Ricerca in base alla data di protocollazione del mittente

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base alla data di protocollazione da parte del mittente. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la data di inizio e fine dell’intervallo temporale nell’area evidenziata in giallo in Figura 37 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Nel caso in cui non venga indicata la data di fine dell’intervallo, il sistema la considera coincidente con la data di inizio specificata.

Ovviamente, la ricerca in base alla data di protocollazione del mittente può essere effettuata solo nel caso in cui il valore sia stato valorizzato in fase di protocollazione del documento.

35 Le date devono essere inserite nel formato gg/mm/aaaa.

Per l’inserimento delle date è possibile utilizzare il calendario cliccando sull’icona che si trova immediatamente alla destra del campo da compilare.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

5.3.11 Ricerca in base ad assegnazione

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla loro assegnazione per competenza o per conoscenza:

 Ricerca dei documenti assegnati per competenza ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il nome dell’assegnatario per competenza nell’area evidenziata in rosso in Figura 37 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca dei documenti assegnati per competenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in verde in Figura 37 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il nome dell’assegnatario per conoscenza nell’area evidenziata in arancione in Figura 37 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in viola in Figura 37 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca dei documenti assegnati come incarico ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il nome dell’incaricato nell’area evidenziata in giallo in Figura 37 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 37

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

5.3.12 Ricerca in base a protocollista

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base al protocollista che li ha registrati nel sistema. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere il nome del protocollista nell’area evidenziata in rosso in Figura 38 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 38

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Il cognome della persona ricercata deve essere scritto per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti registrati da Mario Rossi e scrive la parola “Ros”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti registrati da Mario Rossi, l’utente può scrivere:

 Il cognome “Rossi” nella sua interezza

 le prime lettere del cognome “Rossi”, seguite da “*” (ad esempio “Ros*”)

5.4 Ricerca tra documenti in partenza

Per svolgere una ricerca tra i documenti protocollati in partenza, occorre accedere alla schermata principale e cliccare sul pulsante “Protocollo PARTENZA” evidenziato in rosso in Figura 39.

Figura 39

In questo modo il sistema apre la schermata di Figura 40. Per svolgere le ricerche è necessario compilare uno o più campi presenti nella schermata e cliccare sul pulsante presente nella colonna di sinistra.

Compilando più campi nella schermata di ricerca, il sistema mostra i documenti che verificano TUTTE le condizioni inserite.

Il sistema permette anche di restringere la ricerca dei documenti all’interno di particolari gruppi:

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti annullati, occorre apporre il segno di

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 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti NON annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti NON annullati”, evidenziato in verde in Figura 40, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti inviati tramite interoperabilità (ad esempio i documenti ricevuti tramite PEC), occorre apporre il segno di spunta alla voce “Documenti inviati tramite interoperabilità”, evidenziato in arancione in Figura 40, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti NON inviati tramite interoperabilità, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Documenti NON inviati tramite interoperabilità”,

evidenziato in viola in Figura 40, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

Figura 40

Vediamo adesso nel dettaglio alcune delle tipologie di ricerca più comuni che possono essere svolte mediante la schermata di Figura 40.

5.4.1 Ricerca in base a parola chiave generica

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti che contengono al proprio interno o all’interno della loro scheda di registrazione una parola indicata:

 Ricerca solo tra i dati presenti nella scheda di registrazione (oggetto, mittente o

destinatario, note, annotazioni, ecc.). Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della

ricerca tra documenti in partenza (vedi paragrafo 5.4), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in rosso in Figura 41 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca solo all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in partenza (vedi paragrafo 5.4), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in verde in Figura 41 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

 Ricerca tra i dati presenti nella scheda di registrazione e all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in partenza (vedi paragrafo 5.4), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in giallo in Figura 41 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 41

La ricerca all’interno dei documenti allegati ad una registrazione può essere effettuata solo nei seguenti casi:

 se il documento allegato è un file generato da un programma di videoscrittura (Word, OpenOffice, ecc.), eventualmente firmato digitalmente

 se il documento allegato è un file .pdf ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo a cui è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni degli scanner più evoluti permettono di compiere quest’ultima operazione automaticamente.

Ne consegue che Titulus NON è in grado di svolgere le ricerche all’interno di file ottenuti mediante scansione di documenti a cui non è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”)

39 paragrafo 5.4), scrivere la parola chiave ricercata nell’area evidenziata in rosso in Figura 42 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 42

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.4.3 Ricerca in base a parola chiave nelle note

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle note.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in partenza (vedi paragrafo 5.4), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in giallo in Figura 42 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note, l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.4.4 Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle annotazioni. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in partenza (vedi paragrafo 5.4), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in verde in Figura 42 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di

Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni e scrive la parola

“fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni, l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.4.5 Ricerca in base a classificazione

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base alla classificazione che gli è stata attribuita.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in partenza (vedi paragrafo 5.4), scrivere il titolo e la classe nell’area evidenziata in viola in Figura 42 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Il titolo e la classe devono essere nella forma titolo/classe scritti in cifre arabe (ad esempio 1/5).