Indice:
1. - Scopo 2. - Riferimenti
3. – Disposizioni generali
4. - Dati di ingresso della progettazione 5. - Progettazione
6. - Riesame della progettazione 7. - Verifica della progettazione
8. - Validazione della progettazione e sviluppo 9. - Modifiche di progettazione
10. - Gestione Progetti ammessi a Finanziamenti Esterni
N. REV. DATA MOTIVO DELLA REVISIONE
0 05/06/03 Prima emissione
1 25/06/04 Definito iter gestione progetti FSE
2 09/03/05 Aggiornamento riferimento a DGR 19867/04 3 25/09/07 Aggiornamento riferimento a DGR in vigore
4 12/10/11 Ridefinito Progetti ammessi a Finanziamenti Esterni 5
6 7 8
VERIFICATO APPROVATO REVISIONE
Responsabile Gestione Qualità Direzione Scolastica Numero: 4 Data: 12/10/11
PROCEDURE GENERALI PER LA attività connesse alla progettazione di nuovi servizi formativi da erogare, o attività extra-scolastiche.
La procedura definisce inoltre le modalità di gestione dei progetti ammessi a finanziamenti esterni.
2. - Riferimenti
Manuale di Gestione della Qualità - MGQ 7 3. – Disposizioni generali
Per progettazione di un servizio/attività si intende lo studio di un servizio/attività non rientrante nel piano di studi dell’ISTITUTO. Le fasi in cui si sviluppa la progettazione sono:
• redazione della scheda di attività dettagliato, utilizzando il Mod RQ 4
• assegnazione delle attività ai componenti il Gruppo di Lavoro definito per lo sviluppo della progettazione
• svolgimento delle attività e l’inserimento dei documenti prodotti nel fascicolo di progetto.
• Riesame, Verifica, Validazione della progettazione (i termini sono corrispondenti nel significato a quelli identificati nella norma UNI EN ISO 9001), utilizzando il Mod RQ 7.
Per ogni progetto DS incarica un Responsabile di Progetto che coordina le attività del Gruppo di Lavoro.
4. - Dati di ingresso della progettazione
Il Responsabile di progetto deve verificare gli elementi in ingresso disponibili, che sono:
• riferimenti normativi e bibliografici
• analisi del territorio
• richieste di Enti
• progettazione di servizi/attività analoghi
• Non Conformità riscontrate in servizi analoghi
• Azioni Correttive specificatamente individuate in base alle Non Conformità
• Azioni Preventive proposte specificatamente per la tipologia di servizio formativo in esame
• Definizione della tempistica
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REVISIONE Numero: 4 Data: 12/10/11
5. Progettazione
Il Responsabile di progetto deve predisporre il Mod. RQ 4 riportando le fasi di sviluppo del progetto stesso e le relative responsabilità assegnate ad ogni membro del Gruppo di Lavoro.
La Pianificazione consiste nell’assegnazione delle attività alle singole risorse dedicate al progetto. Nella Pianificazione devono essere indicate le fasi di Riesame, Verifica e Validazione del progetto.
In particolare le attività previste possono essere:
• Definizione del calendario
• Pianificazione delle attività di azioni di promozioni e marketing
• Selezione dei corsisti (se previsto)
• Stesura dei contenuti formativi di dettaglio del servizio formativo
• Identificazione degli stage (se previsti)
• Identificazione delle metodologie didattiche e dei materiali di supporto
• Assegnazione delle risorse necessarie (interne/esterne)
• Definizione dei criteri e dei metodi di valutazione per il servizio
• Definizione dell’eventuale piano di formazione delle risorse
• Definizione della logistica
• Analisi economica e finanziaria
Queste attività vengono riportate nel Piano (secondo la specificità del progetto) e gestite dal Responsabile Progetto, che deve valutare periodicamente lo stato di avanzamento lavori.
6. - Riesame della progettazione
In coincidenza delle date di riesame della progettazione indicate nel Piano vengono effettuate riunioni del Gruppo di Lavoro in cui si analizza la coerenza alla data di tutti gli elementi della Progettazione individuati e sviluppati.
Tali riunioni vengono verbalizzate nel “Verbale di progetto in corso” (Mod. RQ7). In caso di Non Conformità si opera come indicato nella procedura PdQ 8.3.
7. - Verifica della progettazione
In coincidenza delle date di verifica della progettazione, indicate nel Piano, si analizzano gli elementi della Progettazione nella sua completezza.
La verifica viene effettuata dal Responsabile del Progetto con il Gruppo di Lavoro e DS.
Tali riunioni vengono verbalizzate nel “Verbale di progetto in corso” (Mod. RQ7). In caso di Non Conformità si opera come indicato nella procedura PdQ 8.3.
PROCEDURE GENERALI PER LA
8. - Validazione della progettazione e sviluppo
Al fine di verificare l’efficacia del progetto e di validare la bontà dello studio effettuato per l’istituzione del nuovo servizio formativo il Responsabile del Progetto, in fase di erogazione dello stesso deve effettuare i controlli sull’efficacia del progetto attraverso l’analisi dei dati di ritorno (soddisfazione, tempistiche, ecc.).
Quindi il Responsabile del progetto deve convocare iL Gruppo di Lavoro e DS per l’analisi dei dati raccolti ed il confronto con i dati di progettazione. Eventuali incongruenze o anomalie devono essere risolte dal Gruppo di Lavoro o comunicate al Committente (in caso di servizi commissionati).
La validazione del progetto deve essere formalizzata sul Verbale “Scheda finale Progetti didattici” (Mod. RQ5).
9. - Modifiche di progettazione
Tutte le modifiche apportate al progetto sia durante la fase di sviluppo che durante la successiva erogazione devono essere registrate nel “Verbale di progetto in corso”
(Mod. RQ7) in modo da essere disponibili qualora si rendesse necessario derivare da questo un nuovo progetto. Le modifiche devono essere approvare da DS e dal Consiglio d’Istituto qualora richiedano variazioni economiche.
10. – Gestione Progetti ammessi a Finanziamenti Esterni (FE)
I progetti per cui è previsto il finanziamento esterno da parte di Enti Pubblici o Privati devono essere redatti e formalizzati come definito nei precedenti paragrafi.
Per detti progetti si può omettere la compilazione della modulistica interna ad esclusione della “Scheda per la presentazione dei progetti” (Mod.RQ 4) e della relazione finale (Mod. RQ 5). I progetti devono essere corredati da eventuale modulistica richiesta dall’ente comprovanti lo stato di avanzamento e le fasi di controllo.
Ricevuta l’approvazione e relativo finanziamento del progetto, DS informa ogni Responsabile di progetto che dovrà gestire lo stesso come indicato nei precedenti paragrafi compilando il punto 7 della “Scheda per la presentazione dei progetti” (mod.
RQ 4).
Per i progetti ammessi a finanziamento Pubblico nella fase di Validazione (par. 8) il Responsabile del progetto deve coinvolgere il DSGA per la rendicontazione economico/finanziaria dello stesso (cfr. PdQ 4.3). Eventuali anomalie devono essere evidenziate, analizzate e risolte con DS, DSGA e il CdI.
Al fine di effettuare tale analisi DSGA dovrà disporre di copia della documentazione prodotta.
Via Varalli, 24 - 20021 BOLLATE (Mi) Tel. 023506460/75 – Fax 0233300549 MITD450009 – C.F. 97068290150
PROCEDURE GENERALI PER LA GESTIONE DELLA QUALITÀ