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5.2 R ICERCA GLOBALE

5.2.1 Ricerca in base a parola chiave generica

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti che contengono al proprio interno o all’interno della loro scheda di registrazione una parola indicata:

Ricerca solo tra i dati presenti nella scheda di registrazione (oggetto, mittente o

destinatario, note, annotazioni, ecc.). Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in rosso in Figura 25 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Ricerca solo all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla

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Ricerca tra i dati presenti nella scheda di registrazione e all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in giallo in Figura 25 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 25

La ricerca all’interno dei documenti allegati ad una registrazione può essere effettuata solo nei seguenti casi:

 se il documento allegato è un file generato da un programma di videoscrittura (Word, OpenOffice, ecc.), eventualmente firmato digitalmente

 se il documento allegato è un file .pdf ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo a cui è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni degli scanner più evoluti permettono di compiere quest’ultima operazione automaticamente.

Ne consegue che Titulus NON è in grado di svolgere le ricerche all’interno di file ottenuti mediante scansione di documenti a cui non è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.2.2 Ricerca in base a parola chiave nell’oggetto

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nell’oggetto.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere gli estremi dell’intervallo nell’area evidenziata in rosso in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante

che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 26

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.2.3 Ricerca in base a parola chiave nelle note

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle note.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in giallo in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle note, l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”)

5.2.4 Ricerca in base a parola chiave nelle annotazioni

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle annotazioni. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in verde in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

25 Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni e scrive la parola

“fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti che hanno la parola “fattura” nelle annotazioni, l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”)

5.2.5 Ricerca in base a classificazione

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base alla classificazione che gli è stata attribuita.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il titolo e la classe nell’area evidenziata in viola in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Il titolo e la classe devono essere nella forma titolo/classe scritti in cifre arabe (ad esempio 1/5).

5.2.6 Ricerca in base a mezzo di invio

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti in base al loro mezzo di invio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il mezzo di invio ricercato nell’area evidenziata in arancione in Figura 26 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Il mezzo di invio deve essere scritto per intero. Ad esempio, se l’utente scrive solamente

“Raccomandata”, il sistema non mostrerà i documenti inviati mediante “Raccomandata AR”.

Nel caso in cui si voglia scrivere solo parte del nome, occorre farla precedere e seguire dall’asterisco (*). Ad esempio, se l’utente scrive “*Raccomandata*” il sistema mostrerà anche i documenti inviati mediante “Raccomandata AR”.

5.2.7 Ricerca in base a data o numero di protocollo

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla data di protocollazione o al numero di protocollo:

Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato intervallo. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere gli estremi dell’intervallo nell’area evidenziata in rosso in Figura 27 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l’anno nell’area evidenziata in verde in Figura 27.

Ricerca dei documenti con numero di protocollo appartenente ad un dato insieme. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la lista dei numeri di protocollo che interessano nell’area evidenziata in giallo in Figura 27 (i numeri di protocollo devono essere separati da virgole) e, infine, cliccare sul pulsante

che si trova nella colonna di sinistra. Di default il sistema svolge la ricerca tra i documenti protocollati nell’anno corrente. Nel caso in cui la ricerca debba essere svolta in un anno diverso da quello corrente, occorre prima indicare l’anno nell’area evidenziata in verde in Figura 27.

Ricerca dei documenti protocollati in un dato intervallo temporale. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere la data di inizio e fine dell’intervallo temporale nell’area evidenziata in blu in Figura 27 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra. Nel caso in cui non venga indicata la data di fine dell’intervallo, il sistema la considera coincidente con la data di inizio specificata.

Figura 27

Le date devono essere inserite nel formato gg/mm/aaaa.

Per l’inserimento delle date è possibile utilizzare il calendario cliccando sull’icona che si trova immediatamente alla destra del campo da compilare.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

5.2.8 Ricerca in base ad assegnazione

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base alla loro assegnazione per competenza o per conoscenza:

Ricerca dei documenti assegnati per competenza ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il

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Ricerca dei documenti assegnati per competenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in verde in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante

che si trova nella colonna di sinistra.

Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’assegnatario per conoscenza nell’area evidenziata in arancione in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Ricerca dei documenti assegnati per conoscenza a persone di un dato ufficio. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in viola in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante

che si trova nella colonna di sinistra.

Ricerca dei documenti assegnati come incarico ad una data persona. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’incaricato nell’area evidenziata in giallo in Figura 28 e, infine, cliccare sul pulsante

che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 28

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

5.2.9 Ricerca in base a protocollista

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti in base al protocollista che li ha registrati nel sistema.

