4.1 A CCESSO AI DOCUMENTI
4.1.5 Documenti inserito in repertorio – To do
Un documento registrato in Titulus come “documento non protocollato” può essere sia in ingresso che in uscita alla pubblica amministrazione.
La Figura 12 mostra la scheda di un documento registrato ma non protocollato. Tale scheda contiene, partendo dall’alto, i seguenti campi:
Data di registrazione: in alto nella scheda viene mostrata la data in cui tale documento è stato registrato.
Autore: contiene l’autore del documento. Questo può essere sia interno che esterno alla pubblica amministrazione.
Oggetto: contiene una descrizione del contenuto del documento.
Allegati: contiene il numero o la descrizione degli allegati del documento. Nel caso rappresentato in Figura 12, non sono presenti allegati.
Classif.: contiene titolo e classe del documento, che dipendono dal procedimento
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Operatore: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha gestito praticamente il documento.
CC: contiene il nome e l’ufficio degli utenti che devono ricevere il documento in copia conoscenza.
Registrazione: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha registrato il documento e la data in cui è avvenuta la registrazione.
Ultima modifica: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha effettuato l’ultima modifica alla scheda di registrazione e la data in cui tale modifica è stata effettuata.
L’RPA di un documento può non coincidere con il firmatario del documento stesso.
Figura 12
Nell’area evidenziata in rosso in Figura 12, è possibile trovare il collegamento alla scansione del documento che è stato registrato e dei suoi eventuali allegati. Per accedere alla scansione è sufficiente cliccare sul nome del file.
4.2 Modifica delle assegnazioni
Nel normale utilizzo di un documento, è possibile che sorga l’esigenza di modificare la lista di coloro che, in qualche modo, hanno a che fare con il documento.
Per far questo, possiamo accedere alla scheda del documento su cui vogliamo agire (vedi paragrafo 4.1) e utilizzare i pulsanti mostrati in Figura 13.
Figura 13
Vediamo qui di seguito i vari casi.
4.2.1 Modifica dell’assegnazione per competenza
Per modificare il responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento (RPA), occorre cliccare sul pulsante “Nuovo RPA”, evidenziato in rosso in Figura 13. A questo punto il sistema mostrerà la schermata di Figura 14.
Figura 14
Per modificare il responsabile del procedimento amministrativo, l’utente dovrà inserire il nome e l’ufficio del nuovo RPA e cliccare sul pulsante “Conferma”, evidenziato in rosso in Figura 14.
Scrivendo il nome del nuovo responsabile nel campo “Persona” e premendo il tasto il sistema inserisce automaticamente il nome dell’ufficio di appartenenza.
4.2.2 Modifica dell’operatore incaricato
Per inserire o modificare l’operatore incaricato del documento, occorre cliccare sul pulsante
“Operatore”, evidenziato in viola in Figura 13. A questo punto il sistema mostrerà la schermata di Figura 15.
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Figura 15
Per inserire o modificare l’operatore incaricato, l’utente dovrà inserire il nome e l’ufficio del nuovo operatore e cliccare sul pulsante “Conferma”, evidenziato in rosso in Figura 15.
Scrivendo il nome del nuovo responsabile nel campo “Persona” e premendo il tasto il sistema inserisce automaticamente il nome dell’ufficio di appartenenza.
Un documento può avere un unico operatore incaricato. Quindi inserendo un nuovo operatore incaricato, il sistema elimina automaticamente quello preesistente.
4.2.3 Aggiunta di un’assegnazione per conoscenza
Per aggiungere un nuovo utente tra i destinatari per conoscenza, occorre cliccare sul pulsante “Nuovo CC” evidenziato in verde in Figura 13. A questo punto il sistema mostrerà la schermata di Figura 16.
Figura 16
Per aggiungere un nuovo utente tra i destinatari per conoscenza, l’utente dovrà inserire il nome e l’ufficio del nuovo destinatario e cliccare sul pulsante “Conferma”, evidenziato in rosso in Figura 16.
Scrivendo il nome del nuovo responsabile nel campo “Persona” e premendo il tasto il sistema inserisce automaticamente il nome dell’ufficio di appartenenza.
4.2.4 Rimozione di un’assegnazione per conoscenza
Per eliminare un utente tra i destinatari per conoscenza, occorre cliccare sull’icona , evidenziata in giallo in Figura 13, che si trova a fianco del nome dell’utente da eliminare.
4.2.5 Restituzione di un documento
Nel caso in cui un documento venga assegnato erroneamente per competenza ad un utente, questi può rigettare il documento, restituendolo all’utente che ne aveva curato la protocollazione.
