Capitolo 2: La Business Intelligence a supporto del management
2.3 I benefici della Business intelligence per le aziende
2.3.1 L’intelligence per migliorare la performance aziendale: studi condotti in Italia
Tutti i settori possono trarre vantaggio da una buona conduzione aziendale basata su una corretta gestione del dato, sia per prendere decisioni immediate, sia come supporto alla pianificazione e al controllo del business.
«Alcuni settori hanno maturato prima di altri l’esperienza di BI, come le aziende
che producono e vendono alla grande distribuzione» 46 – spiega Iuris Cella,
46
offering manager Sage ERP X3 di Gruppo Formula 47«Quelle manifatturiere, invece, si sono mosse successivamente per analizzare soprattutto il rapporto con i fornitori e la gestione della domanda». E secondo Bazzana di Alten Italia48, il fatto che i clienti che domandano soluzioni di BI appartengano a tutti i settori, dal banking alle telecomunicazioni, passando dal manufacturing ai media, è segno che non c’è manager che non voglia imparare qualcosa in più dai propri dati. La strada migliore per avere un’ottimizzazione dei processi è gestire l’integrazione tra strumenti di BI e sistemi ERP, infatti per avere dati di vendita, marketing e amministrazione integrati bisogna mettere in atto questi potenti strumenti per avere un supporto decisionale e ottenere una visione unitaria.
È la parola di alcuni CFO che vedono la soluzione nella logica integrata tra sistemi ERP e sistemi di BI, che magari fino a qualche tempo fa era impensabile perché facente parte di due aree diverse e le lingue parlate erano differenti.
La loro corretta comunicazione, così anche come BI e CRM, non può che essere un vantaggio competitivo per l’azienda perché significa che vi è una duplice lettura e le informazioni verranno analizzate da due prospettive diverse incrociandole tra di loro.
«Avere a colpo d’occhio l’immagine di cosa succede al business di un’azienda consente di avere il polso sull’andamento degli affari e rilevare anomalie in tempi brevi, la possibilità di fare in seguito indagini approfondite consente di rilevare le cause e prendere decisioni che possono rappresentare un vantaggio competitivo non banale. L’analisi quantitativa dei dati in molti casi permette di analizzare scenari potenziali e pianificare con anticipo i fabbisogni. Infatti, senza sistemi di analisi dei dati non si sarebbero potuti migliorare modelli produttivi
come il just-in-time» lo afferma Chinelli di Avanade Italia49.
La disponibilità per le aziende di avere un insieme di applicazioni così corposo ed eterogeneo al servizio del business è un privilegio di non poco conto, perché
47 Gruppo Formula SpA è uno dei principali system integrator italiani nel campo del software
gestionale per la media e grande impresa. Si rivolge principalmente ai mercati di ERP e quello del’Area Finance di competenza del CFO.
48 ALTEN, leader europeo in ingegneria e consulenza tecnologica, supporta le strategie di sviluppo dei
suoi Clienti nei campi dell’innovazione, R&S e sistemi IT.
49 È un fornitore di managed services e soluzioni tecnologiche per le aziende che vogliono crescere in
significa avere un accesso a qualsiasi area aziendale, e soluzioni di BI garantiscono un’adesione perfetta al controllo della gestione valutandone l’andamento e prendendo le decisioni migliori in quel dato momento.
Dichiarazioni del genere, appartengono a persone che in azienda sanno lavorare e che vogliono crescere, consapevoli che ancora non sono stati raggiunti i livelli sperati proprio perché la BI non ha ancora la stessa diffusione degli ERP. Quest’ultima consente infatti di avere informazioni sui clienti e sui prodotti, ma non strutturate per l’analisi e il reporting. Gli strumenti della BI sono ancora troppo pochi, ma si sta cercando la via giusta per farli entrare nella quotidianità aziendale in virtù del fatto che sono uno spiraglio di concretezza per l’analisi aziendale.
“Ottimizzare le performance con i sistemi di Business Intelligence”50
è il titolo della ricerca del 2009 dell’Osservatorio della BI della School of Management del Politecnico di Milano che ha analizzato un campione di 90 aziende appartenenti a settori quali Utilities, Manifacturing, Fashion, Retail e Media che hanno adottato questa nuova tecnologia, evidenziandone i vantaggi ottenuti.
La ricerca è stata finalizzata alla comprensione della diffusione di strumenti come BI in questi comparti, mettendo in evidenza le specificità di ognuno e confrontarle.
La numerosità dei casi analizzati ha consentito di delineare alcune best practices in cui si identificano meglio i legami tra l’impiego di metodologie di BI e l’ottimizzazione delle performance aziendali; i risultati evidenziano che i maggiori vantaggi derivano dall’utilizzo di questi metodi nell’ottimizzare i processi che per un’azienda sono quelli più critici agevolando la riduzione dei costi o l’incremento dei ricavi. In particolar modo per la riduzione dei costi i vantaggi si possono avere in relazione al controllo della performance, al monitoraggio dei KPI, e all’ottimizzazione della supply chain (e per il comparto del manufacturing, anche alla pianificazione produttiva). Benefici della BI si possono riscontrare anche nell’area del Retail e della GDO, tramite la quale si può fare un’analisi sulle vendite in corso, e su quelle mancate.
