Un’azienda, per poter continuare a svolgere la sua attività, dev’essere in grado di mantenere un certo grado di autonomia e di autofinanziamento. Ciò significa che l’azienda dev’essere in grado, tramite il suo operato, di conseguire degli utili e cioè ottenere dei ricavi che eccedano i costi che deve sostenere nel corso di un determinato periodo contabile.
Le scorte di merce, siano esse materie prime, prodotti semilavorati o prodotti finiti, sono necessarie per permettere all’azienda di produrre e/o commercializzare beni. Chiaramente la merce dev’essere contenuta all’interno di un magazzino.
La gestione del magazzino rappresenta un costo per l’azienda, che essa deve tenere in considerazione per svolgere correttamente e con successo il suo operato. Infatti, dalla gestione delle scorte e del magazzino derivano costi di diversa natura, che possono essere riassunti nelle due seguenti categorie (SCC, Teoria e casi, ver. 1.5):
• il costo dell’approvvigionamento: il costo stesso della merce, che dipende dalla quantità acquistata e dal suo prezzo; i costi generati dalle attività di approvvigionamento, come la richiesta e la valutazione delle offerte, la ricezione della merce o la sua movimentazione in magazzino;
• il costo legato al possesso della merce: definito sostanzialmente dalla quantità e dal valore della merce, nonché dalla sua durata in giacenza. Si evidenziano i seguenti costi: spese immobiliari per il magazzino (affitto, ammortamento, illuminazione, riscaldamento, manutenzione, …), costi generati dalle scorte immobilizzate, premi assicurativi e perdita di valore della merce.
Dato il presupposto iniziale, l’azienda cerca di ridurre questi costi per riuscire a conseguire degli utili per il tramite delle sue attività.
Ad esempio, una soluzione adottata dalle aziende, per ridurre i costi del magazzino, riguarda la gestione del magazzino con la tecnica del Just-in-Time, la quale prevede che l’azienda si procuri o produca la merce necessaria per evadere gli ordini dei clienti “appena in tempo” (Cheng & Podolsky, 1996; Shabtay & Steiner, 2011). Di conseguenza, con questa tecnica si limita la quantità di merce posseduta, riducendo il costo, per quanto possibile, al solo costo causato dalla produzione o dall’acquisto della merce necessaria.
Purtroppo, la tecnica del Just-in-Time ha mostrato le sue debolezze in maniera marcata in questo periodo di pandemia, poiché la produzione mondiale ha subito, forzatamente, dei rallentamenti, facendo sì che alcuni ordini non potessero essere evasi nei tempi prestabiliti.
La rottura di stock, ossia l’insufficienza di scorte a sufficienza per soddisfare gli ordini dei clienti, causa un’ulteriore serie di costi, che l’azienda deve considerare: costi legati al nuovo ordine da effettuare, mancati incassi causati da vendite non concretizzate, costi fissi mediamente più cari perché da ripartire su meno scorte di merce di quante sarebbero necessarie e, in aggiunta, perdita di reputazione da parte dei clienti (SCC, Teoria e casi, ver. 1.5).
Di conseguenza, l’azienda dev’essere in grado mantenere un certo livello ottimale di quantità di scorte in magazzino. Ciò significa che l’azienda deve fissare un limite superiore, di modo che non abbia un’eccessiva quantità di merce, e un limite inferiore, che le permetta di avere un certo margine di sicurezza per garantirle la capacità di soddisfare tutti gli ordini dei clienti (Absi, Dauzère-Pérès &
Kedad-Sidhoum, 2011).
La gestione efficiente del magazzino si concretizza, quindi, nella capacità dell’azienda di mantenere un certo livello ottimale di merce, che le permetta di bilanciare i costi e i benefici legati del magazzino (Davis & Whybark, 1980).
Uno degli strumenti utili per tenere traccia delle quantità di merce all’interno del magazzino, così da assicurarsene la quantità ottimale, è la scheda di magazzino. In essa vengono riportate le informazioni riguardanti la movimentazione delle scorte di ogni singolo prodotto dell’azienda, così da tenerne sotto controllo la quantità di modo che sia poi possibile effettuare gli ordini di scorte di merce nel momento migliore.
La scheda di magazzino non si limita a tracciare i movimenti della merce in quantità, infatti essa riporta anche la valorizzazione della merce. In questo modo, la scheda di magazzino rappresenta in ogni momento la situazione presente in magazzino: quanta merce è ancora disponibile e a quanto ammonta il suo valore.
