Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo è un documento che fissa regole comportamentali precise e che identifica le aree aziendali potenzialmente a rischio di illecito e i relativi meccanismi e organismi sanzionatori. Risponde ad un’esigenza di trasparenza e correttezza nella gestione aziendale, che l’impresa promuove attraverso l’istituzione di un sistema di controllo interno, basato sia su questo Modello, sia su un Organo di Vigilanza Interno che ne cura il funzionamento, l’efficacia, l’osservanza e l’aggiornamento (OdV).

Integra al suo interno anche il Codice Etico e, insieme ad esso, forma una sorta di “libro bianco” dell’azienda, che contiene la politica, gli impegni e le responsabilità etico-sociali dell’azienda.

Si può quindi affermare che il Modello è un vero e proprio codice di condotta, “un documento di indirizzo che definisce le linee di condotta degli appartenenti all’organizzazione nei confronti di tutti gli stakeholder (nella prima parte) e chiarisce i principi basilari che animano le scelte e i processi aziendali (nel codice etico che costituisce la seconda parte del documento).”298

Nella descrizione di questi due documenti, perciò, risulta interessante seguire il percorso delineato da Perulli (2013) e verificare se vi siano le condizioni necessarie affinché il Modello

297 _{COM (2001) 366.}

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possa presentare un grado accettabile di effettività: pubblicità delle norme (nei confronti di tutti gli stakeholder), controllo della loro applicazione (endogeno, esogeno, misto), esistenza di un apparato sanzionatorio (economico, sociale).299

Questo documento intende richiamare il D.Lgs. 231/2001 (in parziale attuazione della Legge delega 300/2000 di recepimento della normativa OCSE e comunitaria), che afferma che “anche le persone giuridiche, le società e le associazioni sono considerate responsabili per determinati reati commessi a loro vantaggio o nel loro interesse da persone che agiscono in nome e per conto di questi enti”.300 Illycaffè, dato il suo ruolo nella realtà economica non solo locale, si sente destinataria di questo decreto e ritiene che “adottare un Modello che tenga conto in modo specifico dei rischi-reato che si possono concretamente verificare le consenta di essere esonerata da responsabilità”.301 In particolare, condanna la commissione di reati nel perseguimento dell’oggetto sociale, che ritiene contraria agli interessi stessi dell’azienda.

Le funzioni che svolge sono, dunque, di due tipi: una funzione preventiva, attraverso l’esplicitazione di principi etici generali e procedure specifiche da seguire (idonee e efficacemente attuate), e una funzione di controllo ex post, che si avvale di procedure di controllo.

L’azienda, inoltre, si impegna a verificare periodicamente l’effettiva applicazione delle misure specificate nel documento e ad adeguarle a nuove normative o a cambiamenti aziendali. Viene creato anche un sistema disciplinare e/o di misure contrattuali per sanzionare il mancato rispetto del Modello.

Nel paragrafo 2.1 si specifica anche che nell’iter di costruzione del Modello e nella scelta delle procedure da adottare nella prevenzione dei vari reati, l’azienda si è ispirata alle Linee Guida di Confindustria e alla Circolare 68 del 19 novembre 2002 di Assonime.

Il paragrafo 2.2, invece, elenca i punti qualificanti del Modello, che vengono in seguito specificati in maggiore dettaglio in altrettanti capitoletti dedicati: la mappatura delle aree a rischio (3), la procedimentalizzazione delle attività a rischio (4), l’istituzione dell’Organismo di Vigilanza (5), la previsione di attività di sensibilizzazione e diffusione delle regole di comportamento/procedure istituite a tutti i livelli aziendali e ai terzi (6), l’obbligo di informazione nei confronti dell’OdV da parte di tutti coloro che operano in illycaffè e l’introduzione di sanzioni disciplinari per l’eventuale inosservanza delle regole (7).302

Da questa prima analisi sembra che sussistano tutte e tre le condizioni evidenziate da Perulli come necessarie. Le attività di sensibilizzazione e diffusione delle norme, la previsione di un Organismo di Vigilanza e la predisposizione di un sistema disciplinare e di opportune misure contrattuali ci fanno ritenere che il Modello presenti un grado accettabile di effettività.

299 _{PERULLI A. (2013), p. 63.}

300 _{Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, p. 7.} 301 _{Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, p. 9.} 302 _{Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, p. 11-12.}

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Ma per stabilire se tale grado sia anche elevato è necessario esaminare più nello specifico tali condizioni.

