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Figura 54
In questo modo il sistema apre la schermata di Figura 56. Per svolgere le ricerche è necessario compilare uno o più campi presenti nella schermata e cliccare sul pulsante presente nella colonna di sinistra.
Compilando più campi nella schermata di ricerca, il sistema mostra i documenti che verificano TUTTE le condizioni inserite.
Il sistema permette anche di restringere la ricerca dei documenti all’interno di particolari gruppi:
Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti annullati”, evidenziata in blu in Figura 56, prima di procedere con la ricerca vera e propria.
Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti NON annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti NON annullati”, evidenziata in verde in Figura 56, prima di procedere con la ricerca vera e propria.
Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra le bozze di documenti, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo bozze di documenti”, evidenziata in viola in Figura 56, prima di procedere con la ricerca vera e propria.
Inoltre, prima di procedere con una ricerca, occorre specificare il repertorio (o i repertori) all’interno dei quali vogliamo svolgere la ricerca. Per far questo occorre mettere i segni di spunta ai repertori che interessano nell’area evidenziata di rosso in Figura 56.
Cliccando sull’icona il sistema pone il segno di spunta a TUTTI i repertori Cliccando sull’icona il sistema toglie il segno di spunta a TUTTI i repertori
Nel caso in cui si cerchi di avviare una ricerca senza aver selezionato almeno un repertorio, il sistema mostra il messaggio di errore di Figura 55.
Figura 55
Figura 56
Vediamo adesso nel dettaglio alcune delle tipologie di ricerca più comuni che possono essere svolte mediante la schermata di Figura 56.
5.6.1 Ricerca in base a parola chiave generica
Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti che contengono al proprio interno o all’interno della loro scheda di registrazione una parola indicata:
Ricerca solo tra i dati presenti nella scheda di registrazione (oggetto, mittente o
destinatario, note, annotazioni, ecc.). Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in rosso in Figura 57 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Ricerca solo all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori
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Ricerca tra i dati presenti nella scheda di registrazione e all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in blu in Figura 57 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Figura 57
La ricerca all’interno dei documenti allegati ad una registrazione può essere effettuata solo nei seguenti casi:
se il documento allegato è un file generato da un programma di videoscrittura (Word, OpenOffice, ecc.), eventualmente firmato digitalmente
se il documento allegato è un file .pdf ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo a cui è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni degli scanner più evoluti permettono di compiere quest’ultima operazione automaticamente.
Ne consegue che Titulus NON è in grado di svolgere le ricerche all’interno di file ottenuti mediante scansione di documenti a cui non è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri.
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.
Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:
la parola “fattura” nella sua interezza
le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.6.2 Ricerca in base a parola chiave nell’oggetto
Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nell’oggetto.
Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere la parola chiave ricercata nell’area evidenziata in rosso in Figura 58 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Figura 58
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.
Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:
la parola “fattura” nella sua interezza
le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.6.3 Ricerca in base a parola chiave nelle note
Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle note.
Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in blu in Figura 50 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.
Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note, l’utente può scrivere:
la parola “fattura” nella sua interezza
le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.6.4 Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni
Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle annotazioni. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in verde in Figura 50 e, infine, cliccare sul pulsante
che si trova nella colonna di sinistra.
55 Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni e scrive la parola
“fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.
Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni, l’utente può scrivere:
la parola “fattura” nella sua interezza
le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.6.5 Ricerca in base a classificazione
Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base alla classificazione che gli è stata attribuita.
Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere il titolo e la classe nell’area evidenziata in viola in Figura 50 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
Il titolo e la classe devono essere nella forma titolo/classe scritti in cifre arabe (ad esempio 1/5).
5.6.6 Ricerca in base all’assegnazione
Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla loro assegnazione per competenza o per conoscenza:
Ricerca dei documenti assegnati per competenza ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere il nome dell’assegnatario per competenza nell’area evidenziata in rosso in Figura 59 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Ricerca dei documenti assegnati per competenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in verde in Figura 59 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere il nome dell’assegnatario per conoscenza nell’area evidenziata in viola in Figura 59 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6),
scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in blu in Figura 59 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Ricerca dei documenti assegnati come incarico ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio o i repertori su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere il nome dell’incaricato nell’area evidenziata in rosa in Figura 59 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.
Figura 59
Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.
5.6.7 Ricerca in base a data o numero di repertorio
Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base al numero di repertorio o in base alla data di inserimento a repertorio.
Ricerca dei documenti con numero di repertorio appartenente ad un dato intervallo. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere gli estremi dell’intervallo nell’area evidenziata in rosso in Figura 60 e, infine, cliccare sul pulsante
che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l’anno nell’area evidenziata in verde in Figura 60.
Ricerca dei documenti inseriti a repertorio in un dato intervallo temporale. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e
selezionare il repertorio su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere la data di inizio e fine dell’intervallo temporale nell’area evidenziata in viola Figura 60 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Nel caso in cui non venga indicata la data di fine dell’intervallo, il sistema la considera coincidente con la data di inizio specificata.
Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato insieme. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti inseriti a repertorio e selezionare il repertorio su cui vuol effettuare la ricerca (vedi paragrafo 5.6), scrivere la lista dei numeri di repertorio che interessano nell’area evidenziata in blu in Figura 60 (i numeri di protocollo devono essere separati da virgole) e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l’anno nell’area evidenziata in verde in Figura 60.