1 SOMMARIO ACCESSO AL PROGRAMMA SCHERMATA PRINCIPALE TITULUS GESTIONE DEI DOCUMENTI... 8

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1 Sommario

1 SOMMARIO ... 2

2 ACCESSO AL PROGRAMMA ... 3

3 SCHERMATA PRINCIPALE TITULUS ... 4

3.1 SCRIVANIA PERSONALE ... 5

3.2 SCRIVANIA DI UFFICIO ... 6

4 GESTIONE DEI DOCUMENTI ... 8

4.1 ACCESSO AI DOCUMENTI ... 8

4.1.1 Documento in arrivo ... 9

4.1.2 Documento differito ... 10

4.1.3 Documento in partenza ... 11

4.1.4 Documento tra uffici ... 12

4.1.5 Documenti inserito in repertorio – To do ... 14

4.1.6 Documento non protocollato ... 14

4.2 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI ... 15

4.2.1 Modifica dell’assegnazione per competenza ... 16

4.2.2 Modifica dell’operatore incaricato... 16

4.2.3 Aggiunta di un’assegnazione per conoscenza ... 17

4.2.4 Rimozione di un’assegnazione per conoscenza ... 17

4.2.5 Restituzione di un documento ... 17

4.3 NOTE E ANNOTAZIONI ... 18

4.3.1 Inserimento di un’annotazione ... 18

4.3.2 Inserimento di una nota... 19

4.3.3 Modifica di una nota ... 20

4.3.4 Rimozione di una nota ... 20

5 RICERCA DEI DOCUMENTI ... 20

5.1 RICERCA PER NUMERO DI PROTOCOLLO ... 20

5.2 RICERCA GLOBALE ... 21

5.2.1 Ricerca in base a parola chiave generica ... 22

5.2.2 Ricerca in base a parola chiave nell’oggetto ... 23

5.2.3 Ricerca in base a parola chiave nelle note ... 24

5.2.4 Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni ... 24

5.2.5 Ricerca in base a classificazione ... 25

5.2.6 Ricerca in base a mezzo di invio... 25

5.2.7 Ricerca in base a data o numero di protocollo ... 26

5.2.8 Ricerca in base ad assegnazione ... 26

5.2.9 Ricerca in base a protocollista ... 27

5.3 RICERCA TRA DOCUMENTI IN ARRIVO ... 28

5.3.6 Ricerca in base al mittente ... 32

5.3.9 Ricerca in base al protocollo mittente ... 34

5.3.10 Ricerca in base alla data di protocollazione del mittente ... 34

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3

5.4.6 Ricerca in base al destinatario ... 40

5.4.9 Ricerca in base ad assegnazione ... 42

5.5 RICERCA TRA DOCUMENTI TRA UFFICI ... 44

5.5.7 Ricerca in base all’assegnazione ... 48

5.6 RICERCA TRA REPERTORI ... 50

5.6.7 Ricerca in base a data o numero di repertorio ... 56

5.7 RICERCA TRA DOCUMENTI NON PROTOCOLLATI ... 57

5.7.3 Ricerca in base ad autore ... 60

5.7.8 Ricerca in base a data o numero di registrazione ... 63

2 Accesso al programma

Per accedere al programma Titulus occorre aprire il browser e digitare nella barra in alto il seguente indirizzo:

https://titulus.unipi.it

Il sistema mostra la schermata di Figura 1, in cui l’utente deve cliccare sulla voce “Accesso a Titulus”.

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Figura 1

A questo punto il sistema mostra la schermata di Figura 2, in cui l’utente deve inserire le proprie credenziali di ateneo (username e password utilizzate per l’accesso al cedolino) e cliccare su pulsante

“Invia”, evidenziato in rosso in figura.

Figura 2

Una volta eseguita la login, il sistema mostrerà la pagina principale di Titulus, mostrata in Figura 3.

Per una descrizione dettagliata della schermata principale si rimanda al capitolo Errore. L'origine riferimento non è stata trovata..

3 Schermata principale Titulus

La schermata iniziale di Titulus (vedi Figura 3) è suddivisa in varie parti.

Le funzionalità disponibili nella schermata di Figura 3 dipendono dal livello di autorizzazione e quindi possono variare da utente ad utente.

Vediamo aree le principali:

 Pulsanti per la protocollazione (evidenziata in viola in alto): mediante le voci presenti in questa area è possibile protocollare documenti e registrare documenti senza protocollarli. Per un’analisi approfondita dei pulsanti presenti in questa area, si rimanda al “Titulus - Manuale

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5 approfondita dei pulsanti presenti in questa area, si rimanda al capitolo Errore. L'origine riferimento non è stata trovata., mentre per quanto riguarda la ricerca in anagrafica, si rimanda al “Titulus - Manuale per protocollazione”.

 Scrivania personale (evidenziata in rosso in basso a sinistra): mediante le voci presenti in questa area, è possibile accedere ai documenti assegnati per competenza o per conoscenza direttamente all’utente (vedi paragrafo 3.1).