Per fare questo occorre cliccare sul pulsante “Rigetta” evidenziato in arancione in Figura 13.
In questo modo il sistema apre il pop-up di Figura 17. Cliccando sul pulsante “OK”, evidenziato in rosso in figura, il sistema mostra la schermata di Figura 18. Cliccando sul pulsante “OK”, evidenziato in rosso in figura, il documento viene rinviato al protocollista che ha effettuato la registrazione.
Figura 17
Figura 18
Prima di compiere tale operazione, potrebbe essere utile che l’utente inserisca una nota esplicativa, così come indicato nel paragrafo 4.3.2.
4.3 Note e annotazioni
Il sistema Titulus permette di inserire nella registrazione di un documento due diversi tipi di promemoria:
Nota
Si tratta di un promemoria non permanente, che può essere sia cancellato che modificato in seguito al suo inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale ad attaccare un post-it sul documento.
Annotazione
Si tratta di un promemoria permanente che non può essere né cancellato, né modificato in seguito al suo inserimento. Titulus tiene traccia di chi ha inserito l’annotazione e del giorno e ora in cui tale annotazione è stata inserita. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento.
Sia le note che le annotazioni saranno visibili a tutti coloro che accederanno alla scheda del documento.
Per l’inserimento di note e annotazioni, ne rimandiamo ai paragrafi seguenti.
4.3.1 Inserimento di un’annotazione
19 L’annotazione è un promemoria permanente che non può essere né cancellato, né
modificato in seguito al suo inserimento. Titulus tiene traccia di chi ha inserito l’annotazione e del giorno e ora in cui tale annotazione è stata inserita. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento.
Per inserire un’annotazione ad un documento, l’utente deve richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante “Annotazione”, evidenziato in rosa in Figura 13. Il sistema aprirà una schermata come quella mostrata in Figura 19, permettendo all’utente di scrivere nel campo “Annotazione”. Un volta terminato, l’utente potrà cliccare sul pulsante “Salva”, evidenziato in rosso in figura, per salvare
l’annotazione, oppure sul pulsante “Abbandona”, evidenziato in verde in figura, per tornare alla scheda del documento.
Figura 19
4.3.2 Inserimento di una nota
Per inserire una nota occorre richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. A questo punto l’utente deve inserire la propria nota nel campo evidenziato in rosso in Figura 20 e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra per salvare la nota inserita.
Figura 20
La nota è un promemoria non permanente, che può essere sia cancellato che modificato in seguito al suo inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale ad attaccare un post-it sul documento.
4.3.3 Modifica di una nota
Per modificare una nota occorre richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. A questo punto l’utente deve modificare la nota presente nel campo evidenziato in rosso in Figura 20 e cliccare successivamente sul pulsante che compare nella colonna di sinistra.
4.3.4 Rimozione di una nota
Per eliminare una nota occorre richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. A questo punto l’utente deve cancellare la nota presente nel campo evidenziato in rosso in Figura 20 e cliccare successivamente sul pulsante che compare nella colonna di sinistra.
5 Ricerca dei documenti
Il sistema Titulus permette di svolgere una serie di ricerche tra i documenti che vi sono stati registrati o protocollati. Per svolgere le ricerche, l’utente deve accedere al sistema (vedi capitolo 2) e utilizzare i pulsanti presenti dell’area evidenziata in giallo in Figura 3.
Nei successivi paragrafi mostreremo nel dettaglio come eseguire i vari tipi di ricerca.
I risultati della ricerca mostreranno sempre solo documenti a cui l’utente ha accesso. In nessun caso l’utente potrà accedere a documenti a cui non ha diritto di accesso.
5.1 Ricerca per numero di protocollo
Per accedere ad un documento di cui l’utente conosce già il numero di protocollo, egli deve accedere alla schermata principale e scrivere il numero nell’area evidenziata in rosso in Figura 21 (parte alta della schermata principale) e cliccare sull’icona che si trova subito a destra (icona evidenziata in giallo).
Figura 21
Di default, il sistema ricerca il documento con il numero di protocollo indicato tra quelli protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui si voglia svolgere la ricerca su un anno diverso, occorre:
scrivere l'anno di interesse, nell’area evidenziata in verde
scrivere il numero di protocollo ricercato, nell’area evidenziata in rosso
cliccare sull’icona che si trova subito a destra (icona evidenziata in giallo)
Nel caso in cui il documento sia presente all’interno del sistema, questi mostra la relativa schermata di registrazione, da cui è possibile accedere al documento vero e proprio (per una descrizione dettagliata delle informazioni contenute nelle schede di registrazione si rimanda ai paragrafi 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 e 4.1.4).
