Il monitoraggio della gestione operativa

Il fine ultimo del monitoraggio dell’efficienza è quello di consentire alla Banca di conseguire l’equilibrio economico nel tempo. La complessa attività di monitoraggio in Banca della Marca viene svolta presso l’Ufficio di Pianificazione e Controllo. Tale ufficio si inserisce nell'area Supporti187 della Banca (Figura 2) e costituisce il sistema operativo volto a guidare la gestione operativa verso il conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione strategica.

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Oltre ai costi di acquisizione degli stabili, sono da considerare tutti quei costi relativi all’adeguamento dei locali alla tipologia di attività svolta dalla banca, all’allestimento della stessa e alle spese di gestione della struttura, nell’ottica del cosiddetto Total

cost of ownership.

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95 Figura 2: Spaccato dell’organigramma che mette in evidenza l’area Supporti e pianificazione

All’interno della Banca i momenti in cui si articola il controllo di gestione possono essere riassunti nelle seguenti fasi:

1. Definizione degli obiettivi e comunicazione degli stessi all’organizzazione; 2. Svolgimento dell'attività;

3. Rilevamento e analisi dei risultati attraverso il confronto con gli obiettivi prefissati;

4. Verifica dell’adeguatezza degli obiettivi precedentemente fissati, con eventuale rivisitazione degli stessi tramite azioni correttive.

Il responsabile dell’ufficio contribuisce alla definizione di realistici obiettivi di performance. Tale attività viene fatta una volta l’anno e si conclude con l’approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione di un documento che sintetizza gli obiettivi economici, patrimoniali e le linee di azione che saranno intraprese per realizzarli. Lo stesso responsabile si occupa della raccolta e della successiva elaborazione dei dati economici quantitativi e qualitativi188 che si riferiscono ad informazioni retrospettive e prospettiche, sia interne che esterne alla banca. Infine monitora gli indicatori di efficienza sia a livello banca che di singola filiale, rilevandone le variazioni significative ed anomale.

Il processo di monitoraggio degli obiettivi ha cadenza mensile e conduce alla redazione di un conto economico dopo imposte a livello banca. Attraverso meccanismi di imputazione diretta, ripartizione e ribaltamento, sempre con frequenza mensile, viene realizzato un conto economico

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Tra questi possiamo annoverare i movimenti di raccolta e impieghi per ogni filiale, i saldi e i tassi calcolati attraverso la procedura informatica del controllo di gestione, ecc.

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per ciascuna delle filiali di cui si compone la Banca. I valori ottenuti per le varie filiali vengono quindi sommati, determinando il risultato della Banca nel suo complesso. Le performance realizzate, oltre ad essere confrontate con gli obiettivi stabiliti in fase di pianificazione, vengono rapportate con quelle delle altre Banche di Credito Cooperativo della Federazione Veneta, al fine di cogliere l’operato della Banca rispetto ad un termine di paragone.

Mentre a livello “macro”, ossia di azienda tout court, gli indicatori sotto controllo sono quelli individuati nel precedente capitolo, a livello “micro” la Banca monitora il rapporto volumi per addetto, il margine per addetto e costi per addetto mettendoli in confronto con il totale banca/area. Inoltre l’attività di monitoraggio si occupa di analizzare nel dettaglio sia le voci di ricavo che quelle di costo.

Infine, una volta l'anno viene condotta una analisi di benchmarking rispetto ad un campione selezionato di banche italiane. L’obiettivo è quello di consentire alla Banca di valutare il proprio operato e di capire se la strada intrapresa è quella giusta o necessita di un cambiamento di rotta. La comparazione dei risultati ottenuti con quelli delle banche più performanti sotto il profilo dell’efficienza consente al management di BdM di cogliere su quale aree di intervento sia possibile agire per migliorare ulteriormente, tenendo sempre in considerazione il fatto che ciascuna realtà bancaria presenta le proprie peculiarità specifiche.

Per monitorare le attività, l’ufficio dispone di un set di strumenti che consentono la corretta misurazione delle risorse impiegate e dei risultati ottenuti, con lo scopo di favorire il raggiungimento degli obiettivi di lungo e di breve periodo. In fase di “definizione degli obiettivi”, viene utilizzato il budget (o bilancio di previsione); questo è considerato uno strumento fondamentale di programmazione e di controllo per la Banca in quanto contiene i dati economico- finanziari prospettici collegati agli obiettivi bancari, anche in termini di efficienza. Il bilancio previsionale deriva dal processo formale di budgeting, che costituisce l’insieme di decisioni ed operazioni mediante le quali l’ufficio di Pianificazione e Controllo di gestione raggiunge l'accordo su come impiegare le risorse disponibili e definisce gli obiettivi da perseguire a livello di singola area operativa. Sempre attraverso il medesimo processo l’ufficio in questione è in grado di calcolare, analizzare e valutare gli eventuali scostamenti riscontrati. Concluso il processo di

budgeting, il documento ottenuto deve essere divulgato in maniera corretta e chiara per non

incorrere in fraintendimenti e deve essere diffuso per rendere noti ai vari dirigenti e dipendenti quali sono gli obiettivi che la Banca si è prefissata di conseguire nel periodo di riferimento.

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Nella fase di “rilevazione dei risultati” vengono redatti e raccolti i report sull’attività svolta. Questi documenti contengono dati dettagliati su costi e ricavi. In tema di costi, il controllo di gestione produce report che analizzano l’andamento delle voci di spesa in relazione agli obiettivi concordati con il Consiglio Di Amministrazione. Sulla base dei consuntivi mensili e una volta analizzati i vari report di dettaglio, viene realizzata una proiezione dei risultati a fine anno per quantificare gli scostamenti rispetto alle ipotesi di budget. Dall’analisi degli scostamenti scaturiscano le valutazioni in merito al raggiungimento (o meno) degli obiettivi predisposti e le successive azioni correttive. Per quel che riguarda i ricavi, invece, il margine di interesse viene monitorato attraverso una serie di report che mettono in luce l’andamento delle masse sia medie che puntuali, nonché i tassi praticati; la componente servizi viene analizzata nelle diverse voci che la compongono al fine di individuare eventuali andamenti non in linea con le attese ed intervenire tempestivamente con manovre correttive.

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