miglioramento o correttivi.
4.3. - Qualificazione del fornitore
Il giudizio finale sul fornitore, valutato secondo le modalità definite al paragrafo precedente, viene sintetizzato nel Verbale di valutazione e qualificazione fornitori.
In particolare devono essere evidenziati:
a) il risultato della valutazione: qualificato, qualificato con condizione, con qualifica annullata, non qualificato;
La qualifica con condizione viene utilizzata quando:
− la fornitura è relativa a beni o servizi per i quali il fornitore non è stato qualificato,
− il fornitore non risponde totalmente ai requisiti richiesti dall’Istituto.
Per quanto riguarda invece l’annullamento della qualifica, si rimanda al paragrafo 5.2.
b) le condizioni di qualifica: viene compilata solo per i fornitori con qualifica con condizione ed occorre evidenziare le modalità di controllo e sorveglianza attuate dal responsabile della qualificazione sul fornitore fino a che lo stesso non potrà essere qualificato a pieno titolo;
c) note: viene compilata solo per i fornitori per i quali il responsabile ha riscontrato fattori di criticità nel fornitore e pertanto ha definito obbiettivi di miglioramento o azioni correttive;
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d) la data di verifica e aggiornamento della qualifica: viene effettuata ogni tre anni ad eccezione dei casi indicati nel paragrafo successivo.
l Verbali di valutazione e qualificazione fornitori devono essere siglati da RGQ e conservati da SA.
4.4. - Verifica per il mantenimento della qualificazione
Di norma, la verifica per il mantenimento della qualificazione del fornitore viene eseguita da SA con cadenza triennale, sul sistema organizzativo e annuale sulla base delle forniture.
Quando si presentano situazioni quali:
− il verificarsi di non conformità nel processo di fornitura;
− la tipologia particolare della fornitura;
− esigenze aziendali,
RGQ può predisporre controlli straordinari sul fornitore.
4.5 - Qualifica dei formatori esterni
Per la realizzazione di specifici progetti ci si avvale della collaborazione di formatori esterni qualificati. Per qualificazione di un formatore si intende la verifica, sulla base di elementi documentati (curriculum, esperienze e professionalità), che il formatore stesso è in grado di garantire la qualità del suo servizio così che le modalità di attuazione e gli esiti corrispondano alle specifiche concordate con il cliente o stabilite internamente dall’
ISTITUTO. L’iter di qualificazione viene effettuato dal responsabile del progetto di concerto con DS.
La qualità dei servizi richiesti ai formatori esterni può essere coniugata con i servizi formativi erogati da personale interno.
La qualifica dei formatori esterni può avvenire solo per qualificazione storica, nei casi in cui:
• abbia già operato con successo per l’Istituto
• sia noto all’ISTITUTO per i suoi meriti.
5. - Elenco dei fornitori qualificati
Tutti i fornitori qualificati vengono inseriti da RGQ in apposito “Elenco fornitori qualificati” (Mod. RQ 20) nei quali occorre indicare, oltre alla ragione sociale del fornitore e alla tipologia di prodotto o servizio fornito, la data della qualificazione e la data di verifica per il mantenimento della stessa.
E’ cura di RGQ trasmettere copia aggiornata dell’elenco (Mod. RQ 20) agli operatori che hanno i contatti con i fornitori.
PROCEDURE GENERALI PER LA
5.1. - Cancellazione dei fornitori dall’elenco fornitori qualificati.
I fornitori devono essere cancellati dai relativi elenchi in seguito:
a) al protrarsi di non conformità nel processo di fornitura;
b) alla mancata attuazione delle azioni correttive e di miglioramento richieste;
c) a loro espressa richiesta;
d) scelta aziendale della ISTITUTO.
I Mod. RQ 20 relativi a fornitori cancellati dagli Elenchi fornitori qualificati devono essere conservati in appositi archivi (“Fornitori cancellati”) a cura di RGQ.
6. - Approvvigionamenti
Il processo che porta alla fornitura di un bene o servizio si articola nelle seguenti fasi:
− richiesta del docente/ATA;
− richiesta d’offerta;
− emissione dell’ordine;
− ricevimento della fornitura;
− gestione e archiviazione della documentazione.
Gli acquisti devono essere condotti nel rispetto del D. Lvo 163/2006; 136/2010 e del Codice dei Contratti Pubblici.
6.1 - Richiesta docente/ATA
Il docente responsabile di laboratorio, il persoanle ATA, a fronte di necessità didattiche e/o di gestione, compilano la “Richiesta di acquisto beni” (Mod. SA01) che andrà consegnato in Segreteria Amministrativa. SA raccolte le richieste le cataloga per gruppi di fornitori e le sottopone al controllo del DSGA e del DS.
6.2 – Richiesta dell’offerta
In seguito alle richieste dei docenti e ATA pervenute, il DS predispone la richiesta di almeno tre preventivi. Il responsabile competente di SA interpella i fornitori interessati per la presentazione di un’offerta (se necessario) specificando le necessarie condizioni di fornitura.
Tra le offerte ricevute, per la scelta del fornitore occorre prendere in considerazione i seguenti elementi:
− fornitori qualificati ;
− disponibilità del bene o servizio richiesto e modalità di consegna;
− condizioni economiche.
