l’automazione dei principali documenti utilizzati nella gestione della commessa da parte dei PM: l’obiettivo finale è la configurazione di una web application basata su MS SharePoint che contenga Action Plan, Construction Log e gli altri documenti che il cantiere deve scambiare con l’Armatore.
Microsoft definisce SharePoint una piattaforma di collaborazione e un centro per l’aggregazione e gestione dei contenuti. Con SharePoint un gruppo di persone o aziende crea uno spazio virtuale (intranet) dove poter reperire informazioni sempre aggiornate, contattare altri membri, elaborare dati oltre che instaurare una connessione con soggetti terzi estendendo la collaborazione ad una rete extranet.
Panoramica
MS SharePoint è una piattaforma applicativa lato server che permette la creazione di siti web intranet ed aree di lavoro o condivisione in ambito aziendale. I portali intranet sono visti per lo più con un’ottica limitata ai confini della singola azienda, ma possono essere accessibili anche dall’esterno grazie alle dovute autenticazioni (in questo caso si parla di extranet); in questo modo viene consentita la possibilità di accedere a contenuti aziendali anche da postazioni esterne e da parte di utenti esterni autorizzati. Oltre a siti con visibilità ridotta è possibile creare pagine web pubbliche accessibili a tutti gli utenti della rete.
MS SharePoint (SP) non è un software di Document Management System (DMS) ma supporta la gestione documentale come uno strumento volto a semplificare e razionalizzare la conservazione, la sicurezza e la condivisione dei documenti; SP possiede tutte le caratteristiche di un DMS ma offre anche molto altro. La prima versione emessa (1.0) era carente sotto molti aspetti ed ha creato molte difficoltà ai programmatori ed utenti impegnati nella sua implementazione. La versione successiva (2.0) presenta una usabilità migliorata e la completezza delle soluzioni offerte ha suscitato molto interesse; con la versione 3.0 si è giunti ad un ottimo prodotto con un mercato in forte crescita supportato dalla diffusione delle ICT all’interno delle aziende.
Funzionalità
Le principali funzionalità che caratterizzano MS SharePoint sono riassunte graficamente in Figura 29.
Siti: SP permette agli utenti di implementare siti web (pubblici o privati) senza richiedere particolare esperienza di programmazione. La piattaforma è progettata per diventare il punto di riferimento per la gestione dei siti nelle aziende. Inoltre consente l’accesso con applicazioni Mobile ed è compatibile con browser non Microsoft.
Comunità: SP mira a supportare la creazione di comunità all’interno delle aziende; queste comunità sono da intendersi a livello di team, progetti, clienti, aree geografiche ecc… Offre, inoltre, funzionalità di Social Networking e la possibilità di creare un sito personale per ogni utente.
Contenuti: SP fornisce la possibilità e lo spazio dedicato all’archiviazione di contenuti quali file, documenti e informazioni. I contenuti sono accessibili e modificabili via browser o attraverso applicazioni del pacchetto MS Office. Le ultime versioni consentono di modificare file dei prodotti Office senza disporre di un’installazione locale e di salvare in SP qualsiasi documento.
Ricerche: SP fornisce una serie di possibilità di ricerca che spaziano dai documenti aziendali a contenuti esterni.
Analisi: SP supporta le analisi di business e la creazione di report personalizzati con lo scopo di agevolare il processo decisionale aziendale facilitando la visualizzazione dei dati mediante la creazione di indici e grafici. Può essere integrato con appositi applicativi di Business Intelligence.
Composites: SP fornisce una piattaforma applicativa basata su ASP.NET 3.5 che permette soluzioni “no-code” a problemi di business utilizzando SharePoint Designer. SharePoint offre molte possibilità che spaziano dalla gestione dei documenti alla creazione di vere e proprie reti sociali aziendali, in cui condividere informazioni, appuntamenti, idee. L'autenticazione per l’accesso ai contenuti aziendali avviene inserendo un nome utente e password al momento del login. Questa procedura è agevolata dal single sign on che, nell'ambito delle tecnologie Microsoft, è spesso inserito al momento dell'accensione del proprio pc. Il sistema autentica automaticamente l’utente nei siti in cui dispone delle credenziali di accesso. Uno dei punti di forza di SharePoint sono proprio i permessi che sono alla base di ogni elemento (Site Collection, Site, Lista/Repository, Pagina o Folder/Item). Ad ogni elemento è possibile associare un permesso per discriminarne gli accessi. In questo
modo è possibile creare dei siti web in cui la visualizzazione o la modifica degli elementi è determinata dall’utente che accede.
Collaborazione
Vengono ora presentate le principali funzionalità di collaborazione che offre SharePoint in relazione alle problematiche dell’Ufficio Tecnico esaminate in precedenza.