 Scrivania di ufficio (evidenziata in verde in basso a destra): mediante le voci presenti in questa area, è possibile accedere ai documenti assegnati per competenza o per conoscenza ai dipendenti dell’ufficio a cui l’utente appartiene (vedi paragrafo 3.2).

Tutti i documenti che compaiono nella scrivania personale, compaiono anche nella scrivania di ufficio.

Figura 3

3.1 Scrivania personale

La scrivania personale (evidenziata in rosso in Figura 3) è suddivisa in due sezioni:

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 Nella sezione “Doc. in gestione” sono presenti i documenti che, al momento non sono stati inseriti in alcun fascicolo o raccoglitore, e che sono stati assegnati per competenza o per conoscenza all’utente.

 Nella sezione “Archivio” sono invece presenti i fascicoli e i raccoglitori di competenza dell’utente.

Nella sezione “Doc. in gestione” sono presenti, tra le altre, le seguenti vaschette:

 RPA: contiene i documenti assegnati per competenza all'utente.

 Bozze: contiene le bozze dei documenti create dall’utente.

 Minuta: contiene i documenti tra uffici la cui minuta è di responsabilità dell’utente.

 Resi: contiene i documenti che l’utente ha assegnato per sbaglio ad un RPA e che quest’ultimo ha rigettato. Questi documenti sono pronti per essere assegnati ad un nuovo RPA.

 Incarichi: contiene i documenti che sono stati assegnati all’utente in qualità di operatore incaricato.

 CC: contiene i documenti assegnati per conoscenza all’utente.

Nella sezione “Archivio”, invece, sono presenti le seguenti vaschette:

 Fascicoli aperti: permette di accedere ai fascicoli aperti di responsabilità dell’utente.

 Raccoglitori aperti: permette di accedere ai raccoglitori aperti di propria responsabilità, cioè creati dall'utente corrente. I raccoglitori chiusi non compaiono in questo elenco. Il numero vicino a questa voce indica il numero di raccoglitori, attualmente aperti, di propria responsabilità.

Mentre se la voce è disattivata, significa che al momento non esiste nessun raccoglitore aperto che soddisfa tali condizioni.

Se le vaschette sono disattivate, come ad esempio la vaschetta “Bozze” in Figura 3, significa che la vaschetta è vuota.

Il numero vicino a ciascuna vaschetta, invece, indica il numero di documenti o fascicoli presenti. Se facciamo l’esempio della Figura 3 vediamo, tra le altre cose, che all’utente sono stati assegnati 154 documenti per competenza.

Il fascicolo è un contenitore costituito dai documenti relativi ad un procedimento amministrativo e costituisce l’unità di base indivisibile di un archivio. I documenti appartenenti ad un fascicolo hanno tutti lo stesso RPA e la stessa classificazione.

Il raccoglitore è un contenitore che permette di raccogliere documenti della stessa tipologia (ad esempio, le fatture del 2008) o riguardanti uno stesso procedimento ma, a differenza del fascicolo, non ha una classificazione ed una numerazione propria.

3.2 Scrivania di ufficio

La scrivania di ufficio (evidenziata in verde in Figura 3) è suddivisa in due sezioni:

 Nella sezione “Doc. in gestione” sono presenti i documenti singoli, che al momento non sono stati inseriti in alcun contenitore, e che sono stati assegnati per competenza o per conoscenza ad un qualsiasi dipendente appartenente all’ufficio indicato.

 Nella sezione “Archivio” sono invece elencati i contenitori di competenza di un qualsiasi

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7 Di default l’ufficio indicato è l’ufficio di afferenza dell’utente.

Utilizzando il menu a tendina indicato dalla freccia verde in Figura 3, l’utente può

eventualmente selezionare un altro ufficio tra quelli gerarchicamente inferiori all’ufficio a cui egli stesso afferisce.

Ad esempio un utente che afferisce alla “Direzione Servizi Informatici e Amministrazione Digitale” può selezionare mediante il menu a tendina l’ufficio “Settore Dematerializzazione e Workflow Documentale”.

Nella sezione “Doc. in gestione” sono presenti, tra le altre, le seguenti vaschette:

 UOR: permette di accedere ai documenti assegnati per competenza ad un qualsiasi dipendente appartenente all’ufficio indicato.

 Minuta: permette di accedere ai documenti tra uffici la cui minuta è di responsabilità di un qualsiasi dipendente appartenente all’ufficio indicato.

 Resi: permette di accedere ai documenti che un qualsiasi dipendente dell’ufficio indicato ha assegnato per sbaglio ad un RPA e che quest’ultimo ha rigettato. Questi documenti sono pronti per essere assegnati ad un nuovo RPA.

 Incarichi: permette di accedere ai documenti che sono stati assegnati, in qualità di operatore incaricato, ad un qualsiasi dipendente appartenente all’ufficio indicato.

 CC: permette di accedere ai documenti assegnati per conoscenza ad un qualsiasi dipendente appartenente all’ufficio indicato.

