LA FUNZIONE VERBALIZZANTE

L’art. 97, c.4, lett. a) del T.U. dispone che al Segretario competano funzioni consuntive,

referenti e di assistenza alle riunioni del Consiglio e della Giunta, di cui cura anche la

verbalizzazione.

Le deliberazioni di un organo collegiale, vengono trasfuse e documentale in un verbale

di seduta, la cui redazione nell’ambito dell’ente locale è di competenza del Segretario,

abilitato a documentare mediante l’esercizio della funzione per appunto di

verbalizzazione della delibere dell’organo collegiale, cui la legge assegna espressamente

tale compito, al fine di documentarle e di attestare la corrispondenza della volontà

dell’ente a quella effettivamente espressa. Il verbale non è altro che la “forma”

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Si veda: OLIVIERI L., il segretario comunale ufficiale rogante. L’attività contrattuale degli enti

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attraverso la quale si estrinseca la deliberazione che ne costituisce il contenuto: esso è il

documento preordinato alla descrizione di atti o fatti, rilevanti ai fini giuridici, compiuti

alla presenza di un soggetto verbalizzante, appositamente incaricato di tale compito. Dal

punto di vista dell’efficacia probatoria il verbale della deliberazione redatto dal

Segretario comunale o provinciale è atto pubblico che fa fede pubblica di quanto il

Segretario attesta essere avvenuto in sua presenza, fino a querela e dichiarazione di falso

da parte dell’autorità giudiziaria competente.

A tal fine, il Segretario nella sua veste di verbalizzante si avvale per lo più di un registro

(il brogliaccio) nel quale trascrive sommariamente gli interventi e i punti essenziali delle

discussioni. Pertanto, normalmente la redazione del verbale viene fatta sulla base di

appunti presi dal Segretario durante lo svolgimento della seduta, in un tempo successivo

alla seduta in cui la deliberazione è stata adottata. Avviene spesso che la materiale

stesura del verbale viene fatta da una persona che ausilia il Segretario, ma sempre sotto

sorveglianza dello stesso, che opererà successivamente alla stesura di una verifica e lo

sottoporrà alla sottoiscrizione. Malgrado il verbale sia attività di competenza del

Segretario, il verbale di ciascuna adunanza dell’organo collegiale è sottoscritto dal

Presidente e dal Segretario. Perciò i Segretari devono porre massima attenzione nel

compilare il verbale, giacché un’omissione, un’inesattezza o l’inserzione di elementi fra

loro contraddittori possono essere causa di nullità del deliberato, ed una falsa

attestazione potrebbe implicare anche la responsabilità penale di chi l’ha redatta o

sottoiscritta. Quindi esistono degli elementi che devono essere necessariamente inseriti

nel contenuto del verbale della deliberazione che sono: l’intestazione; data e luogo; il

preambolo; la motivazione; la votazione; il dispositivo; il numero progressivo della

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redazione del verbale si dovrà comunque tenere conto di quanto disposto in materia

dallo Statuto e dal regolamento dell’ente.115

Come nella disciplina antecedente alla legge n. 127/1997, il Segretario conserva il

tradizionale ruolo di “notaio” o “cancelliere” dell’ente, in ordine allo svolgimento delle

sedute degli organi collegiali; al verbale delle riunioni dei predetti organi, il legislatore,

infatti, attribuisce il carattere di atto di fede privilegiata, che rappresenta piena prova di

quanto accaduto durante le sedute degli organi collegiali, fino a querela di falso. A

riguardo occorre evidenziare come la norma attribuisca al Segretario il compito di

curare la verbalizzazione, e non quello di effettuarla materialmente, incombenza

quest’ultima che potrà quindi essere affidata, dal Segretario stesso, ad un dipendente

dell’ente locale.

Quanto alle funzioni che la legge enumera quasi come presupposto della

verbalizzazione - cioè quelle consultive, referenti e di assistenza alle riunioni del

Consiglio e della Giunta – si ritiene che esse non siano altro che specificazioni della

generale funzione di assistenza che, ai sensi del c.2 art. 97 del T.U., spetta al Segretario

nei confronti degli organi dell’ente locale. E’ probabile che il legislatore abbia in tal

modo inteso specificare che la predetta attività di assistenza debba essere esercitata

anche nel corso della preparazione degli argomenti da porre all’ordine del giorno e nel

corso della riunione stessa, in funzione, appunto, referente.

A ben vedere la partecipazione del Segretario alle riunioni della Giunta e del Consiglio,

non rappresenta un’attività introdotta dalla riforma Bassanini; la legge n. 142/1990,

infatti, disponeva che il Segretario “partecipa” alle riunioni della Giunta e del Consiglio

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assegnandoli così una funzione più incisive ed attiva, rispetto a quella fissata dalla

legislazione precedente. 116

Dunque, il c.4, lett. a), dell’art. 97 del T.U. specifica i contenuti del tradizionale ruolo

partecipativo del Segretario alle riunioni della Giunta e del Consiglio. Più in particolare,

si ritiene che la funzione referente e di assistenza assegnata dalla legge al Segretario

comporti la possibilità che a quest’ultimo, durante le riunioni degli organi collegiali, a

conforto della legittimità delle proprie scelte.117

Peraltro, come precisato dal Ministero dell’Interno, nella circolare n. 18/1997, il

Segretario, nel corso delle riunioni della Giunta e del Consiglio, non deve limitarsi a

svolgere un ruolo di mera intesa, ma di sua iniziativa “potrà intervenire (..) a proposito

di tutti gli aspetti giuridici legati ad un più efficace raggiungimento del fine pubblico”.

Nello stesso senso si espressa anche l’Anci.118

Inoltre va sottolineato come l’art. 97, c.4, lett. a) del T.U., non preveda che il Segretario

debba partecipare anche a riunioni di organi collegiali diversi dalla Giunta e del

Consiglio, quali le commissioni consiliari. Tale compito potrebbe essere, tuttavia,

affidato al Segretario ai sensi del c.4, lett. d), dell’art. 97 del T.U., con provvedimento

116

Prima della legge n.142/1990, infatti, la partecipazione del Segretario alle riunioni giuntali e consiliari era meramente passiva, comprendendo soltanto funzioni di verbalizzazione (adesso invece svolge una funzione referente).

117

“Ciò non significa che il Segretario debba ora considerarsi un consulente legale a tout faire. Se la questione che gli viene proposta è complessa e richiede un approfondito esame giuridico (prima della riforma reso possibile dall’obbligo del parere sulle proposte di deliberazione), il Segretario potrebbe rifiutarsi di dare il parere a “voce” e “seduta stante”, non essendo egli tenuto a rispondere a caldo su questioni di particolare complessità”; cfr. P.VIRGA, la funzione di assistenza giuridico-amministrativa

del Segretario, nuova rass., 2000, p. 10, 1106.

118

Il cui documento intitolato “prime osservazioni sul ruolo e funzioni del Segretario comunale e provinciale nella legge 15 maggio 1997 n°127” suggerisce un’interpretazione della funzione d’assistenza agli organi collegiali quale “oggetto d’iniziativa anche da parte dello stesso Segretario, ove ne ravvisi la necessità per la salvaguardia dell’attività amministrativa.

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del Sindaco o del Presidente della provincia, ovvero dalle norme statutarie o dai

regolamenti dell’ente.119