I presidi antiriciclaggio: la funzione antiriciclaggio

Nell’assetto organizzativo aziendale, una figura centrale è rappresentata dalla funzione antiriciclaggio: questa ha il compito di verificare il corretto modus                                                                                                                

167 _{Ai sensi dell’art. 25-octies del d. lgs. 231/2001, l’organismo di vigilanza è un organo parallelo alla funzione}

operandi su tutta l’operatività svolta dall’azienda, attivandosi anche come unità di

supporto e consulenza sulle scelte gestionali, procedurali e sui prodotti/servizi di nuovo corso. Per permettere scelte scevre da qualsiasi influenza gerarchica, la funzione è «indipendente e dotata di risorse qualitativamente e quantitativamente

adeguate ai compiti da svolgere, eventualmente attivabili anche in autonomia»168. Può accedere, altresì, a tutte le informazioni rilevanti per la propria attività e può essere incardinata in strutture organizzative diverse, purché si provveda alla nomina di un responsabile. Quest’ultimo può coincidere con il responsabile del controllo di conformità (per la contiguità delle attività assegnategli) o con il risk manager (in quanto, appunto, deputato alla gestione dei rischi dell’azienda), ma non con un membro dell’internal audit (in quanto si realizzerebbe una commistione tra i ruoli di controllati e controllori tale da indurre in potenziali situazioni di conflitto d’interesse); in ogni caso, non deve avere responsabilità dirette di aree operative. Va da sé che, per la rilevanza del ruolo, la persona incaricata deve possedere adeguati requisiti di «indipendenza, autorevolezza e professionalità»169.

Tra i compiti affidategli, la funzione antiriciclaggio verifica nel continuo (on

going) che le procedure siano idonee e coerenti con le norme AR, in particolare:

• identifica le norme applicabili e ne valuta l’impatto sul sistema aziendale, collaborando nella definizione di un sistema interno adeguato;

• presta consulenza e assistenza a tutti i livelli per una migliore difesa dell’azienda dai fenomeni in tema;

168 _{Cfr. Cap. Secondo, Sez. I, pag. 16 del Provvedimento.} 169 _{Cfr. Cap. Secondo, Sez. I, pag. 17 del Provvedimento.}  

• verifica il funzionamento dell’AUI e invia mensilmente alla UIF i dati aggregati concernenti le relative registrazioni;

• cura e predispone in accordo con i vertici aziendali, il piano di formazione per tutto il personale, elaborando altresì i flussi informativi necessari (circolari interne o relazioni agli organi aziendali);

• si occupa dei casi più rilevanti di rischio di riciclaggio, prestando la propria attività nell’ambito della adeguata verifica rafforzata (o comunque supervisionando tale processo).

• compie controlli a campione sull’adeguatezza delle procedure predisposte, proponendo le relative misure correttive da intraprendere.

La funzione antiriciclaggio, infine, può essere esternalizzata, ma la responsabilità per una corretta gestione rimane in capo all’intermediario; infatti, quest’ultimo deve comunque nominare «un preposto interno il quale avrà il compito di monitorare le

modalità di svolgimento del servizio da parte dell’outsourcer»170. A sua volta, il corretto agere della funzione antiriciclaggio è oggetto di un ulteriore presidio, identificabile nella funzione di revisione interna (internal audit).

3.3.2 (segue): il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette

«Ai sensi dell’art. 42 comma 4 del decreto 231/2007, compete al titolare

dell’attività, al legale rappresentante dell’impresa ovvero ad un suo delegato: - valutare le segnalazioni di operazioni sospette pervenute;

                                                                                                                170 _{RAZZANTE R., op.cit., pag. 122.}

- trasmettere alla UIF le segnalazioni ritenute fondate»171.

