l’ufficio deve fronteggiare, senza però dare alcuna indicazione in merito alle cause che le generano. Per indagare le motivazioni che portano alle suddette richieste sono state analizzate separatamente le singole categorie: ognuna di esse è stata valutata dal responsabile di ogni area dell’Ufficio Tecnico il quale ha evidenziato le cause che, secondo la sua esperienza, sono le principali generatrici degli item in esame.
Prima che ogni responsabile iniziasse l’identificazione delle cause, gli sono state mostrate le motivazioni alla base delle problematiche principali dell’ufficio emerse dal primo ciclo di interviste interne; in questo modo, ognuno ha potuto dare delle indicazioni essendo a conoscenza delle principali tematiche evidenziate in precedenza dai colleghi e garantire così la valutazione di tutti gli aspetti. Le cause evidenziate informalmente durante le interviste sono:
Difficoltà di pianificare efficacemente a causa della quantità di richieste esterne. Pianificazione indipendente per ogni commessa.
Gestione documentale non formalizzata né tracciata. Ridotta comunicazione fra le aree.
Assenza di un canale unico e formalizzato di comunicazione con gli altri enti interni
od esterni al cantiere.
Eccessiva proliferazione di e-mail.
Assenza di tracciatura di proposte di miglioramento e di metodologie di trattamento
di non conformità.
Ogni elenco di cause derivante dalla singola categoria è stato valutato per eliminare le cause simili e quelle legate fra loro al fine di ottenere un set di elementi indipendenti. L’output per ogni categoria è un insieme di cause non correlate fra loro rielaborate sulla base di quanto espresso dai responsabili dell’Ufficio Tecnico.
Per ogni set di cause legato alla singola categoria è stato necessario definire una misura dell’impatto di ogni motivazione sulla stessa; per arrivare a questo risultato, di ogni causa è stato identificato, mediante una percentuale, il numero di volte rispetto al totale in cui essa genera l’item della categoria considerata. A tal fine, è stato chiesto ad ogni responsabile di fornire una stima di tali percentuali; dai primi valori emersi è stata ricavata la media ed è stata riproposta agli stessi per un’ulteriore valutazione in modo da ottenere valori per le distribuzioni che fossero condivisi fra tutti i responsabili.
L’insieme delle cause e delle relative percentuali per categoria è dettagliato in Tabella 9:
Tabella 9 - Dettaglio Cause
Dettaglio delle cause per categoria %
1 Necessità di emettere RdA, OdA, Disegno, Specifica che sono in ritardo o necessità di anticipare rispetto a programmazione
1.1 Ridotte informazioni per disegno 15
1.2 Pianificazione non aggiornata ma congelata inizialmente 40 1.3 Mancanza di pianificazione trasversale alle commesse 10
1.4 Saturazione risorse TEC 15
1.5 Ritardo approvazione disegno 5
1.6 Mancanza di pianificazione delle revisioni successive 0 10 1.7 Programma non in linea con effettivi avanzamenti produttivi 5
2 Necessità di fornire particolari aggiuntivi rispetto al disegno, request for specification, aumentare il livello di dettaglio del disegno, fornire i dettagli per la realizzazione
2.1 Il fornitore non ha le competenze per realizzare il disegno a bordo 20 2.2 Informazioni necessarie non disponibili all'emissione della revisione in essere 5 2.3 Informazioni date per scontate a causa della destinazione del locale 20 2.4 Mancanza di standard definiti a livello di progetto 55
3 Sollecito fornitori, gestione fornitori, valutazioni da fare con fornitore
3.2 Fornitore non ha informazioni necessarie nei tempi giusti 35 3.3 Mancanza di canale standard per le comunicazioni con i fornitori e conseguente tracciabilità 40
3.4 Mancanza di programmazione congiunta 10
4 Documenti non conformi: diverso da quanto richiesto, non rispetto dei requisiti funzionali, errori nella definizione appalto/ordine
4.1 Durante la realizzazione non viene considerata la specifica 25 4.2 Difficoltà di reperimento informazioni di altre aree necessarie al completamento disegno 30
4.3 Utilizzo di documenti da altre commesse 20
4.4 Difficoltà di reperimento informazioni relative a decisioni Armatore 25
5 Valutazione proposte, fare proposte in merito alle diverse soluzioni, scegliere l'alternativa da adottare
5.1 Mancanza/ritardo di definizioni precedenti necessarie ai fini del completamento del disegno 5
5.2 Valutazione di proposte avanzate dall’Armatore 30
5.3 Ritardo nelle definizioni armatoriali 5
5.4 Soluzione precedentemente proposta non rispondente a requisiti funzionali o richieste Armatore 25
5.5 Problemi realizzativi della soluzione proposta 25
5.6 Proposta di soluzioni senza considerarne fattibilità in relazione ad altre aree 5 5.7 Incompletezza delle informazioni a disposizione (di funzionamento/caratteristiche delle diverse soluzioni) 5
6 Interferenze fra diverse aree sia fra i disegni che a bordo
6.1 Scambio informativo ridotto fra le diverse aree 40 6.2 Non considerazione dei disegni con cui potenzialmente interferisce 35 6.3 Realizzazione in parallelo di 2 disegni legati senza comunicazione fra i due 20
6.4 Decisioni armatoriali incompatibili 5
7 Verifica corrispondenza dell'ordine, verifica che la realizzazione sia conforme al disegno, contratto al disegno effettivamente realizzato
7.1 Oggetto dell'ordine in ritardo 15
7.2 Riscontri su possibile non conformità dell'oggetto all'ordine 10 7.3 Dettaglio del disegno non consente all’Ufficio Produzione di fare verifica a bordo 25 7.4 Necessità di dimostrare corrispondenza alla specifica 25 7.5 Valutazione di fattibilità della modifica richiesta 25
8 Richieste di modifica o remark non relativi al disegno in sé, richieste di modifica al disegno (anche dettagli di minore importanza)
9 Necessità di far approvare il disegno a registro, bandiera, Armatore
9.1 Documenti in ritardo 20
9.2 Proposte elaborate sulla base delle richieste dell'Armatore necessitano la sua approvazione 25 9.3 Modifica disegno a seguito di richiesta da parte Armatore 25 9.4 Modifica necessaria per interferenze a bordo, non conformità ai requisiti d'uso 30
10 Necessità di aggiornare disegno o specifica (solo aggiornamento formale partendo da informazioni già a disposizione)
10.1 Approvazione modifica disegno 30
10.2 Modifica di un disegno che impatta su quello considerato 40
10.3 Differente realizzazione a bordo (AS BUILT) 30