Capitolo 2 La redazione degli atti amministrativi
2.7 I limiti delle linee guida
Le linee guida dettate dal Dipartimento della Funzione Pubblica, contenute nel Codice di Stile del 1993, nel Manuale di Stile del 1997 e nelle Direttive sulla semplificazione del linguaggio amministrativo del 2002 e del 2005 hanno come scopo quello di migliorare la qualità della scrittura amministrativa, ma non devono essere considerate come regole in senso stretto come dei rigidi precetti, ma bensì come indicazioni di massima da utilizzare con il dovuto criterio. Sostanzialmente non si stratta di regole rigide e inderogabili, ma flessibili la cui applicabilità è rimandata al redattore del testo.
Le linee guida mancano di un solido fondamento scientifico, in quanto la loro efficacia non è stata verificata sperimentalmente con riferimento alla lingua italiana, inoltre un altro aspetto limitativo è il fatto che spesso le linee guida sono vaghe e quindi difficilmente sono in grado di aiutare concretamente un dipendente pubblico nella redazione di un testo.
Chi ha formulato le linee guida ha dovuto trovare un precario equilibrio tra due esigenze sostanzialmente contrapposte, da un lato l‟esigenza di fornire pochi suggerimenti pratici e di semplice applicazione e dall‟altro quella di non cadere nella genericità.43
Un aspetto che merita considerare è il fatto che le linee guida non abbiano riservato particolare attenzione al destinatario del documento. La comprensibilità del testo non dipende esclusivamente dalla caratteristiche del testo stesso, ma bensì è il risultato di un interazione tra testo e lettore.
amministrazioni possa raggiungere un indice di 60; attestarsi intorno a un indice di 50 può essere un buon risultato, in M.A. CORTELAZZO, F. PELLEGRINO, Semplificazione del linguaggio
amministrativo. 30 regole per scrivere testi amministrativi chiari, cit., XXXV. 43
La comprensione di un messaggio, qualsiasi esso sia, è pur sempre un processo cognitivo complesso, il cui esito dipende sia dalle caratteristiche del testo del messaggio sia da fattori cognitivi propri della mente del lettore. Per natura le linee guida possono incidere esclusivamente sul primo fattore in quanto si basano essenzialmente sul testo proponendo tecniche oggettive focalizzate sul testo.
L‟autore deve essere in grado di valutare le conoscenze presupposte del lettore e redigere il testo presupponendo ciò che il lettore già sa e non presupponendo ciò che egli non conosce. Un altro fattore cognitivo che incide fortemente sulla comprensibilità del testo è il grado di interesse che questo riesce a suscitare nel lettore, il quale dipende non solo dal contenuto del testo stesso, spesso vincolato per i testi amministrativi, ma anche dallo stile utilizzato per presentare le informazioni. Un lessico ed una sintassi molto semplici, se, da un lato, aumentano la leggibilità di un testo, dall‟atro rischiano di rendere la lettura piatta e monotona e di conseguenza di ridurre l‟interesse del lettore.
Una scrittura strettamente aderente alle regole delle linee guida rischia quindi di produrre effetti negativi sulla comprensibilità in quanto incapace di suscitare interesse nel lettore.
In conclusione si può affermare che le linee guida sono sicuramente in grado di favorire la leggibilità44 di documenti amministrativi, ma non necessariamente la loro comprensibilità, in quanto questa dipende anche da fattori extralinguistici di cui le linee guida non tengono conto.
Affinché un testo risulti comprensibile è necessario che il suo redattore
44 La leggibilità di un testo è determinata dalle sue caratteristiche superficiali, formali, linguistiche,sulle
quali le linee guida possono incidere. La leggibilità dipende da come sono state scelte le parole e strutturate le frasi ed è una qualità intrinseca al testo. Essa è costante, nel senso che non varia in funzione dei lettori, in D. FORTIS, Semplificazione del linguaggio amministrativo. Validità e limiti
abbia la capacità e la disponibilità di mettersi nei panni del lettore e di adattare il testo alle sue caratteristiche cognitive. Ciò può essere reso possibile facendo ricorso a due pratiche, che rispettivamente precedono e seguono la redazione del testo: la prima è l‟analisi del pubblico, che utilizza diverse tecniche per identificare il lettore-tipo, valutare la sua capacità di comprensione e individuare le sue esigenze conoscitive; la seconda è il testing di usabilità, il quale designa una serie di procedure atte a misurare il grado di facilità e di efficienza con cui gli utenti utilizzano un certo prodotto45.