Nella sezione “Archivio”, invece, sono presenti le seguenti cartelle:

 Fascicoli aperti: permette di accedere ai fascicoli aperti di responsabilità dei dipendenti dell’ufficio a cui l’utente appartiene. Il numero vicino a questa voce indica il numero di fascicoli che verificano questa condizione. Se la cartella è disattivata, invece, significa che al momento non esiste nessun fascicolo che soddisfa tale requisito. I fascicoli chiusi non compaiono in questo elenco.

 Raccoglitori aperti: permette di accedere ai raccoglitori aperti di responsabilità dei dipendenti dell’ufficio a cui l’utente appartiene. Il numero vicino a questa voce indica il numero di

raccoglitori che verificano questa condizione. Se la cartella è disattivata, invece, significa che al momento non esiste nessun raccoglitore che soddisfa tale requisito. I raccoglitori chiusi non compaiono in questo elenco.

Se le vaschette sono disattivate, come ad esempio la vaschetta “Bozze” in Figura 3, significa che la vaschetta è vuota.

Il numero vicino a ciascuna vaschetta, invece, indica il numero di documenti o fascicoli presenti. Se facciamo l’esempio della Figura 3 vediamo, tra le altre cose, che all’utente sono stati assegnati 154 documenti per competenza.

Il fascicolo è un contenitore costituito dai documenti relativi ad un procedimento amministrativo e costituisce l’unità di base indivisibile di un archivio. I documenti appartenenti ad un fascicolo hanno tutti lo stesso RPA e la stessa classificazione.

Il raccoglitore è un contenitore che permette di raccogliere documenti della stessa tipologia (ad esempio, le fatture del 2008) o riguardanti uno stesso procedimento ma, a differenza del fascicolo, non ha una classificazione ed una numerazione propria.

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4 Gestione dei documenti

4.1 Accesso ai documenti

Per accedere ai documenti, è necessario che l’utente acceda al sistema (vedi capitolo 2) e selezioni una delle vaschette della scrivania personale o della scrivania di ufficio (vedi capitolo 3). In questo modo il sistema mostrerà una schermata del tutto simile a quella di Figura 4 in cui vengono mostrati i documenti presenti all’interno della vaschetta (ad esempio, cliccando sulla vaschetta “RPA”, il sistema mostrerà tutti i documenti che sono stati assegnati per competenza all’utente). Per ciascun documento, viene mostrato:

 Tipologia di documento (vedi colonna evidenziata in rosso);

 Numero di protocollo (vedi colonna evidenziata in giallo);

 Data di protocollazione (vedi colonna evidenziata in verde);

 Soggetto (vedi colonna evidenziata in arancione);

 Oggetto (vedi colonna evidenziata in blu).

Figura 4

La tipologia del documento (colonna evidenziata di rosso) viene indicata mediante l’utilizzo di icone diverse, mentre il soggetto del documento (colonna evidenziata in arancione) contiene informazioni diverse a seconda della tipologia del documento stesso (vedi Tabella 1).

Tipologia documento Soggetto documento

Documento in arrivo Mittente del documento

Mittente del documento

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9 Documento tra uffici della stessa AOO Mittente del documento

Documento non protocollato Autore del documento

Tabella 1

Con documento differito si intende un documento in ingresso alla pubblica amministrazione che è stato protocollato in un giorno successivo al suo arrivo.

Nel caso in cui i documenti assegnati per competenza siano molti, questi vengono mostrati suddivisi in più pagine. In alto a destra di Figura 4 è possibile visualizzare sia il numero della pagina attualmente visualizzata, sia il numero di pagine complessivo (vedi zona evidenziata in viola).

Per sfogliare le varie pagine è possibile sia cliccare sulle frecce verdi, mostrate in Figura 5, sia utilizzare i pulsanti presenti in alto nella colonna di sinistra, mostrati in Figura 6.

Figura 5

Figura 6

Per accedere ad un documento è sufficiente cliccare sull’icona a sinistra del documento a cui vogliamo accedere (ad esempio per accedere al documento con numero di protocollo 31, occorre cliccare sull’icona evidenziata di rosso in Figura 7).

Figura 7

Facendo in questo modo, il sistema mostrerà la scheda del documento, contenente le informazioni inserite in fase di protocollazione. Poiché il contenuto di tali schede cambia leggermente in base al tipo di documento a cui l’utente sta accedendo, ne rimandiamo la descrizione ai paragrafi seguenti.

4.1.1 Documento in arrivo

La Figura 8 mostra la scheda di un documento protocollato in arrivo. Tale scheda contiene, partendo dall’alto, i seguenti campi:

 Numero e data di protocollo: in alto nella scheda viene mostrato il numero di protocollo e la data di protocollazione. La stringa posta tra parentesi (nel caso rappresentato in Figura 8, 2014- PISACLE-0000043) indica il numero di protocollo nella forma prevista dalla normativa vigente.

 Mittente: contiene il mittente del documento, con i dati memorizzati in anagrafica.

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 Dati doc.: contiene indicazione sul mezzo con cui il documento è pervenuto alla P.A.

(Raccomandata A/R, Posta prioritaria, ecc.).

 Oggetto: contiene una descrizione del contenuto del documento.

 Allegati: contiene il numero o la descrizione degli allegati che sono pervenuti insieme al documento. Nel caso rappresentato in Figura 8, non sono presenti allegati.

