L’informatizzazione degli archivi anagrafici

L’utilizzo di strumenti elettronici nella gestione dei servizi anagrafici è oramai un denominatore comune dell’assetto organizzativo dei servizi demografici comunali. Secondo i dati dell’indagine Istat sull’Ict43 nelle amministrazioni locali, i servizi demografici rappresentano, insieme a quelli di contabilità, i servizi a più elevata informatizzazione: solo 1,1 per cento dei comuni italiani non dispone di strumenti informatizzati di gestione dei servizi demografici.

L’informatizzazione delle anagrafi è indispensabile per la realizzazione dei servizi di e-gov, tant’è che il piano di e-government 2012 si pone, tra l’altro, l’obiettivo di completare entro il 2011 il processo di automazione e di passare alla gestione informatizzata delle anagrafi tutti i comuni italiani, abbandonando la gestione cartacea, in modo da “assicurare la disponibilità del contenuto delle connesse basi dati, nel pieno rispetto della normativa per la tutela dei dati personali, per semplificare la vita dei cittadini e per assicurare una fonte unitaria, attendibile e istituzionale in grado di alimentare le diverse ‘anagrafi derivate’ che gran parte degli altri enti pubblici sono tenuti a gestire per l’erogazione di servizi ad alto impatto socio economico (sanità, assistenza e previdenza, fiscalità, lavoro, istruzione, motorizzazione eccetera)”.⁴⁴

La gestione informatizzata dell’anagrafe deve rispondere da un lato alla normativa in materia di documenti elettronici45 e dall’altro garantire, sempre e in ogni caso, il rispetto delle disposizioni specifiche dell’ordinamento anagrafico. Il software di gestione anagrafica deve quindi consentire la puntuale ricostruzione delle schede anagrafiche e delle procedure anagrafiche.

Inoltre, a norma dell’articolo 23, comma 1, del Regolamento “Le schede individuali, di famiglia e di convivenza devono essere conservate e costantemente aggiornate anche se le anagrafi sono gestite con elaboratori elettronici, salvo i casi in cui una diversa gestione sia stata, a richiesta, autorizzata da parte del Ministero dell’interno, d’intesa con l’Istituto centrale di statistica”. Ne consegue che il ricorso a strumenti informatizzati di gestione dell’anagrafe non esime dall’obbligo di mantenere costantemente aggiornati gli schedari cartacei, salvo che non sia stata richiesta, e ottenuta, l’autorizzazione alla gestione esclusivamente informatizzata dell’anagrafe.

43Ict: Information and Communication Technology: tecnologie relative all’informatica e alla comunicazione. Cfr. Istat,

L’ICT nelle amministrazioni locali. Anno 2007, Statistiche in breve, 7 marzo 2008.

44 Ministero della Pubblica amministrazione e l’innovazione, Piano E-Government 2012, p. 107.

45 Quali ad es.: d.lgs. n. 39 del 12 febbraio 1993, Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche; Dpcm 13 gennaio 2004, Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici; d.p.r. n. 445 del 28 dicembre 2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa d.lgs. n. 82 del 7 marzo 2005, Codice dell’amministrazione digitale.

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L’autorizzazione a non aggiornare più gli schedari cartacei va chiesta al Ministero e deve essere accompagnata da una dettagliata relazione tecnica che specifichi:

• le caratteristiche dell’elaboratore elettronico; • le caratteristiche della conservazione della memoria;

• le garanzie di conservazione delle notizie anagrafiche registrate tramite informatizzazione;

• i criteri di aggiornamento dello schedario anagrafico;

• la possibilità di rilascio delle certificazioni concernenti le situazioni anagrafiche pregresse;

• le modalità di svolgimento del servizio e, in particolare, il rapporto con l’utente, ivi compresa la gestione dell’Aire;

• la data di abbandono della gestione cartacea.

Una volta ottenuta l’autorizzazione, le schede cartacee dovranno essere archiviate con l’indicazione della data di abbandono dell’aggiornamento manuale e dovranno essere adottate tutte le misure di sicurezza previste per la tutela della riservatezza dei dati (Ministero dell’interno, circ. 10 gennaio 2004).

Sulla gestione informatizzata dell’anagrafe il Ministero ha emanato un documento, approvato con decreto del 21 dicembre 2006, del Direttore della direzione centrale dei servizi demografici, che “individua il modello logico dei dati e descrive un primo elenco di funzionalità che devono essere assicurate dal “Sistema per la gestione informatizzata dell’anagrafe” comunale, sulla base della normativa attualmente vigente in materia. …[e fornisce]… le specifiche di massima necessarie ai fini dell’implementazione del sistema, nonché ai fini della validazione, da parte del Ministero, dei prodotti presenti sul mercato attraverso il rilascio di un bollino di conformità”.