L’azienda ha individuato quattro macro-tipologie di reato che potrebbero essere commesse nello svolgimento dell’attività d’impresa:

1. I reati dei confronti delle Pubbliche Amministrazioni italiane ed estere, nelle seguenti attività: richieste di finanziamenti, erogazione di contributi, agevolazioni pubbliche, rilascio di concessioni/autorizzazioni/convenzioni, esecuzione di adempimenti edilizio-urbanistici, gestione degli adempimenti amministrativi/fiscali/previdenziali, gestione del contenzioso extragiudiziale.

2. Reati societari, nelle seguenti attività: formazione del bilancio e altre comunicazioni sociali previste dalla legge, gestione e controllo dei beni e risorse finanziarie della società, flussi informativi da e per il Revisore Contabile, rapporto con i soci sul diritto di controllo e le attività dell’Assemblea, attività di controllo sull’operato del Consiglio di Amministrazione e del Comitato Esecutivo.

3. Reati commessi con l’utilizzo di strumenti informatici.

4. Reati commessi con violazione delle norme di sicurezza ed antinfortunistiche.

Nella parte speciale (capitoletto 8) vengono individuate poi nel dettaglio le procedure specifiche da attuare in relazione ai singoli reati da prevenire.

Nel capitoletto 4 poi si descrive il sistema di governance di illycaffè e il processo che ha seguito per formalizzarlo. In primo luogo, è stato individuato con precisione l’organigramma e, quindi, sia la dipendenza gerarchica che i compiti assegnati a ciascuno. Lo scopo principale è stato quello di offrire una panoramica quanto più chiara e trasparente dei livelli decisionali interni, dei poteri attribuiti e delle linee di riporto.

In secondo luogo, hanno focalizzato la loro attenzione sull’attento controllo del sistema di deleghe emesse nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Secondo il Modello Organizzativo, infatti, rapporti con la P.A. possono essere gestiti solo attraverso deleghe formali, che descrivano in modo specifico i relativi poteri conferiti (coerenti con la responsabilità e la posizione del delegato) e che corrispondano ad adeguati poteri di spesa. Ogni delega verso terzi, inoltre, deve corrispondere ad una relativa delega interna che ne descriva il potere di gestione e deve specificare in modo chiaro i casi di decadenza. Le deleghe infine devono essere sempre tempestivamente aggiornate.

La composizione del Modello, formata da una parte generale e da procedure specifiche per ogni ambito, ci fa affermare che siamo di fronte ad una complessità e completezza abbastanza elevati, che lo identificano come “codice di condotta specifico”.303

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Come è stato brevemente descritto in precedenza, illycaffè ha istituito un sistema di segnalazione coordinato dell’Organismo di Vigilanza (OdV, la seconda condizione di effettività per Perulli), che “ha il compito di accogliere tutte le informazioni e le segnalazioni relative all’inosservanza del Modello…e adottare gli eventuali provvedimenti”, che possono riguardare “ogni violazione anche sospetta”.304

Questo organismo interno, nominato e revocato dall’Organo Amministrativo, ha poteri a tempo indeterminato e deve garantire autonomia (tramite adeguati poteri di iniziativa, controllo e sanzionatori), indipendenza (elevata posizione gerarchica, no compiti operativi), professionalità (soggetti adeguatamente preparati in campo tecnico-giuridico) e continuità d’azione.

È formato da tre membri del Consiglio di Amministrazione, coadiuvati dal Responsabile Internal Auditing & Risk Assessment (segretario), da due consiglieri non delegati e dal responsabile dell’Audit interno.

Nelle sue attività di verifica sugli atti (almeno una volta l’anno) e in eventuali approfondimenti discrezionali può accedere a tutta la documentazione aziendale rilevante (principali atti societari, contratti rilevanti conclusi in aree a rischio) e deve essere supportato dagli organi aziendali competenti. Ha anche il compito di tutelare i segnalanti da qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, mantenendone l’identità segreta.

Il paragrafo 5.2 specifica le funzioni e i poteri dell’OdV:

• Vigilare sull’osservanza del Modello e sulla sua adeguatezza alla struttura aziendale ed efficacia, attuando le opportune misure disciplinari.

• Curarne l’aggiornamento e condurre ricognizioni dell’attività aziendale. • Attuare le procedure di controllo previste nella parte speciale.

• Effettuare periodiche verifiche mirate senza preavviso e a campione nelle attività a rischio.

• Redigere un verbale delle proprie attività di monitoraggio.

• Curare la formazione periodica dei destinatari interni del Modello.

• Riferire periodicamente agli organi sociali, mediante apposito reporting al Presidente (e al CdA annualmente), con ad oggetto l’attività svolta, i rilievi emersi e i provvedimenti, l’adeguatezza del Modello.