 Classif.: contiene titolo e classe del documento, che dipendono dal procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento.

 UOR-RPA: contiene il nome e l’ufficio del responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento.

 Operatore: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che gestirà praticamente il documento.

 CC: contiene il nome e l’ufficio degli utenti che devono ricevere il documento in copia conoscenza.

 Registrazione: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha protocollato il documento e la data in cui è avvenuta la protocollazione.

 Ultima modifica: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha effettuato l’ultima modifica alla scheda di protocollazione e la data in cui tale modifica è stata effettuata.

Figura 8

Nell’area evidenziata in rosso in Figura 8, è possibile trovare il collegamento alla scansione del documento che è stato protocollato e dei suoi eventuali allegati. Per accedere alla scansione è sufficiente cliccare sul nome del file.

4.1.2 Documento differito

Con documento differito si intende un documento in ingresso alla pubblica amministrazione che è stato protocollato in un giorno successivo al suo arrivo.

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11 dell’arrivo e la motivazione sul perché tale documento non è stato protocollato lo stesso giorno in cui è pervenuto.

Per la descrizione degli altri campi di Figura 9, si rimanda alla lettura del paragrafo 4.1.1.

Figura 9

4.1.3 Documento in partenza

La Figura 10 mostra la scheda di un documento protocollato in partenza. Tale scheda contiene, partendo dall’alto, i seguenti campi:

 Numero e data di protocollo: in alto nella scheda viene mostrato il numero di protocollo e la data di protocollazione. La stringa posta tra parentesi (nel caso rappresentato in Figura 10, 2013-PISACLE-0000011) indica il numero di protocollo nella forma prevista dalla normativa vigente.

 Destinatari: contiene la lista di tutti i destinatari del documento, con i dati memorizzati in anagrafica. Nel caso in cui siano presenti dei destinatari per copia conoscenza, questi vengono indicati con l’icona evidenziata in blu in Figura 10.

 Dati doc.: contiene indicazione sul mezzo con cui il documento è stato inviato al destinatario principale (Raccomandata A/R, Posta prioritaria, ecc.).

 Allegati: contiene il numero o la descrizione degli allegati da inviare insieme al documento. Nel caso rappresentato in Figura 10, non sono presenti allegati.

 Classif.: contiene titolo e classe del documento, che dipendono dal procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento.

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 UOR-RPA: contiene il nome e l’ufficio del responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento.

 Operatore: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha creato praticamente il documento.

L’RPA di un documento può non coincidere con il firmatario del documento stesso.

Figura 10

Nell’area evidenziata in rosso in Figura 10, è possibile trovare il collegamento alla scansione del documento che è stato protocollato e dei suoi eventuali allegati. Per accedere alla scansione è sufficiente cliccare sul nome del file.

4.1.4 Documento tra uffici

Con documento tra uffici è un documento che viene scambiato tra uffici diversi della

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13 La Figura 11 mostra la scheda di un documento protocollato tra uffici. Tale scheda contiene, partendo dall’alto, i seguenti campi:

 Numero e data di protocollo: in alto nella scheda viene mostrato il numero di protocollo e la data di protocollazione. La stringa posta tra parentesi (nel caso rappresentato in Figura 11, 2014-PISACLE-0000103) indica il numero di protocollo nella forma prevista dalla normativa vigente.

 Mittente int.: contiene l’RPA della minuta, cioè il responsabile del procedimento amministrativo che ha prodotto il documento.

 A mezzo.: contiene indicazione sul mezzo con cui il documento è transitato tra gli uffici della AOO (Posta interna, consegna a mano, ecc.).

 Allegati: contiene il numero o la descrizione degli allegati da inviare insieme al documento. Nel caso rappresentato in Figura 11, non sono presenti allegati.

 Minuta >> Classif.: contiene titolo e classe del procedimento amministrativo che ha prodotto il documento.

 Minuta >> UOR-RPA: contiene il nome e l’ufficio del responsabile del procedimento amministrativo che ha prodotto il documento.

 Minuta >> Operatore: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha creato praticamente il documento.

 Originale >> Classif.: contiene titolo e classe del procedimento amministrativo a cui il documento è destinato.

 Originale >> UOR-RPA: contiene il nome e l’ufficio del responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento è destinato.

 Originale >> Operatore: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che gestirà praticamente il documento.

 Originale >> CC: contiene il nome e l’ufficio degli utenti che devono ricevere il documento in copia conoscenza.

L’RPA della minuta può non coincidere con il firmatario del documento stesso.

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Figura 11

Nell’area evidenziata in verde in Figura 11, è possibile trovare il collegamento alla scansione del documento che è stato protocollato e dei suoi eventuali allegati. Per accedere alla scansione è sufficiente cliccare sul nome del file.

4.1.5 Documenti inserito in repertorio – To do 4.1.6 Documento non protocollato

Un documento registrato in Titulus come “documento non protocollato” può essere sia in ingresso che in uscita alla pubblica amministrazione.