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Benefici anche nel settore dei Media che utilizzano uno strumento di BI per il lancio di un nuovo prodotto.
Non mancano certo anche gli ostacoli; infatti la ricerca condotta nel 2009 ha riportato che settori come il Manufacturing e il Fashion sono ostili al cambiamento dei processi, cosa contraria invece per il settore Media che si presenta aperto al cambiamento.
Questi, sono stati esempi ripresi in nota da uno studio condotto dal Politecnico, per comprendere come strumenti di BI sono sicuramente utili al miglioramento della performance, ma di come il cambiamento, e soprattutto l’accettazione, risulta essere sempre il fattore principale per essere vincenti.
Da un recente studio, condotto dalla School of Management della Bocconi di Milano, si può riscontrare come ancora per le aziende italiane è difficile digitalizzare i processi, nonostante le parole all’ordine del nuovo “vocabolario” economico siano Tecnology, Transformation o Digital Enterprise.
Sono tante le ricerche internazionali che evidenziano una positiva relazione tra la digitalizzazione e il miglioramento della performance, ma in Italia ancora questo passaggio è di lenta comprensione perché gli investimenti sono notevolmente ridotti rispetto agli altri paesi.
Forse ancora manca la consapevolezza che si è nell’era del post ERP, e che lo spazio della tecnologia si è ampiamente ingrandito.
Facendo dei benchmark tra i paesi sviluppati, l’Italia si posiziona sempre negli ultimi posti in classifica, ciò perché si è ancora troppo ancorati alla tradizione fortemente specializzata, tralasciando l’intenzione di innovarsi.
Svolgendo un’analisi sulle PMI italiane solo il 25% ha effettivamente usato strumenti IT e si è dichiarata propensa alla digitalizzazione dei processi.
L’intenzionalità51
espressa a digitalizzare l’azienda con investimenti IT nel prossimo triennio è molto più elevata nelle grandi e medie imprese, mentre le piccole imprese si ripartiscono quasi equamente in tre gruppi (alta, discreta o bassa intenzionalità ad investire) che possono essere spiegati come comportamenti verso: 1) una innovazione IT “radicale”, strategica e di crescita
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digitale; 2) una innovazione IT “continua, incrementale”, con upgrade e integrazioni dei sistemi esistenti; 3) una innovazione IT “nulla”, fatta di manutenzione ordinaria e funzionamento efficiente dei sistemi attuali. Le piccole imprese che dichiarano un’elevata intenzione ad investire sono prevalentemente imprese domestiche con un sensibile maggiore orientamento al miglioramento dei sistemi gestionali attuali tramite manutenzioni evolutive straordinarie.
Il fattore che risalta è che gli investimenti che si vogliono fare nell’IT, riguardano sentieri esterni all’azienda, non dipendenti dalle capacità o risorse interne alla stessa:
qualità del prodotto software, affidabilità del fornitore e qualità del team di consulenza/implementazione esterno.
Rinnovare effettivamente il management interno è un fattore quasi considerato di minore importanza.
Risulta evidente il problema che la tecnologia è purtroppo definita come “lusso” anziché come un “must” per tutte le realtà aziendali, seppure di piccole dimensioni, elemento che invece è obbligatorio per il cambiamento e la crescita aziendale.
Scommettere nella tecnologia è il passo successivo per dare una certezza in più alla competitività aziendale.
Le aziende che decidono di mettersi in gioco devono però adottare soluzioni efficienti e cioè definire i processi critici, implementare software che siano in grado di ottimizzarli, e soprattutto definire gli indicatori di monitoraggio continuo. Quest’ultimo, è infatti, un fattore che non deve essere trascurato in quanto attente analisi aiutano il manager di ogni settore aziendale a comprendere se il cruscotto delle azioni messe in atto dà effetti positivi oppure no .
Domande tipiche che si pongono sono strettamente collegate alla performance aziendale, e cioè: 52
o Quali gli effetti di un sistema di BI sui processi organizzativi aziendali? o In che misura gli effetti delle prestazioni a livello di BI riflettono nelle
prestazioni a livello organizzativo?
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o Esiste una stretta relazione tra il sistema di BI e la performance organizzativa?
Tutte e tre questioni lecite che si pongono i manager quando decidono di cambiare rotta in quanto decisioni del genere si prendono solo quando si vuole migliorare l’impatto aziendale.
Sicuramente le risposte non possono essere neanche univoche per ogni azienda perché ognuna ha un proprio core business e ognuna ha dei propri bagagli di valori, quindi necessariamente le risposte possono cambiare da azienda ad azienda e ancora nel dettaglio da reparto a reparto.
La cosa univoca, però, sarebbe quella di cercare di partire da queste domande ed implementare un sistema che effettivamente analizzi gli effetti che possono venire fuori da un approccio del genere.
Figura 2.6 Le 5W che supportano un processo di BI
Analizzare queste domande in tempi ristretti aiuta il manager a comprendere l’andamento dell’azienda e si ha la possibilità di approfondire tutte le aree aziendali, grazie al supporto della metodologia BI che fornisce tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni ed agire in maniera efficace e tempestiva.