PALAZZO GRASSI: ORGANIZZAZIONE INTERNA

UFFICI COINVOLTI DOCUMENTO RIUNIONI CONTENUTI

Scheda tecnica: coordina e relaziona le parti in causa - U Sviluppo - U. Comunicazione - U. Tecnico - U. Sicurezza - Chi - Cosa - Come - Quando Riunione a cadenza settimanale con responsabili uffici coinvolti

Stato di avanzamento di: - Organizzazione del

personale da coinvolgere - Organizzazione

contatti con service esterni insieme con Venini

- Organizzazione sopralluoghi Cubo insieme con Venini - Gestione della

comunicazione con i vertici e con le altre parti coinvolte

Tabella 3.5.12: Modalità organizzative interne a Palazzo Grassi durante lo svolgimento della fase di pianificazione

In ordine cronologico le azioni svolte a livello operativo sono state:

- Sopralluogo del Cubo: per allestimento espositori dei vasi, (un cubo grande per tutte e tre le versioni dell’Ando, 9 espositori per le prove d’autore e 9 per i pezzi dell’anniversario), per accertarsi sulle azioni da svolgere per l’esposizione dei vasi (elettricità, allacciature, … ) ad opera del personale Venini;

- Contatto con service audio – luci (TV – Express): per tutte le necessità di carattere tecnico della conferenza elettricità, illuminazione, podio per conferenza, microfono, allestimento per PVC con un disegno di Ando (4m x 3), da posizionare su una parete del Cubo;

- Organizzazione traduzione simultanea per Tadao Ando (che parla solo giapponese): traduzione dal giapponese all’italiano per il pubblico italiano e dall’italiano all’inglese per il pubblico straniero;

- Organizzazione servizio riprese video; - Organizzazione servizio fotografico;

- Contatto con servizio sicurezza e servizio Hostess per presenza 4 hostess e 4 guardie;

- Contatto con catering per organizzazione di un cocktail per 300 persone; - Contatto con Veneto Jazz per concerto;

- Organizzazione conferenza stampa a livello di contenuti e relatori;

- Gestione 2 allestimenti e 2 de – allestimenti: prove generali dell’allestimento dell’evento lunedì 30 maggio sera volute da Tadao Ando per approvare l’esposizione; allestimento ufficiale la sera 31 maggio con tecnici del personale Venini e tecnici del service TV – Express; trasporti di vasi ed espositori con barche Venini e personale Venini.

Per definire i dettagli e organizzare ogni particolare Palazzo Grassi e Venini hanno collaborato e comunicato a livello incalzante e continuo, definendo insieme tutte le attività connesse con il rapporto con i service tecnici, i sopralluoghi, il rapporto con Tadao Ando; in particolare il rapporto con Palazzo Grassi viene caratterizzato dalla necessità di attenersi alle rigide norme di sicurezza che lo vincolano, dovendo sempre comunicare i nomi di chi ha accesso agli edifici, e potendo accedere per sopralluoghi e allestimenti solo fuori dall’orario di visita del museo, quindi o la mattina presto o la sera tardi.

Collaborare significava anche dunque condividere tutte le complicazioni derivanti dalla delicatezza dello spazio e delle parti coinvolte, cercando di accontentare le aspettative di tutti i soggetti coinvolti.

2. Pianificazione della comunicazione

Per quanto riguarda la comunicazione, questa è stata affrontata principalmente dalla parte di Venini perché l’evento portava la sua firma, ed è stata attuata a livello cartaceo tramite inviti e via web attraverso l’introduzione sul sito istituzionale, sui social – network e su Youtube delle informazioni riguardanti l’evento e di un video rappresentante l’azienda Venini, la collaborazione con Ando e la produzione dei vasi.

Gli inviti sono stati inviati a partire da due settimane prima dell’evento, mentre la comunicazione via web è stata attivata indicativamente un mese prima.

Insieme alla brochure di invito veniva allegata la cartella stampa dell’evento, inviata per posta agli inviti italiani e allegata per posta elettronica in formato pdf per gli invitati stranieri.

3. Pianificazione logistica per allestimento

La logistica a livello di allestimento ha dovuto fronteggiare qualche complicazione in fase di pianificazione causata dalla delicatezza dello spazio del Cubo Ando, che è considerato di per sé un’opera d’arte, la firma architettonica di Ando; dai vincoli in materia di percorribilità nello spazio di Punta della Dogana, che è inaccessibile durante l’orario di visita del museo (10 – 19) per prove tecniche e trasporti e che deve garantire l’integrità del percorso espositivo; dalla presenza di Tadao Ando, che esigeva la cura di ogni specifico dettaglio.

Le principali complicazioni sono state:

• Nel pianificare l’allestimento è emersa l’esigenza di appendere un poster in PVC 4mx3m alla parete del Cubo; il poster, rappresentante un disegno di Ando, con lo sketch del suo progetto per il vaso, ha ricevuto il consenso di essere appeso in quanto non finalizzato al contenuto commerciale di Venini, ma rappresentante un disegno di un architetto. Ando ha curato personalmente il poster e lo spazio dove sarebbe stato appeso. Il service tecnico e il personale Venini hanno collaborato per riuscire ad appendere il poster senza danneggiare le travi del soffitto, né il cemento. • Gli orari di trasporto dei materiali espositivi e tecnici si sono dovuti sempre limitare

alla mattina presto o al tardo pomeriggio, questo ha causato complicazioni e necessità di chiedere al personale coinvolto interno di Venini di lavorare come straordinari per la collaborazione all’allestimento. I trasporti del materiale per l’allestimento sono stati organizzati internamente da Venini, mentre il service audio – luci ha curato l’apparato tecnico mancante.

• Tadao Ando, dal Giappone, ha richiesto continue supervisioni di come stava avvenendo la pianificazione, e la sera prima dell’evento (lunedì 30 maggio) ha richiesto di poter attuare una prova generale di come sarebbe stato l’assetto del Cubo il giorno seguente per poter dare la sua approvazione. Sono dunque stati

attuati due allestimenti e due de – allestimenti tra la sera del 30 maggio e quella del 31 maggio.

Di seguito si riporta un documento di supporto all’allestimento, simile a quello utilizzato a livello di organizzazione interna a Palazzo Grassi e contenuto nella scheda tecnica, redatta dal project manager dell’evento.

ALLESTIMENTO