Condividere documenti, contatti, attività e calendari: all’interno di SP è possibile creare eventi che durano un'intera giornata, specificare più tipi di eventi ricorrenti ed inviarne le relative notifiche agli utenti invitati a partecipare. Con le visualizzazioni per giorno e per mese è possibile tenere traccia dei progetti del team in modo più efficace.
Condividere idee con i blog: all’interno di ogni blog è possibile interagire con post brevi e frequenti che rimangono memorizzati e sono rintracciabili successivamente da tutti gli utenti abilitati. SP dà la possibilità di creare un blog in maniera facile ed immediata oltre ad inserirvi post, sottoscrivere gli aggiornamenti e personalizzarlo con pochi click. L’amministratore ha la possibilità di consentire o negare l'immissione di commenti in un blog. I blog possono essere utilizzati per condividere pensieri e obiettivi, per creare una comunità di clienti o come luogo informale per la condivisione di notizie e idee.
Ricevere aggiornamenti di elenchi e raccolte con RSS: Per gli elenchi e le raccolte è utilizzata la tecnologia RSS (Really Simple Syndication), in modo che i membri di un gruppo di lavoro possano ricevere gli aggiornamenti automaticamente e senza l’utilizzo della posta elettronica. RSS rappresenta uno strumento ottimale per distribuire e ricevere le informazioni in un formato standardizzato, inclusi gli aggiornamenti di elenchi e raccolte. È possibile visualizzare un formato di file XML standardizzato con più programmi diversi oltre che sottoscrivere elenchi e raccolte utilizzando gli avvisi per essere informati in caso di modifica del contenuto. Un team può utilizzare i relativi feed al fine di personalizzarne il contenuto per i membri che li
anziché monitorare in maniera costante i diversi siti Web del team, si ricevono automaticamente le ultime notizie o gli aggiornamenti da tali siti.
Il valore aggiunto di SharePoint, quindi, sta nel condividere informazioni e/o documenti in diversi modi. SharePoint, essendo completamente integrato con il pacchetto Office, offre molte soluzioni come la gestione delle versioni dei documenti oltre alla possibilità di collaborazione fra utenti collegati da postazioni differenti. SP, infatti, consente a più utenti di visionare e lavorare sul medesimo documento nello stesso momento; il sistema tiene traccia delle modifiche e le applica al documento per gli accessi successivi. Ad oggi SharePoint è presente in molte realtà grazie all’implementazione di soluzioni di eCollaboration e di Portale Aziendale utilizzando le funzionalità messe a disposizione dal prodotto. L’implementazione di SharePoint consente di creare strutture per la gestione delle informazioni non organizzate, dei flussi di processo e delle comunicazioni in tempo reale fra i diversi utenti.
Workflow
MS SharePoint permette di creare flussi di lavoro per consentire la collaborazione degli utenti su documenti e la gestione delle attività di progetto tramite l'implementazione di processi aziendali specifici in documenti ed elementi di un sito. I flussi di lavoro implementano i processi aziendali in modo da garantire lo svolgimento delle attività secondo le procedure stabilite; in questo modo è possibile attuare una gestione delle attività e delle operazioni di processi aziendali specifici migliorando efficienza e produttività interna. Questo fa sì che gli utenti addetti possano concentrarsi sull'esecuzione delle attività anziché sulla gestione del flusso di lavoro.
I flussi di lavoro possono ridurre il costo e i tempi necessari per coordinare processi aziendali comuni come l'approvazione dei progetti o la revisione dei documenti, tramite la gestione e la verifica delle attività del personale che tali processi comportano. Ad esempio, può essere creato un flusso personalizzato per la gestione del processo di approvazione delle bozze in una raccolta documenti.
Un flusso di lavoro viene talvolta descritto come una serie di attività che producono un risultato. Nel contesto di prodotti e tecnologie MS SharePoint, un flusso di lavoro viene
definito più specificamente come lo spostamento automatizzato di documenti o elementi tramite una sequenza di azioni o attività correlate a un processo aziendale.
MS SharePoint presenta dei flussi di lavoro predefiniti che possono essere usati per la gestione delle diverse attività. L'organizzazione, inoltre, può scegliere di sviluppare ed implementare flussi di lavoro completamente personalizzati tali da rappresentare i processi aziendali interni.
I flussi di lavoro possono essere semplici o complessi in base ai requisiti dei processi aziendali di un'organizzazione. Gli sviluppatori possono creare flussi di lavoro avviati manualmente da partecipanti che utilizzano un sito, oppure flussi di lavoro avviati automaticamente in base a un evento specifico, ad esempio quando viene creata o modificata una voce di elenco. Se l'organizzazione ha sviluppato e distribuito flussi di lavoro personalizzati, questi possono essere resi disponibili per l'utilizzo nel sito.