La Figura 12 mostra la scheda di un documento registrato ma non protocollato. Tale scheda contiene, partendo dall’alto, i seguenti campi:

 Data di registrazione: in alto nella scheda viene mostrata la data in cui tale documento è stato registrato.

 Autore: contiene l’autore del documento. Questo può essere sia interno che esterno alla pubblica amministrazione.

 Allegati: contiene il numero o la descrizione degli allegati del documento. Nel caso rappresentato in Figura 12, non sono presenti allegati.

 Classif.: contiene titolo e classe del documento, che dipendono dal procedimento

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 Operatore: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha gestito praticamente il documento.

 Registrazione: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha registrato il documento e la data in cui è avvenuta la registrazione.

 Ultima modifica: contiene il nome e l’ufficio dell’utente che ha effettuato l’ultima modifica alla scheda di registrazione e la data in cui tale modifica è stata effettuata.

L’RPA di un documento può non coincidere con il firmatario del documento stesso.

Figura 12

Nell’area evidenziata in rosso in Figura 12, è possibile trovare il collegamento alla scansione del documento che è stato registrato e dei suoi eventuali allegati. Per accedere alla scansione è sufficiente cliccare sul nome del file.

4.2 Modifica delle assegnazioni

Nel normale utilizzo di un documento, è possibile che sorga l’esigenza di modificare la lista di coloro che, in qualche modo, hanno a che fare con il documento.

Per far questo, possiamo accedere alla scheda del documento su cui vogliamo agire (vedi paragrafo 4.1) e utilizzare i pulsanti mostrati in Figura 13.

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Figura 13

Vediamo qui di seguito i vari casi.

4.2.1 Modifica dell’assegnazione per competenza

Per modificare il responsabile del procedimento amministrativo a cui il documento fa riferimento (RPA), occorre cliccare sul pulsante “Nuovo RPA”, evidenziato in rosso in Figura 13. A questo punto il sistema mostrerà la schermata di Figura 14.

Figura 14

Per modificare il responsabile del procedimento amministrativo, l’utente dovrà inserire il nome e l’ufficio del nuovo RPA e cliccare sul pulsante “Conferma”, evidenziato in rosso in Figura 14.

Scrivendo il nome del nuovo responsabile nel campo “Persona” e premendo il tasto il sistema inserisce automaticamente il nome dell’ufficio di appartenenza.

4.2.2 Modifica dell’operatore incaricato

Per inserire o modificare l’operatore incaricato del documento, occorre cliccare sul pulsante

“Operatore”, evidenziato in viola in Figura 13. A questo punto il sistema mostrerà la schermata di Figura 15.

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Figura 15

Per inserire o modificare l’operatore incaricato, l’utente dovrà inserire il nome e l’ufficio del nuovo operatore e cliccare sul pulsante “Conferma”, evidenziato in rosso in Figura 15.

Un documento può avere un unico operatore incaricato. Quindi inserendo un nuovo operatore incaricato, il sistema elimina automaticamente quello preesistente.

4.2.3 Aggiunta di un’assegnazione per conoscenza

Per aggiungere un nuovo utente tra i destinatari per conoscenza, occorre cliccare sul pulsante “Nuovo CC” evidenziato in verde in Figura 13. A questo punto il sistema mostrerà la schermata di Figura 16.

Figura 16

Per aggiungere un nuovo utente tra i destinatari per conoscenza, l’utente dovrà inserire il nome e l’ufficio del nuovo destinatario e cliccare sul pulsante “Conferma”, evidenziato in rosso in Figura 16.

4.2.4 Rimozione di un’assegnazione per conoscenza

Per eliminare un utente tra i destinatari per conoscenza, occorre cliccare sull’icona , evidenziata in giallo in Figura 13, che si trova a fianco del nome dell’utente da eliminare.

4.2.5 Restituzione di un documento

Nel caso in cui un documento venga assegnato erroneamente per competenza ad un utente, questi può rigettare il documento, restituendolo all’utente che ne aveva curato la protocollazione.

Per fare questo occorre cliccare sul pulsante “Rigetta” evidenziato in arancione in Figura 13.

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In questo modo il sistema apre il pop-up di Figura 17. Cliccando sul pulsante “OK”, evidenziato in rosso in figura, il sistema mostra la schermata di Figura 18. Cliccando sul pulsante “OK”, evidenziato in rosso in figura, il documento viene rinviato al protocollista che ha effettuato la registrazione.

Figura 17

Figura 18

Prima di compiere tale operazione, potrebbe essere utile che l’utente inserisca una nota esplicativa, così come indicato nel paragrafo 4.3.2.

4.3 Note e annotazioni

Il sistema Titulus permette di inserire nella registrazione di un documento due diversi tipi di promemoria:

Nota

Si tratta di un promemoria non permanente, che può essere sia cancellato che modificato in seguito al suo inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale ad attaccare un post-it sul documento.

Annotazione

Si tratta di un promemoria permanente che non può essere né cancellato, né modificato in seguito al suo inserimento. Titulus tiene traccia di chi ha inserito l’annotazione e del giorno e ora in cui tale annotazione è stata inserita. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento.