21 Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Figura 22
5.2 Ricerca globale
Per svolgere una ricerca tra tutti i documenti presenti nel sistema (sia protocollati che no), occorre accedere alla schermata principale e cliccare sul pulsante “Globale” evidenziato in rosso in Figura 23.
Figura 23
In questo modo il sistema apre la schermata di Figura 24.
Per svolgere le ricerche è necessario compilare uno o più campi presenti nella schermata e cliccare sul pulsante presente nella colonna di sinistra.
Compilando più campi nella schermata di ricerca, il sistema mostra i documenti che verificano TUTTE le condizioni inserite.
Il sistema permette anche di restringere la ricerca dei documenti all’interno di particolari gruppi:
Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti annullati”, evidenziato in rosso in Figura 24, prima di procedere con la ricerca vera e propria.
Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti NON annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti NON annullati”, evidenziato in verde in Figura 24, prima di procedere con la ricerca vera e propria.
Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra le bozze, occorre apporre il segno di spunta alla voce
“Solo bozze di documenti”, evidenziato in arancione in Figura 24, prima di procedere con la ricerca vera e propria.
Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti in arrivo, si rimanda al paragrafo 5.3.
Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti in partenza, si rimanda al paragrafo 5.4.
Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti trasmessi tra uffici della stessa AOO, si rimanda al paragrafo 5.5.
Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti presenti in un repertorio, si rimanda al paragrafo 5.6.
Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti registrati nel sistema (ma non protocollati), si rimanda al paragrafo 5.7.
Figura 24
Vediamo adesso nel dettaglio alcune delle tipologie di ricerca più comuni che possono essere svolte mediante la schermata di Figura 24.
5.2.1 Ricerca in base a parola chiave generica
Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti che contengono al proprio interno o all’interno della loro scheda di registrazione una parola indicata:
Ricerca solo tra i dati presenti nella scheda di registrazione (oggetto, mittente o
destinatario, note, annotazioni, ecc.). Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in rosso in Figura 25 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Ricerca solo all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla
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Ricerca tra i dati presenti nella scheda di registrazione e all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in giallo in Figura 25 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Figura 25
La ricerca all’interno dei documenti allegati ad una registrazione può essere effettuata solo nei seguenti casi:
se il documento allegato è un file generato da un programma di videoscrittura (Word, OpenOffice, ecc.), eventualmente firmato digitalmente
se il documento allegato è un file .pdf ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo a cui è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni degli scanner più evoluti permettono di compiere quest’ultima operazione automaticamente.
Ne consegue che Titulus NON è in grado di svolgere le ricerche all’interno di file ottenuti mediante scansione di documenti a cui non è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri.
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.
Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:
la parola “fattura” nella sua interezza
le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.2.2 Ricerca in base a parola chiave nell’oggetto
Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nell’oggetto.
Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere gli estremi dell’intervallo nell’area evidenziata in rosso in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante
che si trova nella colonna di sinistra.
Figura 26
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.
Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:
la parola “fattura” nella sua interezza
le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.2.3 Ricerca in base a parola chiave nelle note
Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle note.
Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in giallo in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.
Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note, l’utente può scrivere:
la parola “fattura” nella sua interezza
le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”)
5.2.4 Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni
Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle annotazioni. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in verde in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
25 Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni e scrive la parola
“fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.
Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni, l’utente può scrivere:
la parola “fattura” nella sua interezza
le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”)
5.2.5 Ricerca in base a classificazione
Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base alla classificazione che gli è stata attribuita.
Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il titolo e la classe nell’area evidenziata in viola in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Il titolo e la classe devono essere nella forma titolo/classe scritti in cifre arabe (ad esempio 1/5).
5.2.6 Ricerca in base a mezzo di invio
Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base al loro mezzo di invio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il mezzo di invio ricercato nell’area evidenziata in arancione in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Il mezzo di invio deve essere scritto per intero. Ad esempio, se l’utente scrive solamente
“Raccomandata”, il sistema non mostrerà i documenti inviati mediante “Raccomandata AR”.
Nel caso in cui si voglia scrivere solo parte del nome, occorre farla precedere e seguire dall’asterisco (*). Ad esempio, se l’utente scrive “*Raccomandata*” il sistema mostrerà anche i documenti inviati mediante “Raccomandata AR”.
5.2.7 Ricerca in base a data o numero di protocollo
Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla data di protocollazione o al numero di protocollo:
Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato intervallo. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere gli estremi dell’intervallo nell’area evidenziata in rosso in Figura 27 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l’anno nell’area evidenziata in verde in Figura 27.
Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato insieme. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2),
Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato insieme. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2),