MS Project Server: è realizzato con tecnologia SharePoint e gode delle stesse proprietà di condivisione e collaborazione; inoltre contiene funzioni per la gestione di risorse, sicurezza, viste, modelli, campi personalizzati e dà la possibilità di eseguire ricerche da un unico punto nell’applicazione web. La versione server comprende la gestione delle risorse condivise su più progetti e permette la definizione di workflow per i piani di progetto oltre a consentire la compilazione del time sheet tramite applicazione web. Sono inoltre presenti in questa versione strumenti di Business Intelligence di progetto ed una Application Programming Interface che consente all’utilizzatore di definire un set di strumenti specifici da utilizzare nel sistema. La natura di questa versione permette l’integrazione con MS Sharepoint e MS Outlook. MS Project Professional: permette di gestire progetti in maniera condivisa mediante
Data Share di rete oltre alla gestione in locale degli stessi una volta scaricati dalla rete. Come la versione Server permette la gestione delle risorse condivise su più progetti. Inoltre, dà la possibilità di collegare progetti locali e progetti condivisi in rete. Attraverso lo strumento di Open DataBase Connectivity è possibile salvare i piani di lavoro su database e creare reportistica aziendale.
Oltre alle differenti funzionalità, le due versioni differiscono anche per i costi delle licenze: MS Project Server ha un’infrastruttura più complessa che prevede l’impiego di diversi applicativi server che richiedono licenze specifiche; la versione Professional, invece, presenta un’infrastruttura più semplice che necessita unicamente di licenze client per i diversi utenti. Per quanto riguarda la versione Server, inoltre, vanno considerati anche i costi legati al processo di introduzione necessario per una corretta implementazione. Microsoft ritiene che l’implementazione di un progetto EPM (Enterprise Project Management) sia confrontabile con un progetto CRM (Customer Relationship Management) in termini di analisi dei processi di business e di definizione di una specifica metodologia di sviluppo orientata al Project Management. I costi di implementazione potrebbero essere equiparabili o maggiori del costo del software: da alcuni studi sull’introduzione di sistemi di questo tipo emerge come il costo dell’implementazione di un progetto EPM si attesti tra il 35% e il 50% del costo totale del progetto.
Sulla base del Business Blueprint di progetto emerge come l’interfaccia standard Microsoft tra MS Dynamics AX ed MS Project non possa essere usata dal punto di vista applicativo: il Core Model presentato a fine ottobre 2012 e confermato come Modello Unificato a gennaio 2013, prevede l’uso di strutture Work Breakdown Structure (PM) ed Activity Breakdown Structure (AM) distinte e prevede un’anagrafica delle attività AX sottoposte a configurazione e quindi precodificate. Ciò rende non utilizzabile l’interfaccia MS tra i due prodotti. Dal punto di vista applicativo, MS Ax contiene la pianificazione dei fabbisogni di un progetto considerando le date delle attività e lavora sempre su un singolo progetto d’imbarcazione, non sono previste relazioni tra più progetti.
In base a quanto deciso dalla Direzione, il sistema di Project Management non gestisce la pianificazione operativa; essa rimane di competenza dei diversi uffici che la gestiscono internamente. Questa scelta è legata alla valutazione del reticolo delle attività produttive dell’OU Benetti Custom: la difficoltà di standardizzazione delle diverse attività causa il proliferare di operazioni simili con durate e risorse differenti. Per ogni work package sono definite risorse e durate in relazione alle caratteristiche della commessa a cui fa riferimento e non è possibile definire una grandezza rispetto cui parametrizzare questi valori per ottenere una stima immediata ed a priori. La stima della durata di ogni attività, infatti, è legata a più grandezze molte delle quali non sono misurabili; alcuni esempi di driver che concorrono alla definizione di tempi e risorse del singolo work package relativo ad un particolare locale della nave sono: dimensioni del locale, destinazione del locale, complessità realizzativa, posizione del locale… Oltre a questo va considerato come il cambiamento di uno di questi elementi possa far variare anche i driver stessi da considerare nella valutazione. La difficoltà di avere una definizione automatica delle stime a priori è seguita dall’incertezza legata alle durate delle attività; tale durata varia prima e durante l’esecuzione della stessa, in funzione di variabili di progettazione e produzione il cui comportamento non è prevedibile. In seguito alle suddette considerazioni, l’architettura di Project Management sarà implementata per gestire i diversi programmi come entità separate e senza link dinamici fra gli stessi. Il sistema ERP, tuttavia, comprenderà una sorta di backbone di pianificazione
acquisti in opera ed acquisti di materiali. Queste scadenze sono condivise e visibili a tutti gli enti del cantiere e costituiscono l’input alla pianificazione di dettaglio delle loro attività. Il progetto di introduzione prevede la definizione di una funzione di interfaccia esterna sia ad MS Ax, sia a MS Project per leggere e scrivere sui data base dei due prodotti; il collegamento fra i due applicativi sarà implementato in MS SharePoint che fungerà da repository dei file di MS Project in modo da gestire la condivisione dei file.
Risultati
Sulla base delle considerazioni fatte in precedenza, la versione di MS Project che sarà adottata è la versione Professional. Le funzioni aggiuntive della versione Server non sono utili alla modalità di gestione prescelta dalla Direzione di Benetti; la scelta della versione Professional consente di risparmiare sul costo delle licenze e di evitare potenziali problematiche legate all’implementazione. L’adozione di strumenti di pianificazione dinamica viene considerata come possibile miglioramento futuro da far seguire all’implementazione dell’ERP.