Sia le note che le annotazioni saranno visibili a tutti coloro che accederanno alla scheda del documento.

Per l’inserimento di note e annotazioni, ne rimandiamo ai paragrafi seguenti.

4.3.1 Inserimento di un’annotazione

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19 L’annotazione è un promemoria permanente che non può essere né cancellato, né

modificato in seguito al suo inserimento. Titulus tiene traccia di chi ha inserito l’annotazione e del giorno e ora in cui tale annotazione è stata inserita. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento.

Per inserire un’annotazione ad un documento, l’utente deve richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante “Annotazione”, evidenziato in rosa in Figura 13. Il sistema aprirà una schermata come quella mostrata in Figura 19, permettendo all’utente di scrivere nel campo “Annotazione”. Un volta terminato, l’utente potrà cliccare sul pulsante “Salva”, evidenziato in rosso in figura, per salvare

l’annotazione, oppure sul pulsante “Abbandona”, evidenziato in verde in figura, per tornare alla scheda del documento.

Figura 19

4.3.2 Inserimento di una nota

Per inserire una nota occorre richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. A questo punto l’utente deve inserire la propria nota nel campo evidenziato in rosso in Figura 20 e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra per salvare la nota inserita.

Figura 20

La nota è un promemoria non permanente, che può essere sia cancellato che modificato in seguito al suo inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, equivale ad attaccare un post-it sul documento.

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4.3.3 Modifica di una nota

Per modificare una nota occorre richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. A questo punto l’utente deve modificare la nota presente nel campo evidenziato in rosso in Figura 20 e cliccare successivamente sul pulsante che compare nella colonna di sinistra.

4.3.4 Rimozione di una nota

Per eliminare una nota occorre richiamare la scheda del documento e cliccare sul pulsante che compare nella colonna di sinistra. A questo punto l’utente deve cancellare la nota presente nel campo evidenziato in rosso in Figura 20 e cliccare successivamente sul pulsante che compare nella colonna di sinistra.

5 Ricerca dei documenti

Il sistema Titulus permette di svolgere una serie di ricerche tra i documenti che vi sono stati registrati o protocollati. Per svolgere le ricerche, l’utente deve accedere al sistema (vedi capitolo 2) e utilizzare i pulsanti presenti dell’area evidenziata in giallo in Figura 3.

Nei successivi paragrafi mostreremo nel dettaglio come eseguire i vari tipi di ricerca.

I risultati della ricerca mostreranno sempre solo documenti a cui l’utente ha accesso. In nessun caso l’utente potrà accedere a documenti a cui non ha diritto di accesso.

5.1 Ricerca per numero di protocollo

Per accedere ad un documento di cui l’utente conosce già il numero di protocollo, egli deve accedere alla schermata principale e scrivere il numero nell’area evidenziata in rosso in Figura 21 (parte alta della schermata principale) e cliccare sull’icona che si trova subito a destra (icona evidenziata in giallo).

Figura 21

Di default, il sistema ricerca il documento con il numero di protocollo indicato tra quelli protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui si voglia svolgere la ricerca su un anno diverso, occorre:

 scrivere l'anno di interesse, nell’area evidenziata in verde

 scrivere il numero di protocollo ricercato, nell’area evidenziata in rosso

 cliccare sull’icona che si trova subito a destra (icona evidenziata in giallo)

Nel caso in cui il documento sia presente all’interno del sistema, questi mostra la relativa schermata di registrazione, da cui è possibile accedere al documento vero e proprio (per una descrizione dettagliata delle informazioni contenute nelle schede di registrazione si rimanda ai paragrafi 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 e 4.1.4).

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21 Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Figura 22

5.2 Ricerca globale

Per svolgere una ricerca tra tutti i documenti presenti nel sistema (sia protocollati che no), occorre accedere alla schermata principale e cliccare sul pulsante “Globale” evidenziato in rosso in Figura 23.

Figura 23

In questo modo il sistema apre la schermata di Figura 24.

Per svolgere le ricerche è necessario compilare uno o più campi presenti nella schermata e cliccare sul pulsante presente nella colonna di sinistra.

Compilando più campi nella schermata di ricerca, il sistema mostra i documenti che verificano TUTTE le condizioni inserite.

Il sistema permette anche di restringere la ricerca dei documenti all’interno di particolari gruppi:

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti annullati”, evidenziato in rosso in Figura 24, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti NON annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti NON annullati”, evidenziato in verde in Figura 24, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra le bozze, occorre apporre il segno di spunta alla voce

“Solo bozze di documenti”, evidenziato in arancione in Figura 24, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti in arrivo, si rimanda al paragrafo 5.3.

Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti in partenza, si rimanda al paragrafo 5.4.

Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti trasmessi tra uffici della stessa AOO, si rimanda al paragrafo 5.5.

Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti presenti in un repertorio, si rimanda al paragrafo 5.6.

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Nel caso in cui si voglia restringere la ricerca ai soli documenti registrati nel sistema (ma non protocollati), si rimanda al paragrafo 5.7.