Occorre sottolineare che la valorizzazione della merce avviene al suo prezzo di costo, ovvero il prezzo pagato per l’acquisto di quella merce con l’aggiunta di tutti i costi accessori legati all’approvvigionamento di quella merce (costi di trasporto, sdoganamento, premi assicurativi, …).
Ciò significa che si ha sempre l’informazione riguardante il costo della merce che entra e che esce dal magazzino. Nel caso di un commerciante, la merce che lascia al magazzino corrisponde,
verosimilmente, alla merce venduta e, dunque, la scheda di magazzino aggiorna continuamente il costo della merce venduta, che è un elemento fondamentale per determinare l’utile lordo dell’azienda.
La scheda di magazzino, quindi, non solo permette di tenere traccia della quantità di merce in magazzino, ma consente anche all’azienda di verificare se sta effettivamente conseguendo un utile o una perdita per il tramite delle sue attività.
La valorizzazione della merce al prezzo di costo, però, pone un problema. Generalmente, il prezzo di costo unitario della merce varia a ogni nuova ordinazione e questo può essere anche causato, banalmente, dalla quantità di merce acquistata. Mantenendo un prezzo di costo unitario della merce e il costo di spedizione da sostenere fissi, si evince come al variare della quantità acquistata, varierà anche il prezzo di costo unitario della merce. Oppure, ancora più semplicemente, all’aumentare della merce acquistata, il fornitore potrebbe applicare un prezzo di costo unitario più basso, così da sfruttare una sua possibile economia di volume.
Dunque, ne consegue che la valorizzazione della merce deve tenere traccia dei diversi prezzi di costo unitari di ogni corrispettiva quantità di merce. Purtroppo, al momento dell’uscita della merce dal magazzino, diventa impossibile per l’azienda risalire al prezzo di costo unitario originale di quell’esatta quantità di merce che sta lasciando il magazzino, poiché all’interno del magazzino, in realtà, la merce si mischia e quindi si perde la distinzione tra le diverse singole scorte di merce. Si può immaginare il magazzino come una sorta di contenitore di olio, che viene riempito più volte in diversi momenti e ogni litro di olio aggiunto successivamente ha un costo unitario diverso dai litri precedenti; ovviamente, all’interno del contenitore, l’olio si mischia e diventa quindi impossibile scindere i diversi litri di olio per poter risalire al loro costo unitario d’origine.
Di conseguenza, diventa indispensabile studiare e formalizzare degli algoritmi in grado di tracciare il costo della merce in uscita, tenendo conto delle diverse quantità acquistate a costi unitari diversi. La soluzione possibile sta nell’adottare uno dei tre metodi di valorizzazione: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) e PMP (Prezzo Medio Ponderato).
Il metodo FIFO prevede che la prima merce a essere considerata per la valorizzazione della merce in uscita sia la prima merce in entrata, mentre il metodo LIFO prevede che la prima merce a essere considerata per la valorizzazione della merce in uscita sia l’ultima entrata e, infine, con il metodo del PMP si ricalcola continuamente un costo medio ponderato della merce presente in magazzino (Toomey, 2000).
Questi metodi, quindi, permettono di valorizzare la merce in uscita, così da imputare correttamente il costo della merce venduta e, allo stesso tempo, di calcolare costantemente il valore della merce ancora presente in magazzino.
È importante notare che, ovviamente, i metodi di valorizzazione non sono in grado di rappresentare correttamente la movimentazione fisica delle scorte di merce in magazzino e, quindi, nasce l’inconveniente che valorizzando la stessa identica merce in uscita con due metodi di valorizzazione diversi si otterranno due risultati diversi sia per quanto riguarda il costo della merce venduta e sia per quanto concerne il valore delle scorte di merce che rimangono in giacenza all’interno del magazzino.
Dunque, l’eventuale ammontare dell’utile lordo conseguito da un’azienda è influenzato dal metodo di valorizzazione scelto.
In sintesi, la gestione efficiente del magazzino permette di bilanciarne i costi e i benefici, permettendo all’azienda di operare con successo. La scheda di magazzino è lo strumento che ne permette la gestione efficiente, poiché essa riporta le informazioni riguardanti la movimentazione della merce sia in quantità che in valore. La valorizzazione della merce avviene al suo prezzo di costo, che è la somma del suo prezzo di acquisto e i dei costi accessori legati all’approvvigionamento di quelle scorte. Il fatto che il prezzo di costo unitario vari continuamente unitamente al fatto che la merce in magazzino si mischia, rende necessaria l’adozione di un metodo di valorizzazione tra FIFO, LIFO e PMP per imputare con un certo criterio il costo unitario di ogni scorta di merce che esce dal magazzino.