Secondo il documento, il “Sistema per la gestione informatizzata dell’anagrafe” deve tracciare tutti gli accessi e le operazioni effettuate sul sistema e “deve”:

• prevedere la gestione dei caratteri diacritici e/o speciali, al fine di assicurare la corretta registrazione dei dati anagrafici ad ogni cittadino;

• essere integrato con l’architettura di sicurezza del Cnsd per il caricamento e l’aggiornamento dell’Ina e la comunicazione delle variazioni anagrafiche come da d.m. sulla sicurezza del 2 agosto 2005;

• essere in grado di interfacciarsi con il sistema comunale di emissione della Carta d’identità elettronica (Cie);

• essere realizzato, prevedendo la definizione, anche in una fase successiva, di apposite interfacce di colloquio con gli altri uffici comunali la cui attività è significativa rispetto a quella svolta dall’ufficio anagrafe (ad esempio Aire, stato civile, toponomastica, elettorale);

• essere progettato e realizzato consentendo la gestione Aire con modalità

omogenee rispetto alla gestione Apr;

• consentire la storicizzazione (attraverso la data di aggiornamento dei dati) di tutti i dati presenti in archivio e la conseguente ricostruzione della “storia anagrafica”,

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comprese le attività istruttorie, di ciascun individuo/famiglia/convivenza, nonché la ricostruzione dello storico dello stradario comunale;

• consentire, per ogni inserimento/modifica/variazione dati, il salvataggio dell’unità logica di dati, ovvero l’insieme dei dati riferiti ad un individuo trattato dal sistema di anagrafe informatizzata”.46

3.4 - Iscrizioni, cancellazioni e variazioni anagrafiche

Gli eventi che determinano le iscrizioni e le cancellazioni anagrafiche sono elencati rispettivamente nell’art. 7 e nell’art. 11 del Regolamento. In relazione alla natura dell’evento si determinano particolari adempimenti per l’ufficiale d’anagrafe.

Le iscrizioni in anagrafe avvengono per: • nascita;

• esistenza giudizialmente dichiarata;

• trasferimento di residenza da altro comune o dall’estero; • altri motivi.

Le cancellazioni dall’anagrafe avvengono per:

• morte, compresa la morte presunta giudizialmente dichiarata; • trasferimento di residenza in altro comune o all’estero; • altri motivi.

Al fine di poter effettuare le rilevazioni statistiche concernenti il movimento e calcolo della popolazione residente, il numero di iscrizioni e cancellazioni anagrafiche effettuate deve essere annotato giornalmente su un apposito registro, il modello AP/10 (art. 48 del Regolamento).

In tale registro vengono computati, per quanto concerne il movimento naturale, i nati vivi nel comune, in altro comune e all’estero da genitori residenti in anagrafe, nonché le persone iscritte in anagrafe decedute nel comune, in altro comune o all’estero. Indipendentemente dalla data in cui si è verificato l’evento, le iscrizioni per nascita e le cancellazioni per decesso devono essere computate nel giorno di inserimento o di eliminazione della scheda individuale (mod. AP/5) dall’anagrafe.

Per quanto riguarda il movimento migratorio, nel mod. AP/10 vengono registrate le immigrazioni da altro comune e dall’estero, le emigrazioni per altro comune e per l’estero, nonché le iscrizioni e cancellazioni per altri motivi. La registrazione avviene con riferimento alla data di definizione della pratica migratoria (mod. APR/4) e cioè quando, alla fine dell’iter amministrativo, il comune di iscrizione o di cancellazione rispettivamente inserisce o elimina dall’anagrafe la scheda individuale mod. AP/5 (ed eventualmente la scheda di famiglia mod. AP/6). Da sottolineare che mentre, a norma del secondo comma dell’articolo 2 del Regolamento,

46Ministero dell’interno, Sistema per la gestione informatizzata dell’Anagrafe: Dati e Funzioni, http://www.servizidemografici.interno.it/sitoCNSD/documentazioneRicerca.do?metodo=dettaglioDocumento.

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la data di decorrenza dell’iscrizione e cancellazione anagrafica deve essere “quella della data della dichiarazione resa dall’interessato nel comune di residenza”, ai fini statistici il computo sul mod. AP/10 avviene solo al momento dell’effettiva istituzione o eliminazione della relativa scheda anagrafica.

I dati del mod. AP/10, totalizzati a fine mese, devono essere riportati sul mod. AP/11 che contiene il riepilogo per mese dei dati relativi al movimento e calcolo della popolazione residente. Tali modelli costituiscono la fonte dei dati per la compilazione dei modelli statistici Istat D.7.B e Istat P.2.47