OBIETTIVI E NASCITA DEL PROGETTO
Il sistema di sperimentazione di una cartella clinica informatizzata introdotto nelle strutture di Clinica Ematologica TMO ed Oncologia DH dell’Azienda Ospedaliera di Perugia denominato “Progetto H” ha, come obiettivo principale, quello di sostituire la tradizionale cartella clinica su supporto cartaceo con un sistema computerizzato che sia in grado di facilitare la gestione di tutte le informazioni riguardanti i singoli pazienti.
L’analisi del progetto sperimentale è stata condotta presso il reparto di Ematologia TMO attraverso:
- interviste strutturate secondo una griglia di domande;
- osservazione partecipe della gestione del programma;
- analisi dei documenti generati.
Il progetto nasce dall’esigenza di utilizzare, in una struttura ad altissima complessità assistenziale, qual’è l’Unità Operativa di Ematologia TMO di Perugia, uno strumento avanzato di gestione delle informazioni. L’implementazione di una cartella clinica informatizzata ha richiesto una preparazione all’utilizzo pratico di circa 4 anni e, durante tale periodo, il personale si è interrogato sugli obiettivi del progetto, sui miglioramenti che poteva apportare in termini di migliore gestione del materiale documentale, miglioramenti a carico dell’assistenza erogata, miglioramenti nella gestione dei carichi di lavoro, possibilità di operare ricerche sul proprio operato professionale.
Dal lato Infermieristico creare una cartella digitalizzata ha rappresentato certamente un forte stimolo alla mobilitazione di energie, elementi motivazionali, potenziamento di sé, stimolazione alla ricerca ed alla formazione professionale.
Tutti aspetti che possono tradursi nell’erogazione di un’assistenza di qualità.
56 STRUTTURA DEL SISTEMA
Contrariamente a quelle che sono oggi le tendenze in campo infermieristico, la scelta operata dalla Clinica Ematologica è stata quella di non usare uno strumento strutturato secondo l’iter mentale messo in atto nel piano assistenziale infermieristico (raccolta dati – formulazione del problema rilevato – diagnosi infermieristica – obiettivi – erogazione di atti assistenziali specifici – valutazione), bensì si è scelto di adottare, almeno in questa fase iniziale, uno strumento più simile a quello precedentemente utilizzato su supporto cartaceo.
Tale modello si componeva di una scheda di anamnesi riportante i dati anagrafici del paziente, la diagnosi di ingresso, patologie concomitanti o pregresse, parametri vitali, stato nutrizionale ed abitudini alimentari, eventuali allergie a farmaci – presidi o alimenti, abitudini di vita, utilizzo di particolari presidi, grado di autosufficienza, presenza di CVC, CV, PORT o altro.
In una seconda scheda era riportato il diario assistenziale integrato giornaliero.
Rispetto ai componenti hardware, la scelta è stata quella di dotarsi di postazioni desktop dislocate in varie stanze, sia per medici che per infermieri.
Una seconda fase del progetto prevede invece l’introduzione di palmari, ad integrazione dei sistemi fissi già dislocati. In questo modo il personale avrà l’opportunità di registrare le prestazioni e le osservazioni in modo maggiormente contestuale.
Il software utilizzato è stato fornito da un’Azienda di gestione di software sanitari di Asti, la quale ha fornito al personale interessato dal progetto anche assistenza e formazione.
Il server di gestione è situato presso l’Azienda fornitrice, questo ha richiesto un collegamento alla rete internet in tutte le postazioni hardware della Clinica, l’archivio centrale dei dati si trova pertanto ad Asti.
Nella fase attuale il programma non è ancora collegato alla rete aziendale ospedaliera, pertanto resta scollegato dal resto dei servizi sanitari, quali il laboratorio di analisi, il servizio di farmacia interna, il servizio radiologico, il servizio di microbiologia.
Il sistema è sviluppato con caratteristiche di flessibilità ed espandibilità, al fine di potersi adattare alle più diverse realtà cliniche.
A tutela della privacy del paziente, l’accesso al sistema è consentito solo al personale autorizzato attraverso una password personale e si ha l’opportunità di gestire la sola documentazione di propria competenza.
57 Il sistema gestisce, attraverso opportune interfacce utente, i dati relativi al ricovero del paziente, l’anamnesi, gli esami obiettivi, il diario clinico, gli eventi e gli interventi compiuti, i referti degli esami diagnostico/strumentali eseguiti durante il ricovero ospedaliero.