Ricerca in base al nome del protocollista. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome del protocollista nell’area evidenziata in rosso in Figura 29 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Ricerca in base all’ufficio del protocollista. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca globale (vedi paragrafo 5.2), scrivere il nome dell’ufficio nell’area evidenziata in verde in Figura 29 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 29

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di

Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Il cognome della persona ricercata deve essere scritto per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare i documenti registrati da Mario Rossi e scrive la parola “Ros”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere i documenti registrati da Mario Rossi, l’utente può scrivere:

 Il cognome “Rossi” nella sua interezza

 le prime lettere del cognome “Rossi”, seguite da “*” (ad esempio “Ros*”)

5.3 Ricerca tra documenti in arrivo

Per svolgere una ricerca tra i documenti protocollati in ingresso (sia documenti protocollati il giorno del loro arrivo, sia i documenti protocollati differiti), occorre accedere alla schermata principale e cliccare sul pulsante “Protocollo ARRIVO” evidenziato in rosso in Figura 30.

Figura 30

In questo modo il sistema apre la schermata di Figura 31.

Per svolgere le ricerche è necessario compilare uno o più campi presenti nella schermata e cliccare sul pulsante presente nella colonna di sinistra.

Compilando più campi nella schermata di ricerca, il sistema mostra i documenti che verificano TUTTE le condizioni inserite.

Il sistema permette anche di restringere la ricerca dei documenti all’interno di particolari gruppi:

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti annullati”, evidenziato in rosso in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti NON annullati, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Solo documenti NON annullati”, evidenziato in verde in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti ricevuti tramite interoperabilità (ad esempio i documenti ricevuti tramite PEC), occorre apporre il segno di spunta alla voce “Documenti ricevuti tramite interoperabilità”, evidenziato in arancione in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti non ricevuti tramite interoperabilità, occorre apporre il segno di spunta alla voce “Documenti NON ricevuti tramite interoperabilità”,

evidenziato in viola in Figura 31, prima di procedere con la ricerca vera e propria.

 Se vogliamo svolgere la ricerca solo tra i documenti protocollati come protocollo differito,

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Figura 31

Vediamo adesso nel dettaglio alcune delle tipologie di ricerca più comuni che possono essere svolte mediante la schermata di Figura 31.

5.3.1 Ricerca in base a parola chiave generica

Il sistema Titulus mette a disposizione vari modi per ricercare i documenti che contengono al proprio interno o all’interno della loro scheda di registrazione una parola indicata:

Ricerca solo tra i dati presenti nella scheda di registrazione (oggetto, mittente o

destinatario, note, annotazioni, ecc.). Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in rosso in Figura 32 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Ricerca solo all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in verde in Figura 32 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Ricerca tra i dati presenti nella scheda di registrazione e all’interno dei documenti allegati. Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola da ricercare nell’area evidenziata in giallo in Figura 32 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Figura 32

La ricerca all’interno dei documenti allegati ad una registrazione può essere effettuata solo nei seguenti casi:

 se il documento allegato è un file generato da un programma di videoscrittura (Word, OpenOffice, ecc.), eventualmente firmato digitalmente

 se il documento allegato è un file .pdf ottenuto dalla scansione di un documento cartaceo a cui è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni degli scanner più evoluti permettono di compiere quest’ultima operazione automaticamente.

Ne consegue che Titulus NON è in grado di svolgere le ricerche all’interno di file ottenuti mediante scansione di documenti a cui non è stato applicato un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.3.2 Ricerca in base a parola chiave nell’oggetto

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nell’oggetto.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra i documenti in arrivo (vedi

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Figura 33

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di Figura 22. In questo caso, per tornare alla schermata principale occorre cliccare sul pulsante , evidenziato in rosso in figura.

Le parole ricercate devono essere scritte per intero. Ne consegue che se l’utente vuole individuare tutte le fatture a cui ha accesso e scrive la parola “fattur”, il sistema non individua nessun documento che verifichi le condizioni.

Per ottenere tutte le fatture l’utente può scrivere:

 la parola “fattura” nella sua interezza

 le prime lettere della parola “fattura”, seguite da “*” (ad esempio “fatt*”) 5.3.3 Ricerca in base a parola chiave nelle note

Il sistema Titulus permette di ricercare i documenti che contengono una data parola chiave nelle note.

Per far questo l’utente deve accedere alla schermata della ricerca tra documenti in arrivo (vedi paragrafo 5.3), scrivere la parola ricercata nell’area evidenziata in giallo in Figura 33 e, infine, cliccare sul pulsante che si trova nella colonna di sinistra.

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di

Dopo aver cliccato sul pulsante , il sistema mostra l’elenco dei documenti a cui l’utente può accedere che verificano le condizioni indicate (per la gestione dell’elenco dei documenti vedi paragrafo 4.1). Nel caso in cui il documento non sia presente all’interno del sistema, questi mostra la schermata di