Senza dubbio le linee guida tendono a garantire la chiarezza del testo, che costituisce certamente la sua qualità più importante, ma da sola non è sufficiente a garantire il raggiungimento dei fini comunicativi del massaggio. Focalizzarsi solo sulla chiarezza è riduttivo, bisogna puntare all‟efficacia comunicativa complessiva del testo, di cui la chiarezza è una componente imprescindibile, ma non esclusiva.
Quando la Pubblica Amministrazione ha finalità comunicative funzionali, cioè non scrive solo per informare, ma anche per indurre il destinatario ad un certo comportamento, la chiarezza non è sufficiente a raggiungere tale obiettivo, ma c‟è bisogno di utilizzare un linguaggio che sia in grado di attirare e coinvolgere il lettore.
Questo aspetto riguarda uno dei principi da cui dipende la funzionalità di un testo: la sua efficacia, ossia la misura in cui il testo lascia una forte impressione sul lettore e produce condizioni favorevoli al raggiungimento di un determinato fine46. Un testo è da considerare efficace se in grado di
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Testare l‟usabilità di un documento tecnico-professionale, e quindi anche amministrativo, significa sottoporlo a campioni rappresentativi di potenziali lettori, per verificare il grado di comprensione del testo e per raccogliere le valutazioni soggettive in merito, in D. FORTIS, Semplificazione del
linguaggio amministrativo. Validità e limiti delle linee guida, cit., 60. 46
suscitare interesse del lettore. Spesso l‟efficacia di un testo è inversamente proporzionale alla sua efficienza, che è un altro principio da cui dipende la funzionalità del testo e che rappresenta il grado di impegno prestato dal lettore per comprendere il testo. Tanto più il linguaggio è semplice e lineare tanto più il testo sarà efficiente, ma non efficace. Il terzo principio da cui dipende la funzionalità del testo è l‟appropriatezza, cioè l‟adeguatezza del testo agli scopi che persegue e al contesto in cui è inserito ed è data dal giusto equilibrio tra efficacia ed efficienza. Un testo che produce sul lettore l‟effetto desiderato senza rendere troppo impegnativa la lettura può essere considerato appropriato.
Le linee guida, da questo punto di vista, si rivelano parziali e riduttive perché mirando a soddisfare solo il principio dell‟efficienza e tralasciando completamente l‟efficacia della comunicazione, non riescono a raggiungere l‟obiettivo ultimo della comunicazione funzionale: quello di indurre il destinatario a tenere un certo comportamento.
Sebbene, le linee guida siano caratterizzate da numerosi limiti, appena esposti brevemente, queste sono però sicuramente capaci di migliorare significativamente la leggibilità dei testi amministrativi. Benché la leggibilità non sia in grado di garantire la comprensibilità di un testo, questa ne costituisce comunque una condizione necessaria, tanto da potere essere considerata come il punto di partenza inevitabile per arrivare alla redazione di testi comprensibili47. Le linee guida sulla chiarezza del linguaggio non sono capaci di garantire la produzione di un testo comprensibile, ma assistendone e indirizzandone l‟autore rendono più probabile il raggiungimento di un risultato soddisfacente48. La loro plausibilità si fonda su diversi motivi, tra i quali il fatto che corrispondono
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M.E. PIEMONTESE, La comunicazione pubblica e istituzionale. Op cit.
al buon senso comune, sono analoghe a quelle formulate per la lingua inglese, la cui efficacia è stata provata, sono suffragate dall‟esperienza49
e sono giustificate da considerazioni linguistiche teoriche50.
Dalla breve trattazione fin qui svolta emerge con evidenza che le linee guida costituiscono un utile strumento per i funzionari pubblici, ma il loro impiego presuppone la competenza di chi le usa, in mancanza della quale queste possono essere di ben poco aiuto. Chi scrive deve valutare caso per caso se sia appropriato applicare o meno una certa linea guida, se contemperarle con le esigenze della cortesia in relazione al destinatario, con il contesto e con gli obiettivi della comunicazione.
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M.E. PIEMONTESE, Capire e farsi capire: teorie e tecniche della scrittura controllata, in cui le linee guida proposte si fondano (anche) sull‟esperienza maturata nel corso di interventi formativi rivolti a personale sindacale e delle pubbliche amministrazioni, e nella redazione di Due parole, rivista di facile lettura destinata a persone portatrici di handicap intellettivo o, comunque, dotate di limitata capacità di comprensione (la rivista è ora on-line: www.dueparole.it).