La schermata iniziale è suddivisa in isole funzionali di facile gestione, riguardanti l’anamnesi del paziente, il diario ed i parametri infermieristici, la terapia, la gestione degli esami diagnostici, l’agenda appuntamenti.
Queste sono state realizzate secondo impostazioni di massima ergonomia e praticità, consentendo così una gestione ottimale di tutto il processo diagnostico – terapeutico - assistenziale.
Tutti i dati acquisiti sono strutturati secondo il grado di complessità dell’evento che si intende memorizzare e vengono univocamente identificati e registrati in un Archivio Centrale, che viene utilizzato anche come archivio storico dei pazienti.
In tale modo si ha sempre accesso ai dati relativi a precedenti ricoveri e si ha l’opportunità di immagazzinare informazioni per svolgere future indagini di tipo statistico, epidemiologico, assistenziale, gestionale.
58 VANTAGGI DEL SISTEMA
Il sistema presenta innumerevoli vantaggi dal punto di vista della gestione dei dati e dal punto di vista della gestione assistenziale del paziente, infatti:
- vi è un’ottima gestione dei dati del paziente, dinamica, intuitiva, ergonomica, polifunzionale;
- vi è un’ottima registrazione e gestione del lavoro svolto dal personale;
- sono presenti varie postazioni desktop per medici ed infermieri, questo permette a più professionisti di lavorare nello stesso momento ma attraverso uno strumento unico;
- il personale verrà presto dotato di palmari per realizzare una immissione di dati contestuale alla erogazione delle prestazioni infermieristiche;
- vi è un’ottima gestione della terapia, con stampa immediata di report per orari e con stampa di etichette da apporre alla terapia endovena da somministrare;
- la funzione “Agenda” aiuta ad avere una visione immediata circa le trasfusioni sanguigne che sono state effettuate, le medicazioni da effettuare ad intervalli temporali prestabiliti dai protocolli (ad es. medicazioni di CVC o PORT), la periodica sostituzione di presidi (ad es. catetere vescicale o SNG), consulenze specialistiche effettuate, manovre invasive, programmazione di esami diagnostici (esami sanguigni, TAC, RMN, ecografie o altro), visione d’insieme di tutte le fasi previste per il trapianto di midollo osseo;
- è presente un’interfaccia grafica che permette l’immediata visione d’insieme del decorso clinico del paziente durante il ricovero.
59 LIMITAZIONI DEL SISTEMA:
- La fascia di utenza cui si rivolge il progetto è solamente il personale medico ed infermieristico, per il momento non sono previste integrazioni per altri professionisti;
- non è ancora prevista la presenza di una firma digitale dei professionisti che compilano la cartella, questo non permette di conoscere l’autore del diario clinico, della terapia o altro, a meno che non si stampi su modello cartaceo tale documento e si apponga una firma a penna);
- non vi è ancora collegamento con il resto dei servizi aziendali in rete, pertanto non è possibile evadere in modo digitale richieste di esami diagnostici, prenotazioni, ordini di farmaci e presidi, effettuare comunicazioni con altre Unità Operative;
- il personale interessato al progetto ha inizialmente presentato alcune resistenze alla novità introdotta, questo potrebbe essere stato causato da un iniziale processo formativo strutturato in modo inadatto;
- l’Azienda Ospedaliera richiede ancora (in questa prima fase di sperimentazione), la contemporanea stampa su supporto cartaceo dell’intera cartella clinica al termine del ricovero, da archiviarsi secondo la modalità tradizionale;
- vi è la completa assenza di un linguaggio standardizzato attraverso l’uso di campi predefiniti, la scrittura del diario assistenziale è completamente libera e questo non riduce la possibilità di ripetizioni ed errori nella trascrizione dati;
- non vi è, in questa fase, alcuna possibilità di usare il programma per operare ricerche infermieristiche circa il grado di soddisfazione finale dell’utente, i risultati raggiunti attraverso l’operato professionale, ricerche di tipo statistico, epidemiologico, assistenziale o gestionale;
- non è possibile avere lo strumento informatico durante la visita o durante l’erogazione delle attività assistenziali, al momento mancano infatti dotazioni strumentali tipo bedside, palmari o computer portatili.
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