Figura 24

Vediamo adesso nel dettaglio alcune delle tipologie di ricerca più comuni che possono essere svolte mediante la schermata di Figura 24.

5.2.1 Ricerca in base a parola chiave generica

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti che contengono al proprio interno o all’interno della loro scheda di registrazione una parola indicata:

 Ricerca solo tra i dati presenti nella scheda di registrazione (oggetto, mittente o

destinatario, note, annotazioni, ecc.). Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in rosso in Figura 25 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca solo all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla

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 Ricerca tra i dati presenti nella scheda di registrazione e all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in giallo in Figura 25 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 25

La ricerca all’interno dei documenti allegati ad una registrazione può essere effettuata solo nei seguenti casi:

 se il documento allegato è un file generato da un programma di videoscrittura (Word, OpenOffice, ecc.), eventualmente firmato digitalmente

 se il documento allegato è un file .pdf ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo a cui è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni degli scanner più evoluti permettono di compiere quest’ultima operazione automaticamente.

Ne consegue che Titulus NON è in grado di svolgere le ricerche all’interno di file ottenuti mediante scansione di documenti a cui non è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.2.2 Ricerca in base a parola chiave nell’oggetto

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nell’oggetto.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere gli estremi dell’intervallo nell’area evidenziata in rosso in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante

che si trova nella colonna di sinistra.

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Figura 26

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.2.3 Ricerca in base a parola chiave nelle note

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle note.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in giallo in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note, l’utente può scrivere:

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”)

5.2.4 Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle annotazioni. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in verde in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

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25 Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni e scrive la parola

“fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni, l’utente può scrivere:

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”)

5.2.5 Ricerca in base a classificazione

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base alla classificazione che gli è stata attribuita.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il titolo e la classe nell’area evidenziata in viola in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Il titolo e la classe devono essere nella forma titolo/classe scritti in cifre arabe (ad esempio 1/5).

5.2.6 Ricerca in base a mezzo di invio

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base al loro mezzo di invio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il mezzo di invio ricercato nell’area evidenziata in arancione in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Il mezzo di invio deve essere scritto per intero. Ad esempio, se l’utente scrive solamente

“Raccomandata”, il sistema non mostrerà i documenti inviati mediante “Raccomandata AR”.

Nel caso in cui si voglia scrivere solo parte del nome, occorre farla precedere e seguire dall’asterisco (*). Ad esempio, se l’utente scrive “*Raccomandata*” il sistema mostrerà anche i documenti inviati mediante “Raccomandata AR”.

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5.2.7 Ricerca in base a data o numero di protocollo

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla data di protocollazione o al numero di protocollo:

 Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato intervallo. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere gli estremi dell’intervallo nell’area evidenziata in rosso in Figura 27 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l’anno nell’area evidenziata in verde in Figura 27.

 Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato insieme. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la lista dei numeri di protocollo che interessano nell’area evidenziata in giallo in Figura 27 (i numeri di protocollo devono essere separati da virgole) e, infine, cliccare sul pulsante

che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l’anno nell’area evidenziata in verde in Figura 27.

 Ricerca dei documenti protocollati in un dato intervallo temporale. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la data di inizio e fine dell’intervallo temporale nell’area evidenziata in blu in Figura 27 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Nel caso in cui non venga indicata la data di fine dell’intervallo, il sistema la considera coincidente con la data di inizio specificata.

Figura 27

Le date devono essere inserite nel formato gg/mm/aaaa.

Per l’inserimento delle date è possibile utilizzare il calendario cliccando sull’icona che si trova immediatamente alla destra del campo da compilare.

5.2.8 Ricerca in base ad assegnazione

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla loro assegnazione per competenza o per conoscenza:

 Ricerca dei documenti assegnati per competenza ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il

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 Ricerca dei documenti assegnati per competenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in verde in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante

 Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’assegnatario per conoscenza nell’area evidenziata in arancione in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in viola in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante

 Ricerca dei documenti assegnati come incarico ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’incaricato nell’area evidenziata in giallo in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante

Figura 28

5.2.9 Ricerca in base a protocollista

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base al protocollista che li ha registrati nel sistema.

 Ricerca in base al nome del protocollista. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome del protocollista nell’area evidenziata in rosso in Figura 29 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca in base all’ufficio del protocollista. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in verde in Figura 29 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 29

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di

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Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Il cognome della persona ricercata deve essere scritto per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti registrati da Mario Rossi e scrive la parola “Ros”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti registrati da Mario Rossi, l’utente può scrivere:

 Il cognome “Rossi” nella sua interezza

 le prime lettere del cognome “Rossi”, seguite da “*” (ad esempio “Ros*”)

5.3 Ricerca tra documenti in arrivo

Per svolgere una ricerca tra i documenti protocollati in ingresso (sia documenti protocollati il giorno del loro arrivo, sia i documenti protocollati differiti), occorre accedere alla schermata principale e cliccare sul pulsante “Protocollo ARRIVO” evidenziato in rosso in Figura 30.

Figura 30

In questo modo il sistema apre la schermata di Figura 31.