La richiesta d’offerta può non essere emessa in caso di ordini il cui costo si aggira intorno ai 40/50 euro.
6.2.1 – Richieste per Noleggio Autobus
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Alle richieste di Forniture di servizio Noleggio Autobus, per i Viaggi di Istruzione e le Uscite Didattiche, SA deve allegare alla richiesta d’offerta il Capitolato per Noleggio Pullman (Mod SA 8).
Al ricevimento dell’offerta SA deve accertarsi che il Fornitore abbia restituito controfirmato il modello SA 8.
6.3 - Emissione dell’ordine
Una volta effettuata la scelta del fornitore, SA predispone l’ordine avendo cura di definire le condizioni di fornitura relativamente a :
• tipo di servizio o prodotto
• eventuali attrezzature e materiali di consumo
• prezzi o sconti
• istruzioni per controlli e collaudi e altri dati tecnici pertinenti
• richiesta di certificazioni o documentazione tecnica di supporto alla fornitura.
L'ordine, prima di essere inviato al fornitore, deve essere controllato e approvato da DS e/o DSGA.
Per ordini il cui importo supera i 2000 euro, DS deve obbligatoriamente richiedere almeno tre preventivi.
E’ cura di SA trasmettere l’ordine al fornitore e produrne una copia per il responsabile che ha fatto la richiesta.
In caso di variazione delle condizioni stabilite (sconti, termini di pagamento, modalità di consegna, ecc.), è cura di SA evidenziare le stesse sulla copia dell’ordine o emettere una revisione all’ordine nella quale vengano definite le nuove condizioni.
Per le forniture di servizio di Noleggio Pullman SA dovrà richiedere al fornitore aggiudicatario la documentazione prevista dal modello SA 8.
7. - Controllo in accettazione
Tutti i beni aventi rilevanza sulla qualità del servizio erogato devono essere sottoposti in ingresso a controllo di accettazione in funzione della loro tipologia e delle loro caratteristiche.
Il controllo deve essere eseguito dai responsabili preposti, ognuno per le proprie competenze, secondo quanto indicato nello schema seguente.
Bene Tipo di controllo Respons.
Attrezzature specifiche per
servizi formativi − verifica corrispondenza tra prodotto ordinato e prodotto consegnato attraverso i dati riportati sui documenti di spedizione
− verifica funzionale
Responsabili di laboratorio
Sussidi didattici − verifica corrispondenza tra prodotto ordinato e SA
PROCEDURE GENERALI PER LA
Bene Tipo di controllo Respons.
prodotto consegnato attraverso i dati riportati sui documenti di spedizione
software e hardware − verifica corrispondenza tra prodotto ordinato e prodotto consegnato attraverso i dati riportati sui documenti di spedizione
− verifica funzionale
Responsabili di laboratorio
L’esito del controllo deve essere registrato attraverso la dicitura “Conforme” e la firma di chi ha effettuato il controllo sui documenti di trasporto.
Per i controlli sui fornitori acquisiti con bando di gara si fa riferimento al relativo capitolato di appalto.
Per il contratto in essere relativo alla gestione mensa e bar si fa riferimento al relativo capitolato art. 23,24,25.
Per le apparecchiature l’esito del controllo accettazione deve essere formalizzato sul Verbale di Collaudo (Mod. SA06) da parte della Commissione Tecnica. Il Mod. SA 06 deve quindi essere trasmesso al DS per approvazione e al DSGA per autorizzare il pagamento.
7.1 - Prodotto non conforme
Il bene non conforme deve essere identificato e gestito come indicato nella PdQ 8.3 I responsabili che accertano la non conformità devono apporre sulla documentazione di accompagnamento del prodotto:
− la dicitura “Non conforme”;
− la data e la firma.
Qualora la non conformità venga intercettata successivamente durante l’utilizzo del prodotto lo stesso dovrà essere identificato e gestito secondo la PdQ 8.3.
7.2 - Immagazzinamento
Il prodotto acquistato deve essere conservato da SA nel magazzino, assicurandosi che questo sia ben identificabile e che non subisca danneggiamenti.
La movimentazione dei prodotti deve avvenire su richiesta da parte del personale attraverso l’emissione del Buono di Prelevamento (Mod. SA 05) da parte del richiedente che deve essere consegnato a SA. Ad avvenuta consegna il Mod. SA 05 deve essre controfirmato dal Magazziniere e dal richiedente. Il Mod. SA 05 deve essere archiviato da SA.
8. - Liquidazione
Ricevute le fatture, SA deve:
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REVISIONE Numero: 3 Data: 06/05/11
− verificare la corrispondenza tra addebito , ordine e DDT;
− contabilizzare e liquidare la fattura;
− archiviare la fattura per i tempi e i modi previsti dalla normativa fiscale vigente
− apporre il timbro di evidenza dell’avvenuto controllo.
I.T.C.S. “ERASMO DA ROTTERDAM”
Via Varalli, 24 - 20021 BOLLATE (Mi) Tel. 023506460/75 – Fax 0233300549 MITD450009 – C.F. 97068290150
PROCEDURE GENERALI PER LA GESTIONE DELLA QUALITÀ
Codice
PdQ 8.1
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E-mail: preside@itcserasmo.it MITD450009@istruzione.it Sito: www.itcserasmo.it