• Curare la tenuta del registro cronologico delle attività svolte. • Coordinarsi con le altre funzioni aziendali.

• Conservare la documentazione inerente alle informazioni ricevute e alle attività svolte. Se verifica delle gravi violazioni o la commissione di un reato l’OdV ha l’obbligo di riferirlo al CdA e al Collegio Sindacale non oltre il giorno successivo a quello del riscontro.

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Posto che la presenza di organo di controllo è una condizione fondamentale per l’effettività, la via più auspicabile sarebbe quella di un controllo esogeno, con un ruolo preponderante affidato alle ONG. La presenza di un controllo interno, come in illycaffè, “comporta una sorta di auto- certificazione di qualità sociale” che determina una privatizzazione delle norme sociali, in quanto la produzione e l’applicazione delle regole dipendono dall’impresa.305 _{Questo rischio è in parte} attenuato dalla presenza di due consiglieri indipendenti nell’organismo.

Un aspetto importante che viene disciplinato dal Modello è l’attività di formazione dei destinatari interni e dei collaboratori esterni (la prima condizione di effettività per Perulli). Non è sufficiente la sola comunicazione dei principi in esso contenuti, ma sono stati previsti vari momenti formativi: all’adozione del Modello (con ad oggetto le norme penali, le procedure per evitare possibili reati, i comportamenti da tenere in caso di avvenuta conoscenza di reato) e in occasione di integrazioni o modifiche. Queste attività formative sono calibrate in relazione alla qualifica dei destinatari, al livello di rischio di commissione di reati nell’area in cui operano, della titolarità o meno di funzioni di rappresentanza. Ad essi viene richiesto, inoltre, di sottoscrivere una specifica dichiarazione di adesione al Modello e di impegno alla sua osservanza.

Anche i collaboratori esterni e i partner saranno destinatari di un’attività di comunicazioni e una loro eventuale inosservanza del Modello saranno ritenute dall’azienda una grave lesione del rapporto di fiducia, che comporterà nei casi più gravi anche la chiusura del rapporto.

Per quanto riguarda i fornitori, invece, l’azienda si riserva di valutare l’opportunità di richiederne il rispetto, applicando le sanzioni previste per i collaboratori esterni, e di chiedere un’autocertificazione di non essere stati condannati e/o di non avere processi pendenti in relazione ai reati del D.Lgs. 231/2001.

Il livello di approfondimento ed impegno nella pubblicizzazione del Modello appare particolarmente elevato (le attività di formazione sono calibrate con molta attenzione), senza contare che esso trova evidenza anche nel sito web aziendale, diventando fruibile da tutti gli interessati.

Infine, il capitoletto 7 descrive le misure disciplinari in caso di inosservanza del Modello (in linea con quelle previste dai “Contratti Collettivi Nazionali Lavoro Dipendenti/Dirigenti Industria Alimentare” del 14 luglio 2003/24 novembre 2004), che prescindono dall’esito di eventuali giudizi penali (la terza condizione di effettività per Perulli). Tali provvedimenti disciplinari sono: richiami verbali, ammonizioni scritte, multe non superiori a tre ore di retribuzione ordinaria, sospensioni dal lavoro e dalla retribuzione ordinaria fino ad un massimo di tre giorni, licenziamenti senza preavviso e con trattamento di fine rapporto. Naturalmente, queste sanzioni saranno applicate in relazione alla gravità delle violazioni, alla mansione e al comportamento complessivo del dipendente, all’intenzionalità del suo comportamento, alla prevedibilità dell’evento e ad ulteriori

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circostanze particolari. Inoltre, non potranno essere adottate senza una preventiva contestazione al dipendente e senza averlo ascoltato a sua difesa. Il dipendente ha il diritto di impugnare questi provvedimenti in sede sindacale.

Anche i collaboratori esterni e i partner sono destinatari di misure sanzionatorie, descritte nelle specifiche clausole inserite nei relativi contratti, e di eventuali richieste di risarcimento dei danni cagionati alla società.

Anche in questo caso, si riscontra un livello di approfondimento elevato, soprattutto per quanto riguarda i meccanismi sanzionatori formali del personale interno. L’effettività verso l’esterno è garantita dalla vincolatività giuridica delle clausole contrattuali che includono il rispetto del Modello. Ad essi, si aggiungono anche le sanzioni sociali che potrebbero derivare da comportamenti difformi a quanto dichiarato, con un grave danno di immagine vista la forte connotazione etica di illycaffè, nonché le sanzioni giuridiche connesse al diritto commerciale, al diritto di informazione del consumatore e alla pubblicità ingannevole.306