La persona nominata deve avere adeguati requisiti, molto simili a quelli richiesti al responsabile antiriciclaggio, tanto che la delega può essere conferita alla stessa persona. Il nominativo deve comunque essere comunicato alla UIF, in quanto sarà deputato a farvi da intermediario in caso di richieste di maggiori informazioni da parte della citata Autorità. Il provvedimento precisa che il responsabile delle operazioni sospette può consentire che i nominativi dei clienti oggetto di segnalazione siano consultabili da parte delle altre strutture aziendali, in modo da trarne le relative conseguenze in merito all’apertura di nuovi rapporti o alla chiusura di quelli preesistenti.

3.3.3 (segue): la funzione di revisione interna

La funzione di internal audit (revisione interna) è volta ad una verifica di terzo livello, ultimo step di controllo sull’adeguatezza delle misure e procedure in atto. Alla stessa, sono affidati perciò compiti di indagine e attività ispettive per verificare di volta in volta:

• il rispetto degli obblighi di adeguata verifica;

• l’acquisizione e la conservazione delle informazioni ottenute; • il corretto funzionamento dell’AUI;

171 _{Cfr. Cap. Secondo, Sez. II, pag. 19 del Provvedimento. Per ausilio, si ricorda che l’art. 42 comma 4 recita:}

«Il titolare dell'attività, il legale rappresentante o un suo delegato esamina le segnalazioni pervenutegli e,

qualora le ritenga fondate tenendo conto dell'insieme degli elementi a sua disposizione, anche desumibili dall'archivio unico informatico, le trasmette alla UIF prive del nominativo del segnalante.»

• la consapevolezza del personale in merito agli obblighi antiriciclaggio, specificatamente per gli obblighi di collaborazione attiva, con verifiche periodiche, più frequenti laddove si sia più soggetti al rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo;

• svolgere interventi di follow-up per risolvere le criticità emerse.

3.3.4 (segue): presidi in materia di rete distributiva e mediatori

Non è una novità che molti dei soggetti destinatari prevedano abitualmente la vendita dei loro servizi tramite mediatori o agenti, ovvero tramite le offerte cosiddette “fuori sede”: quando gli intermediari, per tali attività, si servono di soggetti legati da vincoli contrattuali, devono «adottare ogni precauzione

necessaria» per il rispetto delle disposizioni antiriciclaggio, quali ad esempio la

corretta applicazione delle regole di condotta e strutture idonee per poterle seguire, adottare specifici programmi di formazione e monitorare tempestivamente la trasmissione del flusso di dati necessari per l’iscrizione delle operazioni in AUI (entro 30 giorni). Per tali scopi, i destinatari possono altresì compiere delle verifiche ispettive periodiche.

Quando i soggetti di cui si avvale l’intermediario non sono invece dotati di mandato o vincolo contrattuale, l’intermediario non è comunque esente dalle responsabilità connesse al rispetto della normativa AR; esso deve, infatti, verificare che le informazioni fornite dai soggetti prima citati siano veritiere e che vengano correttamente registrate in AUI.

3.3.5 (segue): la formazione del personale

Il Provvedimento dedica una sezione ad hoc al tema della formazione del personale; si è già avuto modo di vedere molte volte come questo aspetto sia fondamentale, tanto da essere citato in varie occasioni nel documento e nella normativa antiriciclaggio in generale. Qui troviamo scritto che è necessaria una «piena consapevolezza delle finalità e dei principi (...) e delle responsabilità che

possono derivare dal mancato adempimento degli obblighi di legge»172_{; devono}

esserci programmi di formazione calibrati in base alle peculiarità del soggetto, prestando maggiore attenzione a quelle funzioni più a contatto con la clientela e, ovviamente, a quella antiriciclaggio (che deve operare trasversalmente all’interno dell’azienda). L’attività formativa deve essere continua e sistematica173, tanto da sfociare in una “cultura antiriciclaggio” espressione della volontà politica dei vertici aziendali di predisporre tutte le misure necessarie per il rispetto della normativa e della salvaguardia della sana e prudente gestione174.

3.4 La Circolare 285/2013 e le relazioni con il Provvedimento emanato ai sensi