Per svolgere le ricerche è necessario compilare uno o più campi presenti nella schermata e cliccare sul pulsante presente nella colonna di sinistra.

Compilando più campi nella schermata di ricerca, il sistema mostra i documenti che verificano TUTTE le condizioni inserite.

Il sistema permette anche di restringere la ricerca dei documenti all’interno di particolari gruppi:

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti annullati”, evidenziato in rosso in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti NON annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti NON annullati”, evidenziato in verde in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti ricevuti tramite interoperabilità (ad esempio i documenti ricevuti tramite PEC), occorre apporre il segno di spunta alla voce “Documenti ricevuti tramite interoperabilità”, evidenziato in arancione in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti non ricevuti tramite interoperabilità, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Documenti NON ricevuti tramite interoperabilità”,

evidenziato in viola in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti protocollati come protocollo differito,

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Figura 31

Vediamo adesso nel dettaglio alcune delle tipologie di ricerca più comuni che possono essere svolte mediante la schermata di Figura 31.

5.3.1 Ricerca in base a parola chiave generica

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti che contengono al proprio interno o all’interno della loro scheda di registrazione una parola indicata:

 Ricerca solo tra i dati presenti nella scheda di registrazione (oggetto, mittente o

destinatario, note, annotazioni, ecc.). Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in rosso in Figura 32 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

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 Ricerca solo all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in verde in Figura 32 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca tra i dati presenti nella scheda di registrazione e all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in giallo in Figura 32 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 32

La ricerca all’interno dei documenti allegati ad una registrazione può essere effettuata solo nei seguenti casi:

 se il documento allegato è un file generato da un programma di videoscrittura (Word, OpenOffice, ecc.), eventualmente firmato digitalmente

 se il documento allegato è un file .pdf ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo a cui è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni degli scanner più evoluti permettono di compiere quest’ultima operazione automaticamente.

Ne consegue che Titulus NON è in grado di svolgere le ricerche all’interno di file ottenuti mediante scansione di documenti a cui non è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri.

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.3.2 Ricerca in base a parola chiave nell’oggetto

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nell’oggetto.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi

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Figura 33

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.3.3 Ricerca in base a parola chiave nelle note

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle note.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in giallo in Figura 33 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note, l’utente può scrivere:

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.3.4 Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle annotazioni. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in verde in Figura 33 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

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Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni e scrive la parola

“fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni, l’utente può scrivere:

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.3.5 Ricerca in base a classificazione

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base alla classificazione che gli è stata attribuita.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi

paragrafo 5.3), scrivere il titolo e la classe nell’area evidenziata in viola in Figura 33 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Il titolo e la classe devono essere nella forma titolo/classe scritti in cifre arabe (ad esempio 1/5).

5.3.6 Ricerca in base al mittente

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base al loro mittente. La ricerca può essere effettuata in vari modi:

 Ricerca in base al nome del mittente. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il nome del mittente nell’area evidenziata in rosso in Figura 34 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca in base al codice fiscale del mittente. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il codice fiscale del mittente nell’area evidenziata in verde in Figura 34 e, infine, cliccare sul pulsante

che si trova nella colonna di sinistra. La ricerca in base al codice fiscale del mittente può essere effettuata solo nel caso in cui il valore sia stato valorizzato nell’anagrafica del mittente.

 Ricerca in base alla partita IVA del mittente. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la partita IVA del mittente nell’area evidenziata in viola in Figura 34 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. La ricerca in base alla partita IVA del mittente può essere effettuata solo nel caso in cui il valore sia stato valorizzato nell’anagrafica del mittente.

 Ricerca in base al nome del firmatario. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il nome del firmatario nell’area evidenziata in giallo in Figura 34 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. La ricerca in base al nome del firmatario può essere effettuata solo nel

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33 nell’area evidenziata in rosa in Figura 34 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. La ricerca in base al ruolo del firmatario può essere effettuata solo nel caso in cui il valore sia stato valorizzato in fase di protocollazione del documento.

Figura 34

5.3.7 Ricerca in base a mezzo di invio

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base al loro mezzo di invio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il mezzo di invio ricercato nell’area evidenziata in arancione in Errore. L'origine riferimento non è stata trovata. e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Il mezzo di invio deve essere scritto per intero. Ad esempio, se l’utente scrive solamente

“Raccomandata”, il sistema non mostrerà i documenti inviati mediante “Raccomandata AR”.

Nel caso in cui si voglia scrivere solo parte del nome, occorre farla precedere e seguire dall’asterisco (*). Ad esempio, se l’utente scrive “*Raccomandata*” il sistema mostrerà anche i documenti inviati mediante “Raccomandata AR”.

5.3.8 Ricerca in base a data o numero di protocollo

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla data di protocollazione o al numero di protocollo:

 Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato intervallo. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere gli estremi dell’intervallo nell’area evidenziata in rosso in Figura 35 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l’anno nell’area evidenziata in verde in Figura 35.

 Ricerca dei documenti protocollati in un dato intervallo temporale. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la data di inizio e fine dell’intervallo temporale nell’area evidenziata in giallo in Figura